9. Cấu trúc của đề tài
2.2.4. Nội dung về công tác văn thƣ, lƣu trữ
2.2.4.1. Công tác văn thư 2.2.4.1.1. Soạn thảo văn bản
Thẩm quyền ban hành các loại văn bản hành chính của Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh
Thẩm quyền về nội dung của văn bản.
Để văn bản ban hành ra có hiệu lực, hiệu quả thì cần phải hiểu rõ về thẩm quyền nội dung văn bản. Hiện tại Công ty chưa có văn bản nào quy định cụ thể về thầm quyền ban hành văn bản mà chủ yếu dựa trên kinh nghệm và sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo Công ty.
quyền ban hành văn bản như sau:
Chủ tịch Hội đồng quản trị có thẩm quyền ban hành các văn bản về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty, các văn bản về nhân sự, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, thôi việc Giám đốc, Phó Giám đốc, các Trưởng phòng, các văn bản liên quan đến Hội đồng Cổ đông và một số văn bản quan trọng khác.
Giám đốc có quyền ban hành Quyết định về quy định chức năng, nhiệm vụ các phòng, ban, bộ phận, các Quy định,Quy chế công việc, các văn bản về nhân sự, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, thôi việc đối với cán bộ, nhân viên công ty (không phải Phó Giám đốc, Trưởng phòng, Phó phòng) và các văn bản hành chính thông thường như: Quyết định, Kế hoạch, Hợp đồng, Tờ trình, Báo cáo, Công văn, một số loại văn bản khác.
Hình ảnh: Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động cán bộ nhân viên của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh (phụ lục 03).
Các phòng ban, đơn vị cũng được phép ban hành các loại văn bản hành chính thông thường mang tính chất nội bộ để giải quyết các công việc hàng ngày của đơn vị mình.
Thẩm quyền về hình thức văn bản.
Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Công ty có thẩm quyền ban hành các văn bản như: Quy định, Quy chế, Nghị quyết, Quyết định, Hợp đồng, Công văn, Kế hoạch…
Giám đốc, các Phó Giám đốc Công ty có thẩm quyền ban hành các văn bản như: Quy định, Quy chế, Nội quy, Quyết định, Hợp đồng, Công văn, Tờ trình, Thông báo, Báo cáo, Kế hoạch…
Còn đối với các đơn vị, bộ phận, phòng ban trực thuộc thì được quyền ban hành các văn bản hành chính thông thường mang tính chất nội bộ như Chương trình, Kế hoạch, Tờ trình, Báo cáo, Công văn,...
Nội dung văn bản
Nội dung văn bản ban hành thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng, ban nào thì do phòng, ban đó trực tiếp soạn thảo.
Đối với văn bản của Ban Lãnh đạo Công ty sẽ do bộ phận Thư ký, Trợ lý hoặc người được Chủ tịch hoặc Tổng Giám đốc chỉ định soạn thảo.
Trường hợp nội dung văn bản liên quan đến nhiều công việc thì người được giao soạn thảo văn bản kết hợp với các bộ phận, phòng, ban liên quan để thực hiện.
Nội dung văn bản ban hành tương đối phù hợp với hình thức ban hành văn bản, phù hợp với nội dung công việc được giao, tương đối đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật của việc soạn thảo văn bản.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty trước đây khi chưa ban hành Quy chế về công tác văn thư lưu trữ thì thể thức văn bản được cán bộ, nhân viên dựa theo một số văn bản của Nhà nước hoặc của các Công ty khác, nên về mặt thể thức kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty còn rất lộn xộn, không thống nhất.
Một số văn bản ban hành, đặc biệt là văn bản gửi các nhà thầu thường không có thành phần thể thức Quốc hiệu, tên tác giả văn bản không có mà thay vào đó là lo go của Công ty, thành phần địa chỉ, điện thoại liên hệ… được trình bày ngay góc trái phần trên của văn bản.
Hình ảnh: Văn bản Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh gửi các nhà thầu (phụ lục 04)
Còn các văn bản giao dịch của Công ty với các cơ quan Nhà nước thì được trình bày đầy đủ các thành phần thể thức, tuy nhiên một số các thành phần thể thức văn bản còn chưa đúng quy định.
Hình ảnh: Văn bản Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh gửi các cơ quan Nhà nước (Phụ lục 5)
Sau khi Công ty ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ vào tháng 8 năm 2017 thì về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty có được cải thiện hơn, văn bản ban hành tương đối đồng nhất về mặt thể thức và đầy đủ các thành phần. Tuy nhiên trong Quy chế này không quy định cụ thể, rõ ràng và
tính bắt buộc về mặt thể thức kỹ thuật trình bày văn bản mà chỉ có mẫu văn bản áp dụng tham khảo. Nên vẫn có tình trạng một số văn bản ban hành còn thiếu, sai về mặt thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, cụ thể về mặt thể thức văn bản công ty được trình bày như sau:
Quốc hiệu
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm dòng chữ: “CỘNG HÕA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
Quốc hiệu được trình bày chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 hoặc 13, kiểu chữ đứng,
đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12, 13 hoặc 14, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ, cụ thể:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Tên Công ty, đơn vị ban hành văn bản.
Đối với thành phần thể thức này thì Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh áp dụng 2 mẫu văn bản: 01 mẫu văn bản giao dịch công việc với nhà thầu thì thay thế tên Công ty bằng logo, 01 mẫu văn bản dùng để giao dịch với cơ quan Nhà Nước thì được trình bày bằng tên Công ty cụ thể như sau:
Logo Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ MAI LINH
Tên Công ty, đơn vị ban hành chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên Công ty, đơn vị ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên Công ty chủ quản, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
Địa danh, ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành, được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản và được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu và Tiêu ngữ. Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12, 13 hoặc 14, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu của địa danh được viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy.
Hà Nội, ngày 20 tháng 9 năm 2017
Số, ký hiệu của văn bản:
Số ký hiệu của văn bản Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh là số thứ tự được đăng ký tại văn thư Công ty, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Thời gian ban hành văn bản: Là mốc thời gian năm ban hành văn bản. Ký hiệu văn bản:
Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên Công ty, đơn vị.
Số và ký hiệu được trình bày bằng cỡ chữ 12 hoặc 13 in thường, kiểu chữ đứng.
Ví dụ: Quyết định của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh Số: .../2017/QĐ-ML
Ví dụ: Công văn của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh Số: .../2017/CV-ML
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản của Công ty có ghi tên loại (quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc lựa chọn nhà thầu thiết kế cơ sở dự án Golden Palace
THÔNG BÁO
Về việc nghỉ lễ 30/4 và 1/5 năm 2016
Trích yếu nội dung công văn công ty được trình bày như sau: sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) và được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 hoặc 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, với số và ký hiệu văn bản.
Ví dụ:
Số: 21/ML-HC
V/v tổ chức tham quan nghỉ mát năm 2016
Nơi nhận xác định những Công ty, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát, giải quyết; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.
Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các Công ty, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
Đối với Công văn thì nơi nhận bao gồm hai phần:
Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các Công ty, đơn vị hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các Công ty, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
Từ “Kính gửi” và tên các Công ty, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường hoặc chữ in đậm, cỡ chữ từ 13 hoặc 14, kiểu chữ đứng hoặc nghiêng;
Ví dụ:
Kính gửi: Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng Khang Đạt
Phần nơi nhận ghi tại góc cuối bên trái cùng với từ “Nơi nhận” được trình bày như sau:
Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “Quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 11 hoặc 12, kiểu chữ nghiêng, đậm hoặc kiểu chữ đứng, thường.
Phần liệt kê các Công ty, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản nơi lưu văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 10 hoặc 11, kiểu chữ đứng.
Nơi nhận:
- Như trên; - Ban QLDA;
- Công ty Cuộc sống vàng; - Lưu: VT.
Thành phần thể thức nơi nhận văn bản ban hành của Công ty đã tương đối hoàn chỉnh tuy nhiên bên cạnh đó có một số văn bản phần lưu đơn vị soạn thảo văn bản thường bỏ trống, mặc dù cán bộ văn thư lưu trữ đã nhiều lần hướng dẫn.
Thể thức đề ký:
Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh là một doanh nghiệp tư nhân nên thẩm quyền ký văn bản chủ yếu do Giám đốc Công ty ký, từ khi thành lập tới nay hầu như chưa có văn bản nào ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền, còn ký thay thì rất ít văn bản. Thể thức đề ký của Công ty như sau:
Các chữ viết tắt “TM.”, “KT.”, quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Tuy nhiên một số văn bản thể thức thẩm quyền ký văn bản còn chưa đúng quy định, thay vào thẩm quyền ký văn bản thì văn bản của Công ty thường ghi tên Công ty “CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ MAI LINH”.
Ví dụ:
Ví dụ 1:
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ MAI LINH Giám đốc
Nguyễn Anh Lê
Ví dụ 3: TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH Trần Đăng Khoa Ví dụ 2: KT. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Vũ Anh Phƣơng Ngôn ngữ văn bản
Qua khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, nhìn chung, các văn bản được ban hành tại Công ty đã tương đối đảm bảo yêu cầu, mục đích công việc. Diễn đạt nội dung chính xác, từ ngữ không chung chung, khó hiểu;
Cách dùng từ ngữ tương đối chính xác, nhất quán và đơn nghĩa, phân biệt rõ các từ gần âm, gần nghĩa, các từ hán việt có yếu tố đồng nhất; sử dụng từ ngữ đúng chính tả.
Ngôn từ trong văn bản tương đối phù hợp với hoàn cảnh của công việc, mang tính lịch sự, trang trọng, có sự phân biệt thứ bậc hành chính giữa cấp trên, cấp dưới, ngang cấp trong Công ty.
Quy trình soạn thảo văn bản tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh
Đối với các văn bản không mang nội dung quan trọng, không mang tính quy định, quyết định, chỉ là công văn trao đổi thông thường thì do các phòng, ban, cá nhân tự soạn thảo và trình Ban lãnh đạo Công ty ký duyệt ban hành.
Đối với những văn bản quan trọng mang tính quy định, quyết định thì Chủ tịch, Tổng Giám đốc, Giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo giao cho một Phòng, Ban, bộ phận hoặc một nhân viên soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
Phòng, Ban, bộ phận hoặc nhân viên được giao soạn thảo văn bản thực hiện các bước quy trình sau:
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
Soạn thảo văn bản;
Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Công ty tham khảo ý kiến của Ban lãnh đạo Tập đoàn hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
Trình duyệt dự thảo văn bản.
Dự thảo văn bản Công ty do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản. Người đứng đầu Phòng, Ban, bộ phận chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; xem xét tính chất nội dung thông tin để xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
2.2.4.1.2. Quản lý văn bản
Việc quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh được cán bộ Văn thư lưu trữ thực hiện dựa theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về việc quản lý văn bản đi, đến hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Sau khi Công ty ban hành Quy chế về công tác văn thư lưu trữ (được ban hành kèm theo quyết định số: 44/2017/QĐ-ML ngày 18/8/2017 của Công ty CP Đầu tư Mai Linh về việc ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ) thì cán bộ văn thư lưu trữ thực hiện theo Quy chế này cụ thể như sau:
2.2.4.1.2.1. Quản lý văn bản đến
Đa số các văn bản đến đều được quản lý tập trung tại cán bộ, văn thư lưu trữ Công ty. Tuy nhiên còn một số văn bản không quản lý tập trung tại cán bộ văn thư lưu trữ mà các Phòng, Ban, cá nhân tự giải quyết.
Việc quản lý văn bản đến được cán bộ văn thư lưu trữ công ty thực hiện theo quy trình sau:
Thứ nhất, là tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản đến:
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư kiểm tra sơ bộ về