7. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘ
3.2.3. Hoạt động kiểm soát
- Cuối tháng, Phòng hỗ trợ và phát triển kinh doanh gửi danh sách khách hàng mà lãnh đạo công ty không đồng ý cho tái tục bảo hiểm cho phịng kế tốn tổng hợp và các phòng kinh doanh. Việc làm này giúp cho cán bộ, đại lý khai thác chủ động trong việc chọn khách hàng để tư vấn và thu nhận phí bảo hiểm xe cơ giới.
- Để đảm bảo thuận lợi cho hoạt động kiểm sốt trong việc quản lý hóa đơn sử dụng nên khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử để phản ánh đúng việc phát sinh phí bảo hiểm. Tạo cho cán bộ, đại lý khai thác có trách nhiệm hơn với việc nộp phí kịp thời đảm bảo quyền lợi khách hàng được thực hiện và tránh những tranh chấp khi xe xảy ra tai nạn mà cán bộ đại lý nộp chậm phí. Thực hiện điều này giúp Công ty nâng cao hoạt động quản lý phí cán bộ, đại lý đã thu về, giảm nguy cơ phí bảo hiểm xe cơ giới bị chiếm dụng và cán bộ, đại lý khơng có cơ hội cấp lùi ngày hiệu lực bảo hiểm cho khách hàng.
- Lãnh đạo phòng nghiệp vụ cần kiểm soát hơn nữa đối với các ấn chỉ bảo hiểm cấp ra mà chưa thu tiền ngày. Yêu cầu cán bộ đại lý vào sổ cập nhật phát sinh phí hàng ngày để theo dõi được các ấn chỉ cấp ra trong ngày. Các ấn chỉ chưa nộp phí cuối tháng yêu cầu cán bộ đại lý có báo cáo cơng nợ chưa phát sinh trách nhiệm. Phịng kế tốn tổng hợp u cầu các phịng báo cáo đầy đủ cơng nợ và căn cứ báo cáo nợ đặc biệt các khoản nợ chưa phát sinh trách nhiệm phối hợp với phòng nghiệp vụ theo dõi đơn đốc thu nợ phí bảo hiểm kịp thời. Đối với các ấn chỉ cấp ra mà quá thời hạn không thanh tốn, lãnh đạo Phịng kế tốn tổng hợp làm việc với lãnh đạo phịng nghiệp vụ và lãnh đạo Phòng nghiệp vụ đề nghị các cán bộ đại lý khai thác thu hồi các ấn chỉ
này về hủy khơng cịn hiệu lực bảo hiểm. Giải pháp này giúp cho Công ty quản lý tốt hơn các ấn chỉ bảo hiểm cấp cho khách hàng, kiểm soát tốt hơn việc cán bộ, đại lý khai thác không được cấp ấn chỉ khi khách hàng nợ phí.
- Đối với các phịng khơng được kiểm tra trong các cuộc kiểm tra của Công ty, bộ phận kiểm soát nội bộ yêu cầu kế toán chuyên quản của các phịng đó thực hiện kiểm tra tồn bộ về chứng từ, hóa đơn, ấn chỉ sử dụng của bảo hiểm xe cơ giới.
+ Kế toán xác nhận phiếu thu nộp phí trên tất cả ấn chỉ, hóa đơn đã sử dụng (đối với hóa đơn giấy), kiểm tra các hóa đơn điện tử phịng đã duyệt cấp phát .
+ Hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy, ấn chỉ đã sử dụng mà chưa xác định được thơng tin nộp phí, kế tốn viên phải làm rõ và có báo cáo cụ thể gửi cho trưởng phịng kế tốn tổng hợp.
+ Các trường hợp kế toán xác định được là chưa nộp tiền, kế tốn đề xuất Trưởng phịng kế tốn tổng hợp gửi đề nghị cho Phịng kinh doanh hủy và thu hồi ấn chỉ hóa đơn đã cấp mà chưa nộp tiền về lưu tại cùi ngay khi đợt kiểm tra của Công ty kết thúc. Nếu cán bộ đại lý không chấp hành thu hồi ấn chỉ hóa đơn đã cấp họ phải có trách nhiệm nộp phí bảo hiểm cho ấn chỉ / hóa đơn đã cấp cho khách hàng.
Hoạt động kiểm soát thu bảo hiểm xe cơ giới đã có các thủ tục kiểm sốt đem lại kết quả nhất định trong công tác quản lý nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới. Tuy nhiên thủ tục kiểm soát đưa ra phải phù hợp với từng thời kỳ thực tế kinh doanh, sau đây là một số giải pháp hồn thiện thủ tục kiểm sốt trong thời gian tới.
Bảng 3.1. Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt đối với hoạt động thu bảo hiểm xe cơ giới Rủi ro Giải pháp hồn thiện thủ tục kiểm sốt
Dự kiến hiệu quả mang lại
Xác định mức phí chưa đúng lịch sử tổn thất, loại xe, mục đích sử dụng
Công ty cho xây dựng phát triển phần mềm kiểm tra tính phí có các tiêu chí lịch sử tổn thất, loại xe, mục đích sử dụng Phí được tính chính xác, nhanh chóng đáp ứng yêu cầu cán bộ, đại lý khai thác.
Thời gian cho nợ phí khơng đúng với hướng dẫn và quy định
Phòng hỗ trợ và phát triển kinh doanh không thực hiện cấp đơn các trường hợp nợ phí khơng đúng.
- Loại bỏ được các trường hợp nguy cơ nợ xấu trong tương lai. - Công tác quản lý công nợ tốt hơn.
Không thực hiện đầy đủ quy trình khai thác
Phịng hỗ trợ và phát triển kinh doanh không thực hiện cấp đơn các trường hợp nợ phí khơng đúng - Loại bỏ được các nhóm xe có tần suất tai nạn.
- Loại bỏ được trường hợp khách hàng trục lợi bảo hiểm giảm áp lực cho bộ phận làm công tác hậu bán hàng.
Cán bộ, đại lý thu tiền về chưa nộp về quỹ công ty
Yêu cầu cán bộ, đại lý nộp phí chuyển
- Giảm nguy cơ cán bộ, đại lý biển thủ phí bảo
Rủi ro
Giải pháp hồn thiện thủ tục kiểm
soát
Dự kiến hiệu quả mang lại khoản bàng dịch vụ internet banking, hạn chế giao dịch tiền mặt. hiểm. - Tránh tình trạng tồn quỹ tiền mặt của công ty cao.
Cán bộ, đại lý giao chứng từ thu phí khơng đúng với hợp đồng, đơn bảo hiểm
Công ty quy định kế toán ghi nhận doanh thu phí bảo hiểm ngay tại thời điểm chứng từ đúng và đầy đủ. - Cán bộ, đại lý có ý thức lập bộ chứng từ đúng để đảm bảo hiệu lực bảo hiểm đã cấp cho khách hàng.
- Đẩy nhanh tiến độ lập chứng từ ở các Phòng kinh doanh kịp thời không để dồn chứng từ vào cuối tháng.
(Nguồn: Tổng hợp kết quả nghiên cứu của tác giả)