9. Cấu trúc của đề tài
2.1.2. Khái quát chung về phòng Hành chính Nhân sự
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
Công tác tham mƣu
Tham mưu cho Ban Giám đốc về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của Công ty; công tác hành chính Nhân sự; xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động.
Về công tác tổ chức, nhân sự
Xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty phù hợp với tình hình phát triển chung của doanh nghiệp;
Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, phòng, ban;
Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định về tổ chức, hành chính cho Công ty và giám sát việc chấp hành các quy định đó;
Xây dựng, ban hành Hướng dẫn các thủ tục liên quan đến công tác hành chính nhân sự (các quy trình);
Hoạch định và phát triển nguồn nhân lực cả về số lượng và chất lượng theo đúng yêu cầu và phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty;
Quy hoạch đội ngũ kế cận và thiết lập lộ trình thăng tiến cho mọi cán bộ công nhân viên;
Lập kế hoạch tuyển dụng hàng tháng, qúy, năm;
Dự trù, phân tích ngân sách tuyển dụng. Hoàn thành chính sách, thủ tục, quy trình tuyển dụng;
Xây dựng các công cụ tuyển dụng (bài kiểm tra về IQ, EQ, tiếng Anh…), các tiêu chuẩn để đánh giá ứng viên chính xác và khoa học. Thực hiện và hướng dẫn các phòng ban, Đơn vị thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân viên theo đúng quy trình, thủ tục, chính sách của Công ty;
Đánh giá chất lượng tuyển dụng, chi phí trong báo cáo chiến lược nhân sự của Công ty;
Xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình đánh giá thành tích, năng lực của cán bộ, nhân viên. Tổng hợp, theo dõi, nhận xét kết quả làm việc và đánh giá thành tích đối với cán bộ , nhân viên theo quy định;
Sắp xếp, bố trí, điều động cán bộ, công nhân viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộ phận;
Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ Bảo hiểm xã hội của cán bộ, nhân viên;
Thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ, công nhân viên như: nâng lương, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo quy định của Công ty;
Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức nhân sự theo định kỳ và đột xuất.
Công tác hành chính, tổng hợp
Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác của công ty theo từng giai đoạn: tháng, quý, năm;
Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ;
Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản hành chính Công ty của các Đơn vị/Bộ phận;
Phối hợp với nhà cung cấp, phòng ban chức năng trong (tổ chức) việc lắp đặt trang thiết bị văn phòng phục vụ cho công việc chung;
Phối hợp đơn vị bảo trì thực hiện việc bảo trì thường xuyên và bảo trì đột xuất trang thiết bị hành chính văn phòng.Tổ chức, phục vụ các cuộc họp, các sự kiện của Công ty;
Thực hiện công việc lễ tân, ngoại giao, đón tiếp khách;
Điều hành và quản lý phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của Công ty;
Bảo vệ tài sản của Công ty và tài sản của cán bộ, nhân viên trong địa phận của Công ty;
Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ trong công ty;
Hướng dẫn kiểm tra khách, cán bộ, nhân viên khi ra vào công ty; Theo dõi bảng công, tổng hợp công cho cán bộ, nhân viên;
Làm công tác phục vụ, vệ sinh trong công ty;
Đảm bảo cung cấp đầy đủ các đồ dùng, văn phòng phẩm, vật dụng cho các phòng, ban Công ty.
Công tác thi đua, khen thƣởng
Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhân theo quy định công ty.
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh. Đầu tƣ Mai Linh.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC
2.2. Thực trạng về công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh. tƣ Mai Linh.
2.2.1. Tổ chức về công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh. tƣ Mai Linh.
Trong một doanh nghiệp để thực hiện hiệu quả một nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn cần có bộ phận chyên trách làm công tác đó.
Bộ phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu, tư vấn cho Lãnh đạo thực hiện các công việc như: Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh vực chuyên môn, thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn, đề xuất các giải pháp phát triển trong thời gian tới.
Bộ phận văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh hiện tại có 02 cán bộ thuộc phòng Hành chính Nhân sự , 01 cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ Công ty, 01 cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ của Ban quản lý dự án.
2.2.2. Ban hành các văn bản quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh. Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh.
Trƣởng phòng Hành chính – Nhân sự Nhân viên Hành chính Nhân sự Bộ phận Văn thƣ Lƣu trữ Bộ phận Lễ tân Nhân viên IT Bộ phận lái xe Bộ phận bảo vệ Nhân viên tạp vụ
Để doanh nghiệp hoạt động đúng khuôn khổ, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thì đòi hỏi ở mỗi bộ phận, mỗi hoạt động phải có những quy định quy ước bắt buộc nhằm điều chỉnh các mối quan hệ công việc.
Từ khi thành lập năm 2006 đến năm 2011 thì Công ty chưa có văn bản nào quy định về công tác văn thư, lưu trữ ban hành mà chủ yếu là cán bộ, nhân viên làm việc theo kinh nghiệm của mình và dựa theo một số văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà nước.
Năm 2012 Công ty đã ban hành Quy định số: 03/2012/QĐ-ML về việc soạn thảo văn bản, Quy định số: 04/2012/QĐ-ML về việc sử dụng con dấu. Nhưng những văn bản này quy định còn sơ sài, mới chỉ nêu rõ được một phần trong công tác văn thư lưu trữ cụ thể như: Quy định về việc soạn thảo văn bản thì chỉ mới quy định chủ yếu về mặt thể thức ban hành văn bản tên loại Quyết định và sơ qua quy trình soạn thảo văn bản, Quy định về sử dụng con dấu thì cũng chỉ nói qua việc sử dụng con dấu của Công ty
Đến năm 2017 Công ty đã ban hành Quyết định số: 44/2017/QĐ-ML ngày 18/8/2017 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh. Quy chế này đã quy định tương đối rõ ràng về công tác văn thư lưu lưu trữ của Công ty, tuy nhiên về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản chưa được quy định rõ ràng mà chỉ có các mẫu văn bản đưa vào tham khảo áp dụng.
Hình ảnh: Quyết định ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh (Phụ lục 02).
2.2.3. Nhân sự về công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh. tƣ Mai Linh.
Để văn phòng công ty có đội ngũ nhân sự chất lượng, đảm bảo hoạt động diễn ra hiệu quả thì ngoài vấn đề đảm bảo số lượng nhân sự thì đội ngũ nhân sự phải là những người có trình độ, tiêu chuẩn nhất định. Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh việc bố trí nhân sự văn thư, lưu trữ được lãnh đạo quan tâm, tuyển dụng, bố trí như sau:
Do mật độ công việc tương đối nhiều, đặc biệt là vào thời gian dự án đang triển khai nên hiện tại công ty đang bố trí 02 cán bộ văn thư, lưu trữ. Đối với những dự án lớn công việc của bộ phận này quá tải thì được cử bổ sung thêm 02 người từ phòng Hành chính Nhân sự sang hổ trợ.
2.2.3.2. Về chất lượng
Nhân sự bộ phận văn thư, lưu trữ công ty được tuyển dụng qua các đợt phỏng vấn trực tiếp, một cán bộ có trình độ cao đẳng chuyên ngành văn thư làm cán bộ văn thư, lưu trữ Ban quản lý dự án. một cán bộ có trình độ Đại học chuyên ngành Quản trị văn phòng làm cán bộ văn thư, lưu trữ Công ty, hai cán bộ tuyển dụng vào công ty đều có kinh nghiệm làm việc từ 02 năm trở lên.
Ngoài công việc chính là phụ trách công tác văn thư, lưu trữ cán bộ văn thư, lưu trữ còn phải kiêm nhiệm một số công việc hành chính nhân sự như: Tổng hợp, làm bảng công cho cán bộ, nhân viên; làm các chế độ ốm đau, thăm hỏi; Tổng hợp nhu cầu văn phòng phẩm từ các phòng, ban và mua sắm văn phòng phẩm cho Công ty; Chuẩn bị phòng cho các cuộc họp, hội nghị…
Về công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân sự thì hầu như Công ty chưa có các chương trình đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn về nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ mà cán bộ văn thư, lưu trữ phải tự trau dồi kiến thức và cập nhật các văn bản mới theo quy định của Nhà nước, Công ty.
2.2.4. Nội dung về công tác văn thƣ, lƣu trữ.
2.2.4.1. Công tác văn thư 2.2.4.1.1. Soạn thảo văn bản
Thẩm quyền ban hành các loại văn bản hành chính của Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh
Thẩm quyền về nội dung của văn bản.
Để văn bản ban hành ra có hiệu lực, hiệu quả thì cần phải hiểu rõ về thẩm quyền nội dung văn bản. Hiện tại Công ty chưa có văn bản nào quy định cụ thể về thầm quyền ban hành văn bản mà chủ yếu dựa trên kinh nghệm và sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo Công ty.
quyền ban hành văn bản như sau:
Chủ tịch Hội đồng quản trị có thẩm quyền ban hành các văn bản về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty, các văn bản về nhân sự, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, thôi việc Giám đốc, Phó Giám đốc, các Trưởng phòng, các văn bản liên quan đến Hội đồng Cổ đông và một số văn bản quan trọng khác.
Giám đốc có quyền ban hành Quyết định về quy định chức năng, nhiệm vụ các phòng, ban, bộ phận, các Quy định,Quy chế công việc, các văn bản về nhân sự, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, thôi việc đối với cán bộ, nhân viên công ty (không phải Phó Giám đốc, Trưởng phòng, Phó phòng) và các văn bản hành chính thông thường như: Quyết định, Kế hoạch, Hợp đồng, Tờ trình, Báo cáo, Công văn, một số loại văn bản khác.
Hình ảnh: Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động cán bộ nhân viên của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh (phụ lục 03).
Các phòng ban, đơn vị cũng được phép ban hành các loại văn bản hành chính thông thường mang tính chất nội bộ để giải quyết các công việc hàng ngày của đơn vị mình.
Thẩm quyền về hình thức văn bản.
Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Công ty có thẩm quyền ban hành các văn bản như: Quy định, Quy chế, Nghị quyết, Quyết định, Hợp đồng, Công văn, Kế hoạch…
Giám đốc, các Phó Giám đốc Công ty có thẩm quyền ban hành các văn bản như: Quy định, Quy chế, Nội quy, Quyết định, Hợp đồng, Công văn, Tờ trình, Thông báo, Báo cáo, Kế hoạch…
Còn đối với các đơn vị, bộ phận, phòng ban trực thuộc thì được quyền ban hành các văn bản hành chính thông thường mang tính chất nội bộ như Chương trình, Kế hoạch, Tờ trình, Báo cáo, Công văn,...
Nội dung văn bản
Nội dung văn bản ban hành thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng, ban nào thì do phòng, ban đó trực tiếp soạn thảo.
Đối với văn bản của Ban Lãnh đạo Công ty sẽ do bộ phận Thư ký, Trợ lý hoặc người được Chủ tịch hoặc Tổng Giám đốc chỉ định soạn thảo.
Trường hợp nội dung văn bản liên quan đến nhiều công việc thì người được giao soạn thảo văn bản kết hợp với các bộ phận, phòng, ban liên quan để thực hiện.
Nội dung văn bản ban hành tương đối phù hợp với hình thức ban hành văn bản, phù hợp với nội dung công việc được giao, tương đối đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật của việc soạn thảo văn bản.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty trước đây khi chưa ban hành Quy chế về công tác văn thư lưu trữ thì thể thức văn bản được cán bộ, nhân viên dựa theo một số văn bản của Nhà nước hoặc của các Công ty khác, nên về mặt thể thức kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty còn rất lộn xộn, không thống nhất.
Một số văn bản ban hành, đặc biệt là văn bản gửi các nhà thầu thường không có thành phần thể thức Quốc hiệu, tên tác giả văn bản không có mà thay vào đó là lo go của Công ty, thành phần địa chỉ, điện thoại liên hệ… được trình bày ngay góc trái phần trên của văn bản.
Hình ảnh: Văn bản Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh gửi các nhà thầu (phụ lục 04)
Còn các văn bản giao dịch của Công ty với các cơ quan Nhà nước thì được trình bày đầy đủ các thành phần thể thức, tuy nhiên một số các thành phần thể thức văn bản còn chưa đúng quy định.
Hình ảnh: Văn bản Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh gửi các cơ quan Nhà nước (Phụ lục 5)
Sau khi Công ty ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ vào tháng 8 năm 2017 thì về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty có được cải thiện hơn, văn bản ban hành tương đối đồng nhất về mặt thể thức và đầy đủ các thành phần. Tuy nhiên trong Quy chế này không quy định cụ thể, rõ ràng và
tính bắt buộc về mặt thể thức kỹ thuật trình bày văn bản mà chỉ có mẫu văn bản áp dụng tham khảo. Nên vẫn có tình trạng một số văn bản ban hành còn thiếu, sai về mặt thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, cụ thể về mặt thể thức văn bản công ty được trình bày như sau:
Quốc hiệu
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm dòng chữ: “CỘNG HÕA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
Quốc hiệu được trình bày chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 hoặc 13, kiểu chữ đứng,
đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12, 13 hoặc 14, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ, cụ thể:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Tên Công ty, đơn vị ban hành văn bản.
Đối với thành phần thể thức này thì Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh áp dụng 2 mẫu văn bản: 01 mẫu văn bản giao dịch công việc với nhà thầu thì thay thế tên Công ty bằng logo, 01 mẫu văn bản dùng để giao dịch với cơ quan Nhà Nước thì được trình bày bằng tên Công ty cụ thể như sau:
Logo Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ MAI LINH
Tên Công ty, đơn vị ban hành chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều