3.2.4.1. Mục đích, ý nghĩa của biện pháp
Chỉ đạo là hệ thống các tác động có chủ đích đến đối tượng quản lý để hiện thực hóa các ý tưởng đã hình thành trong kế hoạch nhằm đạt được các mục tiêu với chất lượng cao.
Chỉ đạo hoạt động TĐG về thực chất đó là huy động các lực lượng vào việc thực hiện kế hoạch và điều hành nhằm đảm bảo cho hoạt động TĐG của nhà trường diễn ra trong kỷ cương, trật tự.
Chỉ đạo hoạt động TĐG có vai trò quan trọng trong việc tạo động cơ, khích lệ tinh thần làm việc của đội ngũ thực hiện hoạt động TĐG tạo không khí làm việc tích cực, hợp tác, hiệu quả.
Thông qua chức năng chỉ đạo, Chủ tịch Hội đồng TĐG có cơ sở để đưa ra các quyết định quản lý, các giải pháp điều chỉnh phù hợp đảm bảo hoạt động TĐG luôn diễn ra theo đúng kế hoạch.
75
3.2.4.2. Nội dung và cách thức thực hiện
Để hoạt động TĐG đạt hiệu quả, hiệu trưởng phải luôn theo dõi và giám sát công tác này để các thành viên, bộ phận trong nhà trường nhận thức được trách nhiệm, cách thức thực hiện quy trình TĐG.
Ban hành các quyết định quản lý đến toàn bộ quá trình TĐG, huy động các lực lượng tham gia. Điều hành hoạt động TĐG theo trật tự, kỷ cương đảm bảo hoạt đông TĐG diễn ra theo kế hoạch.
Công tác chỉ đạo phải thường xuyên, kịp thời, định hướng công việc rõ ràng, tạo sự liên kết giữa các thành viên trong nhà trường, phân công nhiệm vụ cho các thành viên rõ ràng, cụ thể. Sau mỗi giai đoạn cần tổ chức các cuộc họp đánh giá về tiến độ thực hiện công việc đề rút kinh nghiệm, điều chỉnh hoạt động TĐG.
Song song, trong quá trình chỉ đạo, hiệu trưởng phải biết lắng nghe phản hồi của cấp dưới, tiếp nhận thông tin có chọn lọc và phải biết hướng dẫn, giúp đỡ cấp dưới, phát huy tính dân chủ tạo sự đồng thuận cao trong tập thể để đạt được mục tiêu TĐG đã đề ra.
Trong chỉ đạo, hiệu trưởng cũng cần phải nghiêm khắc phê bình, xử lý cá nhân, bộ phận không tham gia phối hợp hoạt động hoặc thiếu tinh thần trách nhiệm. Phân tích, xử lý thông tin một cách khách quan và đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời, khoa học, đảm bảo tính pháp lý nhằm thực hiện tốt kế hoạch đã lập ra.
3.2.4.3. Điều kiện thực hiện biện pháp
Đặc trưng của chức năng chỉ đạo là các quyết định, chỉ thị điều hành. Để đảm bảo tính kỷ cương và thống nhất trong cả quá trình TĐG, các quyết định, chỉ thị điều hành phải nhất quán, chính xác, tuyệt đối không mâu thuẫn với nhau, phải có tác động tích cực đến thái độ, hành vi của đội ngũ thực hiện hoạt động TĐG.
3.2.5.Nâng cao hiệu quả việc kiểm tra, đánh giá hoạt động tự đánh giá
76
Công tác kiểm tra là quá trình thu thập và trao đổi thông tin nhằm xem xét đánh giá các nhiệm vụ có theo đúng kế hoạch về tiến độ, kết quả và chất lượng hay không; các quyết định có phù hợp với thực tế hay không để có những thay đổi, chấn chỉnh và đôn đốc để hoàn thành mục tiêu. Kết quả kiểm tra là căn cứ quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động, để thay đổi kịp thời những quyết định quyết định không phù hợp, để đổi mới và hoàn thiện tổ chức.
Kiểm tra, giám sát có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý bất cứ hoạt động nào, nhất là các quá trình phức tạp và kéo dài như hoạt động TĐG trong KĐCLGD. Trong hoạt động TĐG, kiểm tra vừa là công cụ để giúp hiệu trưởng phát hiện ra những sai sót và điều chỉnh, vừa thông qua kiểm tra, các hoạt động thực hiện tốt hơn, giảm bớt sai sót có thể nảy sinh. Ngoài ra, kiểm tra góp phần đôn đốc thực hiện kế hoạch TĐG với hiệu quả cao và giúp theo sát, đối phó kịp thời với những thay đổi của môi trường.
Thông qua hoạt động TĐG giúp nhà trường tìm hiểu và xác định nguyên nhân của các hạn chế để xây dựng kế hoạch cải tiến và áp dụng các biện pháp khắc phục các điểm yếu trong báo cáo TĐG.
3.2.5.2. Nội dung và cách thức thực hiện
Trước hết, hiệu trưởng xây dựng kế hoạch kiểm tra, nội dung kiểm tra, đối tượng kiểm tra, cách thức kiểm tra, thời gian kiểm tra việc thực hiện hoạt động TĐG. Sau đó, thông báo kế hoạch kiểm tra đến tất cả các thành viên trong nhà trường. Hướng dẫn, yêu cầu từng cá nhân, bộ phận tự kiểm tra việc thực hiện công việc của cá nhân, của nhóm. Phân công các thành viên kiểm tra chéo lẫn nhau nhằm đảm bảo tính khách quan, dân chủ trong quá trình kiểm tra. Đồng thời, cần nắm thông tin kịp thời khi tiến hành kiểm tra để kịp thời xử lý, điều chỉnh khi cần thiết.
Trong quá trình quản lý hoạt động TĐG nên ưu tiên dành thời gian cho việc kiểm tra. Có thể kiểm tra việc thực hiện hoạt động TĐG của các cá nhân, bộ phận theo nhiều cách khác nhau như: Kiểm tra đột xuất, không báo trước để các bộ phận, cá nhân luôn có tinh thần sẵn sàng kiểm tra, có ý thức tự kiểm tra; Kiểm tra có báo
77
trước theo kế hoạch để các bộ phận và cá nhân chuẩn bị, qua đó các cá nhân bộc lộ được năng lực TĐG và tổ chức thực hiện nhiệm vụ của bộ phận mình; đồng thời tạo không khí thi đua làm tốt hoạt động TĐG trong nhà trường.
Hoạt động TĐG là một hoạt động đòi hỏi nhà trường phải TĐG toàn bộ các hoạt động GD để tự hoàn thiện các tiêu chí, tiêu chuẩn đã được Bộ GD&ĐT quy định. Quy trình của hoạt động TĐG gồm nhiều bước và chúng có mối liên hệ qua lại mật thiết với nhau. Do đó, hiệu trưởng cần quan tâm và kiểm tra các nội dung sau: Kiểm tra việc nâng cao nhận thức cho đội ngũ về hoạt động TĐG của nhà trường; Kiểm tra việc chuẩn bị CSVC, kinh phí và các điều kiện hỗ trợ phục vụ hoạt động TĐG; Kiểm tra việc thu thập, xử lý minh chứng; Kiểm tra việc thực hiện quy trình, tuân thủ các nội dung, nguyên tắc trong TĐG; Kiểm tra việc viết phiếu đánh giá tiêu chí; Kiểm tra việc hoàn thiện báo cáo TĐG.
Trong quá trình kiểm tra, cần phải đảm bảo các nội dung sau: Kiểm tra hoạt động về tiến độ, mức độ thực hiện kế hoạch TĐG của các nhóm, của từng thành viên Hội đồng TĐG và các cá nhân liên quan … Kiểm tra tính phù hợp, khả thi của kế hoạch để kịp thời điều chỉnh; rà soát lại tính hợp lý của việc bố trí nhân sự và phân công nhiệm vụ, xem xét lại các nguồn lực, bổ sung kịp thời để đảm bảo tiến độ thực hiện TĐG.
Tổ chức rút kinh nghiệm sau kiểm tra để tránh sai sót tương tự có thể có ở các cá nhân khác hoặc các nhiệm vụ tiếp theo. Đặc biệt chú trọng tổ chức họp rút kinh nghiệm sau mỗi công đoạn, mỗi bước của quy trình. Phân tích nguyên nhân của những ưu điểm, hạn chế, có các giải pháp nhằm điều chỉnh những sai sót, uốn nắn thái độ và hướng dẫn phương pháp làm việc, xử lý những sai phạm nghiêm trọng, đồng thời khích lệ, động viên, tuyên dương những tập thể, cá nhân điển hình để thúc đẩy động cơ làm việc của đối tượng quản lý. Đúc kết kinh nghiệm làm cơ sở cho việc tổ chức, triển khai thực hiện các công việc tiếp theo.
78
3.2.5.3. Điều kiện thực hiện biện pháp
Nhiệm vụ đầu tiên, Hội đồng TĐG phải xây dựng được kế hoạch kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất. Hội đồng TĐG xác định nguyên nhân điểm yếu trên cơ sở đối chiếu thực trạng so với tiêu chuẩn nhằm xây dựng kế hoạch cải tiến khắc phục các điểm yếu.
Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc khắc phục các điểm yếu của các bộ phận kèm theo các minh chứng. Kiểm tra tính phù hợp, khả thi của kế hoạch để kịp thời điều chỉnh; rà soát lại tính hợp lý của việc bố trí nhân sự và phân công nhiệm vụ, xem xét lại các nguồn lực để kịp thời bổ sung nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện khắc phục điểm yếu.
Để đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng TĐG cần tăng cường công tác chỉ đạo, kiểm tra, giám sát, hướng dẫn kịp thời để các thành viên điều chỉnh những sai sót trong quá trình tiến hành TĐG. Bên cạnh đó, giao nhiệm vụ cụ thể cho nhóm trưởng các nhóm chuyên trách, tổ trưởng tổ thư ký chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc các thành viên thực hiện các công việc được giao đảm bảo thời gian và yêu cầu của Hội đồng TĐG. Tất cả các bước của quy trình TĐG cần được lãnh đạo Hội đồng TĐG giám sát chặt chẽ nhằm hạn chế các sai sót
3.2.6.Tăng cường quản lý các điều kiện hỗ trợ hoạt động tự đánh giá
3.2.6.1. Mục đích, ý nghĩa của biện pháp
Mức độ và tiến độ hoàn thành hoàn thành TĐG trong KĐCLGD phụ thuộc khá nhiều vào các điều kiện, nguồn lực đảm bảo cho hoạt động này. Các nguồn lực là một trong những yếu tố đặc biệt quan trọng đối với hoạt động TĐG trong KĐCL GD. Trong đó nhân lực đóng vai trò then chốt.
Tuy nhiên, ngoài nguồn nhân lực tham gia hoạt động TĐG thì các điều kiện tài chính, điều kiện CSVC có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của hoạt động TĐG. Hoạt động TĐG trong KĐCLGD của các trường THPT sẽ không đạt được yêu cầu
79
kiểm định một khi các nguồn lực CSVC, trang thiết bị, kinh phí phục vụ cho hoạt động này chưa được đảm bảo.
CSVC, trang thiết bị cần thiết phục vụ cho hoạt động TĐG trong KĐCLGD là điều kiện không thể thiếu để công tác này diễn ra thuận lợi. Thiếu điều kiện CSVC thì tiến độ và hiệu quả công việc gặp khó khăn, không đạt được mục tiêu như kế hoạch TĐG của nhà trường đề ra.
Trong bất kỳ hoạt động nào thì việc đảm bảo chế độ chính sách đối với CBQL, GV, NV đóng vai trò hết sức quan trọng. Chế độ, chính sách không chỉ là vấn đề về mặt tiền bạc mà còn thể hiện sự trân trọng đối với thành quả lao động của mọi người. Do vậy, đề xuất chế độ, chính sách hợp lý đối với các thành viên tham gia hoạt động TĐG sẽ thúc đẩy mọi người làm việc hăng say, giúp hoạt động này đạt hiệu quả cao nhất có thể.
3.2.6.2. Nội dung và cách thức thực hiện
Xây dựng bầu không khí làm việc một cách nghiêm túc, trong sáng, cởi mở, tin tưởng, thân thiện và đồng thuận thống nhất cao trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận và cá nhân. Trên cơ sở đó, mỗi bộ phận và cá nhân xác định rõ vị trí của mình để phát huy tính năng động, linh hoạt và sáng tạo nhằm cải tiến nâng cao chất lượng công việc.
Ngoài ra, đối với GV, NV tham gia vào Hội đồng TĐG, hiệu trưởng cần xem xét phân công giảm tải bớt các công tác kiêm nhiệm khác, tránh để một cá nhân đảm nhiệm quá nhiều chức vụ, công việc lại phải trực tiếp tham gia hoạt động TĐG.
Tăng cường đầu tư CSVC, trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng khoa học Công nghệ phục vụ hoạt động TĐG nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động TĐG. Cuối năm, thông qua đợt kiểm kê tài sản, tiến hành rà soát lại thực trạng CSVC, trang thiết bị hiện có của nhà trường, từ đó có kế hoạch bố trí, sắp xếp quản lý, sử dụng có hiệu quả trang thiết bị trong điều kiện cho phép của nhà trường để thực hiện hoạt động TĐG một cách tối ưu nhất.
80
Để đảm bảo chế độ cho CBQL, GV, NV, hiệu trưởng cần thực hiện tốt việc dự trù kinh phí cho hoạt động TĐG của đơn vị. Xây dựng các dự trù kinh phí phải cụ thể, chi tiết, đảm bảo tính thuyết phục và tiết kiệm.
Nhà trường cần thực hiện công khai, đúng, đảm bảo kịp thời các chế độ chính sách đối với CBQL, GV, NV tham gia hoạt động TĐG. Một khi chính sách thoả đáng, phù hợp, công bằng, đánh giá đúng người đúng việc thì sẽ động viên, khích lệ cho đội ngũ hăng say làm việc với trách nhiệm cao; đồng thời có ý thức tự giác, không ngừng học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Tăng cường điều kiện tài chính phục vụ hoạt động TĐG, đảm bảo các chế độ bồi dưỡng cho đội ngũ thực hiện hoạt động TĐG và cải thiện điều kiện làm việc của đội ngũ.
3.2.6.3. Điều kiện thực hiện biện pháp
Điều kiện tài chính, CSVC và trang thiết bị phục vụ là những yếu tố ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của hoạt động TĐG. Tùy theo điều kiện thực tế, nhà trường có thể bố trí một phòng làm việc riêng hoặc bố trí vị trí phù hợp của nhà trường để có nơi làm việc thường xuyên của tổ thư ký và lưu trữ thông tin, minh chứng. Để phục vụ hoạt động TĐG nhà trường cần trang bị tối thiểu các trang thiết bị như: máy vi tính, máy in, tủ đựng hồ sơ minh chứng.
Cung cấp đầy đủ văn bản, chỉ thị, hướng dẫn, tài liệu học tập, tài liệu tập huấn, sách nghiên cứu, tài liệu tham khảo về lĩnh vực TĐG và KĐCLGD cho Hội đồng TĐG vì đây là một lĩnh vực mới cần phải có đầy đủ tài liệu để tham khảo và nghiên cứu.
Tranh thủ sự hỗ trợ tài chính từ các tổ chức, cá nhân bên ngoài nhà trường để có thêm nguồn chi cho hoạt động TĐG. Tùy điều kiện tài chính của nhà trường, trong quy chế chi tiêu nội bộ hằng năm, nhà trường cần xây dựng chế độ bồi dưỡng hợp lý nhằm động viên tinh thần làm việc của các thành viên Hội đồng TĐG và các nhóm chuyên trách.
81
3.3.MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BIỆN PHÁP
Dựa trên cơ sở lý luận về hoạt động TĐG trong KĐCLGD trường THPT và thực trạng quản lý hoạt động TĐG trong KĐCLGD của các trường THPT ở huyện Tri Tôn, tỉnh An Giang hiện nay, để nâng cao chất lượng hoạt động TĐG trong KĐCLGD của các trường THPT ở huyện Tri Tôn, tỉnh An Giang, luận văn đề xuất sáu biện pháp cụ thể, đó là: (1) Nâng cao nhận thức của CBQL, GV, NV về hoạt động TĐG; (2) Kế hoạch hóa hoạt động TĐG phù hợp, khả thi; (3) Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hoạt động TĐG; (4) Tăng cường chỉ đạo thực hiện tốt hoạt động TĐG; (5) Nâng cao hiệu quả việc kiểm tra, đanh giá hoạt động TĐG; (6) Tăng cường quản lý các điều kiện hỗ trợ hoạt động TĐG.
Các biện pháp luận văn đề xuất có tính độc lập tương đối với nhau, có vai trò riêng biệt trong quá trình quản lý hoạt động TĐG của trường THPT. Biện pháp tổ chức các hoạt động nâng cao nhận thức cho CBQL, GV, NV về hoạt động TĐG trong KĐCLGD (1) được xem là điều kiện tiên quyết để hình thành động cơ đúng đắn ngay từ ban đầu cho đội ngũ để thực hiện hoạt động TĐG. Biện pháp Kế hoạch hóa hoạt động TĐG trong KĐCLGD phù hợp, khả thi (2); Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hoạt động TĐG trong KĐCLGD hợp lý (3); Tăng cường chỉ đạo hoạt động TĐG trong KĐCLGD (5) là những biện pháp cơ bản của quá trình triển khai hoạt động TĐG trong KĐCLGD ở trường THPT. Biện pháp Tăng cường quản lý các điều kiện phục vụ quá trình TĐG trong KĐCLGD (6) được xem là tạo môi trường quản lý nhằm đảm bảo cho hoạt động này được diễn ra thông suốt, đạt hiệu quả cao. Biện pháp Nâng cao hiệu quả việc kiểm tra, đanh giá hoạt động TĐG trong KĐCLGD của nhà trường (4) giúp cho hoạt động TĐG ở trường THPT đạt được mục đích của KĐCLGD.
Tuy vậy, các biện pháp có mối quan hệ biện chứng chặt chẽ với nhau, hỗ trợ, bổ sung, là điều kiện thúc đẩy nhau tạo nên một chính thể thống nhất cùng tác động đến quá trình quản lý hoạt động TĐG trong KĐCLGD của các trường THPT ở huyện Tri Tôn, tỉnh An Giang trong giai đoạn hiện nay. Chính vì vậy, để quản lý