8. Kết cấu của khóa luận
2.3.3.3. Tổ chức và quản lý văn bản đi
Trong việc tổ chức và quản lý văn bản đi, Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo việc tổ chức thực hiện theo quy định.
Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi của Bộ Y Tế được thực hiện qua các bước:
Bước 1: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi văn bản được ban hành cán bộ văn thư giữ con dấu cơ quan có trách nhiệm thực hiện kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu văn bản đúng theo quy định thì Văn thư thực hiện tiếp nghiệp vụ, nếu phát hiện có sai sót, cán bộ văn thư sẽ báo lại cho người có trách nhiệm và chuyển trả lại văn bản cho đơn vị soạn thảo để sửa đổi, bổ sung.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Bộ Y Tế được thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Quy chế về công tác văn thư của Bộ Y tế bao gồm 9 thành phần thể thức bắt buộc. Ngoài ra tùy theo tính chất của văn bản mà có thể thêm một số thành phần thể thức theo quy định của pháp luật.
Bước 2: Ghi số và ghi ngày tháng năm cho văn bản
Đối với những văn bản đáp ứng đúng về thể thức và kỹ thuật cán bộ văn thư trình ký lãnh đạo, khi người có thẩm quyền ký phê duyệt, văn bản sẽ được chuyển cho bộ phận cấp cố văn bản để ghi số cho văn bản và ngày tháng năm ban hành văn bản. Số văn bản được ghi theo hệ thống số chung của cơ quan: Đánh số từ số 01 của ngày làm việc đầu tiên của năm theo các loại văn bản quyết định, công văn, tờ trình, thông tư…Văn bản của Văn phòng Bộ, Ban dự án được đánh theo hệ thống số riêng. Đối với các văn bản mật được cấp số riêng.
Trong trường hợp văn bản phát hành đã có văn bản gốc nhưng chưa có văn bản điện tử thì bộ phận Văn thư (Phòng Hành chính) không cấp số cho văn bản. Số văn bản được cấp trên hệ thống điện tử và trên văn bản giấy.
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật, dấu khẩn
Nhân bản văn bản đúng theo số lượng tại nơi nhận được xác định cụ thể, đối với các văn bản mật việc nhân bản phải có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo đơn vị và được thực hiện theo Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lênh bảo vệ bí mật nhà nước và Thông tư số 06/2015/TT-BYT ngày 31 tháng 3 năm 2015 của Bộ Y Tế quy định về công tác bảo về bí mật nhà nước ngành y tế.
Việc đóng dấu cơ quan, đóng dấu mật khẩn được thực hiện theo quy định của pháp luật và Quy chế công tác văn thư của Bộ Y Tế.
Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Chuyển phát văn bản được thực hiện qua đường bưu điện và qua fax, qua mạng theo những quy định của pháp luật và theo quy định của Bộ Y Tế. Cán bộ văn thư có trách nhiện trong việc theo dõi chuyển phát, nếu xảy ra lỗi hoặc thất lạc văn bản phải xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng để giải quyết.
Mẫu giấy đề nghị chuyển phát văn bản đi (Phụ lục số 05)
Bước 5: Lưu văn bản
Văn bản đi phải được lưu 2 bản: một bản gốc lưu tại Văn phòng Bộ, một bản chính lưu trong hồ sơ công việc. Bản gốc lưu tại Văn phòng phải có chữ ký nháy của Lãnh đạo đơn vị soạn thảo và được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự ban hành. Đối với văn bản mật được thực hiện theo quy định nhà nước về bảo vệ bí mật.
Bảng 2.2. Thống kê số lượng văn bản đi của Bộ Y Tế năm 2015-2016
Tên loại văn bản 2015 2016
Quyết định 5642 7719 Công văn 8236 8934 Kế hoạch 529 1244 Báo cáo 1172 1304 Thông báo 1078 503 Thông tư 59 52
Với các số liệu bảng 2.2 được thể hiện trong biểu đồ 2.1 sau:
Biểu đồ 2.1 Số lượng văn bản đi Bộ Y Tế năm 2015 - 2016
Qua số liệu bảng 2.2 và biểu đồ 2.1 thể hiện số lượng văn bản đi của Bộ Y Tế trong 2 năm gần đây 2015 - 2016 có thể nhận thấy khối lượng văn bản hành chính năm 2016 tăng so với năm 2015, số lượng Quyết định và Kế hoạch tăng mạnh, thông báo có khối lượng văn bản giảm mạnh gần ½ nguyên nhân một phần các cán bộ sử dụng mạng máy tính thay cho giấy truyền thông trong nhiều thông báo của cơ quan. Công văn là hình thức văn bản hành chính được sử dụng nhiều nhất, phổ biến nhất với nhiều loại công văn trả lời, công văn đề nghị... Với số liệu này vẫn chưa đưa đến cho người xem một cái nhìn tổng quan về khối lượng văn bản đi với các loại văn bản khác. Mỗi năm hoạt động của cơ quan lại sản sinh ra khối lượng lớn giấy tờ. Trong hai năm gần đây mặc dù cơ quan sử dụng hình thức văn bản điện tử nhưng khối lượng văn bản ban hành tăng nhiều có thể thấy việc trao đổi thông tin giữa Bộ Y Tế với các cơ quan ngày càng nhiều.
Ngoài các văn bản của Bộ ban hành thì hằng năm Văn phòng Bộ Y Tế
0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000 9000 10000 Năm 2015 Năm 2016
cũng ban hành một khối lượng văn bản lớn trong việc trao đổi thông tin với các đơn vị trực thuộc Bộ Y Tế và các cơ quan, ban ngành khác.
Bên cạnh đó để thực hiện chức năng quản lý nhà nước về y tế hằng năm Bộ Y tế còn ban hành văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực y tế như số lượng Thông tư ban hành năm 2016 là 52 văn bản và năm 2015 là 59 văn bản, ngoài ra Bộ Y Tế ban hành các văn bản hợp nhất và thông tư liên tịch về các vấn đề y tế. Có thể nhận thấy trong hoạt động quản lý văn bản hành chính là loại văn bản được sử dụng chủ yếu và thường xuyên.
Nhìn chung trong công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng Bộ Y tế đều được thực hiện theo đúng quy trình và tuân thủ đảm bảo các quy định của pháp luật và cơ quan, Văn bản đi được kiểm soát tương đối kỹ càng trước khi ban hành nhằm hạn chế những sai sót, vì vậy hiện tượng các văn bản gửi đi không bị trả lại hoặc có phản ánh vê sai về thể thức hay kỹ thuật trình bày của văn bản. Tuy nhiên quy trình quản lý văn bản đi còn nhiều thủ tục cần có những biện pháp để giảm thiểu tránh gây trở ngại cho cán bộ soạn thảo và khi có văn bản cần ban hành khẩn.
Một số văn bản do Bộ Y Tế ban hành (Phụ lục số 04) Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi (Phụ lục số 06)