9. Cấu trúc của đề tài
2.2.4.2.1. Thu thập hồ sơ, tài liệu
Đối với tài liệu hành chính, tài liệu kế toán cuối mỗi năm, Trưởng phòng hành chính nhân sự chỉ đạo bộ phận văn thư, lưu trữ lập kế hoạch thu thập vào kho lưu trữ để tiến hành phân loại.
Đối với tài liệu dự án sau khi hoàn thành thì cán bộ văn thư, lưu trữ Ban quản lý dự án và phòng thanh quyết toán phải thống kê và nộp lưu vào lưu trữ.
2.2.4.2.2. Xác định giá trị tài liệu
Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh chưa được quan tâm và chú trọng nên công ty chưa có bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ mà mà cán bộ văn thư lưu trữ, lưu trữ tài liệu dựa vào các bảng thời hạn bảo quản tài liệu của các cơ quan Nhà nước ban hành như Thông tư 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 03/6/2011 về quy định bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu, Thông tư 155/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 06/11/2013 về quy định thời hạn bảo quản tài hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động ngành tài chính.
2.2.4.2.3. Chỉnh lý tài liệu
Sau khi tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu đầy đủ, Trưởng phòng hành chính Nhân sự yêu cầu bộ phận văn thư, lưu trữ phải lập kế hoạch và phương án chỉnh lý tài liệu trình Trưởng phòng xem xét và phê duyệt.
Song song với công tác văn thư, thì cán bộ văn thư, lưu trữ kể cả cán bộ văn thư, lưu trữ công ty và cán bộ văn thư, lưu trữ Ban quản lý dự án phải phối hợp để phân loại tài liệu lưu trữ theo kê hoạch và phương án một cách khoa học và dễ tra cứu nhất.
Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh hoạt động chủ yếu bên lĩnh vực xây dựng, bất động sản nên tài liệu của Công ty chủ yếu là tài liệu công trình, ngoài ra Công ty với quy mô lớn (là một Tập đoàn) nên khối lượng tài liệu Hành chính và Kế toán cũng tương đối lớn. Do vậy việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu được thực hiện theo các đặc trưng khác nhau tùy theo từng đặc điểm riêng của mỗi loại hồ sơ, tài liệu.
Hiện tại Công ty chỉ mới thực hiện chỉnh lý tài liệu ở một số phòng, ban theo sự chỉ đạo nộp lưu từ Ban lãnh Đạo như: Ban quản lý dự án, phòng Thanh quyết toán, Phòng Quản lý Thiết kế (tài liệu công trình), phòng kế toán, phòng Hành chính Nhân sự. Còn tài liệu ở một số phòng ban khác như phòng Kinh doanh, phòng Quản lý giá và đấu thầu, tài liệu của Ban lãnh đạo thì do các phòng, ban, bộ phận tự lưu tại phòng, ban mình. Cụ thể việc chỉnh lý tài liệu được cán bộ văn thư, lưu trữ thực hiện như sau:
Phân loại hồ sơ, tài liệu
Tài liệu công trình.
Tài liệu công trình là tài liệu thuộc dạng hồ sơ vấn đề, được giải quyết theo trình tự công việc nên đối với loại tài liệu này thì được phân định theo đặc trưng vấn đề.
Trong quá trình thực hiện dự án tài liệu công trình được lưu tại bộ phận văn thư của Ban dự án và tại các bộ phận của Ban, tài liệu ở đây không được phân loại theo danh mục hồ sơ rõ ràng nên chủ yếu bị lẫn lộn vấn đề, rách nát, hư hỏng.
Được sự quan tâm và chỉ đạo của Giám đốc Công ty nên công tác phân loại hồ sơ được thực hiện tương đối chặt chẽ. Sau khi kết thúc dự án Ban lãnh đạo Công ty chỉ đạo nộp lưu vào lưu trữ Công ty và được các cán bộ văn thư, lưu trữ của Công ty, Ban Quản lý dự án đã phối hợp với các cán bộ ở từng bộ phận của Ban đã tiến hành phân loại hồ sơ về theo vấn đề rõ ràng, rành mạch, trật tự, logic, khoa học theo trình tự giải quyết công việc.
Tuy nhiên một số hồ sơ, tài liệu được lập lên còn chưa đầy đủ, một số hồ sơ, tài liệu bị mất bản gốc.
Tài liệu Hành chính.
Tài liệu Hành chính của Công ty thì chủ yếu là văn bản đi, văn bản đến ở bộ phận văn thư và hồ sơ nhân sự ở bộ phận nhân sự, nên với dạng tài liệu này thì được phân loại theo đặc trưng thời gian, tên loại văn bản, tác giả văn bản và đặc trưng vấn đề.
Cán bộ Văn thư, Nhân sự của Công ty thực hiện việc lưu trữ văn bản theo Quy định của Nhà nước nên hồ sơ, tài liệu hành chính được lưu trữ tương đối cẩn thận, logic, khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân định hồ sơ.
Ngay từ đầu khi kết thúc công việc hồ sơ, tài liệu Hành chính đã được lưu trữ cẩn thận nên việc phân loại hồ sơ được tiến hành tương đối nhanh gọn. Đối với văn bản đi thì được phân định theo tên loại văn bản, văn bản đến được phân loại theo tác giả văn bản, hồ sơ nhân sự thì được phân loại theo vấn đề từng cán bộ cụ thể.
Tài liệu kế toán.
Tài liệu kế toán là dạng tài liệu Hóa đơn, chứng từ, sổ sách, … nên được sắp xếp theo đặc trưng thời gian, vấn đề.
Tài liệu kế toán được lưu trữ tương đối cẩn thận, ít bị lẫn lộn vấn đề, mất mát, rách nát tài liệu, bởi vì theo đặc điểm tài liệu kế toán chủ yếu được đóng thành tập, thành quyển.
Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại hồ sơ, được thực hiện một cách dễ dàng, nhanh chóng và mức độ hồ sơ sau khi lập tương đối đầy đủ, hoàn chỉnh. Tài liệu kế toán được phân loại theo thời gian, trong thời gian được đưa về từng vấn đề cụ thể, logic, khoa học.
Sắp xếp văn bản trong hồ sơ
Tài liệu công trình.
Tài liệu công trình được sắp xếp theo tiến trình giải quyết công việc, theo trình tự thời gian trong một vấn đề. Tuy hồ sơ công trình được giải quyết theo tiến trình công việc nhưng các bước thực hiện có sự đan xen nhau nên về mặt thời gian của tài liệu không được thống nhất gây khó khăn cho cán bộ văn
thư, lưu trữ khi sắp xếp đồng thời khi nhìn vào thời gian của hồ sơ ta thấy không trật tự logic.
Ngoài ra tùy từng đặc điểm của từng vấn đề cụ thể của hồ sơ công trình, thì ngoài việc sắp xếp tài liệu theo tiến trình giải quyết công việc, theo thời gian còn được sắp xếp theo vần A, B, C… như hồ sơ giải phóng mặt bằng, hồ sơ năng lực của các nhà thầu.
Tài liệu Hành chính
Đối với văn bản đi được cán bộ văn thư lưu trữ sắp xếp theo đúng quy định đó là được sắp xếp theo tên loại văn bản như Quyết định, Công văn, Tờ trình, Thông báo …, trong từng tên loại văn bản thì sắp xếp theo số đăng ký văn bản đi.
Đối với văn bản đến thì được chia về theo tên tác giả văn bản như Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, Ủy ban Nhân dân quận Nam Từ Liêm, Công ty trách nhiệm hữu hạn kiến trúc đô thị DA, … Trong mỗi tên tác giả thì tài liệu lại được sắp xếp theo thời gian của tài liệu.
Đối với hồ sơ nhân sự thì mỗi bộ hồ sơ được sắp xếp theo vần A, B, C…trong mỗi bộ hồ sơ của một cán bộ được sắp xếp theo mức độ quan trọng, cần thiết của tài liệu.
Còn một số loại hồ sơ khác về công tác hành chính thì được sắp xếp chủ yếu theo thời gian như hồ sơ mua sắm tài sản, hồ sơ cấp phát văn phòng phẩm,…
Tài liệu kế toán
Theo đặc điểm của tài liệu kế toán thì tài liệu này được sắp xếp theo thời gian của tài liệu như: Chứng từ thu, chi tháng 01/2015, chứng từ thu, chi tháng 02/2015, sổ tài khoản kế toán năm 2016, …
Nói chung tài liệu ở trong mỗi hồ sơ được cán bộ, nhân viên của Công ty sắp xếp tương đối trật tự, logic, khoa học và phù hợp với từng đặc điểm của từng loại tài liệu.
Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh là một doanh nghiệp nên công việc lưu trữ hồ sơ tài liệu có chút khác biệt so với lưu trữ của các cơ quan Nhà nước. tài liệu hồ sơ ở đây được lưu trữ ít nhất là 2 bản một bản gốc và một bản chính, không phải 01 bản như theo quy định của Nhà nước nên việc đánh số tờ cho hồ sơ khó khăn và không chính xác.
Thay bằng việc đánh số tờ thì cán bộ văn thư, lưu trữ của Công ty đánh số bản tài liệu.
Việc đánh số bản được dùng bằng bút chì theo đúng quy định của Nhà nước, và được đánh vào góc phải phía trên của tài liệu.
Biên mục hồ sơ
Biên mục bên ngoài hồ sơ được cán bộ văn thư lưu trữ Công ty thực hiện tương đối đầy đủ, có tính thẩm mỹ, tuy nhiên tiêu đề hồ sơ còn thiếu một số thông tin.
Hình ảnh: Bìa hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh (phụ lục 12).
Hồ sơ, tài liệu của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh chủ yếu là tài liệu công trình và có thời hạn bảo quản theo tuổi thọ công trình nên tất cả các hồ sơ, tài liệu công trình có từ ba văn bản trong một hồ sơ đều được biên mục bên trong rõ ràng và đúng quy định.
Hình ảnh: Mục lục văn bản hồ sơ của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh (phụ lục 13).
Cả bìa hồ sơ lẫn biên mục bên trong đều được nhập vào máy tính, lưu cả bản cứng và bản mềm.
Viết chứng từ kết thúc
Chứng từ kết thúc hồ sơ là bản ghi chép những thông tin cần thiết về hồ sơ để phục vụ cho việc bảo quản hồ sơ đó, nhưng các cán bộ lập hồ sơ chưa quan tâm, thường bỏ qua khâu này, gây khó khăn cho việc quản lý cũng như bảo quản hồ sơ.
Sau khi hoàn thành xong việc lập hồ sơ, cán bộ văn thư lưu trữ thực hiện thống kê, hệ thống hóa lại hồ sơ tài liệu, viết bìa hồ sơ, vào bìa, vào hộp và lên giá theo trình tự khoa học, các hộp tài liệu được gián nhãn cẩn thận, rõ ràng.
Đồng thời cán bộ văn thư cũng lập mục lục hồ sơ để tra cứu cả bằng bản cứng và bản mềm trên máy tính.
Hình ảnh: Tài liệu Công ty sau khi được chỉnh lý (phụ lục 14)