8. Kết cấu của khóa luận
2.3.5. Trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư
Cơ sở vật chất là yếu tố quan trọng trong hoạt động của bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Cơ sở vật chất đầy đủ đáp ứng được yêu cầu công việc, trang thiết bị hiện đại giảm thiểu rủi ro, tăng tính hiệu quả, vì vậy phải cần phải đầu tư đúng mức. Đặc biệt trong công tác văn thư, lưu trữ yêu cầu về cơ sở vật chất cao như phòng làm việc, máy móc hiện đại.
Văn phòng Bộ là đơn vị lớn, yêu cầu công việc cao, số lượng văn bản lớn vì vậy cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ công tác văn thư là vấn đề được Lãnh đạo Văn phòng đặc biệt quan tâm.
Về cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư được tổ chức như sau: Bộ phận Văn thư thuộc phòng Hành chính được đặt tại tầng 1 tòa nhà B – Tòa nhà chính của Bộ Y Tế thuận tiện cho việc trao đổi công việc, đến liên hệ, trình ký văn bản…, phòng được bố trí với 4 phòng làm việc của trưởng,
phó phòng; Bộ phận Tổ chức cán bộ và bộ phận Văn thư.
Trong điều kiện công nghệ thông tin ngày càng phát triển, để thực hiện hiện đại hóa văn phòng Lãnh đạo Văn phòng Bộ Y Tế đã trang bị nhiều thiết bị, máy móc hiện đại để phục vụ cho công tác văn thư của cơ quan.
Bảng 2.4. Trang thiết bị được dùng cho Văn thư
Máy vi tính Chiếc 10
Máy in Chiếc 2
Máy quét (Scanner) Chiếc 4
Máy Photocoppy Chiếc 4
Máy Fax Chiếc 1
Máy hủy tài liệu Chiếc 0
(Theo số liệu báo cáo từ phòng hành chính tháng 12/2016)
Ngoài ra phòng làm việc của bộ phận Văn thư cũng được trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất như:
- Bàn ghế làm việc của cán bộ văn thư là bàn dài có vách ngăn nhằm đảm bảo an toàn và trật tự
- Tủ đựng tài liệu được thiết kế nhiều ngăn để bên dưới bàn thuận tiện cho việc tìm kiếm văn bản, đựng con dấu và tiết kiệm được không gian.
- Đồ dùng văn phòng phẩm cũng được trang bị đầy đủ như dập ghim, keo dán, giấy, bút…
- Bên cạnh đó phòng làm việc trang bị đầy đủ đèn điện, máy điều hòa, đồng hồ.. đảm bảo không gian làm việc tốt nhất.
Các trang thiết bị được sử dụng một cách hiệu quả, hằng năm Văn phòng luôn kiểm tra, bảo trì máy móc, trang thiết bị góp phần hiện đại hóa văn phòng. Việc đảm bảo cơ sở vật chất cho phòng làm việc của bộ phận văn thư cũng đem lại một hình ảnh văn minh hiện đại cho cơ quan bởi có thể nói
bộ phận văn thư là bộ mặt của cơ quan khi là nơi trực tiếp đón tiếp các cá nhân, tổ chức đến làm việc.
2.3.6.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
Ngày nay với sự phát triển mạnh của CNTT, nhiều phần mềm quản lý ra đời giúp cho các nhà quản lý thực hiện hoạt động quản lý dễ dàng, nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng nhất.
Là đơn vị giữ vị trí đầu mối thông tin của cả cơ quan, Văn phòng Bộ Y Tế luôn tích cực tìm hiểu và ứng dụng những phần mềm vào trong tổ chức công việc và quản lý của cơ quan. Đặc biệt trong tổ chức và quản lý về văn thư, Lãnh đạo Văn phòng đã cho ứng dụng nhiều phần mềm vào công việc nhằm hiện đại hóa quy trình thực hiện công việc, tiết kiệm thời gian và quản lý công việc dễ dàng.
Với sự trợ giúp của máy tính, trong công tác soạn thảo văn bản các chuyên viên dễ dàng soạn thảo những văn bản với phông chữ, căn lề chuẩn nhất đồng thời cho ra những văn bản chuẩn và thống nhất tránh những sai sót.
Một số phần mềm hiện đang được sử dụng để quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế như:
- Phần mềm Quản lý và điều hành văn bản điện tử văn bản điện tử: Là thành phần trong hệ thống mạng thông tin của cơ quan phục vụ công tác quản lý và điều hành tác nghiệp, trao đổi thông tin chia sẻ dữ liệu của các đơn vị trong cơ quan Bộ Y Tế với những chức năng cơ bản như: Quản lý văn bản đi đến, chuyển nhận văn bản thông qua mạng máy tính của cơ quan; Xử lý văn bản, giải quyết công việc thông qua hồ sơ công việc trên phần mềm; Quản lý tài nguyên, chia sẻ tài liệu và báo cáo thống kê. Phần mềm hỗ trợ lãnh đạo trong điều hành hoạt động tác nghiệp của các cán bộ, chuyên viên về công tác văn thư trong cơ quan. Trao đổi thông tin nội bọ và trao đổi với bên ngoài cơ quan. Văn phòng tổ chức triển khai sử dụng phần mềm và quản lý quá trình
sử dụng phần mềm đối với các cơ quan đơn vị của Bộ Y Tế. Phòng Công nghệ thông tin của Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm vận hành hoạt động của phần mềm và quản lý người dùng bằng các tài khoản. Với phần mềm này giúp cho việc trao đổi thông tin dễ dàng, việc quản lý văn bản khoa học và công tác văn thư trở nên linh hoạt, thuận tiện hơn với cán bộ công chức. Để quản lý phần mềm Văn phòng ban hành Quy chế sử dụng phần mềm quản lý và điều hành văn bản điện tử trong cơ quan Bộ Y Tế. Những các nhân muốn truy cập phần mềm cần có tài khoản được đăng ký.
Giao diện đăng nhập vào phần mềm quản lý và điều hành văn bản điện tử Bộ Y Tế (Phụ lục số 07)
- Hệ thống thư điện tử cơ quan: Theo chỉ đạo của Bộ Trưởng Bộ Y Tế, Văn phòng Bộ đã ứng dụng việc sử dụng thư điện tử vào trong cơ quan giúp trao đổi thông tin nhanh chóng, hạn chế việc sử dụng văn bản giấy truyền thống góp phần vào công cuộc cải cách hành chính của cơ quan.
Giao diện đăng nhập vào hệ thống thư điện tử Bộ Y Tế (Phụ lục số 07) - Một số các phần mềm sọan thảo văn bản, phần mềm V-office về quản trị Văn phòng hiện đại trong đó có quản lý về văn bản tài liệu của đơn vị, cơ quan.
Các phần mềm giúp cho quá trình trao đổi thông tin, cung cấp và xử lý thông tin, văn bản nhanh chóng, thuận tiện, tạo nên sự thống nhất trong thông tin nội bộ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp giải phóng được sức lao động của các cán bộ, tiết kiệm được chi phí trong việc mua sắm văn phòng phẩm, giúp thực hiện các nghiệp vụ văn thư một cách thuận tiện nhanh chóng và hiệu quả.