9. Cấu trúc của đề tài
1.2.4.2. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, văn hóa, khoa học và các giá trị khác. Từ đó lựa chọn để thu thập, bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông Lưu trữ Quốc gia và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy;
Làm tốt việc xác định giá trị tài liệu sẽ tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các phông lưu trữ, tối ưu hóa phông lưu trữ Quốc gia, nâng cao hiểu quả phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu và tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu.
Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu
Thứ nhất nguyên tắc chính trị: Những tài liệu đưa vào bảo quản trong các lưu trữ phải được sử dụng để bảo vệ quyền lợi cho nhân dân, cho dân tộc, cho Quốc gia và cho Đảng. Việc xác định giá trị tài liệu phải đứng trên quản điểm bảo vệ di sản văn hóa dân tộc.
Thứ hai nguyên tắc lịch sử: Khi xác định giá trị tài liệu cần chú ý đến điều kiện, thời gian… mà tài liệu sinh ra, bởi bản thân nó luôn chứa đựng thông tin quá khứ. Khi xác định giá trị của tài liệu quá khứ không được lấy ý kiến chủ quan, thời gian hiện tại để xem xét tài liệu mà đòi hỏi khi xem xét phải có những kiến thức lịch sử nhất định mới có thể xác định đúng được.
Thứ ba nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: Khi xem xét giá trị của tài liệu cần phải có quan điểm toàn diện và tổng hợp, không được tách rời từng tài liệu riêng biệt mà phải đặt tài liệu vào mối quan hệ với những tài liệu có liên quan. Đồng thời phải chú ý đến ý nghĩa toàn quốc, từng địa phương, từng ngành khoa học khác nhau.
Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu: Khi xét về ý nghĩa của từng nội dung tài liệu, không thể xét riêng rẽ, mà phải đặt trong toàn bộ một nhóm tài liệu nhất định.
Tiêu chuẩn tác giả tài liệu: Khi xác định giá trị tài liệu phải xét đến vị trí và vai trò của cơ quan hay cá nhân lập ra tài liệu đó.
Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông: Theo tiêu chuẩn này khi xác định giá trị tài liệu phải chú ý đến những cơ quan có vị trí quan trọng trong bộ máy Nhà nước. Tài liệu của những cơ quan đó là nguồn bổ sung quan trọng nhất cho Phông lưu trữ Quốc gia.
Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu: Thực tế cho thấy tài liệu trùng không chỉ có trong một phông mà có thể có nhiều trong các phông khác nhau. Để có thể giải quyết tốt việc giữ lại hay loại ra thì cần phải căn cứ vào yêu cầu sử dụng tại liệu của các cơ quan, tổ chức. Đồng thời cũng phải dựa vào
những quy định về phạm vi thu thập tài liệu, về mạng lưới các kho lưu trữ để lựa chọn tài liệu trùng một cách hợp lý.
Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu: Khi xác định giá trị tài liệu cần chú ý đến những thời kỳ đặc biệt, những giai đoạn lịch sử, địa điểm sản sinh ra tài liệu.
Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ: Theo tiêu chuẩn này ta có thể giữ lại, bảo quản những tài liệu có ý nghĩa thứ yếu nếu phông tài liệu đó chưa thu thập đầy đủ, chất lượng tài liệu bảo quản không tốt.
Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu: Những tài liệu không có hiệu lực pháp lý thì không đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ. Tuy nhiên, trong từng hoàn cảnh lịch sử khác nhau, cũng phải có sự xem xét toàn diện vận dụng tiêu chuẩn này trong khi xác định giá trị tài liệu.
Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác, các đặc điểm bề ngoài của tài liệu: Tài liệu lưu trữ ở các nước và nước ta hình thành do nhiều vật liệu và phương pháp chế tác khác nhau, ngôn ngữ khác nhau. Các đặc điểm đó cần chú ý đúng mức khi xác định giá trị tài liệu.