7. Kết cấu của đề tài
3.3. QUY TRÌNH VẬN DỤNG BSC ĐỂ ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ HOẠT
HOẠT ĐỘNG TẠI VIETINBANK – CN BÌNH ĐỊNH
Để có thể sử dụng BSC trong đánh giá thành quả hoạt động môt cách thành công tại VietinBank – CN Bình Định thì ban lãnh đạo chi nhánh ngân hàng cần nhất quán việc thực hiện BSC vì nhà lãnh đạo sẽ là những ngƣời đề ra các tầm nhìn, chiến lƣợc của ngân hàng và sẽ phổ biến cho toàn thể nhân viên đi đúng theo chiến lƣợc đó, đồng thời có thể dự báo đƣợc triển vọng phát triển trong tƣơng lai. Việc vận dụng BSC không phải là một việc làm có thể thực hiện trong một sớm một chiều có thể thành công mà phải trải qua nhiều
79
giai đoạn với nhiều quá trình. Do đó việc triển khai cần thực hiện theo trình tự các bƣớc và có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban và sự đồng tâm hợp lực, đoàn kết, gắn bó của toàn thể cán bộ nhân viên. Để làm tốt đƣợc điều này thì VietinBank – CN Bình Định cần thực hiện nhƣ sau:
Bước 1: Công tác chuẩn bị thực hiện BSC : Trƣớc hết, Ban giám đốc VietinBank – CN Bình Định cần có quyết định vững chắc và cần thấy đƣợc sự cần thiết phải vận dụng BSC vào chi nhánh mình , bên cạnh đó Ban giám đốc VietinBank – CN Bình Định cần nắm rõ về BSC để có thể hƣớng dẫn và truyền đạt chiến lƣợc, đồng thời để họ giữ vững đƣợc ý chí khi đối mặt với khó khăn trong quá trình triển khai BSC. Để thực hiện BSC thì ban giám đốc hiểu rõ chỉ là một phần nhƣng chƣa phải là tất cả mà đòi hỏi hành động đƣợc thực hiện từ một thể thống nhất, vì thế công tác đào tạo đội ngũ nhân viên để hiểu rõ và thực hiện BSC là hết sức cần thiết. Ban giám đốc và bộ phận triển khai BSC cần phải ƣớc tính đƣợc chi phí của việc triển khai BSC để có thể cân đối ngân sách thu chi một cách hiệu quả, cân bằng giữa chi phí bỏ ra và lợi nhuận mang lại vì mục đích cuối cùng vẫn là gia tăng giá trị cho nhà đầu tƣ.
Bước2: Thành lập tiểu ban chuyên trách BSC: khi có sự mong muốn và quyết tâm cao của ban giám đốc cam kết thực hiện đến cùng thì mới có thể thực hiện thành công BSC. Sau đó cần tổ chức tiểu ban chuyên trách về BSC gồm có một đồng chí nằm trong ban lãnh đạo, và các cán bộ chủ chốt khác trong các phòng ban trong đó đặc biệt phải có một đồng chí đã có kinh nghiệm lâu năm trong phòng kế toán có thể là kế toán trƣởng của VietinBank – CN Bình Định vì BSC là một công cụ của kế toán quản trị nên đòi hỏi ngƣời này phải có sự hiểu biết về tình hình kế toán, tài chính của ngân hàng mình thì mới có cái nhìn tổng quát và đƣa ra các thƣớc đo cụ thể phù hợp với
80
tình hình thực tế của chi nhánh bên cạnh đó có thể có thêm vài chuyên gia đã triển khai thành công BSC ở các đơn vị khác làm công tác tƣ vấn.
Bước 3 Phát động triển khai, truyền đạt và giải thích BSC đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong CN: Thực hiện phổ biến chiến lƣợc, tầm nhìn của CN từ năm 2016 đến năm 2020 nhằm giúp cho toàn thể cán bộ nhân viên trong chi nhánh hiểu một cách thông suốt và những thắc mắc về BSC cần đƣợc giải đáp thỏa đáng khi đó việc triển khai biến tầm nhìn, chiến lƣợc thành các mục tiêu, thƣớc đo, hành động cụ thể sẽ không bị chệch hƣớng. Xây dựng hệ thống tiêu chí để đánh giá sự đóng góp của nhân viên trong việc thực hiện BSC.
Bước 4 Xây dựng các mục tiêu và thước đo, hành động thực hiện cụ thể trên bốn phương diện từ tài chính, KH, quy trình hoạt động kinh doanh nội bộ, đào tạo và phát triển. Trong việc đánh giá thành quả hoạt động hiện tại đã làm đƣợc những gì và khi vận dụng BSC để bổ sung hòan thiện hơn việc đánh giá thành quả hoạt động một cách toàn diện trên tất cả các phƣơng diện không những tài chính mà còn phi tài chính. CN ngân hàng có thể sử dụng các mục tiêu, thƣớc đo, hành động thực hiện cụ thể trong chƣơng 3 tác giả đã đề xuất ở mục 3.4. Khi xây dựng các mục tiêu, thƣớc đo cần chú ý đến quan hệ nhân quả giữa các mục tiêu, thƣớc đo này và tính cân bằng trong BSC : cân bằng giữa mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, cân bằng chi phí và lợi nhuận mang lại, giữa kết quả mong muốn đạt đƣợc và kết quả trong thực tế đạt đƣợc, cân bằng giữa tính khách quan và chủ quan.
Bước 5: Vạch ra những kế hoạch hành động thực hiện và cùng nhau thực hiện: sau khi đã có mục tiêu và thƣớc đo cụ thể thì ngân hàng sẽ lập kế hoạch hành động và để đạt đƣợc mục tiêu đã lập và đo lƣờng việc thực hiện các mục tiêu này bằng các thƣớc đo tƣơng ứng. Dựa vào chức năng nhiệm vụ của các phòng ban của VietinBank – CN Bình Định, chi nhánh ngân hàng sẽ
81
chọn ra các phòng ban nào chịu trách nhiệm chính trong việc thực thi chƣơng trình BSC, có thể liên kết giữa các phòng ban để tạo sự gắn bó nhằm chia sẻ kiến thức, kỹ năng, nâng cao sự hiểu biết về kế hoạch hành động BSC để cùng nhau thực hiện mang lại kết quả tốt nhất.
Bước 6 Theo dõi và đánh giá: Trong quá trình thực hiện kế hoạch BSC không thể tránh những sai sót vì vậy cần phải có sự kiểm tra, theo dõi của cấp trên đối với cấp dƣới và định kỳ báo cáo cho tiểu ban chuyên trách BSC để họ có sự theo dõi sát sao hơn trong việc điều chỉnh, thay đổi các nội dung mục tiêu, thƣớc đo, hành động thực hiện phù hợp hơn với tình hình thực tế và những diễn biến phức tạp của thị trƣờng tài chính tiền tệ. Việc đánh giá kết quả thực hiện phải thực hiện nghiêm túc, công khai, minh bạch, khách quan, chính xác và cụ thể góp phần khắc phục những yếu kém, thiếu sót và qua đó ban giám đốc sẽ tự quyết định số điểm trong mỗi chỉ tiêu theo thang từ 1 đến 10 và tỷ trọng của từng chỉ tiêu từ đó tính ra số điểm trung bình đã đạt đƣợc. Cách thức quy đổi điểm cho các thƣớc đo trong Bảng cân bằng điểm của VietinBank – CN Bình Định sẽ đƣợc trình bày trong phần phụ lục 03.