8. Kết cấu của khóa luận
3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo đối với công tác văn thư của cơ
cơ quan
Thủ trưởng đơn vị, lãnh đạo phòng ban là những người đưa ra những quyết định quản lý trong các hoạt động thuộc thẩm quyền của mình, việc tăng cường nhận thức cho lãnh đạo về tầm quan trọng của văn thư trong hoạt động của cơ quan có vai trò vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng của hoạt động. Đối với việc lãnh đạo được trang bị đầy đủ các kiến thức về văn thư và nhận thức đúng đắn về vai trò và vị trí của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan sẽ đưa ra được những quyết định quản lý tốt nhất.
- Về Thủ trưởng cơ quan: Là người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quản lý và chỉ đạo thực hiện về công tác văn thư. Thủ trưởng có thể giao nhiệm vụ cho các Thứ tưởng hoặc Chánh Văn phòng trong việc tổ chức và quản lý về văn thư nhưng phải luôn nắm được tình hình hoạt động và có những ý kiến chỉ đạo để chấn chỉnh và thực hiện văn thư cơ quan; Lãnh đạo cơ quan phải dành thời gian để nghiên cứu về các vấn đề về công tác văn thư đồng thời tham gia các hội nghị tổng kết về văn phòng để nghe và có những chỉ đạo về phương pháp, cách làm phù hợp nhất với tình hình hoạt động của cơ quan.
về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, vì vậy Lãnh đạo Văn phòng cần phải đề xuất, tham mưu cho thủ trưởng trong việc tổ chức và quản lý VTLT; Bố trí, sắp xếp nhân sự, nguồn lực làm công tác văn thư một cách hợp lý, khoa học; Chỉ đạo cho cấp dưới thực hiện đúng những quy định, quy chế về văn thư. Lãnh đạo văn phòng cần quan tâm tới đời sống của các cán bộ làm nhiệm vụ để tạo sự yên tâm khi làm việc. Chánh văn phòng có thể giao quyên hạn cho Phó Chánh văn phòng phụ trách hành chính để chỉ đạo trực tiếp công việc và phổ biến đến các cán bộ, chuyên viên những quy định về văn thư đồng thời chịu trách nhiệm và báo cáo thường xuyên công tác văn thư tới cấp trên như vậy tránh được việc chồng chéo hay quá tải trong việc điều hành công việc.
- Về trưởng các đơn vị: Nhận thức vai trò ý ghĩa của văn thư trong hoạt động của toàn bộ cơ quan, đôn đốc, nhắc nhở cán bộ thuộc đơn vị mình hoàn thành tốt những nghiệp vụ văn thư như soạn thảo văn bản theo đúng quy định, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng hạn và đúng quy định.
- Đối với Trưởng phòng Hành chính là người quản lý gần nhất với hoạt động văn thư, cần phải nắm bắt rõ nhất những công việc đến từng chi tiết, tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo Văn phòng những kế hoạch phát triển, cơ sở vật chất, nhân sự, bộ máy… từ đó tạo được sự liên tục trong hoạt động tổ chức và quản lý từ cấp thấp nhất lên với lãnh đạo.
Các cấp Lãnh đạo cần có những kế hoạch nhằm tổ chức bộ máy hợp lý, sắp xếp nhân sự phù hợp với vị trí mà công việc yêu cầu, năng lực, trình độ của từng cán bộ, chuyên viên. Đồng thời trong quá trình tuyển dụng nhân sự làm công tác văn thư cần xây dựng thang đo tiêu chuẩn phù hợp với vị trí văn thư như cần tốt nghiệp các chuyên ngành về văn thư, lưu trữ, có tính cẩn thận, tỉ mỉ.
Lãnh đạo cần trao quyền giám sát và thực hiện công việc cho các cán bộ chuyên viên thông qua việc kiểm tra chéo, tự phê bình và nhận trách nhiệm trong công việc của mỗi chuyên viên.
Trang bị cho Lãnh đạo văn phòng về các nghiệp vụ văn thư để có thể phát hiện lỗi sai, nắm vững thực tiễn là điều kiện cho Lãnh đạo hiểu rõ hơn về nghiệp vụ và đưa ra những chỉ đạo thiết thực, đúng đắn.
Con người là yếu tố quan trọng nhất trong hiệu quả tổ chức của cơ quan, vì vậy trong công tác tổ chức và quản lý văn thư, Lãnh đạo cần xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng toàn diện cho cán bộ làm công tác văn thư như thường xuyên được đào tạo nghiệp vụ và kỹ năng, tham gia các buổi thuyết trình; cử đi học hỏi các mô hình tiên tiến ở các cơ quan ngay cả các doanh nghiệp để học hỏi và ứng dụng hiện đại hóa văn phòng.
3.2.2.Đào tạo, bồi dưỡng cho Lãnh đạo các khóa bồi dưỡng nghiệp vụ
Thứ nhất: Lãnh đạo Văn phòng tham gia những buổi tập huấn về nghiệp vụ để nắm bắt quy trình nghiệp vụ như quản lý văn bản đi đến, lập hồ sơ… từ đó phát hiện được những sai sót và đánh giá được quá trình thực hiện công việc. Trong các khóa bồi dưỡng, Lãnh đạo phải đặt mình vào vai trò của một cán bộ chuyên môn, một cán bộ văn thư của cơ quan để có đánh giá khách quan.
Thứ hai: Nâng cao năng lực quản lý công tác văn thư cho nhà Lãnh đạo văn phòng qua các lớp do Cục văn thư lưu trữ tổ chức hoặc các khóa tham quan mô hình quản lý của các cơ quan khác