7. Kết cấu luận văn
1.6.1. Kinh nghiệm của một số công ty
Qua kinh nghiệm đã làm việc tại một vài doanh nghiệp và rất may mắn khi các doanh nghiệp này đều cùng chung một lĩnh vực sản xuất và kinh doanh nên từ đó có những cái nhìn khách quan và có thể dễ dàng so sánh về quy định cũng như các cách thực hiện công tác nâng cao kỷ luật lao động.
- Công ty cổ phần tập đoàn FLC (Tập đoàn FLC): Là một doanh nghiệp lớn
hàng đầu về bất động sản nghỉ dưỡng và chung cư cao cấp trên cả nước. Với số lượng nhân viên lên đến hàng chục nghìn người cả những người công tác chuyên môn tại Việt Nam và chi nhánh nước ngoài lẫn những người lao động phổ thông tại các công trường xây dựng và công nhân tại khu nghỉ dưỡng, Tập đoàn FLC sẽ phải có một quy định, một kỷ luật lao động chặc chẽ để người quản lý có thể dễ dàng kiểm soát hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên do mình quản lý. Nhìn chung, Tập đoàn FLC có những hình thức để nâng cao kỷ luật lao động cho người lao động của mình như sau:
+ Sử dụng phần mềm quản lý nhân viên Histaff: Ban Nhân sự tại công ty sẽ sử dụng phần mềm này để quản lý toàn bộ nhân sự (Hồ sơ, thông tin lịch sử làm việc, chấm công, lương, thưởng,…) hàng tháng (Nắm quyền Admin) và dễ dàng có báo cáo đầy đủ để cấp trên cần về tình hình biến động của nhân sự FLC. Ngoài ra, mỗi
nhân viên sẽ được cấp tài khoản riêng để vào tài khoản Histaff cá nhân của mình ngay từ ngày đầu tiên gia nhập công ty.
+ Người lao động sẽ chấm vân tay hai (02) lần: 8h00 sáng và 17h30 chiều, người lao động sẽ không phải chấm công giữa giờ để kiểm soát ra vào. Ngoài ra, người lao động có quyền đi muộn bốn (04) phút vào mỗi buổi sáng mà không nhất thiết phải chấm công đúng 8h00 (Tức là thời gian chấm công buổi sáng từ 8h00- 8h04’). Điều đặc biệt là chính sách cho người lao động được phép bốn (04) lần/tháng quên chấm vân tay mà không bị trừ lương hay chịu các hình thức phạt khác từ người quản lý. Mỗi nhân viên chấm vân tay sau 8h00 và trước 17h30 cuối tháng đều phải có bảng giải trình được cấp quản lý trực tiếp ký duyệt đồng thời viết giải trình trên phần mềm (dựa trên bảng trích xuất dữ liệu chấm vân tay do IT cung cấp vào cuối tháng). Vấn đề yêu cầu mỗi người lao động chấm vân tay vào đầu giờ sáng và cuối giờ chiều đang được thực hiện tại nhiều công ty, quy định chấm vân tay là một phương pháp rất hữu ích để người swrr dụng lao động kiểm soát thời gian và đảm bảo trật tự tại nơi làm việc đối với người lao động. Tập đoàn FLC cũng không nằm ngoài xu hướng đó, Tập đoàn FLC bên cạnh yêu cầu chấm vân tay bắt buộc thì đưa ra ột chính sách nhân văn là có thời gian chờ (tức là không nhất thiết đúng 8h00) khi chấm vân tay hay cho phép số lần quên chấm vân tay lên tới bốn (04) lần trong một tháng, để thấy được rằng Tập đoàn đang đặt mình vào trường hợp của người lao động, thấu hiểu khi con người cũng có những lúc chậm hoặc quyên, điều này giúp cho người lao động giảm tải áp lực và gây ức chế với quy định của công ty. Trái lại, chính những quy định này cũng gây nên những hệ quả nhất định. Người lao động mang tâm lý mình được đi muộn bốn (04) phút nên sẽ không có trách nhiệm tuân thủ về thời gian thực tế là 8h00 bắt đầu làm việc. Ngoài ra, với lý do bốn (04) lần quên chấm vân tay cùng với sự sự thờ ơ từ quản lý dẫn tới hậu quả người lao động coi đó như là thời gian đi làm linh hoạt, nghiêm trọng hơn là coi như một ngày nghỉ phép chỉ với lý do quyên chấm vân tay.
+ Mỗi khi có nhân viên mới, Ban Nhân sự sẽ “Đào tạo hội nhập” trong một
buổi sáng. Tại đây, nhân viên mới sẽ được đào tạo về văn hóa của công ty, quy định, quy chế chung. Ngoài ra, người lao động sẽ được dẫn đi đến từng phòng ban (nơi mình làm việc) để chào hỏi và được giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ mỗi
phòng đi qua giống như một cách để mọi người cùng làm quen lẫn nhau. Đặc biệt, mỗi nhân viên mới đều được dẫn đến tận phòng và chỗ ngồi của mình, tất nhiên đã được bố trí đầy đủ: dụng cụ làm việc, thư chào mừng,… Rất trân trọng và nhiệt tình, giúp nhân viên mới xóa tan cảm giác bỡ ngỡ, xa lạ khi ngày đầu đi làm. Văn hóa này của Tập đoàn FLC làm cho mỗi nhân viên luôn thấy mình là một phần quan trọng của Tập đoàn, sẽ có ý thức và tinh thần hăng hái để làm việc cũng như cống hiến ngay từ giây phút đầu tiên nhận nhiệm vụ mới.
-> Các hình thức áp dụng này của Tập đoàn FLC cũng không phải không có mặt trái. Đối với phần mềm Histaff, nhân viên đều thấy rất phiền vì phải thực hiện nhiều thao tác thừa, đã có giấy xác nhận vắng mặt, đi muộn về sớm của người quản lý trực tiếp nhưng vẫn phải làm lại trên phần mềm dẫn đến tốn rất nhiều thời gian và tăng thêm áp lực cho người lao động vào cuối tháng bởi phải dồn việc. Quan trọng hơn, với trường hợp người quản lý trực tiếp quá dễ tính, thờ ơ với nhân viên khi ký duyệt toàn bộ các giấy lý do mà không cần truy xét sẽ làm cho hình thức này trở nên vô nghĩa để kiểm soát nhân sự nhất là với các chi nhánh ở xa.
- Tập đoàn Tân Hoàng Minh: Một Tập đoàn không quá xa lạ với người dân
Thủ đô, bởi lẽ Tập đoàn này sở hữu dự án bất động sản tại những lô đất vàng, vị trí đẹp mà rất nhiều Tập đoàn mong muốn có được. Là một Tập đoàn lớn có chi nhánh tại nhiều tinh thành ở Việt Nam và cả nước ngoài, do đó, số lượng nhân viên cũng là rất lớn. Có lẽ vì lý đo đó mà Tập đoàn Tân Hoàng Minh lại có cách quản lý nhân sự rất khắt khe. Mỗi nhân viên sẽ phải chấm vân tay bắt buộc vào 8h00 và 17h30. Ngoài ra, mỗi lần nhân viên ra khỏi công ty đều phải chấm vân tay một lần nữa. Văn phòng Tập đoàn có một bộ phận chuyên trách về kỷ luật nhân sự, mỗi phòng ban đều có camera giám sát, hình ảnh được gửi về trực tiếp cho bộ phận này. Trong trường hợp nhân viên không đeo logo công ty, cà vạt sẽ bị thông báo email nhắc nhở và trừ trực tiếp vào tiền chuyên cần hàng tháng. Trong đó mức phạt tiền cụ thể như sau: Ra ngoài công ty quá 15’ phạt 50.000VNĐ/lần; Không đeo logo và cà vạt phạt 100.000VNĐ/lần. Đây có thể được coi là quy định và văn hóa công ty khắt khe nhất trong môi trường làm việc cởi mở như hiện nay.
-> Mặc dù nhân viên tại đây được chi trả lương cao hơn so với mặt bằng chung tại các doanh nghiệp cùng loại hình kinh doanh và có nhiều đãi ngộ hấp dẫn cho người lao động. Tuy nhiên, với những hình thức được đưa ra để nâng cao tính kỷ
luật trong lao động của doanh nghiệp được cho là quá khắt khe và bảo thủ làm hạn chế phần tự do và tìm cảm hứng làm việc của mỗi người lao động.
- Công ty Cổ phần Đầu tư Hải Phát: Đây là một Doanh nghiệp ít tiếng tăm
trên thị trường và phổ biến với số đông người dân trên cả nước. Tuy nhiên, đây cũng là một doanh nghiệp có các chi nhánh và dự án trải khắp trên cả nước từ Bắc vào Nam, tại Hà Nội đây là một doanh nghiệp chuyên về Bất động sản dành cho người có thu nhập thấp và các dự án tầm trung tại khu vực ngoại thành. Là một Doanh nghiệp vừa, nên số lượng nhân viên thấp chỉ khoảng 90 nhân sự văn phòng và gần 1000 công nhân thường xuyên chính thức. Với số nhân sự không quá lớn, do đó, để quản lý không phải là khó khăn và phức tạp.
+ Công ty Hải Phát đặt thuê Công ty phần mềm Bravo sản xuất riêng một phần mềm quản lý nhân sự tên là Cleco. Phần mềm này giúp quản lý lịch trình chấm công, đơn từ (phép, ốm, hiếu, hỷ,…), hồ sơ, bảng lương của nhấn sự. Cũng giống như Tập đoàn FLC, Công ty Hải Phát cũng cấp cho mỗi nhân viên một tài khoản Cleco để tra cứu thông tin của mình cũng như đăng ký các ngày nghỉ trực tiếp trên phần mềm để quản lý phê duyệt mà không tốn thời gian viết giấy. Ngoài ra hàng ngày mỗi nhân viên sẽ phải viết nhật ký công việc (Đầu việc đã làm, thời gian thực hiện công việc, trạng thái công việc). Đặc biệt đầu tháng các quản lý sẽ phân công công việc cho thành việc do mình quản lý trực tiếp trên phần mềm và gắn tên nhân viên để theo dõi tiến độ công việc (chưa thực hiện hiển thị màu nâu, đang thực hiện màu cam và hoàn thành màu xanh lá cây), căn cứ vào nhật ký công việc (đầu việc và thời gian thực hiện công việc) và số lượng hoàn thành công việc vào cuối tháng để đánh giá mức lương cho nhân viên (theo hình thức 3P). Như vậy, nhân viên làm tốt sẽ được đánh giá trị số cao, theo đó lương sẽ cao, người không đạt sẽ bị trừ lương theo hiệu suất công việc đã làm trong tháng đó.
+ Vẫn có những kỷ luật khắt khe để nâng cao ý thức của người lao động, cụ thể: Bắt buộc người lao động phải chấm công vào 8h00 sáng và sau 17h00, đi muộn từ 01-10 phút sẽ bị trừ 40.000VNĐ/ lần và trừ 1 điểm/ lần vào đánh giá tuân thủ kỷ luật (thang điểm 10). Không cho phép quên chấm vân tay hay đi muộn đầu giờ về sớm cuối ngày dù chỉ là 1 phút. Tuy nhiên từ phó phòng trở lên sẽ được miễn chấm vân tay và đồng phục hàng ngày. Điều này được giải thích là để tạo động lực cho
người lao động có ý chí vươn lên trong công việc để có thể được hưởng các quyền lợi tốt hơn và nhiều hơn.
+ Công ty Hải Phát xuất phát điểm là một doanh nghiệp tư nhân siêu nhỏ, do đó, ngay cả khi phát triển thành một doanh nghiệp vừa văn hóa của doanh nghiệp vẫn được giữ lại vẹn nguyên. Điển hình đó là sự san sẻ, sẻ chia với nhau như những người trong nhà. Văn hóa doanh nghiệp không có sự soi mói và nói xấu đồng nghiệp như văn hóa công sở vẫn thường thấy. Dù là nhân viên mới đến đây thì cũng nhận được những sự quan tâm, ủng hộ và chỉ bảo tận tình trong công việc. Nhân viên đang làm việc hay đã nghỉ công tác đều có ấn tượng rất tốt với công ty, những người đồng nghiệp vẫn gắn kết và trao đổi kinh nghiệm như những người bạn tâm giao. Có lẽ đó cũng là lý do mà tại Doanh nghiệp này dù lương chi trả không cao nhưng nhờ văn hóa tốt cũng như những sự quan tâm từ người sử dụng lao động mà rất nhiều người lao động gắn bó lâu dài ở đây, minh chứng là doanh nghiệp mới chỉ thành lập 16 năm nhưng quá nửa nhân sự ở đây đều đã cống hiến được từ 10-13 năm. Đó là một sự cống hiến mà bất cứ doanh nghiệp ngoài quốc doanh nào cũng phải mơ ước.
-> Dù văn hóa doanh nghiệp tốt, nhưng như đã trình bày ở trên, phương pháp nào cũng sẽ đem lại những khó khăn nhất định. Ở một doanh nghiệp mà mọi người quá thân thiết, thân thuộc như bạn tri kỷ thì không tránh khỏi những lúc bao che và xuề xòa trong công tác kỷ luật lao động. Đôi khi sẽ bị sao nhãng hoặc thờ ơ với kỷ luật, quy chế công ty bởi cả nể và ngại va chạm, sợ mất lòng nhau trong công ty.