9. Cấu trúc của đề tài
1.1.5.4.2. Sử dụng con dấu
Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định;
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục;
Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Ngoài ra đối với doanh nghiệp tại điều 44 Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 do Quốc Hội ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2014 quy định về con dấu doanh nghiệp như sau:
Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:
Mã số doanh nghiệp.
Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty;
Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
1.2. Công tác lƣu trữ 1.2.1. Khái niệm
Có nhiều định nghĩa về công tác lưu trữ, ta có thể hiểu khái niệm công tác lưu trữ theo những cách sau:
Theo giáo trình nghiệp vụ công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2016 định nghĩa “Công tác lưu trữ là giữ lại, tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết”. [9,17]
Theo Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13 của Quốc Hội ngày 11 tháng 11 năm 2011 được hiểu “là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ”.
Từ các khái niệm trên ta có thể định nghĩa về công tác lưu trữ như sau: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
1.2.2. Tính chất
- Tính chất khoa học
Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện qua việc nghiên cứu, tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh trong tài liệu lưu trữ, từ đó xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ;
Mỗi quy trình nghiệp vụ, mỗi loại hình tài liệu đều có đặc thù riêng của nó, chúng ta phải tìm hiểu để đưa ra phương án chính xác, cách tổ chức khoa học nhất cho từng loại hình tài liệu;
Khoa học lưu trữ phải được nghiên cứu, kế thừa từ các kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp dụng vào ngành lưu trữ;
Để quản lý thống nhất các lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữ phải nghiên cứu một cách đầy đủ;
- Tính chất cơ mật
Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều nội dung về bí mật Quốc gia, đòi hỏi phải đảm bảo tính cơ mật trong công tác lưu trữ.
- Tính chất xã hội
Tài liệu lưu trữ là những cứ liệu chính xác phục vụ cho việc phát triển kinh tế xã hội, văn hóa giáo dục, an ninh quốc phòng.
1.2.3. Ý nghĩa
Thông qua công tác lưu trữ có thể cung cấp các tài liệu mang thông tin có giá trị pháp lý, tính chính xác và độ tin cậy cao phục vụ cho việc soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý theo đúng các quy định của pháp luật;
Thông qua tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức có thể nghiên cứu; đánh giá kết quả hoạt động trong thời gian qua để đề ra dự báo, phương hướng phát triển của cơ quan, tổ chức của mình trong thời gian đến. Sử dụng thông tin từ tài liệu lưu trữ để theo dõi, điều hành, quản lý và kiểm tra hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp một cách khoa học, hệ thống và căn cứ chính xác;
Tài liệu lưu trữ là nguồn dữ liệu quan trọng quý giá, góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân.
1.2.4. Nội dung