7. Kết cấu của đề tài
2.2.3. Phƣơng diện hoạt động kinh doanh nội bộ
2.2.3.1. Tình hình phương diện hoạt động kinh doanh nội bộ
*Quản lý hoạt động và tuân thủ quy trình
Phòng Kiểm tra – kiểm soát khu vực có trụ sở đặt tại chính chi nhánh, đƣợc tách bạch riêng so với ban lãnh đạo chi nhánh nên có thể nói việc phân cấp quản lý của chi nhánh đang đạt đƣợc tính hữu hiệu cao.
Bộ máy KTKSNB của VietinBank luôn đƣợc ví nhƣ “cánh tay nối dài của TSC” và “bác sĩ gia đình đối với các chi nhánh”. Nhiệm vụ của bộ máy KTKSNB là thực hiện kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy định của pháp luật; quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ, nhằm phát hiện, cảnh báo ngăn ngừa kịp thời hành vi vi phạm và đề xuất xử lý các tồn tại, sai phạm trong mọi hoạt động nghiệp vụ của các đơn vị; khuyến nghị cải tiến, hoàn thiện nâng cao tính hiệu quả của hệ thống quy trình, quy định nội bộ, góp
60
Hàng năm, Phòng kiểm tra- kiểm soát nội bộ phối hợp với các đoàn kiểm tra, cơ quan thanh tra từ cấp trên cử xuống làm việc tại chi nhánh, kiểm toán nhà nƣớc để thực hiện các cuộc kiểm tra tại chi nhánh. Ngoài ra còn tăng cƣờng công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ cụ thể nhƣ sau:
Hàng quý, Phòng Kiếm tra kiểm soát thực hiện trực kiểm giám sát, kiểm tra, đánh giá 5S tại hội sở chi nhánh và các phòng giao dịch; bên cạnh đó thực hiện rà soát chứng từ giao dịch hàng ngày, chứng từ giải ngân, thu nợ của các phòng ban có liên quan nhằm ngăn chặn kịp thời và hạn chế tối đa các sai sót do lỗi tác nghiệp mắc phải.
Ở từng bộ phận có sự phân công rõ ràng theo công việc: Giao dịch, kiểm soát, phê duyệt, hậu kiểm. Nhiệm vụ của cán bộ thực hiện giao dịch: Kiểm tra kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ theo đúng quy định. Kiểm soát thông tin trên chứng từ giấy khớp đúng với trên máy nhƣ chữ ký, mã KH... tiến hành hạch toán các nghiệp vụ phát sinh đúng phần hành, cuối ngày giao dịch in bảng liệt kê giao dịch đểđối chiếu với chứng từ, sắp xếp chứng từ theo bảng liệt kê giao dịch. Hoàn thiện chứng từ xong chuyển cho ngƣời kiểm soát thực hiện kiểm soát và ký chứng từ. GDV nhận lại tập chứng sau khi đƣợc kiểm soát xong, bổ sung, điều chỉnh nếu có sai sót, đánh số thứ tự trên từng chứng từ, giao cho bộ phận tập hợp chứng từ nộp hậu kiểm.
Nhiệm vụ cán bộ kiểm soát, phê duyệt: Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm soát nội dung và phần hạch toán mà GDV đã thực hiện đảm bảo đúng chế độ, quy định, tính chính xác các thông tin đăng nhập trên hệ thống giao dịch liên quan đến việc hạch toán kế toán thì ký xác nhận. Việc kiểm soát đi kèm với việc phê duyệt. Kiểm soát viên kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, hồ sơ, tính chính xác của chứng từ, hồ sơ với thông tin giao dịch trên CORE SUNSHINE, nếu đúng thì thực hiện duyệt giao dịch trên CORE SUNSHINE và chuyển trả chứng từ cho GDV, nếu không đúng Kiểm
61
soát viên từ chối duyệt giao dịch, thông báo lý do, chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho GDV và yêu cầu GDV lập lại giao dịch hoặc huỷ bỏ giao dịch.
Nhiệm vụ cán bộ hậu kiểm: Hậu kiểm thực hiện đúng trình tự hậu kiểm cũng nhƣ công việc chuyên môn hậu kiểm kiểm soát lại chứng từ giao dịch thể hiện trên, Cán bộ hậu kiểm nhận các tập chứng từ, kiểm tra số lƣợng chứng từ, kiểm soát, đối chiếu số món, số tiền giao dịch của từng GDV trên Bảng liệt kê giao dịch khớp đúng với số liệu trên Bảng liệt kê tổng giao dịch của toàn chi nhánh, trừ các giao dịch đƣợc máy xử lý tự động. Kiểm soát tính đầy đủ về chứng từ, nếu phát hiện sai sót, thiếu hồ sơ, chứng từ thông báo cho GDV biết. GDV nhận đƣợc thông báo từ cán bộ hậu kiểm, thực hiện bổ sung, hoàn thiện ngay.
* Quy trình phát triển sản phẩm
Một trong những DV khác biệt và đi đầu của VietinBank là DV ngân hàng điện tử - VietinBank Ipay Mobile: Tính cá nhân hóa cao để gắn kết với từng KH. VietinBank iPay cho phép KH chủ động trong nhiều giao dịch nhƣ: Quản lý thẻ, quản lý tài khoản thụ hƣởng hay chủ động thiết lập giao dịch nhanh, ảnh đại diện, ảnh nền hay cập nhật thông tin. Đồng thời, VietinBank iPay cho phép KH tìm kiếm chi nhánh/ATM theo định vị của KH; thực hiện giao dịch nhanh chóng dựa trên các thông tin đƣợc lƣu trên hệ thống trƣớc đó; hay chính sách phí/hạn mức linh hoạt đến từng nhóm KH
Với nhiều sự khác biệt ấn tƣợng trong tính năng, VietinBank iPay Mobile đã vinh dự đƣợc tạp chí The Asset vinh danh là Giải thƣởng “Trải nghiệm NH di động Bán lẻ tốt nhất Việt Nam 2018”. “iPay 5.0 là SP tâm huyết nhất của đội ngũ cán bộ, nhân viên VietinBank đƣợc ấp ủ, nghiên cứu và triển khai trong suốt một năm qua” ông Trần Công Quỳnh Lân - Phó tổng
62
Với mong muốn mang lại sự an toàn cho KH nhƣ là một trong các chiến lƣợc trọng tâm của DV VietinBank iPay, từ ngày 21/6/2019 VietinBank chính thức giới thiệu đến KH một giải pháp bảo mật, xác thực mới trên iPay Mobile - Soft OTP. Soft OTP là giải pháp cho phép KH xác thực nhanh chóng và an toàn khi thực hiện giao dịch tài chính trên ứng dụng VietinBank iPay Mobile. Mã xác thực giao dịch OTP đƣợc hệ thống sinh ngẫu nhiên cho KH theo thời gian, căn cứ trên các thông tin KH và thông tin từng giao dịch, gia tăng thêm độ bảo mật, an toàn cho KH. Nhờ sự phát triển này, đã giúp cho VietinBank tiết kiệm tối đa phí báo SMS thông thƣờng phải trả cho nhà mạng.
Xác định đƣợc huy động vốn và cho vay là kênh mang lại nhiều lợi nhuận cho chi nhánh, Từ đầu năm 2019, VietinBank đã nhiều lần giảm lãi suất cho vay để hỗ trợ DN, cá nhân tiếp cận nguồn vốn với chi phí thấp nhất, hỗ trợ các DN SXKD tốt tiếp cận tín dụng với chi phí hợp lý nhƣ: Chƣơng trình Đồng hành cùng KH DN; chƣơng trình Lãi suất ƣu đãi - Vững chãi tƣơng lai; chƣơng trình ƣu đãi dành cho DN thƣơng mại phân phối… nhằm thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và ngƣời dân. Từ đó, đóng góp tích cực vào sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nƣớc.
Từ ngày 25/6 đến 25/8/2019, VietinBank triển khai chƣơng trình khuyến mãi “Gửi tiền ƣu đãi sốc, đón cơn lốc quà tặng” dành cho KH cá nhân gửi tiền tiết kiệm trên toàn hệ thống VietinBank. Theo đó, KH gửi tiền tiết kiệm VND tại Quầy các kỳ hạn 1, 3, 6, 9 (tháng), trả lãi sau, từ 100 triệu đồng trở lên sẽ đƣợc tặng ngay quà tặng bằng tiền trị giá 50.000 đồng, 100.000 đồng, 150.000 đồng và 200.000 đồng tùy theo từng mức tiền gửi. Tổng số lƣợng lên đến gần 53.000 quà tặng dành cho KH.
Ngoài ra, VietinBank – CN Bình Định còn có nhiều chƣơng trình ƣu đãi về thẻ nhƣ: Để hỗ trợ cho KH khi chi tiêu, VietinBank triển khai chƣơng trình
63
khuyến mãi “Vui chi tiêu - Hoàn tiền triệu” từ ngày 15/11/2019 đến hết ngày 15/12/2019 cho chủ thẻ VietinBank E-Partner Napas.
*Chuyển đổi mô hình
Từ ngày 02/02/2017, VietinBank chính thức vận hành hệ thống Corebanking mới (Core Sunshine), việc thay thế thành công hệ thống CoreBanking đánh dấu bƣớc ngoặc quan trọng của VietinBank.
Dự án Thay thế CoreBanking VietinBank là dự án có phạm vi, quy mô lớn, chuyển đổi toàn diện, tính phức tạp cao, có ảnh hƣởng và tác động sâu rộng tới mọi lĩnh vực hoạt động kinh doanh trong toàn hệ thống. Sự khó khăn, phức tạp thể hiện ở 11 cấu phần nghiệp vụ lõi và 3 cấu phần kênh phân phối, tƣơng tác KH, kiến trúc đa tầng về mặt công nghệ, tuân theo chuẩn kiến trúc hƣớng DV của DN hiện đại.
* Phục vụ khách hàng nội bộ
Để hƣớng đến việc xây dựng DV KH đầy đủ và hoàn hảo hơn, VietinBank – CN Bình Định xác định KH nội bộ cũng cần đƣợc quan tâm, chăm sóc và đối xử nhƣ những KH bên ngoài.
Mọi giao tiếp với KH nội bộ đều là mối liên kết quan trọng trong dây chuyền các sự kiện, hoạt động khác nhau để cùng hƣớng đến thoả mãn các KH bên ngoài. Với ý nghĩa đó, VietinBank Bình Định đã xây dựng nên chƣơng trình “Đối thoại định kỳ” 6 tháng một lần. Theo đó, mọi ngƣời sẽ cùng nhau bàn thảo và nêu lên quan điểm về các về vấn đề đang khúc mắc, chƣa đƣợc thỏa mãn để đƣa ra các giải pháp, kiến nghị nhằm hƣớng đến việc mang lại những lợi ích chung cho chi nhánh. Các vấn đề này đều đƣợc các Giám đốc khối/Quản lý phòng ban trao đổi một cách thẳng thắn, dựa vào tình hình thực tế, quy trình, chính sách của ngân hàng VietinBank và giải đáp thắc mắc của cán bộ nhân viên, đảm bảo quyền lợi cho cán bộ.
64
2.2.3.2. Đánh giá thành quả hoạt động phương diện hoạt động kinh doanh nội bộ tại VietinBank – CN Bình Định
*Quản lý hoạt động và tuân thủ quy trình
Qua điều tra có 89/112 cán bộ chiếm 79,46% cho rằng hoạt động kiểm soát của Chi nhánh đã áp dụng ba nguyên tắc: Nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm không. Phân công, phân cấp, ủy quyền trong hệ thống VietinBank. Nguyên tắc phân công Chi nhánh đã đề ra và thực hiện nhƣ sau: Việc phân công và phối hợp trong điều hành đảm bảo tuân thủ, chịu trách nhiệm theo các qui định của pháp luật cũng nhƣ các qui định VietinBank; trên cơ sở phát huy tối đa năng lực, sở trƣờng và kinh nghiệm công tác của các Phó giám đốc, trƣởng, phó phòng, các cán bộ phòng, nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của phòng, đồng thời đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ và chếđộ thủ trƣởng. Việc phân công công việc có thểđƣợc điều chỉnh tùy theo tình hình thực tế hoạt động của phòng và chỉ đạo của Giám đốc.
Về công tác liên quan đến kiểm tra, kiểm soát giao dịch kế toán : Lãnh đạo phòng chịu trách nhiệm chính việc kiểm tra, đánh giá việc giao dịch kế toán tại phòng giao dịch. Công tác hậu kiểm chứng từ có chiều hƣớng tốt, giảm thiểu các sai sót phát sinh. Tuy nhiên nếu thực hiện công tác hậu kiểm kỹ từng giao dịch thì không đủ nhân sự dẫn đến tiến độ thực hiện không kịp. Nhìn chung cán bộ quản lý và tác nghiệp phòng kế toán giao dịch tại chi nhánh đều có năng lực. Các yếu tố về đạo đức cán bộ đƣợc đảm bảo, chƣa phát hiện tiêu cực.
Năng suất thực hiện số món giao dịch là thƣớc đo thể hiện tốc độ xử lý giao dịch ở vị trí giao dịch viên, bên cạnh đó cần phải tuân thủ các luật, quy trình, quy định chính sách hiện hành của Nhà nƣớc và VietinBank – CN Bình Định.
65
* Quy trình phát triển sản phẩm
Hàng năm VietinBank đều mang tới cho KH nhiều SP mới, đặc biệt là VietinBank Ipay phát triển mang lại nhiều hiệu ích cho KH; các chƣơng trình tiền gửi, tiền vay với nhiều ƣu đãi là một trong những chính sách kích cầu của chi nhánh, giúp chi nhánh mang lại nguồn tiền gửi, tiền vay lớn, làm tăng doanh thu cũng nhƣ là tăng lƣợng KH đến giao dịch.
*Chuyển đổi mô hình
Với sự thành công trong việc chính thức vận hành hệ thống Corebanking mới (Core Sunshine), việc thay thế thành công hệ thống CoreBanking đánh dấu bƣớc ngoặc quan trọng, là ngân hàng đầu tiên trong tỉnh vận hành chƣơng trình mới, tuy hệ thống mới còn nhiều hạn chế và đôi khi gián đoạn nhƣng đây cũng là thành công vƣợt bậc của ngân hàng.
* Phục vụ khách hàng nội bộ
Xác định đƣợc KH nội bộ cũng là KH của chi nhành, do đó KH nội bộ cũng đƣợc quan tâm, chăm sóc và đối xử nhƣ những KH bên ngoài, các chƣơng trình nhƣ “Đối thoại định kỳ” 6 tháng một lần đã giúp cho chi nhánh đƣa ra các giải pháp, kiến nghị nhằm hƣớng đến việc mang lại những lợi ích chung cho ngân hàng.