8. Kết cấu của khóa luận
3.1.2. Những tồn tại, hạn chế trong công tác tổ chức và quản lý về văn thư
văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế
Bên cạnh những kết quả đạt được công tác tổ chức và quản lý văn thư vẫn còn tồn tại những mặt hạn chế như sau:
- Phần lớn các văn bản đều trình bày đúng về thể thức cũng như kỹ thuật, tuy nhiên vẫn còn một số lượng nhỏ văn bản vẫn còn sai sót như cỡ chữ chưa thống nhất, đánh số, ngày tháng bằng máy hay dấu phần nơi nhận chưa đúng.
- Các văn bản điện tử được gửi đến chưa in ra giấy để vào sổ đăng ký văn bản do đó quản lý khó khăn và nguy cơ mất văn bản khi xảy ra lỗi hệ thống quản lý hay máy tính.
- Cập nhật các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư chưa nhanh chóng, vẫn sử dụng theo hướng dẫn của nhiều văn bản cũ.
văn bản chưa thống nhất chặt chẽ, lãnh đạo nhiều đơn vị chưa tích cực nhắc nhở, đôn đốc cán bộ triển khai đúng theo những nội dung quy chế về văn thư đã quy định.
- Nộp lưu tài liệu hồ sơ vào lưu trữ còn chậm, đôn đốc nhắc nhở nhiều lần, tình trạng hồ sơ nộp lưu lộn xộn, không khoa học, thủ tục nộp lưu văn bản còn rườm rà nhiều khâu, nhiều thủ tục gây lãng phí thời gian. Danh mục hồ sơ tài liệu của cơ quan chưa được xây dựng cụ thể, chi tiết đúng với những quy định, vì vậy cần có giải pháp xây dựng và hoàn thiện danh mục hồ sơ tạo điều kiện cho quá trình lập hồ sơ của các cán bộ.
- Cán bộ văn thư vẫn còn công tác kiêm nhiệm, chưa chuyên môn hóa trong công tác. Đồng thời việc chế độ chính sách chưa thực sự đáp ứng yêu cầu cần thiết về cuộc sống cho các cán bộ, điều này làm cho thế hệ cán bộ trẻ không thực sự gắn bó lâu dài với công việc hoặc không thực sự phát huy hết khả năng và sức trẻ của mình.
- Còn nhiều hạn chế trong việc để các cán bộ văn thư tham gia tham mưu cho lãnh đạo trong việc thay đổi thói quen làm việc, cải thiện nâng cao tính khoa học trong quá trình làm việc để phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan, tránh dập khuôn máy móc.
- Việc kiểm tra, giám sát thực hiện quy chế về văn thư chưa thực sự sát sao, vẫn còn xảy ra tình trạng sai về thể thức văn bản, kĩ thuật trình bày văn bản.