8. Kết cấu của khóa luận
2.3.1. Tổ chức bộ phận phụ trách văn thư
Bộ Y Tế là cơ quan quản lý chuyên ngành thuộc Chính phủ, khối lượng công việc rất lớn vì vậy số lượng các văn bản hình thành rất lớn, đồng thời văn bản nhận được từ các cơ quan đơn vị là không nhỏ. Để đáp ứng được khối lượng công việc lớn, Văn phòng Bộ Y Tế thiết lập ra Phòng hành chính với bộ phận Văn thư để phụ trách về văn thư cho Bộ Y Tế theo hướng dẫn tại thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp và Thông tư số 06/2015/TT-BNV ngày 08 tháng 12 năm 2015 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ. Văn thư Bộ Y Tế được tổ chức theo hình thức văn thư hỗn hợp, có nghĩa là một số nội dung công việc văn thư được thực hiện tại bộ phận văn thư của Bộ Y Tế như : Các văn bản trình ký lãnh đạo Bộ, các văn bản đến cơ quan Bộ ; Một số công việc được thực hiện tại văn thư đơn vị như các văn bản thuộc thẩm quyền ký của trưởng các đơn vị, văn bản đến đích danh đơn vị…
Bộ phận thực hiện CTVT trực thuộc Phòng Hành Chính, thực hiện theo những quy định về chức năng và nhiệm vụ do Lãnh đạo quy định dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Trưởng phòng Hành chính. Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về CTVT của cơ quan. Bộ phận văn thư thực hiện các nhiệm vụ được quy định chi tiết tại Quyết định số 199/QĐ- VPB5 ngày 28 tháng 12 năm 2012 của Chánh Văn phòng Bộ về ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các phòng và đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ Y Tế như sau:
- Tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan theo quy định tại khoản 2 Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư;
- Căn cứ vào quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng các văn bản trình lãnh đạo Bộ hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư;
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, tham gia hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ vản thư cho các đơn vị thuộc cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ Y Tế;
- Thực hiện quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật; - Thực hiện thống kê về văn thư theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Văn phòng Bộ giao.
Việc bố trí phòng ban làm việc ngoài chú trọng vào việc làm rõ chức năng, nhiệm vụ, Lãnh đạo Văn phòng quan tâm tới việc bố trí, sắp xếp phòng làm việc để có không gian làm việc, môi trường tốt nhất trong điều kiện của cơ quan Bộ Y Tế. Bộ phận văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế: Bộ phận Văn thư thuộc Phòng Hành chính được bố trí ở phòng 102B nhà B – toà nhà chính thuận tiện cho khách đến làm việc hoặc cán bộ văn thư di chuyển để chuyển giao văn bản, phòng được bố trí thành nhiều phòng nhỏ hơn trong đó bộ phận Văn thư có không gian rộng nhất và được bố trí bàn ghế và có vách ngăn cách
với khu vực khách đến làm thủ tục. Một phòng riêng cho Trưởng, phó phòng giúp cho việc giải quyết và xử lý văn bản cũng như dễ dàng trong việc quản lý nhân viên. Trong phòng các máy photo, máy in, máy tính được bố trí hợp lý, dễ dàng khi cần sử dụng; Ánh sáng trong phòng làm việc luôn được đảm bảo tốt nhất để không làm ảnh hưởng đến sức khỏe của các cán bộ nhân viên.
Do khối lượng công việc lớn, bộ phận Văn thư thuộc Phòng Hành chính được chia làm 3 bộ phận là bộ phận một cửa, bộ phận quản lý văn bản đi và bộ phận quản lý văn bản đến.
Qua việc tổ chức bộ máy làm văn thư có thể nhận thấy:
Ưu điểm:
Hình thức văn thư hỗn hợp áp dụng tại cơ quan có thể rút ngắn được thời gian ban hành văn bản vì giảm thiểu được thời gian đi lại, thời gian trình ký;
Văn thư hỗn hợp giúp đạt hiệu quả trong thông tin quản lý, đồng thời thống nhất trong việc tiếp nhận văn bản và đăng lí văn bản, tránh chồng chéo văn bản như đối với hình thức văn thư phân tán. Hình thức văn thư hỗn hợp giúp giảm tải khối lượng văn bản, công việc dồn về một chỗ như hình thức tập trung. Đây là hình thức phù hợp với các cơ quan có quy mô lớn như Bộ Y Tế với khối lượng văn bản lớn, nhiều khâu, nhiều bộ phận thực hiện.
Nhược điểm:
Một khó khăn của hình thức này đó là đối với các đơn vị trực thuộc nằm ngoài khuôn viên của Bộ thì việc di chuyển đến các địa điểm này gây mất thời gian có thể làm ảnh hưởng đến công việc giải quyết.
Hiện nay việc tổ chức bộ phận làm công tác văn thư được thực hiện theo văn bản hướng dẫn cũ đã hết hiệu lực, công tác văn thư thực hiện không được thống nhất trong hệ thống với các cơ quan khác.