1.3.4.1. Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ
Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ:Các thông tin vềHTKSNBđối với
khoảnmục tiền lương có thể được thu thập bằng các cách như:
- Xem giấy tờ làm việc của KTV tiền nhiệm.
- Phỏng vấn Ban giám đốc, trưởngphòng kế toán, các nhân viên có liên quan. - Quan sát cách thức làm việc: chấm công như thế nào, dựa vào tiêu chí nào; cách
thức sử dụng và lưu trữ chứng từ lương; …
- Kiểm tra sơ lược các giấy tờ, chứng từ, thông báo và sổ sách liên quan đến
khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương.
Từ các thông tin có được, KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát và thiết kế
thử nghiệm cơ bản: nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức tối đa thì không cần
thực hiện thử nghiệm kiểm soát mà có thể thực hiện ngay thử nghiệm cơ bản; nếu rủi
ro kiểm soát thấp hơn mức tối đa, KTV sẽ tiến hành thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để thu thập các bằng chứng đánh giá lại nhận định của mình về mức độ rủi ro của
HTKSNB.
Các thử nghiệm kiểm soát:
Các thử nghiệm kiểm soát thường được thực hiện trong kiểm toán khoản mục lương và các khoản trích theo lương gồm:
Khảo sát tổng quan chu trình tiền lương và nhân viên
Bảng tính lương chính là cơ sở để thanh toán tiền lương, ghi chép vào sổ sách
kế toán và phân bổ chi phí tiền lương. Do đó, nó thường là xuất phát điểm trong các
thử nghiệm kiểm soát của KTV về tiền lương và các khoản trích theo lương.
KTV chọn ra bảng tính lương của một hoặc một số kỳ tính lương rồi tính toán
lại để kiểm tra độ chính xác về mặt số học. Bước tiếp theo là chọn ra một bảng tổng
hợp thanh toán tiền lương có liên quan và một bảng tổng hợp việc phân bổ chi phí
nhân công rồi so sánh với các con số tương ứng trên bảng tính lương. Đồng thời đối
chiếu con số này với sổ nhật ký tiền lương và sổ cái. Tính chính xác của các con số
này có ý nghĩa quan trọng do sự ảnh hưởng đáng kể của tiền lương tới rất nhiều khoản
mục, chỉ tiêu trên BCTC (chi phí NCTT, chi phí bán hàng, chi phí quản lý, sản phẩm
dở dang, thành phẩm, phải trả người lao động, … thậm chí là tiền mặt và tiền gửingân hàng).
Sau đó, KTV chọn ra mẫu ngẫu nhiên một vài nhân viên từ bảng tính lương và
lấy ra các hồ sơ nhân sự của mỗi nhân viên này để kiểm tra thời hạn hợp đồng, các
mức lương, bậc lương và các khoản trích theo lương trên hợp đồng với các thông tin
trên bảng tính lương để xác định xem chúng có khớp nhau không. KTV cũng nên lưuý kiểm tra các báo cáo hoạt động nhân sự về việc tuyển mới hoặc mãn hạn hợp đồng.
Khảo sát tiền lương khống
Khai lương khống là hình thức gian lận phổ biến nhất trong kế toán tiền lương. Lương khống có thể biểu hiện dưới hình thái tăng số lượng như khai nhân viên
khống hoặc số giờ lao động hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành khống.
- Số nhân viên khống:
Trường hợp gian lận này được thể hiện qua việc kế toán tiếp tục viết phiếu chi cho nhân viên đã thôi việc hoặc đã hết hạn hợp đồng hoặc không có thực. Nếu người
chấm công thời gian lao động vừa là người phụ trách ghi phiếu chi cho nhân viên thì
cơ hội xảyra gian lận này là rất cao.
Để phát hiện được gian lận này thì KTV có thể chọn một số tháng có biến động
về tiền lương hoặc nghi ngờ; So sánh, đối chiếu tên của công nhân viên trên Bảng
chấm công và thanh toán lương với danh sách cán bộ ở phòng nhân sự. Đặc biệt chú ý
các chữ ký mới xuất hiện hoặc xuất hiện nhiều lần trên một bảng lương; Chọn một số
hay toàn bộ hồ sơ nhân viên đã mãn hạn hợp đồng hoặc nghỉ việc để xem các khoản thanh toán cho anh ta có được tiếp tục nữa hay không; Đề nghị một cuộc trả lương đột
xuất.
- Số giờ, khối lượng công việc, sản phẩm hoàn thành khống:
Việc khai tăng thời gian làm việc hoặc khai man số sản phẩm hoàn thành
chẽ hoặc do sự móc nối giữa người giám sát với các nhân viên của họ. Hình thức gian
lận này rất khó phát hiện vì thiếu bằng chứng thực tế.
Để kiểm tra xem hình thức gian lận này có xảy ra hay không, KTV có thể đối
chiếu số giờ công, ngày công trên bảng lương với các thẻ thời gian và bảng chấm công
của bộ phận sử dụng lao động. Nếu đơn vị trả lương sản phẩm, sẽ tiến hành đối chiếu
số lượng sản phẩm hoàn thành trên bảng lương với số lượng sản phẩm nhập kho, hoặc
hoàn thành trên sổ sách theo dõi sản xuất; Kiểm tra việc tính toán trên bảng lương.
Khảo sát việc phân bổ chi phí tiền lương cho các đối tượng sử dụng lao động:
Do việc tính và phân bổ tiền lương cho các đối tượng sử dụng lao động không đúng sẽ dẫn tới việc đánh giá sai lệch các chỉ tiêu trên BCTC (số dư sản phẩm dở
dang, thành phẩm, công trình xây dựng cơ bản, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN,…) nên đối với kiểm toán khoản mục tiền lương thì việc khảo sát phân
bổ chi phí tiền lương vào các đối tượng sử dụng lao động đóng vai trò quan trọng.
KTV cần chú ý tới tính nhất quán và hợp lý trong việc xác định đối tượng chịu
phân bổ chi phí cũng như việc chọn tiêu thức phân bổ chi phí tiền lương cho các đối tượng chịu chi phí. Hơn nữa, KTV cũng phải kiểm tra việc hạch toán các nghiệp vụ
tiền lương trên sơ đồ tài khoản có đúng với quy định hiện hành và chính sách đề ra của
công ty không. Bên cạnh đó, KTV cũng có thể đối chiếu một số phiếu công việc hoặc
các bằng chứng khác của một số công việc mà công nhân đã thực hiện với việc hạch toán xem có đúng đắn không?
Khảo sát các khoản trích theo lương:
KTV cần phải xác định tính chính xác của quỹ lương để làm cơ sở tính toán
chính xác cho các tài khoản BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ. Đồng thời, KTV phải
so sánh chi tiết thông tin trên Bảng kê khai của các khoản trích theo lương với các thông tin trên sổ lương để đánh giá tính hợp lý của các khoản phải nộp. KTV cũng có
thể so sánh các khoản đã thanh toán với các bảng kê khai các khoản phải nộp để xác định đơn vị có kê khai đúng không, cũng như xem xét thủ tục quyết toán các khoản đó
giữa đơn vị với các tổ chức bên ngoài.
Kiểm tra sự phân công phân nhiệm trong kế toán lao động và tiền lương:
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm luôn là nguyên tắc quan trọng trong việc thực hiện KSNB. Do đó trong lúc thực hiện thử nghiệm kiểm soát, KTV cần thiết kiểm tra sự độc lập trong suốt chu trình tiền lương – lao động, thông qua khảo sát bốn chức năng
sau:
Chức năng theo dõi nhân sự: KTV tìm hiểu về cách thức tuyển dụng; mức lương đưa ra, các chế độ bảo hiểm và phụ cấp mà NLĐ được hưởng ghi rõ ràng trong hợp đồng lao động, có đầy đủ chữ ký của NLĐ và người sử dụng lao động; tình hình lập báo cáo tình hình nhân sự, lập sổ nhân sự, lưu trữ hồ sơ nhân sự.
Chức năng theo dõi tiến độ làm việc: KTV xem xét hệ thống tổ chức chấm công
tại đơn vị; kiểm tra các thủ tục kiểm soát tại đơn vị đối với việc kê khai, chấm công,
phê duyệt tại mỗi bộ phận.
Chức năng tính, ghi chép lương và chức năng chi trả lương: KTV kiểm tra việc độclập giữa bộ phận tính lương và bộ phận trả lương. Đồng thời đánh giá tổ chức chi
trả, đặc biệt đối với những khoản tiền lương thực tế chưa chi trả được theo dõi như thế
nào. Việc ghi chép sổ sách kế toán do ai thực hiện và thực hiện như thế nào.
Khảo sáttiền lương của bộ phận quản lý:
KTV cần tìm hiểu các chính sách, chế độ thanh toán tiền lương của DN xem có
hợp lý và được tuân thủ nhất quán không. Bên cạnh đó, KTV cũng nên so sách lương
nhân viên quản lý, nhân viên hành chính, lương lãnh đạo kỳ này với kỳ trước và thảo
luận với khách hàng về chênh lệch khi so sánh nếu có. Nếu sự giải thích không thỏa đáng, KTV cần kiểm tra chi tiết việc tính toán, đánh giá, ghi sổ với tiền lương quản lý để tìm ra sai phạm cụ thể.
1.3.4.2. Thực hiện thử nghiệm cơ bản
Các thủ tục phân tích cơ bản:
Trước tiên, KTV cần phân tích và đưa ra đánh giá tổng quát về khả năng sai
phạm, biến động của tiền lương và các khoản trích theo lương.
Bảng 1.4: Một sốthủtục phân tích và đánh giá tổng quát chu trình tiền lương
Thủ tục phân tích Khả năng sai phạm
So sánh số dư của tài khoản chi phí tiền lương với các năm trước
Sai phạm của các tài khoản chi phí tiền lương So sánh chi phí lương năm nay với năm trước đồng
thời kiểm tra sản lượng sản xuất/tiêu thụ năm nay với năm trước
Sai phạm về chi phí tiền lương
So sánh tỷ lệ của chi phí nhân công trực tiếp trong tổng
số giá vốn hàng bán/doanh thu với các năm trước.
Sai phạm về chi phí
nhân công trực tiếp
So sánh tỷ lệ của chi phí nhân công trực tiếp trong tổng
số chi phí bán hàng với các năm trước
Sai phạm về tiền hoa
hồng bán hàng So sánh các TK chi tiết theo dõi về BHXH, BHYT,
BHTN, KPCĐ được tính dồn của kỳ này so với kỳ trước
Sai phạm về các khoản
trích theo tiền lương
KTV có thể tính tỷ trọng của khoản lương trong tổng nợ phải trả để thấy được
mức độ trọng yếu của khoản mục và sự ảnh hưởng của khoản mục đối với tình hình tài chính cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của DN.
Việc so sánh số dư trên các tài khoản chi tiết về BHXH, BHYT, BHTN và
KPCĐ của kỳ này với kỳ trước còn giúp KTV có thể xem xét và so sánh giữa sự biến động của tiền lương và sự biến động của các khoản trích theo lương xem có hợp lý
không.
Nếu có biến động bất thường, KTV phải xác minh để tìm hiểu nguyên nhân. Lúc này KTV cần tính đến sự thay đổi của mức lương, của khối lượng công việc hoàn thành và của quỹ lương cho phép giữa các kỳ kế toán.
Thực hiện thử nghiệm cơ bản:
Sau khi thực hiện thử nghiệm kiểm soát, nếu như kết quả cho thấy rủi ro kiểm soát như KTV đã xác định thì KTV sẽ thực hiện các thử nghiệm cơ bản đãđược thiết
kế phù hợp. Thậm chí nếu rủi ro kiểm soát thấp hơn dự kiến thì KTV vẫn thực hiện thử
nghiệm cơ bản đãđược thiết kế để đảm bảo nguyên tắc thận trọng. Ngược lại, nếu kết
quả của các thử nghiệm kiểm soát cho thấy rủi ro kiểm soát vượt quá mức dự kiến thì
KTV sẽ phải thiết kế lại thử nghiệm cơ bản, bằng cách tăng cường việc thực hiện phân
tích và kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ và số dư.
Mục tiêu của các thử nghiệm cơ bản về tiền lương là nhằm kiểm tra xem các
khoản tính dồn về tiền lương và các khoản trích theo lương có được đánh giá đúng hay không, đồng thời cũng xác định xem các nghiệp vụ trong khoản mục lương và các
khoản trích theo lương có được thanh toán và ghi sổ đúng kỳ hạn không.
Các kiểm tra chi tiết về tiền lương đối với một số thời kỳ trong năm:
Đối chiếu tên và mức lương trên bảng lương với hồ sơ nhân viên tại bộ phận
nhân sự.
KTV tiến hành chọn mẫu một số nhân viên của công ty để tiến hành kiểm tra từ
lúc tiếp nhận cho đến khi chitrả lương. Dựa trên Hợp đồng lao động, các thỏa ước lao động tập thể KTV xem xét mức độ phù hợp, nhất quán từ các khâu tiếp nhận đến cơ sở tính lương và chi trả lương.
Đối chiếu số giờ công, ngày công trên bảng lương với các thẻ thời gian và bảng chấm công của bộ phận sử dụng lao động. Nếu đơn vị trả lương bẳng sản
phẩm, sẽ đối chiếu với hóa đơn, phiếu xuất kho tương ứng.
Kiểm tra việc khấu trừ lương trên bảng lương.
KTV có thể thực hiện thử nghiệm bằng cách tính toán lại các khoản khấu trừ
trên bảng lương, so sánh số liệu trên bảng lương với sổ chi tiết các TK, với thông báo
nộp BHXH của cơ quan BHXH, đối chiếu với các khoản chi bằng tiền đã phát sinh trên các chứng từ chi tiền. Ngoài ra, KTV cần kiểm tra thời hạn tính và trích các khoản
trên tiền lương và thời hạn quyết toán các khoản đó.
Kiểm tra việc tính toán trên bảng lương
Dựa trên những phê duyệt của Hội đồng quản trị về việc tính toán tiền lương,
KTV tiến hành tính toán lại và đối chiếu với nhau. Đồng thời xem xét thêm các tài liệu đính kèm.
So sánh tổng tiền lương trên bảng lương với số liệu trên phiếu chi, séc trả lương.
KTV có thể thực hiện thử nghiệm này bằng cách so sánh tổng tiền lương đã
được tính toán lại trên bảng lương với số liệu trên phiếu chi, séc trả lương có đầy đủ
chữ ký xác nhận của những người có trách nhiệm.
Kiểm tra việc phân bổ tiền lương vào chi phí trong kỳ.
Trọng tâm của việc thử nghiệm đối với các tài khoản này là hướng tới tính
chính xác trong việc phân bổ chi phí tiền lương vào các đối tượng chịu phí hoặc hướng
vào các khoản chi trả về tiền lương, tiền làm thêm giờ, tăng ca, bồi dưỡng cho công
nhân sản xuất, nhân viên bán hàng, hoặc cho nhân viên quản lý. Vì vậy, KTV cần
kiểm tra tổng số tiền lương; tiền làm thêm ca, thêm giờ có phù hợp với thực tế hay
không qua việc kiểm tra các bảng kê có xác nhận của những người có trách nhiệm trên bảng kê đó.
Kiểm tra việc xử lý các khoản lương mà nhân viên chưa lĩnh.
Nếu có số dư tiền lương thì đây có thể là các khoản lương phát sinh nhưng chưa
trả cho NLĐ, số tiền này sẽ được thanh toán vào kỳ sau. Điều này phụ thuộc vào chính sách của từng DN. Nhưng các chính sách này cần được thực hiện một cách nhất quán
trong kỳ kế toán. Nếu có sự thay đổi thì phải được trình bày trên thuyết minh BCTC.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TOÁN KHOẢN
LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY
SẢN XUẤT ABC DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN
AAC THỰC HIỆN