9. Cấu trúc của đề tài
2.3. Đánh giá chung
2.3.1. Ƣu điểm
Thứ nhất Ban lãnh đạo công ty cổ phần đầu tư Mai Linh cũng đã phần nào nhận thức tầm quan trọng của văn bản, hồ sơ, tài liệu nên cũng có sự quan tâm về công tác văn thư, lưu trữ từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho Trưởng phòng Hành chính nhân sự có thể đề xuất các chính sách về công tác văn thư, lưu trữ nhằm hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ hơn.
Thứ hai Công ty đã xây dựng được yêu cầu, tiêu chí về nhân sự công tác văn thư, lưu trữ phù hợp và đảm bảo nên cơ bản đã tuyển dụng được nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ tương đối tốt.
Thứ ba Công ty đã ban hành được Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ, đó là cơ sở để cán bộ, văn thư thực hiện công việc và cũng là cơ sở để Công ty kiểm tra, đánh giá về năng lực của cán bộ văn thư, lưu trữ.
Thứ tư công tác soạn thảo văn bản của Công ty được thực hiện tương đối đúng quy trình, đã đảm bảo giải quyết được công việc, công việc thực hiện tương đối nhanh chóng và đảm bảo được mục đích đặt ra của Công ty.
Thứ năm về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản ngày càng được thống nhất và hoàn thiện hơn.
Thứ sáu Trên cơ sở các văn bản Quy định về công tác văn thư lưu trữ, việc quản lý văn bản được cán bộ, văn thư thực hiện tương đối linh hoạt và tương đối đúng quy trình, đảm bảo được hoạt động của Công ty.
Thứ bảy việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty được thực hiện rất chặt chẽ, đúng quy trình và đảm bảo công việc.
Thứ tám công tác phân loại, lập hồ sơ tài liệu Công ty cán bộ văn thư lưu trữ đã thực hiện được phần lớn, tương đối đảm bảo được việc tra cứa hồ sơ, tài liệu của Công ty, đáp ứng được yêu cầu công việc. Đối với khối doanh nghiệp thì Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh là một Công ty tương đối chú trọng về công tác lưu trữ, tài liệu hầu như đều được chỉnh lý gần hết. Thường thì các doanh nghiệp họ không chú trọng đến công tác này nên tài liệu thường chất đống, bó gói trong kho.
Thứ chín phòng, kho, trang thiết bị bảo quản tài liệu được trang bị tương đối đầy đủ đã tạo điều kiện thuận lợi trong việc bảo quản hồ sơ, tài liệu của Công ty. Ngoài ra các máy móc, thiết bị công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư, lưu trữ Công ty cũng được đầu tư tương đối đầy đủ như máy tính, máy in, máy pho to, máy scan, máy fax, máy hủy tài liệu… góp phần cải thiện điều kiện làm việc.
Thứ mười hiểu rõ được ý nghĩa về công tác kiểm tra, đánh giá nên hàng năm Ban Lãnh đạo Công ty cũng đã tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ tương đối sát sao từ đó góp phần hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ của công ty.
Nhìn chung với sự quan tâm của Ban Lãnh đạo Công ty đối với công tác văn thư lưu trữ. Đó là cơ sở, là nền tảng tạo tiền đề cho cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình và đã đạt được những kết quả như
hiện nay. Tuy nhiên bên cạnh những điểm đã đạt được thì hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Công ty vẫn đang còn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục.
2.3.2. Nhƣợc điểm
Thứ nhất hệ thống các văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ ban hành còn sơ sài, chưa đầy đủ. Tuy nhiên hiện tại Công ty cũng đã ban hành Quy chế về công tác văn thư lưu trữ nhưng một số nội dung chưa được quy định rõ ràng như về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, gây nên tình trạng thể thức văn bản ban hành còn lộn xộn, gây mất thẩm mỹ và không thống nhất ảnh hưởng tới việc giao dịch công việc của Công ty;
Thứ hai việc tuyển dụng nhân sự công tác văn thư lưu trữ của Công ty đã thực hiện tương đối tốt, tuy nhiên về công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân sự thì hầu như Công ty chưa tổ chức, thực hiện mà cán bộ văn thư, lưu trữ phải tự học hỏi và trau dồi kiến thức của mình. Trước mắt với tình hình hiện tại thì các cán bộ văn thư lưu trữ có thể đáp ứng được yêu cầu công việc của Công ty. Tuy nhiên sau này với các quy định của Nhà nước có thể thay đổi, tình hình kinh tế thị trường thay đổi theo các chiều hướng khác nhau. Nếu như Công ty vẫn chưa có kế hoạch về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thì khó có thể đáp ứng được yêu cầu của công việc trong thời đại mới. Ngoài ra công việc chính của cán bộ văn thư lưu trữ là thực hiện công tác văn thư, lưu trữ thì họ còn phải kiêm nhiệm thêm các công việc về hành chính, nhân sự nữa nên đã phần nào ảnh hưởng đến chất lượng cũng như hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của Công ty;
Thứ ba công tác soạn thảo văn bản đã tương đối đáp ứng được công việc của Công ty, tuy nhiên một số văn bản các từ ngữ sử dụng còn chung chung, chưa bao quát được ý chính mà mục đích thông tin muốn truyền đạt, việc trích yếu nội dung chưa thể hiện được ý chính của văn bản, một số từ còn sai lỗi chính tả,… ngoài ra một số văn bản ban hành tên loại chưa phù hợp với nội dung cũng như mục đích ban hành văn bản, làm giảm tính hiệu quả văn bản ban hành. Đồng thời về mặt thể thức văn bản ban hành của Công ty còn lộn xộn, chưa đúng quy định và thống nhất. Một số văn bản còn chưa đầy đủ thành phần
thể thức, làm mất tính thẩm mỹ của văn bản và phần nào đó cũng gây ảnh hưởng đến giao dịch công việc của Công ty;
Thứ tư một số văn bản chưa được quản lý tập trung tại bộ phận văn thư lưu trữ mà do cán bộ các phòng, ban tự lưu giữ và xử lý, nên gây ra tình trạng lộn xộn trong việc giải quyết công việc, gây khó khăn cho việc quản lý, theo dõi, kiểm tra và gây mất mát, thất lạc hư hỏng tài liệu;
Thứ năm việc lập hồ sơ tại Công ty thì hầu như chưa được thực hiện, gây khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu trong quá trình thực hiện công việc và đã xảy ra tình trạng thất lạc, mất mát, lẫn lộn hồ sơ, tài liệu. Đồng thời gây khó khăn cho cán bộ văn thư lưu trữ thực hiện việc chỉnh lý sau này;
Thứ sáu một số tài liệu ở các phòng ban còn bó gói, chất đống trong kho không nộp lưu vào bộ phận lưu trữ nên gây khó khăn cho việc tra tìm cũng như bảo quản, tài liệu có thể bị mối mọt, úa vàng, hư hỏng, mất mát;
Thứ bảy việc xác định giá trị tài liệu của Công ty chưa được quan tâm và tổ chức thực hiện. Thường thì cán bộ, nhân viên dựa vào các văn bản quy định bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Nhà nước để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu của Công ty. Nhưng đối với khối doanh nghiệp thường thì có chức năng hoạt động đặc thù riêng nên nếu cán bộ văn thư lưu trữ dựa theo bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Nhà nước để quy định thời hạn bảo quản tài liệu của Công ty đối với một số tài liệu thì chưa chuẩn xác, có thể gây lãng phí công sức cũng như tài sản trong việc phải lưu trữ, bảo quản một số tài liệu không còn giá trị.
Ví dụ: Theo quy định của Nhà nước hồ sơ nhân sự thường có thời hạn bảo quản là 70 năm. Đối với doanh nghiệp, áp dụng theo quy định này để thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự là 70 năm kể cả nhân sự đã nghỉ việc.
Thứ tám các trang thiết bị sử dụng để phục vụ trong công tác văn thư lưu trữ tuy tương đối đầy đủ nhưng vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu công việc của Công ty, một số trang thiết bị đã cũ, hoạt động kém đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động công tác văn thư, lưu trữ.
là xu thế của thời đại. Tuy nhiên hiện tại Công ty vẫn chưa trang bị được hệ thống phần mềm quản lý văn bản, phần mềm lưu trữ phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ phần nào đã ảnh hưởng đến tiến độ cũng như hiệu quả công việc của Công ty. Đồng thời từ đó đã gây ra tình trạng lãng phí cả công sức lẫn tài sản của Công ty, vẫn là văn phòng giấy.
Thứ mười công tác quản lý, kiểm tra, gám sát công tác văn thư, lưu trữ tuy đã được tổ chức thực hiện nhưng còn chưa chặt chẽ. Đồng thời chưa có chế tài khen thưởng, xử phạt hợp lý.
Trên đây là những hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh. Một mặt đã gây ảnh hưởng đến hoạt động công tác văn thư lưu trữ, mặt khác cũng ảnh hưởng đến chất lượng cũng như hiệu quả công việc của Công ty. Để tìm ra các phương pháp nhằm hạn chế những tồn tại trên, chúng ta phải tìm hiểu rõ về nguyên nhân của những tồn tại đó.
2.3.3. Nguyên nhân
2.3.3.1. Lãnh đạo Công ty chƣa quan tâm đúng mức đến công tác văn thƣ, lƣu trữ. thƣ, lƣu trữ.
Bất cứ một lĩnh vực hay hoạt động nào muốn hiệu quả hay không phần lớn phụ thuộc vào người đứng đầu của doanh nghiệp. Công tác văn thư, lưu trữ cũng vậy nếu Ban Lãnh đạo có sự am hiểu về công tác này thì mới thực sự quan tâm, đầu tư cho công tác đó.
Hiện tại Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh đã có sự quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ của Công ty. Tuy nhiên sự quan tâm đó còn chưa đúng mức nên công tác văn thư, lưu trữ của Công ty chưa thực sự được coi trọng. Đặc biệt như việc chỉ đạo ban hành các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ hầu như chưa có, việc đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục công tác văn thư, lưu trữ còn sơ sài, việc tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ về công tác này cũng chưa được chỉ đạo chặt chẽ.
2.3.3.2. Chƣa có sự động viên thích đáng đối với cán bộ làm công tác hành chính văn phòng. hành chính văn phòng.
Môi trường làm việc quyết định nhiều đến tâm lý cũng như tâm huyết của cán bộ, nhân viên đối với công việc. Một trong những yếu tố vô cùng quan trọng trong việc giữ chân nhân sự cũng như tâm huyết của cán bộ, nhân viên đối với Công ty đó là về vấn đề lương thưởng, các chế độ đãi ngộ.
Nhìn mặt bằng chung mức lương nhân viên hành chính so với các ngành nghề khác thì còn rất thấp. Ngoài ra các chế độ đãi ngộ Công ty đối với nhân viên Hành chính chưa được thỏa đáng, Ban lãnh đạo Công ty chưa có sự quan tâm tận tình, chu đáo đối với đời sống cán bộ, nhân viên.
2.3.3.3. Công tác tuyển dụng, đào tạo nhân sự còn nhiều yếu kém.
Một trong những yếu tố cũng không kém phần quan trọng trong hoạt động công tác văn thư, lưu trữ đó là yếu tố nhân sự, đặc biệt là người quản lý chỉ đạo trực tiếp về công tác này.
Hiện tại người quản lý phòng Hành chính Nhân sự Công ty với chức danh là Trưởng phòng Hành chính Nhân sự là người được tuyển dụng chưa đúng chuyên môn nên không am hiểu rõ về công tác hành chính, nhân sự đặc biệt là về việc tham mưu cho Ban lãnh đạo trong công tác ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ, công tác hoạch định nhân sự còn sơ sài, đặc biệt là công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cán bộ, nhân viên về việc soạn thảo văn bản, việc lập hồ sơ công việc và quan trọng là đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ.
Ngoài ra Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh là doanh nghiệp tư nhân nên sự biến động về nhân sự thường xuyên xảy ra nên cũng một phần ảnh hưởng đến chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Công ty.
2.3.3.4. Ý thức, trách nhiệm của cán bộ văn thƣ, lƣu trữ còn chƣa cao
Tuy cán bộ văn thư, lưu trữ công ty cũng đã cố gắng nỗ lực để hoàn thành nhiệm vụ của mình, nhưng về ý thức, trách nhiệm trong công việc của cán bộ văn thư, lưu trữ còn chưa cao. Là người am hiểu về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nhưng một số nghiệp vụ thực hiện còn sơ sài, thậm chí một số khâu còn bỏ qua
đồng thời chưa có ý thức tham mưu cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự đầy đủ về công tác này như về việc lập hồ sơ, lập bảng thời hạn bảo quản tài liệu cho Công ty.
Ngoài những nguyên nhân chủ quan trên thì những hạn chế của công tác văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh còn do một số nguyên nhân khách quan khác cụ thể như sau:
Thứ nhất đối với Nhà nước thì đã có hệ thống các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ tương đối hoàn chỉnh còn doanh nghiệp thì hầu như chưa có văn bản nào quy định cụ thể, rõ ràng. Vì không có quy định pháp luật nào bắt buộc nên các doanh nghiệp cũng thờ ơ, không mấy quan tâm đến công tác này.
Thứ hai Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh là một doanh nghiệp tư nhân nên yếu tố được đặt lên hành đầu là lợi nhuận. Nên để đầu tư một khoản chi phí lớn vào một hoạt động nào đó không ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của Công ty như công tác văn thư, lưu trữ thì chủ doanh nghiệp còn phải suy nghĩ và tính toán và khó có thể thực hiện.
Như vậy với những nguyên nhân chủ quan và khách quan trên đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến công tác văn thư, lưu trữ chúng ta cần phải đưa ra các giải pháp thiết thực nhằm khắc phục những hạn chế đó.
*Tiểu kết chƣơng 2
Qua quá trình nghiên cứu, khảo sát, tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh cho thấy Ban Lãnh đạo, cán bộ văn thư, lưu trữ đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của Công ty. Cán bộ văn thư, lưu trữ không ngừng nỗ lực để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ngày càng hoàn thiện hơn. Nhìn chung Công tác công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty cổ phần Đầu tư Mai Linh đã đáp ứng được nhu cầu công việc và góp phần vào sự phát triển của Công ty.
Chƣơng 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ MAI
LINH
3.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh.
3.1.1. Nâng cao hơn nữa nhận thức của Lãnh đạo Công ty về công tác văn thƣ lƣu trữ. văn thƣ lƣu trữ.
Để công tác văn thư lưu trữ của Công ty ngày càng hoàn thiện hơn, một trong những yếu tố vô cùng quan trọng đó là sự quan tâm và đầu tư của Ban lãnh đạo.
Muốn công tác văn thư, lưu trữ ngày càng hoàn thiện hơn thì Ban Lãnh đạo Công ty cần phải nhận thức được rằng bộ phận văn thư, lưu trữ có vị trí quan trọng và không thể thiếu đối với hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo Công ty phải thường xuyên quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo, giúp đỡ, phối hợp,