8. Kết cấu của khóa luận
2.3.3.5. Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu Bộ Y Tế là đại diện pháp lý cho cơ quan việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định của pháp luật và chỉ đạo của Bộ trưởng. Trong việc quản lý và sử dụng con dấu, cơ quan Bộ Y Tế chưa có một văn bản riêng nào quy định, tuy nhiên việc sử dụng và quản lý con dấu vẫn được thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo quản và sử dụng con dấu và theo Điều của Quy chế văn thư của Bộ Y tế. Trong việc quản lý và sử dụng con dấu Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng.
Con dấu của cơ quan được giao cho cán bộ văn thư thuộc phòng Hành chính Văn phòng Bộ bảo quản và sử dụng, cán bộ công chức đó chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo cơ quan, Lãnh đạo Văn phòng theo quy định:
- Con dấu được bảo quản trong két sắt trong phòng làm việc của bộ
phận văn thư và được cất giữ cẩn thận sau khi làm xong việc
- Cán bộ văn thư không được mang con dấu ra ngoài cơ quan khi chưa
có sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan hay Lãnh đạo văn phòng
- Không cho người khác sử dụng con dấu khi chưa có sự đồng ý của
Lãnh đạo
thẩm quyền ký văn bản, đóng dấu vào văn bản không có nội dung), đối với các chữ ký sao chụp thì phải có bản gốc và văn thư phải lưu bản gốc đó.
- Con dấu được đảm bảo không bị sứt, mẻ hay bị cong nếu phát hiện
tình trạng dấu có dấu hiệu hỏng cần phải báo cáo cho Trưởng phòng hoặc Lãnh đạo văn phòng để kịp thời giải quyết.
- Khi sử dụng dấu con dấu phải đóng trùm lên 1/3 chũ ký, dấu đóng
thẳng, rõ ràng, đúng chiều, mực dấu đỏ tươi không bị nhòe.
Việc sử dụng và bảo quản con dấu ở Bộ Y Tế được thực hiện nghiêm túc, tuân thủ đúng theo thủ tục quy định đảm bảo an toàn, chặt chẽ. Con dấu cơ quan và dấu Văn phòng, dấu chức danh, dấu “Đến”, dấu “Mật”, “Khẩn” được đặt trong tủ của bộ phận văn thư có khóa cẩn thận sau giờ làm việc, mực dấu có màu đỏ tươi. Việc đảm bảo đúng các quy định về quản lý và sử dụng con dấu đảm bảo tính pháp lý cho văn bản chính xác góp phần vào bảo vệ bí mật nhà nước, tránh trường hợp rủi ro do con dấu đóng sai mang lại.