3.2.2.1. Mục đích, ý nghĩa của biện pháp
Kế hoạch hoá là chức năng đầu tiên trong một quá trình QL. Nó khởi đầu, định hướng cho toàn bộ hoạt động của tổ chức. Việc lập kế hoạch chu đáo sẽ đưa ra được phương án tối ưu để thực hiện các mục tiêu, nhờ đó nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực và tiết kiệm được thời gian, giúp giảm thiểu chi phí không cần thiết.
Trong hoạt động TĐG trong KĐCLGD cũng vậy, kế hoạch hóa là chức năng vô cùng quan trọng của cả quá trình TĐG và có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả của hoạt động TĐG.
Một kế hoạch tốt sẽ giúp tổ chức ứng phó kịp thời với những thay đổi, những bất ổn trong nội bộ tổ chức cũng như môi trường. Đồng thời, kế hoạch tạo sự thống nhất trong hoạt động của tổ chức, làm giảm bớt những hành động tùy tiện, tự phát. Kế hoạch còn là cơ sở cho chức năng kiểm tra. Người quản lý sẽ thuận lợi hơn trong công tác kiểm tra nếu như các kế hoạch được soạn thảo chi tiết, rõ ràng và thống nhất.
67
3.2.2.2. Nội dung và cách thức thực hiện
Để công tác kế hoạch hoá hoạt động TĐG trong KĐCLGD trường THPT đạt hiệu quả thì kế hoạch đó phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART (Specific - cụ thể, dễ hiểu; Measurable - đo lường được; Achievable - khả thi; Realistic - thực tế; Time bound - có thời hạn).
Đảm bảo trong kế hoạch TĐG của nhà trường nêu rõ: mục đích TĐG; phạm vi TĐG; xác định công cụ TĐG; phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên trong Hội đồng TĐG và nêu rõ trách nhiệm của các bộ phận liên quan; trách nhiệm cụ thể của mỗi bộ phận, mỗi cá nhân; tập huấn nghiệp vụ TĐG cho hội đồng TĐG và CB, GV, NV; dự kiến các nguồn lực và thời điểm cần huy động; dự kiến các minh chứng cần thu thập cho từng tiêu chí; có thời gian biểu chi tiết cho từng hoạt động cụ thể (bao gồm thời gian cần thiết để triển khai hoạt động TĐG và lịch trình thực hiện các hoạt động cụ thể); lập bảng danh mục mã minh chứng. Kết quả của từng hoạt động trong kế hoạch phải đo được hoặc có minh chứng cụ thể để có cơ sở đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch.
Cần xác định chính xác mục đích và phạm vi TĐG; đây là yêu cầu đặc biệt quan trọng trong kế hoạch TĐG của nhà trường. Mục đích chính của TĐG là phản ảnh trung thực hiện trạng của nhà trường để cải tiến chất lượng đáp ứng bộ tiêu chuẩn do Bộ GD&ĐT ban hành. Phạm vi TĐG rất rộng, bao gồm toàn bộ hoạt động của nhà trường, do đó cần xác định rõ theo từng tiêu chí. Khi xây dựng kế hoạch phải phân tích, xác định điểm mạnh, điểm yếu của đơn vị và các thời cơ, thách thức của nhà trường (phân tích SWOT). Chú ý đến môi trường bên trong như đội ngũ CBQL, GV, NV, văn hóa của nhà trường, điều kiện về CSVC hiện có, năng lực tài chính của nhà trường....; môi trường bên ngoài nhà trường như: tình hình kinh tế xã hội của địa phương, mỗi quan hệ giữa Nhà trường - Gia đình - Xã hội... để xác định thời cơ, thách thức, thuận lợi, khó khăn tác động đến hoạt động TĐG của nhà trường. Từ các cơ sở trên, hiệu trưởng xác lập các mục tiêu, lộ trình thực hiện, nguồn nhân lực của quá trình hoạt động TĐG trong nhà trường.
68
Nguyên tắc lập kế hoạch TĐG đó là phải đóng góp vào việc thực hiện các mục tiêu, các mục tiêu phải rõ ràng, có thể đạt được và xác đáng, các tiền đề kế hoạch phải thích hợp, những yếu tố hạn chế phải được xác định và lường trước, phải đảm bảo cam kết về thời gian và nguồn lực để hoàn thành, kế hoạch phải linh hoạt và thay đổi đúng hướng. Nội dung kế hoạch TĐG được lập theo nguyên tắc “5W + 1H”: WHAT? (Cái gì?): Chỉ rõ mục đích công việc, tính chất, nội dung, đặc trưng, Số lượng... WHERE? (Ở đâu?): Chỉ rõ địa điểm, vị trí thực hiện công việc. WHEN? (Khi nào?): Chỉ rõ thời gian bắt tay vào công việc, thời gian hoàn thành, thời vụ, định kì hay tùy lúc... WHO? (Ai?): Chỉ rõ ai phụ trách, một hay nhiều người, ai tham gia, liên hệ với ai?... WHY? (Tại sao?): Mục đích, sự cần thiết phải làm những việc đó. HOW? (Làm thế nào?): Nêu rõ phương pháp thực hiện, kĩ thuật, số lượng tiêu chuẩn cần đạt, giá trị mục tiêu, mức độ mong đợi... [18, tr. 136]
NGUYÊN TẮC “5W + 1H”
WHAT – Cái gì? WHERE - Ở đâu? WHEN – Khi nào?
Làm cái gì
Việc gì đang được làm
Nên làm việc gì
Làm ở đâu
Nên làm ở đâu
Có thể làm ở đâu
Làm thế nào
Nên làm khi nào
Có thể làm khi nào
WHO – Ai? WHY – Tại sao? HOW – Làm thế nào?
Ai làm việc đó
Ai đã làm việc đó
Ai khác có thể làm việc đó
Tại sao làm việc đó
Tại sao làm như vậy
Tại sao làm ở đó
Tại sao phân công người đó làm
Làm việc đó như thế nào
Việc đó được làm ra sao
Việc đó nên làm như thế nào
Các điểm lưu ý khi lập kế hoạch TĐG trong KĐCLGD trường THPT đó là: Phải có tư duy mới, phải lưu ý tính kinh tế, phải làm rõ thời gian thực thi và thời cơ
69
thực hiện kế hoạch, phương án chọn phải thích ứng với sự biến động của môi trường, đảm bảo hiệu quả, thúc đẩy cấp dưới và những người có liên quan tham gia xây dựng kế hoạch.
Tiến hành nghiên cứu, phân tích kỹ lưỡng nguồn lực hiện có làm cơ sở xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch TĐG. Phân công nhiệm vụ trong kế hoạch có vai trò hết sức quan trọng. Đội ngũ CBQL, GV, NV trong Hội đồng TĐG chắc chắn không đủ để thực nhiệm mọi nhiệm vụ trong kế hoạch mà còn phải phân công thêm một số GV, NV vào các nhóm chuyên trách để thực hiện TĐG. Việc phân công phải dựa trên cơ sở năng lực hiện có của đội ngũ, đảm bảo người được phân công sẽ thực hiện được công việc được giao. Với đội ngũ hoàn toàn làm công tác kiêm nhiệm như hiện nay, việc phân công phải dựa vào công việc chính mà người đó đang đảm nhiệm để đảm bảo việc thực hiện công tác chuyên môn và hoạt động TĐG có thể bổ sung cho nhau và không chồng chéo. Trong phân công phải nêu rõ trách nhiệm của các bộ phận có liên quan đến hoạt động TĐG, chẳng hạn như trách nhiệm cung cấp minh chứng; đồng thời phải xác định được các mức độ cần đạt được ở từng nội dung công việc, tạo cơ sở cho việc kiểm tra, đánh giá.
Sau khi hoàn thành dự thảo kế hoạch TĐG, trước khi ban hành chính thức, kế hoạch TĐG cần được thảo luận một cách nghiêm túc trong toàn bộ Hội đồng TĐG để lấy ý kiến của các thành viên để lấy ý kiến đóng góp của tập thể, điều chỉnh những nội dung chưa phù hợp, bổ sung những nội dung còn thiếu. Tất cả các nội dung của kế hoạch cần được thống nhất cao mới có thể tạo được sự đồng thuận khi triển khai thực hiện.
Hoạt động TĐG đòi hỏi nhiều thời gian, công sức do đó khi xây dựng kế hoạch phải cụ thể, sát với thực tế, căn cứ vào kế hoạch năm học bố trí thời gian thực hiện hợp lý, hài hòa với các công việc khác trong nhà trường, phù hợp với điều kiện của nhà trường, phải huy động các nguồn lực trí lực, tài lực, vật lực và các lực lượng giáo dục trong và ngoài nhà trường tham gia vào hoạt động TĐG.
70
Khi xây dựng kế hoạch TĐG, đòi hỏi phải có tính khả thi, phải tiến hành theo một quy trình chặt chẽ, minh bạch, khách quan. Khi xây dựng kế hoạch cần phải chú ý đến vấn đề kinh phí thực hiện, tìm ra phương án chi phí ít tốn kém nhất nhưng hiệu quả và phù hợp với tài chính của nhà trường.
Hoạt động TĐG trong KĐCLGD của các trường THPT sẽ không thể đạt hiệu quả cao nếu thiếu những định hướng chiến lược phù hợp cho các công việc cụ thể, kế hoạch sẽ giúp cho hoạt động TĐG đáp ứng được sự thay đổi qua từng năm, từng giai đoạn phát triển của xã hội và sự thay đổi phát triển của giáo dục.
3.2.2.3. Điều kiện thực hiện biện pháp
Xây dựng kế hoạch TĐG phù hợp, khả thi với nhà trường trên cơ sở phân tích kỹ lưỡng các nguồn lực: nhân lực, tài lực, vật lực; phù hợp với bối cảnh của nhà trường, điều kiện kinh tế xã hội của địa phương, có được sự đồng thuận của đội ngũ CBQL, GV, NV, HS và CMHS; tuyệt đối tránh việc rập khuôn hoặc sao chép kế hoạch của các đơn vị khác vì mỗi trường có các điều kiện khác nhau nên không thể áp dụng một kế hoạch TĐG của trường này trong hoàn cảnh của một trường khác.
Đảm bảo trong quá trình xây dựng kế hoạch cần đặc biệt chú trọng đến việc nghiên cứu để hiểu rõ về quy trình TĐG, các tiêu chuẩn, tiêu chí của bộ tiêu chuẩn đánh giá trường THPT; cùng với việc phân tích mức độ am hiểu về TĐG và năng lực đánh giá của đội ngũ để phân công hợp lý. Đảm bảo kế hoạch TĐG được cụ thể hóa thành các nhiệm vụ, các giai đoạn cụ thể; các phương pháp thực hiện và người thực hiện cụ thể để đảm bảo tiến độ TĐG và có được sản phẩm TĐG có chất lượng cũng như tạo cơ sở cho việc kiểm tra, đánh giả. Trong kế hoạch cũng cần thể hiện được thời điểm kiểm tra, đánh giá để điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực tiễn của nhà trường.
Kế hoạch phải chỉ rõ ở mỗi thời điểm trong quá trình TĐG cần phải huy động những nguồn lực nào và huy động từ đâu. Các nguồn lực bao gồm nhân lực, điều kiện CSVC và kinh phí. Ngoài các thành viên được phân công ở các nhóm chuyên trách, kế hoạch TĐG phải dự kiến được những cá nhân, bộ phận có liên
71
quan trong từng thời điểm để hỗ trợ. Với điều kiện CSVC và kinh phí còn hạn hẹp như hiện tại, việc dự kiến trưng dụng CSVC và vận động kinh phí hỗ trợ cho từng giai đoạn cũng cần phải xác định rõ.