9. Cấu trúc của đề tài
3.1.3. Đổi mới cách thức làm việc, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán
Để nâng cao trình độ và kiến thức cho cán bộ, nhân viên phòng Hành chính Nhân sự lãnh đạo Công ty cần quan tâm hơn nữa đến công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
Do đó, trong thời gian tới phòng Hành chính Nhân sự cần tập trung thực hiện các nhiệm vụ sau:
Tăng cường công tác giáo dục, tuyên truyền về công tác văn thư lưu trữ cho cán bộ, nhân viên.
Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho nhân viên để nâng cao nghiệp vụ: có thể là mở lớp ngắn hạn, tập huấn nghiệp vụ, mời các chuyên gia về giảng dạy vào thứ 7, chủ nhật, cử nhân viên đi học ở để nâng cao trình độ…
Đồng thời các cán bộ văn thư lưu trữ cũng phải biết những ưu, nhược điểm của mình để từ đó nỗ lực tự rèn luyện bản thân, trau dồi kiến thức, học hỏi thêm kinh nghiệm để ngày càng nâng cao trình độ nghiệp vụ của mình và hoàn thiện bản thân để đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra.
3.1.3. Đổi mới cách thức làm việc, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên. cán bộ, nhân viên.
Phòng Hành chính Nhân sự nói chung và bộ phận văn thư, lưu trữ nói riêng cần đổi mới phong cách lề lối làm việc khoa học, đảm bảo thông suốt, nhanh gọn, hiệu quả, thiết thực. Đưa hoạt động công tác văn thư, lưu trữ có tính chuyên nghiệp hơn. Thực hiện tốt chức năng tham mưu, phục vụ Công ty, góp phần đổi mới phương thức lãnh đạo, tổ chức các hoạt động văn thư, lưu trữ khoa học, hiệu quả.
Để làm được điều đó thì Công ty cần xây dựng, hoàn thiện và thực hiện nghiêm túc quy chế, chế độ làm việc của Công ty. Phòng Hành chính Nhân sự mà trước tiên cán bộ, nhân viên văn thư, lưu trữ cần chấp hành nghiêm giờ giấc làm việc, tác phong làm việc nhanh gọn tránh lãng phí thời gian, trong công việc
phải luôn chủ động, sáng tạo, hợp tác để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Đồng thời Ban lãnh đạo Công ty cần phải kiên quyết trong việc thực hiện theo dõi, kiểm tra đánh giá. Tránh tình trạng mang tình cảm cá nhân vào trong quá trình thực hiện công việc dẫn đến đánh giá không đúng sự thật.
Cụ thể đối với công tác văn thư, lưu trữ cán bộ văn thư, lưu trữ Công ty cần thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ sau:
Đối với công tác văn thư:
Các cán bộ, nhân viên cần phải để ý các từ ngữ khi sử dụng để soạn thảo văn bản, phải dùng từ ngữ lịch sự, tối ưu ý, không dùng từ hàm ý, nhiều ý, từ địa phương,… văn bản soạn thảo súc tích, ngắn gọn không lan man, dài dòng.
Về mặt thể thức văn bản cần phải được thực hiện thống nhất, đầy đủ các thành phần, có mẫu ban hành cụ thể.
Phòng hành chính nhân sự cần có kế hoạch trình lãnh đạo về việc lập hồ sơ tại các phòng, ban Công ty. Đồng thời cần phải tổ chức, thực hiện hàng năm hoặc sau khi kết thúc công việc.
Đối với công tác lưu trữ:
Phòng Hành chính – nhân sự cần có tờ trình về việc lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ cụ thể, rõ ràng.
Đồng thời Phòng Hành chính – nhân sự cần báo cáo ban lãnh đạo ban hành quy định thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào lưu trữ công ty, tài liệu không chất đống bó gói.
Cán bộ văn thư lưu trữ cần tăng cường hơn nữa việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong kho tránh chất đống, bó gói.