8. Kết cấu của khóa luận
2.3.4.1. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ
Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư là hoạt động chính và thường xuyên của Văn phòng Bộ Y Tế để nâng cao chất lượng công tác văn thư của cơ quan và các đơn vị trực thuộc Bộ Y Tế đồng thời nâng cao trình độ, hiểu biết về nghiệp vụ văn thư cho lãnh đạo, các cán bộ văn thư và các cán bộ chuyên môn các phòng ban, đơn vị.
Đối với các văn bản mà các đơn vị cơ quan gửi về Bộ Y Tế bắt buộc phải qua bộ phận Văn thư của phòng Hành chính để đăng kí và kiểm tra thể thức trước khi được chuyển cho các đơn vị giải quyết. Các văn bản không đảm bảo đúng thể thức sẽ không được giải quyết gửi trả văn bản đồng thời Văn phòng Bộ sẽ gửi công văn góp ý sửa đổi văn bản tới các đơn vị có văn bản sai. Đây là cách gián tiếp để hướng dẫn chỉ đạo thực hiện công tác văn thư đối với các cơ quan trực thuộc. Bộ phận Văn thư giúp Chánh Văn phòng trong việc góp ý xây dựng văn bản cho các đơn vị cần xây dựng văn bản quản lý.
Để đơn giản và thuận tiện hơn cho các cán bộ, chuyên viên trong việc thực hiện cac nghiệp vụ văn thư, Bộ ban hành quy chế văn thư áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ. Quy chế hướng dẫn đầy đủ, chi tiết các nghiệp vụ văn thư. Ngoài ra còn ban hành một số văn bản hướng dẫn thực hiện công tác văn thư như:
Quy chế Công tác văn thư của Bộ Y Tế (Phụ lục số 03)
Một số văn bản hướng dẫn sửa lỗi văn bản của VP Bộ (Phụ lục số 08) Để trực tiếp nâng cao hơn nữa về nghiệp vụ văn thư cho các cán bộ,
công chức trong cơ quan, Bộ Y tế thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ, cử cán bộ văn thư đi học các lớp bồi dưỡng về văn thư tại các trường, cơ sở đào tạo về văn thư, đồng thời các cán bộ văn thư Phòng Hành chính trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ soạn thảo văn bản cho các chuyên viên và các nghiệp vụ khác cho cán bộ văn thư của các đơn vị. Bộ Y Tế còn tổ chức tập huấn cho cán bộ trong việc sử dụng quản lý các phần mềm quản lý văn bản, mạng LAN…
Từ các hoạt động hướng dẫn nghiệp vụ, các cán bộ chuyên viên ngày càng nhận thức rõ tầm quan trong của CTVT và nâng cao được kiến thức về văn thư. Lãnh đạo cơ quan và các đơn vị ngày càng quan tâm hơn tới hoạt động hướng dẫn nghiệp vụ văn thư.