9. Cấu trúc của đề tài
1.1.5.3.4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách:
Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành;
Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.
Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm.
Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục
Công tác lập hồ sơ được quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Cụ thể như sau:
Bước 1. Mở hồ sơ
Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.
Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ)
Bước 2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm. Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của Lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ số, tránh bị thất lạc.
Bước 3. Kết thúc hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:
Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ;
Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ;
Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản,… Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo
quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập;
Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong hồ sơ);
Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ;
Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.
1.1.5.3.5. Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ số, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.
Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
Hồ sơ về những công việc giải quyết chưa xong;
Hồ số phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì);
Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
1.1.5.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý của văn bản.
Việc quản lý và sử dụng con dấu được Chính phủ quy định chi tiết trong Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 về Quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của
Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư. Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo các quy định sau:
1.1.5.4.1. Về quản lý con dấu.
Đăng ký mẫu con dấu và thông báo mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức có liên quan biết trước khi sử dụng;
Chấp hành việc kiểm tra, thanh tra, hướng dẫn của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;
Giao nộp con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu thuộc các trường hợp bị thu hồi theo quy định của pháp luật;
Con dấu phải được quản lý chặt chẽ tại trụ sở của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; chỉ chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới được quyết định việc mang con dấu ra ngoài trụ sở để sử dụng giải quyết công việc;
Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật; Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, chức danh nhà nước bị mất con dấu, trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu thì phải thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu;
Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động phải nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấptrước đó cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu theo quy định;
Con dấu đang sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên thì phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu, nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu;
Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất phải thực hiện thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Trường hợp bị hỏng phải thực hiện
thủ tục đổi lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu;
Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
Văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
Không được đóng dấu khống chỉ;
Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
1.1.5.4.2. Sử dụng con dấu
Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định;
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục;
Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Ngoài ra đối với doanh nghiệp tại điều 44 Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 do Quốc Hội ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2014 quy định về con dấu doanh nghiệp như sau:
Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:
Mã số doanh nghiệp.
Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty;
Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
1.2. Công tác lƣu trữ 1.2.1. Khái niệm
Có nhiều định nghĩa về công tác lưu trữ, ta có thể hiểu khái niệm công tác lưu trữ theo những cách sau:
Theo giáo trình nghiệp vụ công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2016 định nghĩa “Công tác lưu trữ là giữ lại, tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết”. [9,17]
Theo Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13 của Quốc Hội ngày 11 tháng 11 năm 2011 được hiểu “là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ”.
Từ các khái niệm trên ta có thể định nghĩa về công tác lưu trữ như sau: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
1.2.2. Tính chất
- Tính chất khoa học
Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện qua việc nghiên cứu, tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh trong tài liệu lưu trữ, từ đó xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ;
Mỗi quy trình nghiệp vụ, mỗi loại hình tài liệu đều có đặc thù riêng của nó, chúng ta phải tìm hiểu để đưa ra phương án chính xác, cách tổ chức khoa học nhất cho từng loại hình tài liệu;
Khoa học lưu trữ phải được nghiên cứu, kế thừa từ các kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp dụng vào ngành lưu trữ;
Để quản lý thống nhất các lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữ phải nghiên cứu một cách đầy đủ;
- Tính chất cơ mật
Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều nội dung về bí mật Quốc gia, đòi hỏi phải đảm bảo tính cơ mật trong công tác lưu trữ.
- Tính chất xã hội
Tài liệu lưu trữ là những cứ liệu chính xác phục vụ cho việc phát triển kinh tế xã hội, văn hóa giáo dục, an ninh quốc phòng.
1.2.3. Ý nghĩa
Thông qua công tác lưu trữ có thể cung cấp các tài liệu mang thông tin có giá trị pháp lý, tính chính xác và độ tin cậy cao phục vụ cho việc soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý theo đúng các quy định của pháp luật;
Thông qua tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức có thể nghiên cứu; đánh giá kết quả hoạt động trong thời gian qua để đề ra dự báo, phương hướng phát triển của cơ quan, tổ chức của mình trong thời gian đến. Sử dụng thông tin từ tài liệu lưu trữ để theo dõi, điều hành, quản lý và kiểm tra hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp một cách khoa học, hệ thống và căn cứ chính xác;
Tài liệu lưu trữ là nguồn dữ liệu quan trọng quý giá, góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân.
1.2.4. Nội dung
1.2.4.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu.
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan
và phông lưu trữ Quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định;
Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm bảo đảm đưa vào các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả, bảo tồn di sản văn hóa của Quốc gia, dân tộc.
Nội dung
Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ;
Xác định những loại tài liệu có giá trị cần phải nộp lưu, bổ sung vào lưu trữ;
Phân chia các nguồn tài liệu phải thu thập, bổ sung mạng lưới các kho lưu trữ;
Thực hiện các thủ tục giao nộp vào kho lưu trữ.
Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu.
Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử; Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ; Nguyên tắc thu thập tài liệu theo khối phông;
Nguyên tắc thu thập tài liệu theo khu vực thẩm quyền.
1.2.4.2. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, văn hóa, khoa học và các giá trị khác. Từ đó lựa chọn để thu thập, bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông Lưu trữ Quốc gia và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy;
Làm tốt việc xác định giá trị tài liệu sẽ tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các phông lưu trữ, tối ưu hóa phông lưu trữ Quốc gia, nâng cao hiểu quả phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu và tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu.
Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu
Thứ nhất nguyên tắc chính trị: Những tài liệu đưa vào bảo quản trong các lưu trữ phải được sử dụng để bảo vệ quyền lợi cho nhân dân, cho dân tộc, cho Quốc gia và cho Đảng. Việc xác định giá trị tài liệu phải đứng trên quản điểm bảo vệ di sản văn hóa dân tộc.
Thứ hai nguyên tắc lịch sử: Khi xác định giá trị tài liệu cần chú ý đến điều kiện, thời gian… mà tài liệu sinh ra, bởi bản thân nó luôn chứa đựng thông tin quá khứ. Khi xác định giá trị của tài liệu quá khứ không được lấy ý kiến chủ quan, thời gian hiện tại để xem xét tài liệu mà đòi hỏi khi xem xét phải có những kiến thức lịch sử nhất định mới có thể xác định đúng được.
Thứ ba nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: Khi xem xét giá trị của tài liệu cần phải có quan điểm toàn diện và tổng hợp, không được tách rời từng tài liệu