Trong định giá BĐS, kết quả định giá được ước tính dựa vào dữ liệu thông tin đã thu thập và xử lý của TĐV nên chất lượng thông tin tốt giúp kết quả ước tính có độ tin cậy và thuyết phục cao. Do vậy, các TĐV cần có trách nhiệm cao trong việc thu thập thông tin đầy đủ liên quan đến BĐS, phải có bằng chứng chứng minh cho sự phân tích đặc điểm, tính chất của BĐS định giá và BĐS so sánh.
Thu thập thông tin
Thứ nhất: Dựa trên các tiêu chí đề ra trong kế hoạch định giá, TĐV cần phải đưa ra những thông tin cần thu thập về BĐS, đảm bảo tính đầy đủ, chính xác của thông tin. Bên cạch đó, cần xác định rõ ràng thông tin nào là chủ yếu và thông tin nào là thứ yếu, tránh sự bỏ sót đặc biệt là các thông tin quan trọng. Các thông tin cần thu thập như:
+ Thông tin về BĐS mục tiêu: Bao gồm thông tin bên ngoài như thông tin về diện tích thửa đất và diện tích công trình xây dựng trên đất, khung cảnh xung quanh, cơ sở hạ tầng, giao thông,... Và các thông tin bên trong như kiến trúc, mục đích sử dụng hiện tại, tuổi đời công trình, nội thất và các trang thiết bị,...
+ Thông tin về thị trường BĐS như thông tin về các giao dịch trên thị trường làm căn cứ để so sánh, phân tích, đánh giá, điều chỉnh...
+ Thông tin về các văn bản pháp lý của Nhà nước và Chính quyền địa phương có ảnh hưởng đến BĐS mục tiêu như suất vốn đầu tư, bảng giá đất, đơn giá đền bù, đơn giá xây dựng mới.
+ Thông tin tổng hợp về tình hình kinh tế, văn hóa, chính trị, xã hội...
+ Một số yếu tố như tâm lý, trật tự, an ninh, phong thủy... cũng ảnh hưởng đến kết quả định giá BĐS. Chính vì vậy, TĐV nên thu thập thêm nhiều thông tin về các yếu tố trên để cho kết quả định giá có cơ sở chắc chắn hơn.
Thứ hai: Sau khi xác định được các thông tin cần thu thập thì TĐV cần xác định nguồn thu thập thông tin đó. TĐV có thể thu thập thông tin có thể từ nhiều nguồn khác nhau để thông tin thu được đầy đủ và đa dạng. Khối lượng thông
tin thu thập được càng đầy đủ, chi tiết thì độ chính xác của các phương pháp định giá càng được nâng cao. Các nguồn thu thập thông tin có thể là:
+ KH cung cấp
+ Khảo sát thực tế hiện trạng BĐS
+ KH vay mua BĐS có thanh toán qua ngân hàng.
+ Các giao dịch mua bán BĐS được thực hiện thông qua các tổ chức, cá nhân kinh doanh BĐS, sàn giao dịch BĐS.
+ Các đơn vị có chức năng định giá của Nhà nước như: Trung tâm thông tin và thẩm định giá, trung tâm thẩm định giá và bán đấu giá tài sản.
+ Kết quả bán đấu giá BĐS do các tổ chức bán đấu giá thực hiện. + Giao dịch mua bán BĐS khác mà đơn vị thu thập, xác định được. + Các thông tin rao bán BĐS trên các phương tiện thông tin đại chúng. + Các nguồn thông tin khác.
Có một tín hiệu đáng mừng trong công tác thu thập thông tin về BĐS đó là từ ngày 1/1/2016, nghị định số 117/2015/NĐ-CP của Chính phủ về xây dựng, quản lý và sử dụng hệ thống thông tin về nhà ở và thị trường bất động sản có hiệu lực. Theo đó, hệ thống thông tin về nhà ở và thị trường bất động sản được xây dựng gồm: Cơ sở dữ liệu về nhà ở và thị trường bất động sản; hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin về nhà ở và thị trường bất động sản; hệ thống phần mềm phục vụ quản lý, vận hành, khai thác. Hệ thống thông tin này được xây dựng thống nhất trên toàn quốc nhằm cung cấp thông tin cơ bản về nhà ở và thị trường bất động sản cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân, phục vụ công tác quản lý nhà nước và việc công bố các chỉ tiêu về nhà ở và thị trường bất động sản, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội. Chính vì vậy, TĐV nên thường xuyên cập nhật các thông tin theo sự hướng dẫn của nghị định này để có định hướng trong việc thu thập thông tin có liên quan đến BĐS.
Xử lý và phân tích thông tin
Công tác thu thập thông tin là vô cùng quan trọng nhưng việc xử lý, phân tích, đánh giá thông tin mới là công tác quyết định trực tiếp đến kết quả cuối cùng của cuộc thẩm định. Công việc phân tích thông tin phải được tiến hành một cách khoa học và chi tiết, cụ thể:
Thứ nhất: Nâng cao năng lực phân tích thông tin ban đầu của TĐV: Đây là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng thông tin để sử dụng trong quá trình tính toán ra kết quả định giá BĐS. Trong quá trình thu thập dữ liệu đầu vào, TĐV phải tiếp xúc với một khối lượng thông tin khổng lồ từ các nguồn khác nhau với mức độ chính xác khác nhau. Vì vậy khả năng lọc thông tin cần thiết là vô cùng quan trọng.
Điều đó giúp các cán bộ TĐV tiến hành loại bỏ những thông tin vụn vặt, không cần thiết để tập trung vào đánh giá những yếu tố cơ bản, tránh xa rời mục tiêu thẩm định hay đánh giá quá chung chung BĐS mục tiêu.
Thứ hai: Việc thu thập thông tin không được chỉ dựa vào một chiều mà phải có sự thẩm tra nhất định, không được công nhận mọi thông tin một cách máy móc. Sau khi thu thập thông tin, cán bộ định giá với kinh nghiệm bản thân, kết hợp với phân tích thực tế thị trường cần tiến hành thẩm tra lại các thông tin để đảm bảo rằng những thông tin đó là chính xác và đáng tin cậy. Khi phân tích so sánh, các TĐV cần phải xem xét, đánh giá nguồn gốc, bản chất các chứng cứ thị trường, xem xét các giao dịch có phải là giao dịch thị trường hay không, có dựa trên cơ sở mua bán tự nguyện hay không. Khi ước tính CLCL của công trình xây dựng cần phải có căn cứ rõ ràng về các hạng mục chính.
Thứ ba: Ngoài việc thường xuyên cập nhật thông tin thì công ty nên xây dựng thêm ngân hàng dữ liệu theo từng loại BĐS. Hiện nay, các thông tin về TSĐG chủ yếu do KH cung cấp. Tình hình này rất dễ dẫn đến rủi ro do thông tin bất cân xứng. Một nguồn thông tin khác được đánh giá có chất lượng và khách quan hơn là từ các cơ quan chức năng có liên quan như cơ quan địa chính... Tuy nhiên, trình tự thủ tục tại các cơ quan chức năng tương đối phức tạp và mất thời gian. Mặt khác, nếu không có khả năng thu thập đầy đủ thông tin để tiến hành định giá thì công ty lại phải thuê hoặc tham khảo ý kiến của các công ty định giá độc lập đôi khi sẽ gây tốn kém chi phí cho công ty. Nếu xây dựng được hệ thống này, TĐV chỉ cần truy cập vào hệ thống để chọn BĐS phù hợp đặc biệt là các BĐS so sánh, tránh tình trạng lãng phí thời gian, công sức điều tra và khảo sát hiện trạng trong trường hợp nhiều cán bộ cùng lựa chọn một BĐS so sánh. Để xây dựng ngân hàng dữ liệu cần xây dựng:
+ Mảng dữ liệu về đơn giá đất tại các vị trí 1, 2, 3, 4 của các quận, huyện trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận, đơn giá đền bù, đơn giá xây dựng mới, giá cho thuê văn phòng. Thông tin này thường được Sở Xây dựng các tỉnh, thành phố cập nhật vào đầu năm.
+ Mảng dữ liệu về kết quả định giá tài sản của công ty đã thực hiện trong thời gian gần đây. Mục đích là để tránh sự trùng lặp trong quá trình nhận TSBĐ mà ngân hàng không biết, đồng thời để theo dõi biến động giá của BĐS đã được định giá tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình quản lý TSBĐ. TĐV có thể dễ dàng tìm kiếm mảng dữ liệu này trong nguồn thông tin nội bộ dựa trên phần mềm kết nối nội bộ.
+ Mảng dữ liệu thông tin thị trường gồm các thông tin về giá giao dịch, giá chào mua, chào bán tại mỗi thời điểm. Đây là thông tin đa dạng nhất nhưng cũng lại là nguồn thông tin có độ tin cậy nhất.