9. Cấu trúc của đề tài
3.1.6. Tăng cƣờng áp dụng thành tựu của công nghệ thông tin vào công
công tác văn thƣ lƣu trữ.
Công nghệ thông tin là động lực của sự phát triển. Công ty cần đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin là một công cụ hữu hiệu tạo lập phương thức phát triển mới; là một trong những động lực quan trọng của sự phát triển kinh tế tri thức. Tạo được bước chuyển biến quan trọng về cả nhận thức và hành động, góp phần thúc đẩy sự phát triển Công ty, xây dựng một môi trường làm việc văn minh, hiện đại.
Hiện nay, ứng dụng các phần mềm trong công tác văn thư lưu trữ tại Công ty là một yêu cầu cần thiết. Công ty nên sử dụng các phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng.
3.1.7. Đầu tƣ trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại
Nhằm đáp ứng nhu cầu,nhiệm vụ trong công tác văn thư, lưu trữ thì việc đầu tư cơ sở vật chất là rất cần thiết. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này ban lãnh đạo Công ty đã quan tâm cũng như đầu tư khá tốt cho việc xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm và trang bị các trang thiết bị thiết yếu phục vụ công tác.
Tuy nhiên bộ phận văn thư, lưu trữ nên trang bị thêm một số trang thiết bị bổ sung vào hệ thông cơ sở vật chất của cơ quan để phục vụ công việc được diễn ra tốt hơn, để thay thế các trang thiết bị đang xuống cấp như đầu tư thêm: Tủ đựng tài liệu, máy tính, điện thoại, máy Fax, máy photo, scan, máy hủy tài liệu, máy hút bụi, máy hút ẩm… theo đúng tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, lưu trữ hiệu quả hơn.
3.1.8. Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lƣợng ISO 9001:2015 vào công tác văn thƣ lƣu trữ.
Để công tác văn thư lưu trữ được tốt hơn, Công ty cần đầu tư xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng, đó vừa là công cụ để cán bộ nhân viên thực hiện vừa là công cụ để giám sát và quản lý công tác này được tốt hơn và đồng thời thể hiện được tính chuyên nghiệp của Công ty.
Hiện nay đối với công tác văn thư, lưu trữ thì Công ty cần tổ chức xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2015, đây là hệ thống quản lý chất lượng được ứng dụng rộng rãi nhất và mang lại hiệu quả tốt nhất.
3.1.9. Tăng cƣờng công tác giám sát, kiểm tra về công tác văn thƣ lƣu trữ.
Kiểm tra, rà soát công tác văn thư lưu trữ nhằm phát hiện những nội dung trái với quy định của pháp luật, của Công ty để kịp thời chấn chỉnh, đồng thời là cơ sở trong việc thi đua khen thưởng cuối năm.
Công ty cần có các kế hoạch kiểm tra như kiểm tra đột xuất, kiểm tra thường kỳ 6 tháng, 1 năm nhằm hoàn thiện hơn công tác văn thư lưu trữ.
*Tiểu kết chƣơng 3
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với doanh nghiệp, Ban Lãnh đạo và cán bộ văn thư lưu trữ đã nổ lực hết mình trong công tác văn thư, lưu trữ và đã gặt hái được những kết quả rất to lớn. Tuy nhiên thì công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế, khó khăn cần phải được khắc phục. Trên cơ sở các tồn tại, hạn chế trên tôi đi sâu vào tìm hiểu những nguyên nhân gây ra nó để từ đó đưa ra các giải pháp tối ưu nhằm cải thiện và ngày càng nâng cao hơn nữa công tác văn thư, lưu trữ của Công ty, góp phần vào sự phát triển của Công ty nhằm mang lại lợi nhuận cao nhất cho chủ doanh nghiệp, đồng thời góp phần vào sự hoàn thiện của nền hành chính doanh nghiệp.
KẾT LUẬN
Trải qua các giai đoạn phát triển của Công ty, tổ chức bộ máy Phòng Hành chính Nhân sự ngày càng được củng cố và phát triển, đặc biệt là bộ phận văn thư, lưu trữ ngày càng hoàn thiện hơn cả về số lượng lẫn chất lượng. Dưới sự phấn đấu không ngừng nghỉ của đội ngũ cán bộ, nhân viên văn thư, lưu trữ đã góp phần thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của Công ty. Những kết quả hoạt động của bộ phận văn thư, lưu trữ đã đạt được trong thời gian qua là rất to lớn. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được thì công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh vẫn còn tồn tại một số vấn đề cần phải khắc phục, cải thiện cho phù hợp để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Công ty.
Khóa luận tập trung vào một số nội dung chính đó là: nghiên cứu lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ, đi sâu phân tích thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh. Từ đó đưa ra các kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Từ việc phân tích thực trạng của công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh tôi đã đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh trong thời gian tới.
Trên cơ sở sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu đề tài đã kiểm chứng được các giả thiết ban đầu là đúng. Bộ phận văn thư, lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Kết quả nghiên cứu khẳng định rằng: công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt đáp ứng yêu cầu của Công ty.
Tuy nhiên do khả năng của bản thân còn hạn chế và thời gian nghiên cứu có hạn nên nội dung khóa luận chưa mở rộng, đi sâu nghiên cứu, trình bày đầy đủ và sâu sắc toàn bộ các nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh. Trong tương lai mong rằng được các tác giả quan tâm tiếp nối nghiên cứu sâu hơn nữa về công tác này.
Từ đó có thể góp phần ngày càng nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh nói riêng và hệ thống các doanh nghiệp nói chung.
Nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ là yêu cầu cấp thiết khách quan của sự phát triển. Đứng trước những biến động khôn lường của nền kinh tế thị trường, yêu cầu nhiệm vụ mới đặt ra những khó khăn thách thức cho công tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi những nhà Lãnh đạo cần phải đưa ra các giải pháp tối iu để hoàn thiện và phát huy hơn nữa hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình mới nhằm phục vụ hoạt động của Công ty gặt hái được nhiều thành công hơn nữa. Với những giải pháp đưa ra tôi hi vọng sẽ giúp cho công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh được hoàn thiện để phục vụ ngày càng tốt hơn yêu cầu công việc của Công ty và đáp ứng xu thế phát triển chung của đất nước.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. PGS. Vương Đình Quyền (2005), “Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư” Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội;
2. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016), “Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư” Nxb Giao thông Vận tải;
3. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016), “Giáo trình nghiệp vụ công tác lưu trữ” Nxb Giao thông Vận tải;
4. Quốc Hội, “Luật Lưu trữ” số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; 5. Quốc Hội, “Luật Doanh nghiệp” số 68/2014/QH13 ngày 26 tháng 11 năm
2014;
6. Quốc Hội, “Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật” số 80/2015/QH13 ngày 22/6/2015;
7. Uỷ ban thường vụ Quốc hội, “Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước” ngày 28 tháng 12 năm 2000;
8. Chính phủ, Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 về “quản lý và sử dụng con dấu”;
9. Chính phủ, Nghị định số 33/2002/NĐ - CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 “Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước”;
10. Chính phủ, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 “về công tác văn thư”;
11. Chính phủ, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 “về quản lý và sử dụng con dấu”;
12. Chính phủ, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ “về công tác văn thư”;
13. Chính phủ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 “Quy định chi tiết thi hành Luật Lưu trữ”;
14. Chính phủ, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01tháng 07 năm 2016 “về quản lý con dấu”;
15. Bộ Công an, Thông tư số 12/2002/TT- BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ – CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ “Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước”;
16. Bộ Công an, Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ “về quản lý và sử dụng con dấu” đã được sửa đổi bổ sung một số điều theo Nghị định số 31/2009/NĐ- CP ngày 01 tháng 04 năm 2009;
17. Bộ Nội vụ, Thông tư số: 09/2007/TT-BNV ngày 20/11/2007 “Hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng”;
18. Bộ Nội vụ, Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 “Về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp”;
19. Bộ Nội vụ, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”;
20. Bộ Nội vụ, Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 “Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức”;
21. Bộ Nội vụ, Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 “Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ ở các cơ quan tổ chức”;
22. Bộ Tài chính, Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 về “Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính”;
23.Bộ Nội vụ - Bộ Xây dựng, Thông tư liên tịch số: 01/2014/TTLT-BNV- BXD ngày 21 tháng 8 năm 2014 về “Hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử”.
24. Bộ Nội vụ, Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 “Quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ”;
25. Bộ Nội vụ, Thông tư số: 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014
về “Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư”;
26. Bộ Nội vụ , Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 về “Hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp”;
27. Bộ Nội vụ,Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm “Hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp”;
28. Bộ Nội vụ,Thông tư số: 06/2015/TT-BNV ngày 08 tháng 12 năm 2015 về “Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ”;
29. Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước, Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 về “Quản lý văn bản đi đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng”;
30. Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước, Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 “về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000”;
31. Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước, Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 “Ban hànhQuy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ”;
32. Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước, Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 “về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu giấy”;
33. Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước, Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 “về việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị”;
PHỤ LỤC
Phụ lục 01: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC PHÕNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ PHÕNG KẾ TOÁN PHÕNG QUẢN LÝ GIÁ VÀ ĐẤU THẦU PHÕNG THANH QUYẾT TOÁN PHÕNG QUẢN LÝ THIẾT KẾ PHÓ GIÁM ĐỐC Phụ trách kế toán PHÓ GIÁM ĐỐC Phụ trách dự án PHÓ GIÁM ĐỐC Phụ trách quản lý Thiết kế ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
PHÕNG KINH DOANH
Phụ lục 02
Quyết định ban hành quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh
Phụ lục 03
Phụ lục 04
Phụ lục 05
Văn bản của Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh gửi cơ quan Nhà nƣớc
Phụ lục 06
Phụ lục 07
Phụ lục 08
Phụ lục 09
Phụ lục 10
Phụ lục 11
Phụ lục 12
Phụ lục 13
Phụ lục 14
Phụ lục 15
Phụ lục 16