9. Cấu trúc của đề tài
1.2.4.5. Bảo quản tài liệu lƣu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài Tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt được các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu;
Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm: Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản, tổ chức tài liệu trong kho và tu sửa, phục chế những tài liệu đã bị hư hỏng.
Các yêu cầu về kho tàng, trang thiết bị cơ bản để bảo quản tài liệu lƣu trữ.
Yêu cầu về xây dựng, cải tạo kho lưu trữ: Về địa điểm, kỹ thuật xây dựng; Yêu cầu về trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ: Giá, tủ, hòm đựng tài liệu và các trang thiết bị khác.
Các biện pháp kỹ thuật, bảo quản tài liệu lƣu trữ
Biện pháp phòng chống ẩm:
Để chống ẩm kho lưu trữ cần sử dụng các biện pháp chống ẩm như thông gió, bằng cách dùng quạt thông gió, hoặc mở cửa thường xuyên để thông gió tự nhiên chống ẩm. Dùng chất hút ẩm như Silicagen hoặc vôi sống cho vào túi, hộp đặt dưới gầm tủ hay góc kho. Ngoài ra còn có thể dùng bao gói cách ly độ ẩm và các và các phương tiện máy móc khác.
Biện pháp phòng chống nấm mốc:
Để phòng chống nấm mốc phải thường xuyên làm vệ sinh kho tàng và thiết bị bảo quản, phải phun, quét, chất nấm mốc lên cặp, hộp đựng tài liệu.
Biện pháp phòng chống côn trùng:
Phải luôn luôn kiểm tra, vệ sinh, khử trùng cho kho tàng và tài liệu. Khi cần thiết thì sử dụng các hóa chất để phòng và tiêu diệt côn trùng.
Phòng chống chuột:
Để phòng chuột nhập vào kho tài liệu lưu trữ phải có các biện pháp che chắn chu đáo, khơi thông các cống rãnh, làm lưới sắt bịt kín các cửa thông hơi các đường ống thông vào nhà kho, có thể dùng hóa chất, bả để tiêu diệt chuột.
Phòng chống cháy:
Cần phải có quy định nghiêm ngặt về phòng cháy chữa cháy, nội quy ra vào cơ quan chặt chẽ.
Phƣơng pháp quản lý tài liệu trong kho lƣu trữ
Phương pháp sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ:
Sắp xếp tài liệu theo hồ sơ
Các tài liệu trong hồ sơ, đơn vị bảo quản được sắp xếp theo đặc trưng đã vận dụng để lập hồ sơ. Nếu khối lượng tài liệu trong hồ sơ nhiều thì nên chia thành nhiều tập, mỗi tập là 1 đơn vị bảo quản. Mỗi hồ sơ, đơn vị bảo quản chỉ dày khoảng 2 cm;
Các tài liệu là bản vẽ có khổ rộng thường xếp theo các phương pháp: đặt nằm phẳng trong các tủ chuyên dụng; cuộn tròn đối với bản vẽ bằng giấy mỏng. Đối với những bản vẽ khổ rộng, giấy cứng thì phải treo lên các giá treo.
Sắp xếp tài liệu lên giá
Tùy theo từng loại tài liệu để sắp xếp nhưng việc sắp xếp tài liệu trong từng khoang, từng giá phải thống nhất theo quy định xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Nguyên tắc sắp xếp tài liệu lên giá là dễ tìm thấy, dễ lấy.
Trường hợp tài liệu được sắp xếp trong từng hộp, trong gói… có đánh số thứ tự, cần xếp nằm thì đặt chúng theo số thứ tự từ dưới lên trên thành từng cột và các cột lại được xếp từ trái qua phải.
Sắp xếp giá trong kho
Sắp xếp giá trong kho phải thuận tiện cho phương tiện vận chuyển và đi lại, đồng thời phải bảo đảm cho kho được thông thoáng, tránh được các yếu tố phá hoại tài liệu, tiết kiệm được diện tích, thuận lợi cho công tác làm vệ sinh, sắp xếp tài liệu và thống kê, kiểm tra tài liệu.
Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu
Trong một kho lưu trữ có nhiều phông, nhiều giá cần phải làm hai bảng chỉ dẫn: Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông và bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo giá.
Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông là bảng cho biết tài liệu của phông đó để ở ngăn nào, giá nào trong kho.
Chế độ bảo vệ tài liệu trong kho lưu trữ:
Mỗi kho lưu trữ đều có chế độ quản lý tài liệu nhằm bảo vệ an toàn và bảo quản toàn vẹn trạng thái vật lý của tài liệu.
Chế độ bảo vệ tài liệu bao gồm: Chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất về số lượng, chất lượng, tình trạng vật lý của tài liệu, tình hình bảo quản tài liệu.
Chế độ sử dụng tài liệu:
Đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ nghiên cứu sử dụng, đáp ứng các yêu cầu của xã hội là mục tiêu của công tác lưu trữ. Để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu nhằm phục vụ lâu dài, trong quá trình giao nhận, vận chuyển, sử dụng tài liệu phải có các quy định cụ thể, chặt chẽ và phải thực hiện nghiêm túc các quy định.
Tu bổ tài liệu lưu trữ
Thực hiện các biện pháp khoa học kỹ thuật để tu bổ các tài liệu bị rách nát, hư hỏng, ố vàng…