CHƢƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MƠ HÌNH NGHIÊN CỨU
2.2. Các thành phần của hệ thống Kiểm soát nội bộ
2.2.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm sốt có mặt xun suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng. Hoạt động kiểm soát bao gồm các hoạt động kiểm sốt phịng ngừa và phát hiện rủi ro.
Cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phịng ngừa thơng thường là phối hợp các hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát.
Thủ tục phân quyền và xét duyệt
Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của người lãnh đạo. Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và cơng bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể.
Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền nói trên, nhân viên thực hành đúng theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định của người lãnh đạo và luật pháp.
Phân chia trách nhiệm
Để giảm rủi ro về việc sai sót, lãng phí, những hành động cố ý làm sai và rủi ro khơng ngăn ngừa được thì không một bộ phận hay cá nhân nào được giao một công việc từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc. Trách nhiệm phải được giao một cách có hệ thống cho từng cá nhân để đảm bảo sự kiểm tra có hiệu quả. Năm trách nhiệm chủ yếu bao gồm ủy quyền, phê chuẩn, ghi chép, xử lý và đánh giá các nghiệp vụ. Tuy nhiên, cần lưu ý sự thông đồng làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của KSNB.
Trong một số trường hợp đơn vị có quy mơ nhỏ, có q ít nhân viên để thực hiện việc phân chia phân nhiệm. Khi đó, nhà lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và bù đắp bằng những biện pháp kiểm soát khác như sự luân chuyển nhân viên. Sự luân chuyển nhân viên đảm bảo rằng một người không xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong một thời gian dài. Cũng như, việc khuyến khích và yêu cầu nhân viên thực hiện những ngày nghỉ hàng năm cũng giúp giảm rủi ro bằng cách đem lại sự luân chuyển nhân viên tạm thời.
Kiểm soát việc tiếp cận tài sản và sổ sách
Việc tiếp cận tài sản và sổ sách phải được giới hạn trong những cá nhân mà họ được giao trách nhiệm bảo quản hoặc sử dụng tài sản. Trách nhiệm của người bảo quản tài sản thể hiện qua chứng từ, hàng tồn kho, ghi chép sổ sách. Hạn chế việc tiếp cận tài sản làm giảm rủi ro lạm dụng hoặc làm thất thoát tài sản của Nhà nước. Mức độ giới hạn tùy thuộc vào rủi ro thất thoát tài sản. Mức độ giới hạn phải được xem xét quyết định.
Kiểm tra
Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước và sau khi xử lý. Ví dụ, khi xác định số thu của từng đối tượng thì căn cứ vào số tiền đã nộp đối chiếu trên cơ sở các sổ theo dõi thu của cán bộ quản lý thu.
Đối chiếu
Sổ sách được đối chiếu với các chứng từ thích hợp một cách định kỳ. Ví dụ, sổ sách ghi chép tiền gửi ngân hàng đối chiếu với sổ phụ ngân hàng.
Rà soát việc thực hiện các hoạt động
Việc thực hiện các hoạt động được rà soát dựa trên một loạt các chuẩn mực nguyên tắc cơ bản, đánh giá hiệu quả và tính hữu hiệu. Nếu sự rà soát cho thấy rằng các hoạt động thực hiện không phù hợp với mục tiêu của tổ chức hoặc các tiêu chuẩn, thì quy trình thực hiện để đạt các mục tiêu cần phải rà soát lại để đưa ra cải tiến cần thiết.
Rà soát sự điều hành, xử lý và hoạt động
Việc điều hành, xử lý và hoạt động nên được rà soát định kỳ để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc, chính sách, thủ tục và những địi hỏi hiện hành khác.
Giám sát nhân viên (giao việc, soát xét và chấp thuận, hướng dẫn và huấn luyện)
Việc giám sát kỹ càng giúp việc đảm bảo rằng mục tiêu của việc tổ chức sẽ được thực hiện. Sự giao việc, sốt xét và chấp thuận cơng việc của nhân viên bao gồm:
- Sự thông báo rõ ràng, nghĩa vụ, trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm giao cho mỗi thành viên.
- Đánh giá một cách hệ thống công việc của mỗi thành viên trong phạm vi cần thiết.
- Chấp thuận công việc theo những tiêu chuẩn để đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng định hướng.
Người giám sát cung cấp cho nhân viên những hướng dẫn cần thiết và huấn luyện họ để đảm bảo rằng sự sai sót, lãng phí và hành động sai trái được giảm thiểu và làm cho các nhà lãnh đạo trực tiếp hiểu được và đạt được kết quả.