8. Kết cấu của khóa luận
2.3.2. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư
Nhân sự làm việc trong các cơ quan, tổ chức là yếu tố quyết định dẫn đến hiệu quả đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan. Việc bố trí nhân sự đúng chuyên môn nghiệp vụ là nhân tố ảnh hưởng đến quá trình làm việc của phòng, đối với Văn phòng Bộ Y Tế việc nhân sự làm việc luôn được Lãnh đạo Văn phòng coi trọng vì đây là bộ não thông tin của cơ quan, đặc biệt trong công tác văn thư, lưu trữ việc bố trí nhân sự phù hợp đảm bảo hoạt động. Nhân sự có trình độ cao sẽ tìm ra được những phương pháp làm việc khoa học, khả năng chuyên sâu tốt hơn. Việc tuyển dụng và đào tạo bồi dưỡng luôn được chú trọng thực hiện để nâng cao và hoàn thiện hơn nữa trình độ đội ngũ làm việc về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
Để nâng cao năng lực cũng như trình độ chuyên môn của các cán bộ làm công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế, Lãnh đạo Văn phòng xem xét dựa trên sự đề xuất của trưởng các phòng ban phụ trác để cử người đi học các khóa tập huấn ngắn hạn về văn thư. Hằng năm Văn phòng Bộ còn tổ chức từ 4 – 5 lớp học, mỗi lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư gồm 150 học viên là các cán bộ trong cơ quan Bộ Y Tế và các cơ quan trực thuộc cả 3 miền; Cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước. Chính nhờ những nỗ lực nhằm nâng cao năng lực làm việc cho cán bộ về văn thư mà nhìn chung hiện nay công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế được đổi mới và hoàn thành các nhiệm vụ được giao.
Đối với công tác văn thư, theo Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư năm 2016 của Văn phòng Bộ gửi báo cáo cho Cục Văn thư, lưu trữ thì tổ chức nhân sự làm công tác văn thư tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2016 như sau:
Bảng 2.1: Thống kê tổ chức nhân sự làm công tác văn thư năm 2016
Nhân sự làm công tác văn thư Số lượng Đơn vị: Người
Ghi chú
Tổng số 10
Nữ 6
Kiêm nhiệm công tác khác 2
Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ 2
Trên đại học chuyên ngành khác 1
Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ 3
Đại học chuyên ngành khác 2
Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ 1
Trung cấp chuyên ngành khác 1
Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề nghiệp văn thư
Chuyên viên chính văn thư 3
Chuyên viên văn thư 2
Nhân viên văn thư 1
Khác 4 Độ tuổi Từ 30 trở xuống 2 Từ 31 đến 40 6 Từ 41 đến 50 1 Từ 51 đến 60 1 Nguồn: Phòng Hành chính, VP Bộ Y Tế
Qua bảng 2.1 cho thấy nữ giới chiếm phần lớn trong thực hiện công tác văn thư tại cơ quan, đây là công việc cần tính cẩn thận, tỉ mỉ, phù hợp cho giới nữ. Về trình độ chuyên môn của các cán bộ có hơn một nửa số nhân sự làm việc đã được đào tạo chuyên nghiệp về ngành văn thư, lưu trữ và có trình độ đại học và sau đại học chiếm hơn 50%, đối với các cán bộ thuộc các chuyên ngành khác được đào tạo, tập huấn về nghiệp vụ, tuy nhiên để nắm rõ nghiệp vụ cần phải được đào tạo chuyên nghiệp như cử đi tham gia các lớp
học tại chức về văn thư. Cần nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ. Độ tuổi các cán bộ làm văn thư phần lớn từ 31 đến 40 tuổi có kinh nghiệm làm việc, sức khỏe ổn định.
Nhân sự trực tiếp thực hiện nghiệp vụ văn thư đều là những cán bộ trẻ, nhiệt huyết, năng động vì vậy hiệu quả công việc được nâng cao, nhanh chóng thực hiện tốt các nghiệp vụ được giao.
Bộ phận Văn thư có 04 cán bộ trực tiếp thực hiện nghiệp vụ văn thư, kinh nghiệm làm việc của các cán bộ văn thư đều khá dày dặn, kinh nghiệm ít nhất là 2 năm làm việc tại cơ quan vì vậy hiểu rõ được tính chất, đặc trưng hoạt động của cơ quan tạo nền tảng thuận lợi cho việc thực hiện nghiệp vụ nhanh chóng, chính xác. Vì khối lượng công việc lớn và có tình trạng nghỉ thai sản, ốm đau, lãnh đạo phải điều chuyển hoặc cử cán bộ kiêm nhiệm trong phòng để thực hiện công việc thay thế.
Bên cạnh đó hiện nay chế độ chính sách, lương bổng của cá bộ làm công tác văn thư còn khá thấp, nhiều cán bộ đời sống còn thấp ảnh hưởng đến quá trình công tác như tư tưởng nhảy việc, chuyển công tác và có thể gây ra một số nạn quan liêu trong hoạt động văn thư.