9. Cấu trúc của đề tài
2.2.2. Ban hành các văn bản quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ tạ
tƣ Mai Linh.
2.2.1. Tổ chức về công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh. tƣ Mai Linh.
Trong một doanh nghiệp để thực hiện hiệu quả một nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn cần có bộ phận chyên trách làm công tác đó.
Bộ phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu, tư vấn cho Lãnh đạo thực hiện các công việc như: Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh vực chuyên môn, thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn, đề xuất các giải pháp phát triển trong thời gian tới.
Bộ phận văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh hiện tại có 02 cán bộ thuộc phòng Hành chính Nhân sự , 01 cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ Công ty, 01 cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ của Ban quản lý dự án.
2.2.2. Ban hành các văn bản quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh. Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh.
Trƣởng phòng Hành chính – Nhân sự Nhân viên Hành chính Nhân sự Bộ phận Văn thƣ Lƣu trữ Bộ phận Lễ tân Nhân viên IT Bộ phận lái xe Bộ phận bảo vệ Nhân viên tạp vụ
Để doanh nghiệp hoạt động đúng khuôn khổ, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thì đòi hỏi ở mỗi bộ phận, mỗi hoạt động phải có những quy định quy ước bắt buộc nhằm điều chỉnh các mối quan hệ công việc.
Từ khi thành lập năm 2006 đến năm 2011 thì Công ty chưa có văn bản nào quy định về công tác văn thư, lưu trữ ban hành mà chủ yếu là cán bộ, nhân viên làm việc theo kinh nghiệm của mình và dựa theo một số văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà nước.
Năm 2012 Công ty đã ban hành Quy định số: 03/2012/QĐ-ML về việc soạn thảo văn bản, Quy định số: 04/2012/QĐ-ML về việc sử dụng con dấu. Nhưng những văn bản này quy định còn sơ sài, mới chỉ nêu rõ được một phần trong công tác văn thư lưu trữ cụ thể như: Quy định về việc soạn thảo văn bản thì chỉ mới quy định chủ yếu về mặt thể thức ban hành văn bản tên loại Quyết định và sơ qua quy trình soạn thảo văn bản, Quy định về sử dụng con dấu thì cũng chỉ nói qua việc sử dụng con dấu của Công ty
Đến năm 2017 Công ty đã ban hành Quyết định số: 44/2017/QĐ-ML ngày 18/8/2017 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh. Quy chế này đã quy định tương đối rõ ràng về công tác văn thư lưu lưu trữ của Công ty, tuy nhiên về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản chưa được quy định rõ ràng mà chỉ có các mẫu văn bản đưa vào tham khảo áp dụng.
Hình ảnh: Quyết định ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh (Phụ lục 02).