9. Cấu trúc của đề tài
1.2.4.3. Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Mục đích
Tổ chức, sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu;
Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tầng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
Nguyên tắc chỉnh lý
Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức).
Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh, xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu, lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng tài liệu và lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Các bước chỉnh lý tài liệu
Bước 1: Giao nhận tài liệu
Đối với những tài liệu chưa lập hồ sơ khi giao nhận được tính bằng mét giá, còn khối tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ thì phải ghi rõ số lượng cặp, hộp. Khi giao nhận phải có biên bản bàn giao cụ thể.
Bước 2: Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý
Trước khi chỉnh lý cần tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu, khi vệ sinh và vận chuyển tài liệu cần chú ý tránh xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp hộp cũng như các hồ sơ, tập tài liệu.
Bước 3: Khảo sát tài liệu
Nhằm thu thập thông tin cần thiết về tình hình của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý để làm cơ sở để biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu, thu thập tài liệu còn thiếu để bổ sung và thực hiện chỉnh lý tài liệu đặt yêu cầu đặt ra.
Bước 4: Thu thập bổ sung tài liệu
Qua khảo sát tài liệu nếu phát hiện thành phần tài liệu của phông cong thiếu, cần tiến hành thu thập, bổ sung trước khi thực hiện chỉnh lý.
Bước 5: Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý.
Để thực hiện chỉnh lý tài liệu đạt được kết quả tốt cần phải biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý cụ thể như: Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; bản Hướng dẫn phân loại tài liệu; bản Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu.
Bước 6: Phân loại tài liệu
Căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại tài liệu tiến hành phân chia tài liệu thành các nhóm lớn, rồi trong nhóm lớn phân thành các nhóm vừa, trong nhóm vừa phân thành các nhóm nhỏ hơn.
Bước 7: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ.
Trong phạm vi các nhóm nhỏ, căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp với việc xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
Bước 8: Biên mục phiếu tin.
Trong quá trình chỉnh lý thực hiện biên mục phiếu tin hồ sơ. Các phiếu tin này được dùng để nhập được dùng để nhập tin và xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý, tra tìm hồ sơ tài liệu. Ngoài ra phiếu tin còn được sử dụng tạm thời để hệ thống hóa hồ sơ của phông.
Bước 9: Hệ thống hóa hồ sơ.
Sắp xếp các phiếu tin trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ, sắp xếp các nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại. Đồng thời sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo thứ tự tạm thời của phiếu tin.
Bước 10: Biên mục hồ sơ.
Thực hiện các bước biên mục hồ sơ như: Đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ.
Bước 11: Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu.
Dùng các dụng cụ thích hợp để vệ sinh, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu.
Sau khi thực hiện lập hồ sơ tài liệu xong thì tiến hành thống kê các tài liệu hết giá trị, đồng thời kiểm tra, làm thủ tục tiêu hủy các tài liệu đó.
Bước 13: Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, cặp, hộp, viết và dán nhãn hộp.
Đánh số chính thức bằng chữ số Ả rập cho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý lên bìa hồ sơ và đưa hồ sơ vào cặp hộp, viết và dán nhãn hộp.
Bước 14: Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu.
Việc lập mục lục hồ sơ bao gồm các nôi dung: viết lời nói đầu, viết bảng chỉ dẫn mục lục, căn cứ trên thẻ tạm nhập mục lục vào máy và in đóng quyển mục lục. Đồng thời xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hóa.
Bước 15: Kiểm tra kết quả chỉnh lý.
Căn cứ vào các văn bản biên soạn phục vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ để kiểm tra trên các danh mục tài liệu, kiểm tra thực tế hồ sơ được lập.
Bước 16: Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá. Sau khi tiến hành kiểm tra xong thực hiện bàn giao tài liệu và thực hiện vận chuyển tài liệu vào kho bảo quản và sắp xếp lên giá.
Bước 17: Tổng kết chỉnh lý.
Thực hiện biên soạn báo cáo tổng kết chỉnh lý trong đó trình bày tóm tắt về những kết quả đạt được, nhận xét đánh giá về quá trình chỉnh lý và hoàn chỉnh bàn giao hồ sơ đợt chỉnh lý.