8. Kết cấu của khóa luận
2.3.3.6. Công tác Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Lập hồ sơ là bước cuối cùng của công tác văn thư và là tiền đề, cơ sở cho bước đầu thực hiện công tác lưu trữ.
Đối với cơ quan Bộ Y Tế danh mục hồ sơ được xây dựng và ban hành từ năm 2002 cho đến nay vẫn đang sử dụng theo Danh mục này nên quá trình lập hồ sơ tương đối khó khăn và còn nhiều thủ tục rườm rà, gây khó khăn cho các cán bộ, chuyên viên. Danh mục hồ sơ tương đối đơn giản vì vậy cần phải nghiên cứu, xây dựng mẫu Danh mục hồ sơ mới để phù hợp hơn với thực tiễn hoạt động của cơ quan hiện nay
Qua quá trình tìm hiểu về việc thực hiện Lập hồ sơ ở Văn phòng Bộ Y Tế có thể thấy, đối với các văn bản đều được cán bộ văn thư lưu lại đúng với quy định, được phân loại theo từng thể loại văn bản tuy nhiên việc sắp xếp tài liệu còn chưa khoa học, đầy đủ gây khó khăn cho công tác lưu trữ sau này.
Khối lượng văn bản hình thành nhiều nên số lượng hồ sơ cũng tương đối lớn vì vậy đơn vị áp dụng cách sắp xếp theo tên loại văn bản và theo số thứ tự của văn bản.
Tên hồ sơ của Bộ được sắp xếp theo trình tự: Tên loại văn bản + tác giả + thời gian. Ví dụ như Quyết định của Bộ Y Tế năm 2016.
Dưới đây là trích dẫn danh mục hồ sơ của Văn phòng Bộ Y Tế (Danh mục hồ sơ hằng năm của cơ quan Bộ ban hành kèm theo Quyết định số 5291/2002/QĐ-BYT ngày 26 tháng 12 năm 2002 của Bộ Y Tế về việc ban hành quy định danh mục hằng năm của cơ quan Bộ Y Tế)
01. Các văn bản của cơ quan cấp trên chỉ đạo việc thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của ngành Y tế.
02. Các văn bản của cơ quan cấp trên chỉ đạo công tác không thuộc nhiệm vụ chuyên môn nhưng phải chấp hành.
03.Hồ sơ về Xây dựng dự án Luật, Pháp lệnh, chính sách, chế độ về quản lý ngành Y tế.
04. Tập Thông tư, Chỉ thị, Quyết định, Công văn của Bộ Y tế.
05. Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm và nhiều năm của cơ quan Bộ.
06. Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm và nhiều năm của các đơn vị trực thuộc Bộ.
07. Tài liệu các Hội nghị sơ kết, tổng kết công tác năm của cơ quan Bộ. 08. Hồ sơ Hội nghị tổng kết nhân dịp ngày lễ lớn hoặc các sự kiện quan trọng của cơ quan, ngành.
09. Hồ sơ về Hoạt động của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan Bộ với tư cách là thành viên của Chính phủ ( bản báo cáo, bản thuyết trình, giải trình, văn bản trả lời chất vấn của đại biểu quốc hội).
10. Hồ sơ về Cải cách hành chính ở cơ quan Bộ và ngành Y tế.
phòng,Văn thư, Lưu trữ hàng năm của cơ quan, của ngành.
12. Hồ sơ các Hội nghị về công tác Văn phòng, Văn thư, Lưu trữ của cơ quan, của ngành.
13. Hồ sơ Xây dựng các văn bản quy phạm phápluật về công tác Văn thư, Lưu trữ.
14. Báo cáo Thống kê tổng hợp công tác Văn thư, Lưu trữ của cơ quan. 15. Hồ sơ về việc Nộp hồ sơ lưu trữ của cơ quan Bộ vào Lưu trữ Nhà nước (Biên bản giao nhận tài liệu, Danh mục hồ sơ nộp lưu và một số văn bản khác).
16. Hồ sơ Đánh giá, xác định giá trị tài liệu và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan (quyết định thành lập hội đồng đánh giá giá trị tài liệu, bản kê tài liệu loại vv...)
17. Danh mục hồ sơ hàng năm cuả cơ quan Bộ, sổ sách xuất nhập, tra tìm tài liệu lưu trữ, mục lục hồ sơ bảo quản trong kho Lưu trữ Bộ.
18. Hồ sơ Ban hành Quy chế làm việc, sinh hoạt và bảo vệ trong khu vực cơ quan Bộ.
19. Hồ sơ về Xây dựng, cải tạo, sửa chữa các công trình xây dựng của cơ quan Bộ.
20. Sơ đồ và các tài liệu liên quan tới trụ sở làm việc của cơ quan.
Như vậy có thể thấy việc ban hành theo mẫu quy định của Nhà nước là chưa được thực hiện đúng, gây khó khăn trong quá trình lập hồ sơ. Danh mục hồ sơ của Bộ Y Tế chưa được hoàn thiện và đầy đủ nội dung theo đúng quy định của Nhà nước trong việc xây dựng danh mục hồ sơ.
Về công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được Lãnh đạo Văn phòng nhắc nhở, đôn đốc tuy nhiên đối với các văn thư đơn vị việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vẫn còn chậm, phòng Lưu trữ phải thường xuyên nhắc nhở, đôn đốc. Tài liệu khi nộp lưu trong tình trạng lộn xộn, không được sắp xếp cẩn thận, văn bản có nhiều nếp gấp gây khó khăn và mất thời gian cho công tác
chỉnh lý văn bản sau này.
Cán bộ văn thư ở Phòng Hành chính với khối lượng công việc nhiều và được giao nhiệm vụ riêng biệt vì vậy chưa có sự tương tác với nhau trong việc lập hồ sơ dẫn tới chất lượng hồ sơ nộp lưu còn thấp.