7. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CH
BẢO HIỂM XE CƠ GIỚI TẠI CÔNG TY BẢO VIỆT BÌNH ĐỊNH
Kết quả khảo sát về thực trạng KSNB đối với hoạt động thu - chi bảo hiểm xe cơ giới tại Công ty Bảo Việt Bình Định
2.2.1. Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu bảo hiểm xe cơ giới tại Công ty Bảo Việt Bình Định
2.2.1.1. Môi trường kiểm soát
Trình LĐ ký duyệt chi tiền mặt
Khách hàng ký nhận tiền
Thủ quỹ chi tiền
Ngân hàng Lãnh đạo duyệt chi chuyển khoản Tiếp nhận hồ sơ Lập ủy nhiệm chi, phiếu chi -
Trả về P. GĐBT ( nếu
sai) Kiểm tra thủ tục thanh toán
Thủ quỹ Kế toán công ty Bồi thường viên
Kế toán công ty Kế toán trưởng LĐ cty Kế toán công ty Kế toán công ty Kế toán trưởng LĐ cty
Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của lãnh đạo Công ty và đội ngũ cán bộ, đại lý được xác định qua thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ. Tinh thần tôn trọng đạo đức thể hiện qua tất cả các cá nhân, mọi cá nhân phải tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách ứng xử có văn hóa. Kết quả khảo sát cho thấy, Công ty đều có cố gắng tạo dựng môi trường văn hóa trong công sở nhằm nâng cao tính chính trực và các giá trị đạo đức của nhân viên. Hiện tại ở Công ty chưa ban hành các quy tắc đạo đức nghề nghiệp dưới dạng văn bản nên khi có sự vụ xảy ra, ban lãnh đạo của Công ty vẫn còn lúng túng trong việc xử lý.
Năng lực của nhân viên
Năng lực của đội ngũ cán bộ trong Công ty Bảo Việt Bình Định đang là một vấn đề rất được quan tâm hiện nay khi mà Công ty luôn nêu cao tinh thần phục vụ khách hàng tốt nhất để phát triển nên lãnh đạo công ty quan tâm đến công tác đào tạo cho cấp lãnh đạo để họ làm tốt hơn công tác quản lý và kiểm soát chặt chẽ hoạt động thu phí. Cán bộ đại lý khai thác là những người có kỹ năng bán hàng và khả năng thuyết phục khách hàng.
Bảng 2.3. Thống kê tình hình cán bộ tại Công ty Bảo Việt từ năm 2018 đến 6 tháng đầu năm 2020
Tiêu chí Năm 2018 Năm 2019 6 tháng đầu năm 2020
Số lượng: + Nam + Nữ 25 21 25 21 24 21 Tuổi: + Dưới 35 tuổi + Trên 35 tuổi 2 44 2 44 2 43 Trình độ: + Trên đại học + Đại học + Dưới đại học 1 44 1 1 44 1 1 43 1
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận trong đơn vị, góp phần quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu. Nói cách khác, cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động của đơn vị. Cơ cấu tổ chức và công tác quản lý của Công ty Bảo Việt Bình Định ngày càng phát triển hoàn thiện hơn theo hướng nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng phục vụ khách hàng. Với hệ thống mạng lưới các phòng, đội ngũ cán bộ công nhân viên trực thuộc và hệ thống đại lý trên toàn tỉnh được bố trí ở các vị trí công việc phù hợp với năng lực. Quyền hạn và trách nhiệm từng phòng, từng cán bộ có được quy định rõ ràng trong quy chế làm việc và không bị chồng chéo giữa các phòng .
Chính sách nhân sự
Nguồn nhân lực là một trong những yếu tố then chốt quyết định sự thành công trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ tổ chức nào. Vì vậy, Công ty rất quan tâm đến khâu tuyển dụng, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp cho nhân viên.
Để tăng cường qui mô Công ty về chất và về lượng hàng năm Phòng hỗ trợ và phát triển kinh doanh được sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty đã mở hai đến ba lớp học đại lý và tổ chức thi cấp chứng chỉ đại lý cho họ. Năm 2018 đào tạo được thêm 15 đại lý có ký hợp đồng, năm 2019 gia tăng thêm 22 đại lý có ký hợp đồng và đồng thời Phòng hỗ trợ và phát triển kinh doanh hủy các hợp đồng đại lý hoạt động không tốt.
Công ty có quy định chính sách khen thưởng kịp thời cho các cán bộ, đại lý hoàn thành tốt nhiệm vụ, khuyến khích động viên tinh thần để họ khai thác bảo hiểm ngày càng tốt hơn. Các trưởng phòng tổ chức đánh giá xếp loại cán bộ làm cơ sở trả lương và xét thi đua khen thưởng hàng tháng, hàng năm. Các Trưởng phòng kinh doanh tìm và phát triển những người đủ điều kiện,
năng lực đáp ứng được yêu cầu để làm đại lý khai thác nhằm phát triển lực lượng đại lý, cộng tác viên hỗ trợ khai thác bảo hiểm nói chung và xe cơ giới nói riêng.
Mặc khác Trưởng phòng đề xuất chấm dứt hợp đồng đối với đại lý hoạt động kém hiệu quả. Công ty còn có các quy định xử phạt cán bộ, đại lý vi phạm nội quy, quy định của công ty. Những trường hợp họ không chấp hành nộp phí kịp thời sẽ phải chịu trách nhiệm bồi thường cho khách hàng nếu có tổn thất xảy ra trong thời gian chưa nộp phí về Công ty, đồng thời bị kỷ luật theo nội quy lao động của Công ty.
Để cán bộ giỏi cống hiến hết mình cho sự nghiệp phát triển của Bảo Việt, cứ định kỳ 05 năm một lần Công ty thực hiện quy hoạch cán bộ có đủ phẩm chất đạo đức và có trình độ vào các vị trí lãnh đạo phòng, lãnh đạo Công ty. Các đại lý cũng được tạo điều kiện tham gia xét tuyển dụng lao động. Năm 2018 đã có thêm một cán bộ khai thác được tuyển từ lực lượng đại lý khai thác giỏi.
Phân chia quyền hạn và trách nhiệm
Nhìn chung tại Công ty Bảo Việt Bình Định có sự phân chia nhiệm vụ rõ ràng giữa các cá nhân trong việc giải quyết công việc, có quy định trách nhiệm và quyền hạn của lãnh đạo trong Công ty. Lãnh đạo phòng trên cơ sở quyền hạn được phân cấp, các Trưởng phòng quản lý và phân công nhiệm vụ cho cán bộ, đại lý chuyên nghiệp tại phòng, đồng thời các Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về nhiệm vụ phòng mình đảm nhiệm.
2.2.1.2. Đánh giá rủi ro
Hoạt động kinh doanh của DNBH vốn tiềm ẩn nhiều rủi ro, đặc biệt trong môi trường kinh doanh có nhiều biến động như hiện nay. Do đó, công tác đánh giá rủi ro dành được sự quan tâm rất lớn từ cấp Tổng công ty đến các công ty thành viên nói chung và đối với Công ty Bảo Việt Bình Định nói
riêng. Lãnh đạo Công ty Bảo Việt Bình Định đã quan tâm đến hoạt động nhận dạng và phân tích rủi ro trong hoạt động thu phí bảo hiểm và là điều kiện tiên quyết thiết lập mục tiêu phấn đấu doanh thu thực hiện trong năm.
Hiện nay Công ty chưa có phòng quản lý rủi ro, đối với hoạt động thu phí lãnh đạo các Phòng kinh doanh, lãnh đạo Phòng kế toán tổng hợp sẽ trực tiếp phụ trách. Các rủi ro bên trong hoạt động thu phí bảo hiểm xe cơ giới được nhận diện đánh giá khá tốt nhưng các rủi ro bên ngoài chưa phân tích một cách hiệu quả, sự ảnh hưởng của những biến động bên ngoài như: rủi ro sự chênh lệch về biểu phí bảo hiểm tự nguyện của các công ty đối thủ trên thị trường bảo hiểm, sự thay đổi chính sách của chính phủ,…Vì chưa nhận dạng đầy đủ rủi ro nên Công ty chưa có những phản ứng kịp thời đối với các rủi ro đó. Công ty chưa thực hiện việc quy định hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong hoạt động thu phí bảo hiểm. Hạn mức rủi ro sẽ giúp cán bộ, đại lý nâng cao ý thức trong việc tuân thủ các quy trình, quy định của công ty nhằm hạn chế rủi ro, đồng thời giúp họ tránh mắc phải sai phạm vượt quá hạn mức quy định đó.
Hiện tại, cán bộ khai thác, lãnh đạo phòng nghiệp vụ tại Công ty Bảo Việt Bình Định đang tiến hành phân tích, đánh giá và đo lường rủi ro từ phía khách hàng. Việc nhận dạng và phân tích đánh giá rủi ro hiện nay tại Công ty Bảo Việt Bình Định xuất phát từ nguồn dữ liệu từ hệ thống dữ liệu của Tổng công ty Bảo hiểm Bảo Việt. Công ty vẫn còn quan điểm sai lầm là quản trị rủi ro chỉ là sân sau, không đóng góp vào kết quả kinh doanh nên không đầu tư tương xứng.
Cụ thể việc đánh giá rủi ro đối với khách hàng tái tục hiệu lực bảo hiểm được hệ thống dữ liệu phân tích để giúp cho lãnh đạo đưa ra quyết định có tiếp tục khai thác bảo hiểm đối với khách hàng hay không. Khách hàng có biển kiểm soát: 77D 00009, chủ xe Công ty TNHH MTV CN di
động Tiến Mỹ, bảo hiểm xe cơ giới tại Công ty Bảo Việt Bình Định – Phòng bảo hiểm xe cơ giới, từ ngày 10/10/2018 đến ngày 09/10/219. Số đơn 1268541, trách nhiệm dân sự bắt buộc (100 triệu đồng/người/vụ; 100 triệu đồng/vụ); vật chất xe (giá trị xe 120 triệu đồng); lái phụ xe ( mức trách nhiệm là 20 triệu đồng). Khách hàng nộp phí ngày 9/10/2018, số vụ tổn thất là 2 vụ, tỷ lệ bồi thường là 473%.
2.2.1.3. Các hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết phải thực hiện nhằm đối phó với rủi ro. Một trong những nguyên tắc kiểm soát quan trọng đó là nguyên tắc bất kiêm nhiệm có nghĩa là các thủ tục kiểm soát được thực hiện theo nguyên tắc mọi công việc phải được kiểm tra qua ít nhất 2 người. Điều này giúp nó hạn chế các sai sót trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ vì không có cá nhân nào có thể một mình thực hiện tất cả các khâu trong một quy trình.
Tại Công ty Bảo Việt Bình Định, nhìn chung hoạt động kiểm soát của Công ty về hoạt động thu bảo hiểm xe cơ giới khá chặt chẽ. Công ty đã có quy trình hướng dẫn để cán bộ tự kiểm soát công việc của cán bộ khai thác, kế toán viên. Đối với cán bộ khai thác để tránh những tranh chấp sau khi ký hợp đồng, đòi hỏi cán bộ, đại lý cần hướng dẫn tư vấn rõ ràng về quyền và trách nhiệm của các bên. Yêu cầu các cán bộ kế toán, thủ quỹ công ty ở vị trí là chốt chặn phát hiện sai phạm nên cần tập trung kiểm tra, đối chiếu phát hiện kịp thời tránh gây hậu quả nghiêm trọng trong công tác quản lý hóa đơn, ấn chỉ, thu phí bảo hiểm xe cơ giới.
Ngoài ra, Lãnh đạo công ty yêu cầu quản lý công việc theo hình thức quản lý chéo giữa các bộ phận. Các kế toán chỉ được nhận chứng từ khi có đủ hóa đơn, bảng kê, đơn bảo hiểm. Vì khi cán bộ, đại lý cấp Giấy chứng nhận
bảo hiểm và thu tiền khách hàng nghĩa là Công ty Bảo Việt Bình Định phải có trách nhiệm về quyền lợi khách hàng nên đòi hỏi cán bộ đại lý phải nộp tiền ngay, muốn vậy khi cán bộ, đại lý gửi yêu cầu cấp đơn bảo hiểm cho Phòng hỗ trợ và phát triển kinh doanh, cán bộ cấp đơn cũng phải kịp thời có đơn bảo hiểm cho cán bộ để hoàn tất bộ chứng từ giao cho kế toán lập phiếu thu phí.
Hàng tháng giữa Phòng kế toán tổng hợp và các phòng kinh doanh đối chiếu số liệu doanh thu khai thác bảo hiểm nói chung và bảo hiểm xe cơ giới nói riêng. Đồng thời lãnh đạo Phòng kế toán tổng hợp kiểm tra rà soát về tình hình phân tích phí trên hệ thống để xác định các đơn bảo hiểm đến hạn nhưng chưa nộp phí. Yêu cầu kế toán xác định làm rõ nguyên nhân nếu khách hàng không nộp phí, Trưởng phòng kế toán tổng hợp được lãnh đạo công ty ủy quyền thực hiện đề nghị Phòng kinh doanh và Phòng hỗ trợ và phát triển kinh doanh làm thủ tục hủy đơn trên hệ thống.
* Một số rủi ro phát sinh đối với hoạt động thu bảo hiểm xe cơ giới tại Công ty Bảo Việt Bình Định
Xác định mức phí chưa đúng lịch sữ tổn thất, mục đích sử dụng, các điều khoản mở rộng.
Phí xác định để báo giá cho khách hàng thông thường bộ phận tính phí không tích hợp các yếu tố về lịch sữ tổn thất, mục đích sử dụng kinh doanh hay không kinh doanh mà chỉ quan tâm đến niên hạn, loại xe . Điều này dẫn đến việc tính phí thấp theo hướng có lợi cho khách hàng mà Công ty bị thiệt về phần phí thu vào không đảm bảo để đủ bù cho những tổn thất về nghiệp vụ xe cơ giới của Công ty.
Mặc khác các điều khoản mở rộng trong phí bảo hiểm như xe được sửa hãng, xe không tính khấu hao hay điều khoản ngập nước với mức thu bổ sung 0.11% cộng vào phí chuẩn cho mỗi điều khoản trong thời gian qua, số phí
tăng thêm ít mà trách nhiệm bồi thường của Công ty Bảo Việt Bình Định cao, đã ảnh hưởng rất lớn đến chi phí bồi thường của Công ty.
Đánh giá rủi ro chưa chính xác trước khi phát hành hợp đồng
Cán bộ, đại lý không kiểm tra xe cơ giới trước khi cấp bảo hiểm không có bảng ảnh giám định hiện trạng của xe cơ giới ngay tại thời điểm cấp giấy chứng nhận bảo hiểm, hoặc nếu có cũng rất sơ sài không kiểm tra xe có bị hư hỏng, có những vết trầy xước trước khi mua bảo hiểm. Cách làm việc lỏng lẽo này đã tạo điều kiện khách hàng thực hiện việc trục lợi bảo hiểm. Sau khi mua bảo hiểm chủ xe sẽ tiến hành khai báo tai nạn và yêu cầu giải quyết bồi thường.
Dữ liệu hệ thống thông tin quản lý khách hàng không đầy đủ
Thông tin về khách hàng không được quản lý, theo dõi đầy đủ ảnh hưởng đến việc theo dõi đánh giá hiệu quả đối với từng khách hàng nên định hướng việc định phí khi tái tục sẽ không được chính xác. Mặc khác không theo dõi nhắc hẹn được các khách hàng đã đến hạn hiệu lực bảo hiểm làm Công ty quản lý chăm sóc khách hàng ko kịp thời và mất khách hàng.
Khách hàng nợ phí, cán bộ, đại lý nộp thay cho khách hàng
Cán bộ, đại lý thường xuyên phải đối mặt với việc khách hàng cố tình nợ phí. Khách hàng sẽ tìm đủ mọi cách để chiếm dụng tiền phải nộp khi hiệu lực bảo hiểm đã đến ngày thực hiện. Trong tình thế này thường cán bộ, đại lý vì muốn giữ khách hàng và để đảm bảo hiệu lực bảo hiểm được liên tục hoặc nếu có tai nạn xảy ra thì quyền lợi khách hàng được giải quyết, cán bộ, đại lý sẽ nộp tiền thay cho khách hàng và tiếp sau đó nguy cơ rủi ro không thu được tiền hoặc bị khách hàng nợ lâu là rất lớn.
Cụ thể như hàng năm hai hãng xe Công ty Cổ phần Ô tô Trường Hải chi nhánh Bình Định, Công ty TNHH DV Ô tô Dũng Tiến (là đại lý của hãng Hon da tại Bình Định) họ mang về dịch vụ thu phí bảo hiểm cho Công ty Bảo
Việt Bình Định gần một tỷ đồng nhưng tình trạng cán bộ khai thác nộp tiền thay phí phát sinh trong tháng cho hai hãng này là thường xuyên và đầu tháng sau họ mới thanh quyết toán chuyển trả vào tài khoản Công ty.
Cán bộ, đại lý chiếm dụng phí bảo hiểm
Việc cán bộ đại lý khai thác chiếm dụng phí khi đã thu tiền của khách hàng nhưng không nộp vào quỹ công ty. Cán bộ, đại lý cố tình không lập chứng từ thu phí, cố tình giữ tiền để dùng mục đích cá nhân hoặc dùng tiền khách hàng mới thu nộp tiền cho khách hàng có xe đến hiệu lực bảo hiểm