8. Kết cấu của khóa luận
2.3.3.4. Tổ chức và quản lý văn bản đến
Khối lượng văn bản đến của Bộ Y Tế là con số không nhỏ, cần có quy trình tổ chức và quản lý phù hợp để đạt được hiệu quả
Trình tự quản lý văn bản đến của Bộ y tế được thực hiện
Bước 1:Tiếp nhận, bóc bì và đăng ký văn bản đến
Tất cả các văn bản đến đều tập trung tại Phòng Hành chính (Văn phòng Bộ) để làm thủ tục, phân loại sơ bộ và đăng lý văn bản đến. Các văn bản được scan và đăng ký vào hệ thống văn bản điện tử sau đó được chuyển cho Lãnh đạo Văn phòng để phân phối ý kiến văn bản đến. Đối với văn bản điện tử phải
được xác minh tính chính xác và đăng ký số văn bản trên hệ thống và chuyển Lãnh đạo phân phối ý kiến. Văn bản mật được đăng ký số riêng.
Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư phải ký nhận với người chuyển phát ghi rõ ngày tháng nhận và phải giữ bì văn bản tối thiểu là 1 tháng mới được hủy. Đối với việc bóc bì, văn bản bóc bì phải giữ nguyên vẹn không được làm mất nội dung bên trong. Văn bản bóc bì theo thứ tự sau khi bóc bì văn bản phải được đóng dấu đến, lập phiếu xử lý văn bản đến và đăng ký vào sổ văn bản đến.
Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến
Phòng Hành chính sau khi nhận được văn bản đến thì cán bộ văn thư làm thủ tục đăng ký văn bản đến trên hệ thống và chuyển đến Lãnh đạo, các cán bộ, phòng ban qua hệ thống để giải quyết công việc, đối với văn bản mật, tối mật, tuyệt mật thì Chánh Văn phòng bóc bì và xử lý. Việc chuyển giao văn bản được thực hiện đúng người, đúng đối tượng, người nhận ký vào sổ chuyển giao văn bản của Văn phòng Bộ. Khi chuyển giao văn bản có kèm theo phiếu xử lý văn bản để theo dõi việc giải quyết văn bản.
Mẫu Phiếu trình ký Lãnh đạo Bộ Y Tế (Phụ lục số 03)
Bước 3:Giải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến
Lãnh đạo các đơn vị có trách nhiệm đôn đốc nhắc nhở trong việc xử lý văn bản
Chánh Văn phòng có trách nhiệm: Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị và nội dung, mức độ quan trọng của văn bản đến, cho ý kiến đề xuất trong Hệ thống trình Lãnh đạo Bộ hoặc chuyển đến cho các đơn vị giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ được giao; Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; Văn bản đến của Trung ương Đảng, Quốc hội, Chính phủ sau khi trình, giải quyết được lưu bản chính tại Văn phòng Bộ (Tổ thư ký).
Theo thống kê của Phòng Hành Chính (Văn phòng Bộ Y Tế) khối lượng văn bản đến của Bộ năm 2015 - 2016 trong đó:
Bảng 2.3. Số lượng văn bản đến của Bộ Y Tế năm 2015-2016 Nguồn 2015 2016 Tổng văn bản 3684 4596 Cơ quan Bộ 1045 1157 CQ ban ngành NN 1721 2118 Đơn vị trực thuộc 600 978 Cá nhân, đơn vị khác 318 343 Nguồn: Phòng Hành chính, VP Bộ Y Tế
Biểu đồ 2.2 Số lượng văn bản đến Bộ Y Tế năm 2015 - 2016
Qua biểu đồ 2.2 cho thấy mỗi năm số lượng văn bản mà văn thư cơ quan tiếp nhận là con số không nhỏ và tăng hằng năm, trong đó các văn bản thông thường chiếm phần lớn là các văn bản trao đổi thông tin giữa các Bộ, ngoài ra trong bảng số liệu của Phòng Hành chính vẫn chưa được thể hiện đầy đủ nội dung các văn bản đến như hằng năm Bộ nhận được nhiều văn bản mật và các đơn thư của các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước và các văn bản
0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 4000 4500 5000 Năm 2015 Năm 2016
gửi theo đường điện tử chưa được thống kê đầy đủ. Các văn bản chủ yếu là trao đổi thông tin từ các cơ quan ban nganh như Ủy ban nhân dân, các bệnh viện, Bộ Công an… Có thể so sánh thấy số lượng văn bản đến chiếm con số nhỏ hơn rất nhiều so với số lượng văn bản mà hằng năm cơ quan ban hành, bởi tính chất đặc trưng trong hoạt động quản lý nhà nước ở cơ quan trung ương. Do đó việc tổ chức và quản lý văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, chính xác để đảm bảo tiến độ giải quyết công việc.
Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến Bộ Y Tế (Phụ lục số 06)