7. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
2.1. TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY BẢO VIỆT BÌNH ĐỊNH
2.1.6. Quy trình đối với hoạt động thu chi bảo hiểm xe cơ giới tại Công
ty Bảo Việt Bình Định
2.1.6.1. Quy trình đối với hoạt động thu
Hoạt động thu phí bảo hiểm xe cơ giới tại Công ty được nghiên cứu trong phạm vi hai quy trình chính mà tác giả đã đề cập ở chương 1: Quy trình khai thác bảo hiểm xe cơ giới; quy trình thanh quyết tốn phí bảo hiểm xe cơ giới về cơng ty.
*Quy trình khai thác bảo hiểm xe cơ giới: Trong quy trình khai thác thu phí bảo hiểm các khai thác viên sẽ thực hiện các bước công việc như sau:
Bước 1: Tiếp thị nắm bắt thông tin, nhận thông tin từ khách hàng
Đây là khâu rất quan trọng trong khai thác bảo hiểm. Trước tiên là khai thác viên có nhiệm vụ thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, tuyên truyền, phổ biến và giải thích ý nghĩa, mục đích của việc tham gia bảo hiểm cũng như là quyền lợi và nghĩa vụ của người được bảo hiểm.
Bước 2: Phân tích, tìm hiểu và đánh giá rủi ro
Thơng qua các số liệu thống kê về khách hàng để tư vấn cho Lãnh đạo cơng ty về chính sách khách hàng, về cơng tác quản lý rủi ro.
Bước 3: Xem xét đề nghị bảo hiểm
Trên cơ sở các thông tin khách hàng cung cấp kết hợp với báo cáo đánh giá rủi ro và các số liệu thống kê, chính sách khách hàng thì khai thác viên sẽ thực hiện cung cấp phí bảo hiểm cho khách hàng.
Trong quá trình tác nghiệp, các yêu cầu trên không thực hiện được, khai thác viên có thể từ chối nhận bảo hiểm. Khai thác bảo hiểm trên mức phân cấp khai thác viên cần phải xin ý kiến của lãnh đạo cấp trên.
Bước 4: Hướng dẫn xử lý khai thác trên phân cấp
Công ty xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên, các chuyên viên nghiên cứu đề xuất phương án trình lãnh đạo Ban xe cơ giới giải quyết, lãnh đạo Ban xe cơ giới xem xét nếu thuộc phân cấp giải quyết, có thể có ý kiến thông báo cho Công ty thành viên ngay.
Trường hợp mức trách nhiệm cao vượt mức được phân cấp Ban xe cơ giới, thì chuyên viên làm tờ trình gửi lãnh đạo Tổng Công ty xin ý kiến chỉ đạo. Sau đó, chun viên sẽ thơng báo bằng văn bản cho Công ty thành viên thực hiện.
Trách nhiệm Nội dung thực hiện
Hình 2.4. Quy trình khai thác bảo hiểm trên phân cấp theo hướng dẫn Tổng công ty Bảo hiểm Bảo Việt
Báo cáo tình hình và đề xuất khai thác
Xem xét và tham mưu đề xuất ý kiến Xem xét, tổng hợp trình Ban TGĐ Đưa ra ý kiến chỉ đạo Chỉ đạo thuộc phân cấp TCT chỉ đạo cho CTTV thực hiện Báo cáo tình hình và đề xuất khai thác
Xem xét và tham mưu đề xuất ý kiến Xem xét, tổng hợp trình Ban TGĐ Đưa ra ý kiến chỉ đạo Chỉ đạo thuộc phân cấp Ban Tổng giám đốc Lãnh đạo Ban xe cơ giới thuộc TCT
Lãnh đạo phịng Lãnh đạo cơng ty
Lãnh đạo Ban xe cơ giới thuộc TCT Chuyên viên thuộc Ban
Bước 5: Đàm phán, chào phí
Sau khi khai thác viên gửi bảng chào phí cho khách hàng nhưng chưa được chấp nhận, tùy từng trường hợp, lãnh đạo Phịng hoặc lãnh đạo cơng ty sẽ có cuộc họp gặp mặt để trao đổi và tính tốn lại phương án chào phí.
Bước 6: Chấp nhận bảo hiểm và ký hợp đồng bảo hiểm
Các nội dung trong hợp đồng bảo hiểm thống nhất, khai thác viên thông báo cho khách hàng việc chấp nhận bảo hiểm.
Bước 7: Cấp đơn bảo hiểm và cấp giấy chứng nhận bảo hiểm
Cán bộ, đại lý khai thác gửi giấy yêu cầu bảo hiểm của khách hàng cho Phòng hỗ trợ và phát triển kinh doanh tiến hành cấp đơn bảo hiểm ghi nhận phát sinh phí bảo hiểm trên hệ thống của Tổng công ty Bảo hiểm Bảo Việt (phần mềm Insure J).
Bước 8: Theo dõi thu phí, quản lý dịch vụ và tiếp nhận giải quyết mới Theo qui định của Tổng Công ty và của Công ty khai thác viên sẽ vào sổ khai thác, sổ thống kê các khoản phí phát sinh trong tháng. Khai thác viên làm công tác tuyên truyền, đề phòng hạn chế tổn thất nhằm phục vụ khách hàng sau khi bán hàng và chuẩn bị nắm bắt thông tin phục vụ cho các nhu cầu bảo hiểm tiếp theo của khách hàng.
* Quy trình thanh quyết tốn bảo hiểm xe cơ giới gồm các bước sau: Bước 1: Nhân viên thu phí hoặc đại lý bảo hiểm phải ghi chép trên hóa đơn thu phí bảo hiểm xe cơ giới rõ ràng, đầy đủ. Về nguyên tắc các khoản phí bảo hiểm xe cơ giới thu được từ khách hàng phải được làm thủ tục thu nộp vào quỹ hoặc tài khoản ngân hàng của Công ty trong ngày
Bước 2: Cán bộ, đại lý, nhóm khai thác tập hợp bộ chứng từ nộp phí xe cơ giới đầy đủ và mang theo cùi lưu Giấy chứng nhận bảo hiểm đã cấp bảo hiểm xe cơ giới, tập hóa đơn có liên 1 để kế toán tiếp nhận và kiểm tra xác nhận. Kế tốn thực hiện phân tích phí trên phần mềm Insure J để xác định đơn bảo hiểm cấp trên hệ thống của Tổng Công ty Bảo hiểm Bảo Việt đã được khách hàng nộp phí đầy đủ. Sau đó cán bộ kế tốn đưa dữ liệu vào chương trình kế tốn và in phiếu
thu chuyển cho thủ quỹ thực hiện quyết tốn thu phí cho cán bộ, đại lý.
Trách nhiệm Nội dung thực hiện
Hình 2.5. Quy trình khai thác tại Cty Bảo Việt Bình Định theo hướng dẫn Tổng công ty Bảo hiểm Bảo Việt
Tổng công ty Trên phân cấp Tiếp thị, nhận đề nghị bảo hiểm Xem xét Từ chối Chào phí
Chấp nhận bảo hiểm & ký HĐBH
Cấp đơn BH, cấp GCNBH
Quản lý dịch vụ và tiếp nhận khai thác mới Thu phí, sửa đổi bổ sung, thống kê, báo cáo khai thác Quản lý rủi ro, đề phòng hạn chế tổn thất Thu thập, xử lý thông tin phản hồi từ khách hàng Lưu hồ sơ khai thác và tiếp nhận khai thác mới Đánh giá rủi ro Khai thác viên Khai thác viên Cán bộ cấp đơn bảo hiểm
Khai thác viên Lãnh đạo phịng Lãnh đạo cơng ty Khai thác viên Khai thác viên Khai thác viên Lãnh đạo phịng Lãnh đạo cơng ty Cấp TCT (nếu trên phân
Lãnh đạo các phòng nghiệp vụ, phòng bảo hiểm khu vực phải chịu trách nhiệm về việc kiểm sốt thu phí đúng quy định về mức phí, thời hạn bảo hiểm.
Bước 3: Sau khi thủ quỹ thu đủ tiền trên chứng từ kế toán. Thủ quỹ ký vào phiếu thu và đưa cho cán bộ, đại lý 1 liên lưu, 1 bảng kê thu phí bảo hiểm xe cơ giới có chữ ký xác nhận của kế tốn. Cán bộ khai thác sẽ lưu phiếu thu, bảng kê thu phí bảo hiểm xe cơ giới vào bộ hồ sơ khai thác của khách hàng. Trường hợp khách hàng chuyển khoản vào tài khoản công ty. Cán bộ, đại lý, cung cấp thông tin về tên khách hàng, số tiền phí, thời hạn hiệu lực bảo hiểm để kế toán ngân hàng theo dõi tiến độ nộp phí của khách hàng. Khi khách hàng đã thanh tốn phí bảo hiểm, kế tốn ngân hàng thơng báo cho cán bộ, đại lý nhóm khai thác biết và cung cấp bộ chứng từ gồm có: hóa đơn, bảng kê, đơn bảo hiểm cho kế toán ngân hàng hạch toán. Kế toán ngân hàng ký xác nhận lên bảng kê thu phí và chuyển cho cán bộ, đại lý, nhóm khai thác 01 bảng để lưu. Tương tự như kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng cũng ký xác nhận trên hóa đơn ấn chỉ đã cấp cho khách hàng về tình hình nộp phí và phân tích phí trên phần mềm Insure J.
Bước 4: Tồn bộ chứng từ thu phí được lãnh đạo phịng kế tốn tổng hợp duyệt thu trước khi đưa vào lưu trữ.
Trách nhiệm Nội dung thực hiện
Hình 2.6. Quy trình thanh quyết tốn bảo hiểm xe cơ giới tại Cty Bảo Việt Bình Định theo hướng dẫn Tổng cơng ty Bảo hiểm Bảo Việt
Bộ chứng từ thu phí thực tế của Cơng ty Bảo Việt Bình Định được thể hiện ở phụ lục 2.
2.1.6.2. Quy trình đối với hoạt động chi
Hoạt động chi bồi thường bảo hiểm xe cơ giới tại Công ty Bảo Việt Bình Định bao gồm các bước sau:
Bước 1: Giám định viên tiếp nhận và xử lý thông tin
Khi nhận tin khách hàng khai báo tai nạn của khách hàng, GĐV cần
Đúng
Sai
Cung cấp chứng từ
Kế toán kiểm tra
Kế toán phân tích phí trên hệ thống, ký xác nhận hóa đơn, ấn chỉ
Trả chứng từ cán bộ hồn thiện
Thu phí, quyết tốn chứng từ Ghi nhận doanh thu bằng phiếu thu,
chứng từ thu ngân hàng
Ký chuẩn thu trên chứng từ thu
Tiếp nhận chứng từ Cán bộ, đại lý Kế toán cơng ty Kế tốn cơng ty cán bộ, đại lý Kế tốn cơng ty Kế tốn cơng ty Cán bộ, đại lý Thủ quỹ Lãnh đạo P. KTTH
nắm các thơng tin về tình hình tai nạn như biển kiểm sốt xe, chủ xe, thời gian địa điểm xảy ra tai nạn, nắm bắt sơ bộ thiệt hại. Ngoài ra, GĐV hướng dẫn chủ xe thực hiện công tác khắc phục hậu quả để hạn chế thiệt hại phát sinh. Đối với vụ tai nạn nghiêm trọng, Công ty cần báo nhanh về Trụ sở chính Tổng Cơng ty để Tổng cơng ty có thể th giám định chuyên môn.
Bước 2: Tiến hành giám định và lập biên bản
GĐV kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ như Giấy chứng nhận bảo hiểm, Đăng ký xe, Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và môi trường, Bằng lái xe. GĐV sao chụp các giấy tờ trên và ký xác nhận sao y bản chính trên bản sao. Sau khi giám định xong, GĐV sẽ tiến hành lập biên bản giám định, đây là việc quan trọng đòi hỏi tỉ mỉ cụ thể từng chi tiết, ghi nhận tồn bộ q trình vụ tai nạn, càng rõ ràng cụ thể càng tốt và cũng thể hiện mối quan hệ nhân quả giữa nguyên nhân và hậu quả thiệt hại. Các số liệu phải phù hợp với các tài liệu dẫn chứng. Nội dung của Biên bản giám định phải thể hiện tính trung thực, chính xác và cụ thể sự việc xảy ra gây nên tổn thất.
Bước 3: Cán bộ bồi thường tiếp nhận và hoàn thiện bộ hồ sơ tai nạn Khi tiếp nhận hồ sơ vụ tai nạn, cán bộ bồi thường thụ lý hồ sơ phải ước tính số tiền phải bồi thường để làm cơ sở lập báo cáo các vụ tổn thất chưa giải quyết nếu đến cuối quý vụ tổn thất chưa được giải quyết xong. Cán bộ bồi thường sẽ kiểm tra sơ bộ các chứng từ cơ bản của hồ sơ: Biên bản giám định, các chứng từ do người khiếu nại cung cấp như thông báo tai nạn, các kết luận ban đầu về vụ tai nạn của cơ quan công an, giấy bãi nại...Cán bộ bồi thường sẽ vào sổ phát sinh bồi thường ghi nhận thơng tin về số biển kiểm sốt, ngày giờ địa điểm tai nạn, nghiệp vụ bảo hiểm thuộc phạm vi trách nhiệm của Bảo Việt. Căn cứ vào loại hình tham gia bảo hiểm, Quy tắc bảo hiểm và hợp đồng bảo hiểm, cán bộ bồi thường kiểm tra lại toàn bộ các tài liệu của hồ sơ bồi thường. Trường hợp chưa đủ tài liệu chứng minh tổn thất, cán bộ bồi thường
yêu cầu giám định viên hoặc có thể trực tiếp hướng dẫn khách hàng cung cấp thêm những tài liệu cần thiết theo đúng Quy tắc bảo hiểm hiện hành.
Bước 4: Tính tiền bồi thường
Trên cơ sở hồ sơ đủ tài liệu, chứng từ chứng minh thiệt hại và nguyên nhân tai nạn, cán bộ bồi thường nghiên cứu kỹ bảng giá hướng dẫn tính bồi thường mà Tổng công ty đang áp dụng cho loại xe, dịng xe để tính tốn đúng đủ và chính xác chi phí bồi thường của tổn thất thuộc phạm vi trách nhiệm của Bảo Việt.
Bước 5: Trình duyệt hồ sơ và thơng báo đến khách hàng
Cán bộ bồi thường lập tờ trình đề xuất bồi thường. Tùy vào số tiền bồi thường thuộc phân cấp nào duyệt thì sẽ trình để lãnh đạo duyệt. Cơng ty có quy định hồ sơ dưới ba triệu thuộc phân cấp Trưởng phòng duyệt, còn trên ba triệu cán bộ bồi thường trình lãnh đạo cơng ty duyệt.
Đối với hồ sơ ở các phịng bảo hiểm thuộc văn phịng cơng ty, sẽ được giải quyết tập trung ở Phòng Giám định bồi thường.
Các bước công việc sau khi hồ sơ đã duyệt xong là cán bộ bồi thường làm thông báo gửi cho khách hàng, vào sổ bồi thường, thống kê, gửi thư thông báo bồi thường cho khách hàng, hướng đẫn khách hàng các thủ tục cần thiết khi đến nhận tiền.
Chuyển hồ sơ đã được duyệt chi cho phịng kế tốn làm thủ tục thanh toán bồi thường cho khách hàng. Riêng đối với hồ sơ bồi thường trên phân cấp được Tổng cơng ty duyệt, phịng giám dịnh bồi thường thu thập đầy đủ hồ sơ tờ trình đề xuất và gửi tốn bộ hồ sơ về Tổng cơng ty bao gồm thông tin về người được thụ hưởng. Sau khi Tổng công ty duyệt sẽ phát hành văn bản thông báo bồi thường về hộp thư mail của Cơng ty và phịng giám định bồi thường sẽ gửi thông báo đến khách hàng và căn cứ thông tin người thụ hưởng Tổng công ty sẽ thanh toán tiền bồi thường cho khách hàng bằng hình thức
chuyển khoản. Phịng Giám định bồi thường chuyển bộ hồ sơ lưu cho kế toán lấy chứng từ và hạch tốn bồi thường.
Hình 2.7. Quy trình giám định, bồi thường bảo hiểm xe cơ giới tại Cty Bảo Việt Bình Định theo hướng dẫn Tổng cơng ty Bảo hiểm Bảo Việt
Riêng đối với trường hợp phối hợp giải quyết tai nạn giữa các công ty thành viên trong hệ thống của Tổng công ty bảo hiểm Bảo Việt được thực hiện theo các bước hướng dẫn của Tổng công ty. Khi tiếp nhận thông tin thông báo tai nạn từ Trung tâm dịch vụ khách hàng gọi đến công ty thành viên yêu cầu đến hiện trường tai nạn. Công ty thành viên nhận tin sẽ phối hợp với các bên liên quan tổ chức xử lý theo yêu cầu của khách hàng, đồng thời kiểm tra thông
Trách nhiệm Nội dung thực hiện
Tiếp nhận & xử lý thông tin tổn thất
Lập BB giám định
GĐV tiếp nhận bộ hồ sơ bồi thường
Kiểm tra hồn thiện hồ sơ
Tính tiền bồi thường
Trình duyệt hồ sơ và gửi thơng báo đến khach hàng Tiến hành giám định Giám định viên Giám định viên, khách hàng, người làm chứng Giám định viên Giám định viên, Cán bộ bồi thường Cán bộ bồi thường Cán bộ bồi thường Cán bộ bồi thường
tin khách hàng trên hệ thống của Bảo Việt để biết hiệu lực bảo hiểm, ngày nộp phí, loại hình bảo hiểm, xác định phạm vi bảo hiểm cần giám định. Trường hợp tổn thất vượt phân cấp, đơn vị báo cáo trên phân cấp theo quy định. Sau đó là hồn thiện hồ sơ, giải quyết bồi thường hoặc huyển bộ hồ sơ giám định và tài liệu thu thập kèm thông báo thu phí giám định gửi cho Cơng ty Bảo hiểm gốc.
Bước 6: Thanh toán tiền bảo hiểm cho khách hàng
Thơng qua việc thanh tốn tiền bồi thường cho khách hàng thể hiện tính nhân văn của các doanh nghiệp bảo hiểm nói chung và đặc biệt của Bảo Việt nói riêng. Bảo Việt ln chung tay sẵn sàng chia sẻ giúp đỡ cho những khách hàng luôn đồng hành cùng Bảo Việt.
Phòng KTTH tiếp nhận hồ sơ từ phịng GĐBT, kế tốn thực hiện kiểm tra thủ tục thanh toán tiền cho khách hàng. Bảo Việt thực hiện chi trả tiền cho khách hàng có thể bằng tiền mặt nhận tại quầy ngân quỹ của Cơng ty hoặc thanh tốn chuyển khoản vào tài khoản khách hàng.
- Trường hợp chi tiền mặt tại quầy: Kế toán tiếp nhận kiểm tra thủ tục thanh toán , kế toán viết phiếu chi cho khách hàng ký nhận tiền và trình phiếu chi và bộ chứng từ bồi thường cho Trưởng phòng KTTH ký đồng ý thanh tốn, trình lãnh đạo Cơng ty duyệt chi. Sau đó phiếu chi chuyển đến thủ quỹ, thủ quỹ kiểm tra giấy tờ tùy thân của người nhận tiền với đối tượng được