9. Cấu trúc của đề tài
2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh
2.1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ Phòng hành chính - nhân sự.
Công tác tham mƣu
Tham mưu cho Ban Giám đốc về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của Công ty; công tác hành chính Nhân sự; xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động.
Về công tác tổ chức, nhân sự
Xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty phù hợp với tình hình phát triển chung của doanh nghiệp;
Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, phòng, ban;
Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định về tổ chức, hành chính cho Công ty và giám sát việc chấp hành các quy định đó;
Xây dựng, ban hành Hướng dẫn các thủ tục liên quan đến công tác hành chính nhân sự (các quy trình);
Hoạch định và phát triển nguồn nhân lực cả về số lượng và chất lượng theo đúng yêu cầu và phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty;
Quy hoạch đội ngũ kế cận và thiết lập lộ trình thăng tiến cho mọi cán bộ công nhân viên;
Lập kế hoạch tuyển dụng hàng tháng, qúy, năm;
Dự trù, phân tích ngân sách tuyển dụng. Hoàn thành chính sách, thủ tục, quy trình tuyển dụng;
Xây dựng các công cụ tuyển dụng (bài kiểm tra về IQ, EQ, tiếng Anh…), các tiêu chuẩn để đánh giá ứng viên chính xác và khoa học. Thực hiện và hướng dẫn các phòng ban, Đơn vị thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân viên theo đúng quy trình, thủ tục, chính sách của Công ty;
Đánh giá chất lượng tuyển dụng, chi phí trong báo cáo chiến lược nhân sự của Công ty;
Xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình đánh giá thành tích, năng lực của cán bộ, nhân viên. Tổng hợp, theo dõi, nhận xét kết quả làm việc và đánh giá thành tích đối với cán bộ , nhân viên theo quy định;
Sắp xếp, bố trí, điều động cán bộ, công nhân viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộ phận;
Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ Bảo hiểm xã hội của cán bộ, nhân viên;
Thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ, công nhân viên như: nâng lương, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo quy định của Công ty;
Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức nhân sự theo định kỳ và đột xuất.
Công tác hành chính, tổng hợp
Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác của công ty theo từng giai đoạn: tháng, quý, năm;
Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ;
Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản hành chính Công ty của các Đơn vị/Bộ phận;
Phối hợp với nhà cung cấp, phòng ban chức năng trong (tổ chức) việc lắp đặt trang thiết bị văn phòng phục vụ cho công việc chung;
Phối hợp đơn vị bảo trì thực hiện việc bảo trì thường xuyên và bảo trì đột xuất trang thiết bị hành chính văn phòng.Tổ chức, phục vụ các cuộc họp, các sự kiện của Công ty;
Thực hiện công việc lễ tân, ngoại giao, đón tiếp khách;
Điều hành và quản lý phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của Công ty;
Bảo vệ tài sản của Công ty và tài sản của cán bộ, nhân viên trong địa phận của Công ty;
Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ trong công ty;
Hướng dẫn kiểm tra khách, cán bộ, nhân viên khi ra vào công ty; Theo dõi bảng công, tổng hợp công cho cán bộ, nhân viên;
Làm công tác phục vụ, vệ sinh trong công ty;
Đảm bảo cung cấp đầy đủ các đồ dùng, văn phòng phẩm, vật dụng cho các phòng, ban Công ty.
Công tác thi đua, khen thƣởng
Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhân theo quy định công ty.