hàng Hợp tác xã Việt Nam - chi nhánh Hai Bà Trưng
2.2.2.1. Quy trình nghiệp vụ cho vay trung và dài hạn tại Ngân hàng Hợp tác xã Việt Nam — chi nhánh Hai Bà Trưng
Quy trình nghiệp vụ cho vay tại Ngân hàng Hợp tác Việt Nam được áp dụng cho tất cả các loại hình cho vay, bao gồm cho vay ngắn hạn, cho vay trung và dài hạn, cho vay đối với cá nhân, cho vay đối với các tổ chức kinh tế, cho vay có bảo đảm bằng tài sản và cho vay không có bảo đảm bằng tài sản... theo tiêu chuẩn ISO tại Hội sở và các Chi nhánh trong toàn hệ thống NHHT, việc áp dụng như vậy nhằm chuẩn hoá các bước cần thiết trong nghiệp vụ cho vay, làm cơ sở cho việc phát huy kỹ năng thẩm định tín dụng, nhằm phục vụ tốt hơn đối với khách hàng hiện hữu và chủ động khai thác cũng như đáp ứng nhiều hơn nữa nhu cầu của các khách hàng mới với mục tiêu hạn chế rủi ro, khẳng định vị thế và sự phát triển bền vững của NHHT trên thị trường
Trách nhiệm Quy trình
Hình 2.2: Quy trình nghiệp vụ cho vay tại Ngân hàng Hợp tác Việt Nam
B1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ khách hàng
a. Tiếp nhận hồ sơ khách hàng:
Khi khách hàng đề xuất vay vốn: cán bộ tín dụng hoặc Trưởng phòng nghiệp vụ tín dụng hướng dẫn khách hàng cụ thể và đầy đủ về các điều kiện vay vốn, chính sách cho vay của NHHT hiện đang áp dụng. Tư vấn cho khách hàng lựa chọn loại hình, sản phẩm cho vay phù hợp. Thương thảo sơ bộ các điều kiện vay mà NHHT có thể đáp ứng: lãi suất, thời hạn, hình thức bảo đảm, điều kiện ràng buộc.. .CBTD giải thích, hướng dẫn cụ thể cho khách hàng lập hồ sơ vay vốn theo quy định hiện hành của pháp luật và của NHHT Việt Nam. Trường hợp cần thiết, CBTD liệt kê các loại tài liệu giấy tờ mà khách hàng cần phải có khi vay vốn (nhất là đối với các khoản cho vay trung, dài hạn) nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng.
b. Nội dung cần kiểm tra đối với hồ sơ của khách hàng:
Các loại giấy tờ trong hồ sơ vay vốn:
- Giấy đề nghị vay vốn (theo mẫu của ngân hàng )
- Các loại giấy tờ phản ánh tư cách pháp lý của khách hàng (CMND/Hộ chiếu, hộ khẩu/KT3, giấy đăng kí kết hôn/ xác nhận độc thân, giấy đăng kí kinh doanh, giấy phép thành lập doanh nghiệp...)
- Các loại giấy tờ phản ánh tình hình tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng;
- Các loại giấy tờ phản ánh dự án/phương án vay vốn; - Các loại giấy tờ phản ánh tài sản bảo đảm tiền vay.
Nhằm tránh tình trạng phiền phức, gây mất nhiều thời gian của khách hàng, khi nhận hồ sơ vay vốn, CBTD phải kiểm tra sơ bộ các yếu tố: bộ hồ sơ đã đủ loại và đủ số lượng, các giấy tờ đã đủ chữ ký và dấu xác nhận của các cơ quan liên quan, các loại giấy tờ có phù hợp với nhau về nội dung.
Khách hàng vay vốn lần đầu tại NHHT phải nộp các loại giấy tờ phản ánh tư cách pháp lý của mình. Các lần vay tiếp theo, khách hàng không phải nộp các loại giấy tờ này nữa song phải nộp bổ sung trong trường hợp có thay đổi như: tăng vốn điều lệ, bổ sung ngành nghề kinh doanh, thay đổi chủ sở hữu, thay đổi người đứng đầu doanh nghiệp, kế toán trưởng...
Để có thể theo dõi khách hàng (đang có dư nợ vay tại NHHT) được liên tục và giảm thời gian xem xét cho vay khi khách hàng có yêu cầu, CBTD cần có kế hoạch chủ động thu thập các loại giấy tờ phản ánh tình hình tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng một cách định kỳ, ít nhất 6 tháng một lần.
Do mỗi khoản vay có tính chất khác nhau, vì vậy CBTD cần cố gắng thu thập các loại giấy tờ phản ánh dự án/phương án vay vốn một cách đầy đủ nhất có thể.
Do hồ sơ đảm bảo tiền vay đóng vai trò hết sức quan trọng trong trường hợp phải xử lý tài sản bảo đảm vì vậy CBTD cần hết sức thận trọng trong khâu kiểm định tính pháp lý và đầy đủ của bộ hồ sơ cũng như đánh giá chính xác giá trị của tài sản đảm bảo cho khoản vay.
Sau khi kiểm tra, nếu khách hàng đáp ứng đầy đủ hồ sơ, điều kiện theo quy định, CBTD tiến hành chuyển sang Bước 2 - Thẩm định cho vay. Trường hợp khách hàng không đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định, CBTD trả lại hồ sơ cho khách hàng.
Nếu khách hàng chưa đáp ứng đầy đủ hồ sơ, điều kiện theo quy định, CBTD hướng dẫn khách hàng bổ sung các hồ sơ, tài liệu còn thiếu. Sau khi khách hàng bổ sung hồ sơ và đáp ứng đầy đủ theo yêu cầu, CBTD tiến hành chuyển sang Bước 2 - Thẩm định cho vay.
B2. Thẩm định và ra quyết định cho vay
a. Thẩm định và lập tờ trình thẩm định
CBTD thực hiện thẩm định và lập tờ trình thẩm định trình Trưởng phòng nghiệp vụ tín dụng (đối với các khoản vay phức tạp, có giá trị lớn, Trưởng phòng nên cùng tham gia vào quá trình thẩm định của CBTD ngay từ đầu nhằm rút ngắn thời gian thẩm định và đảm bảo chất lượng thẩm định).
Trưởng phòng nghiệp vụ tín dụng có trách nhiệm kiểm tra lại các thông tin trên tờ trình thẩm định và cho ý kiến: đồng ý với các nội dung nêu tại tờ trình thẩm định, hoặc đề nghị CBTD làm rõ hoặc bổ sung thêm một số nội dung, hoặc do nhận thấy nội dung tờ trình thẩm định không đạt yêu cầu, do khoản vay quá phức tạp, Trưởng phòng nghiệp vụ tín dụng giao hồ sơ cho một CBTD khác thực hiện việc tái thẩm định khoản vay.
Sau khi nội dung trên tờ trình thẩm định đã được hoàn thiện, Trưởng phòng nghiệp vụ tín dụng nêu ý kiến của mình về việc đề xuất cho vay hay không cho vay tại tờ trình thẩm định và trình toàn bộ hồ sơ vay vốn lên Ban giám đốc phê duyệt.
b. Ra quyết định cho vay
Sau khi nhận được tờ trình thẩm định cùng toàn bộ hồ sơ vay vốn do phòng Nghiệp vụ Tín dụng trình, Ban giám đốc kiểm tra lại các thông tin nêu tại tờ trình, đánh giá tính thuyết phục của khoản vay, căn cứ vào phạm vi quyền hạn được phân công, ra quyết định và ghi rõ các nội dung sau trên tờ trình thẩm định:
- Đồng ý cho vay: Lãnh đạo ghi rõ nội dung đồng ý cho vay, ký tên, ghi ngày
ký tên
- Từ chối cho vay: Lãnh đạo ghi rõ lý do không đồng ý cho vay
- Yêu cầu bổ sung, kiểm tra lại thông tin: Lãnh đạo ghi rõ nội dung thông tin cần tìm hiểu thêm và chuyển trả toàn bộ hồ sơ cho phòng Nghiệp vụ Tín dụng
- Các quyết định khác:
+ Yêu cầu tái thẩm định: nhằm làm rõ thêm một số nội dung cần thẩm định, Lãnh đạo có thể yêu cầu phòng NVTD thực hiện tái thẩm định; hoặc thuê cơ quan tư vấn thẩm định
+ Thông qua Hội đồng tín dụng cơ sở: ngoài các khoản vay vượt mức phán quyết của Giám đốc Chi nhánh phải thông qua Hội đồng tín dụng cơ sở theo quy định hiện hành để trình Tổng Giám đốc NHHT xin ý kiến, căn cứ tính chất phức tạp của khoản vay Giám đốc Chi nhánh có thể quyết định đưa khoản vay ra Hội đồng tín dụng xem xét thông qua.
c. Thực hiện quyết định cho vay
- Trường hợp từ chối cho vay: Gửi trả lại khách hàng toàn bộ hồ sơ mà khách
hàng đã cung cấp và giải thích cho khách hàng biết lý do bị từ chối. - Trường hợp đồng ý cho vay:
CBTD chuẩn bị hồ sơ và trình Trưởng phòng NVTD các văn bản sau: Hợp đồng tín dụng kèm theo lịch rút vốn (thoả thuận phù hợp với nhu cầu của khách hàng), Hợp đồng bảo đảm tiền vay.
Trưởng phòng NVTD kiểm tra, kiểm soát, ký xác nhận trên từng trang Hợp đồng tín dụng, Hợp đồng bảo đảm tiền vay, ký kiểm soát các công văn giấy tờ có liên quan do CBTD dự thảo và trình Lãnh đạo phê duyệt.
Sau khi Hợp đồng tín dụng, Hợp đồng bảo đảm tiền vay đã được Lãnh đạo duyệt ký, CBTD lấy số hợp đồng, đóng dấu, tiến hành các thủ tục giải ngân và gửi cho khách hàng theo quy định.
Phân loại, gửi và lưu giữ hồ sơ: chậm nhất ba ngày làm việc kể từ khi việc ký kết Hợp đồng tín dụng, Hợp đồng bảo đảm tiền vay hoàn tất, CBTD phải thực hiện việc phân loại, gửi và lưu giữ hồ sơ theo quy định.
- Trường hợp bổ sung, kiểm tra lại thông tin:
CBTD tìm hiểu các thông tin theo yêu cầu của Lãnh đạo và hướng dẫn của Trưởng phòng NVTD đồng thời lập tờ trình báo cáo bổ sung
Trưởng phòng NVTD có trách nhiệm kiểm tra lại các thông tin do CBTD báo cáo, ký xác nhận, nêu ý kiến bổ sung nếu có và trình Lãnh đạo
Sau khi có ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo, theo hướng dẫn của Trưởng phòng NVTD, CBTD thực hiện các bước tiếp theo như quy định tại trường hợp đồng ý cho vay hoặc trường hợp từ chối cho vay đã nêu ở trên.
- Trường hợp thông qua Hội đồng tín dụng cơ sở:
Trên cơ sở thông báo triệu tập họp Hội đồng tín dụng của Chủ tịch Hội đồng tín dụng, CBTD chịu trách nhiệm in sao ra nhiều bản hồ sơ gửi đến các thành viên Hội đồng tín dụng, cung cấp bổ sung các tài liệu liên quan hoặc trả lời các câu hỏi do các thành viên Hội đồng tín dụng yêu cầu
Căn cứ ý kiến kết luận của Hội đồng tín dụng và phê duyệt của Lãnh đạo, CBTD và Trưởng phòng NVTD tiếp tục thực hiện các bước như đã nêu ở trên.
- Trường hợp thuê cơ quan tư vấn thẩm định: Ngay khi có ý kiến thẩm định của cơ quan tư vấn bằng văn bản, CBTD chịu trách nhiệm tổng hợp, báo cáo lại Trưởng phòng NVTD để Trưởng phòng NVTD trình Lãnh đạo xem xét và ra quyết định cuối cùng.
B3. Hội đồng tín dụng (trường hợp vượt quyền phán quyết)
Trường hợp hồ sơ vay tại các Chi nhánh phải trình Tổng giám đốc NHHT xét duyệt, Chi nhánh thông qua Hội đồng tín dụng cơ sở trình hồ sơ lên Hội đồng tín dụng Ngân hàng Hợp tác để xem xét trước khi trình Tổng giám đốc. Căn cứ ý kiến phê duyệt của Tổng giám đốc sau khi hồ sơ được Hội đồng tín dụng Ngân hàng Hợp tác trình lên, Lãnh đạo tổ chức triển khai các bước tiếp theo như đã nêu ở phần trên.
B4. Giải ngân vốn vay
a. Hướng dẫn, nhận hồ sơ phát tiền vay
CBTD hướng dẫn khách hàng thực hiện các thủ tục phát tiền vay : lập Giấy nhận nợ, cung cấp các giấy tờ chứng minh việc sử dụng vốn vay (Uỷ nhiệm chi, Giấy lĩnh tiền mặt).
b. Kiểm tra hồ sơ phát tiền vay
Sau khi tiếp nhận hồ sơ CBTD kiểm tra: - Nội dung Giấy nhận nợ:
+ Hiệu lực của thời hạn rút vốn
+ Số tiền rút vốn trên giấy nhận nợ có phù hợp với số tiền còn được phép rút theo Hợp đồng tín dụng (số tiền còn lại)
+ Mục đích sử dụng vốn vay có phù hợp với thoả thuận tại Hợp đồng tín dụng
+ Chú ý trong trường hợp khách hàng yêu cầu phát tiền vay bằng chuyển khoản hoặc phát tiền vay bằng tiền mặt, trường hợp phát tiền vay bằng chuyển khoản,
cần lưu ý đơn vị thụ hưởng, tránh việc sử dụng vốn vay không đúng mục đích. + Sự phù hợp giữa thời hạn, lãi suất với thoả thuận trong Hợp đồng tín dụng.
+ Tính hợp pháp của người đại diện bên vay ký tên + Nội dung cam kết.
- Kiểm tra các chứng từ kèm theo:
+ Các giấy tờ chứng minh đầy đủ mục đích sử dụng vốn vay. + Tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ (có đủ dấu, chữ ký ...)
+ Sự phù hợp, tính hợp lý giữa yêu cầu rút vốn trên Giấy nhận nợ và các chứng từ kèm theo.
Trường hợp cần thiết, CBTD (có thể cùng Trưởng phòng NVTD) thực hiện kiểm tra khảo sát thực tế trước khi quyết định phát tiền vay (kiểm tra các đợt phát tiền vay trước khách hàng có sử dụng đúng mục đích, có đúng như khách hàng đã báo cáo trong trường hợp chưa kịp đi kiểm tra sử dụng vốn)
CBTD cần đặc biệt lưu ý và phát hiện kịp thời các trường hợp yêu cầu phát tiền vay bất thường không phù hợp với thông lệ như khoảng cách giữa các lần phát tiền vay quá cập rập, tập trung chuyển tiền vào một địa chỉ trong khi Hợp đồng tín dụng nêu ra nhiều địa chỉ, tính hợp pháp hợp lệ của các chứng từ kèm theo có các dấu hiệu đáng ngờ.
Sau khi kiểm tra kỹ các chứng từ rút vốn, CBTD nhập vào phần mềm quản lý tín dụng các thông tin liên quan đến hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay.
CBTD ký trên giấy nhận nợ và trình hồ sơ lên Trưởng phòng Nghiệp vụ Tín dụng để kiểm soát;
Trưởng phòng Nghiệp vụ Tín dụng kiểm tra toàn bộ hồ sơ yêu cầu phát tiền vay, ký kiểm soát và trình Lãnh đạo ký duyệt.
c. Xét duyệt phát tiền vay
Lãnh đạo kiểm tra hồ sơ và ra quyết định: chấp thuận phát tiền vay - ký duyệt giải ngân. Nếu từ chối giải ngân nêu rõ lý do từ chối đồng thời chuyển hồ sơ lại cho phòng Nghiệp vụ Tín dụng.
d. Phát tiền vay
Sau khi Lãnh đạo duyệt ký: CBTD chuyển hồ sơ cho bộ phận Kế toán để thực hiện giải ngân vốn vay cho khách hàng:
- Giao hồ sơ (gồm: Bản chính các Giấy chứng nhận quyền sử dụng, quyền sở hữu tài sản bảo đảm của khách hàng; hợp đồng thế chấp, cầm cố, Hợp đồng tín dụng, tờ trình thẩm định).
- Bộ phận kế toán lập biên bản (hoặc phiếu) giao nhận tài sản bảo đảm giữa khách hàng và NHHT.
B5. Kiểm tra sử dụng vốn vay
a. Xây dựng kế hoạch kiểm tra sử dụng vốn vay
Căn cứ vào đặc thù cho vay trên địa bàn, Trưởng phòng Nghiệp vụ Tín dụng chỉ đạo lên kế hoạch kiểm tra sử dụng vốn vay. Đối với các khoản vay để thực hiện dự án đầu tư, các khoản vay ngắn hạn có đặc điểm riêng biệt... CBTD cần xây dựng kế hoạch kiểm tra sử dụng vốn vay riêng biệt sao cho phù hợp sau khi phát món vay đầu tiên và xác định thời gian kiểm tra theo kế hoạch.
Kế hoạch kiểm tra sử dụng vốn vay phải được Trưởng phòng Nghiệp vụ Tín dụng phê duyệt. Trường hợp xét thấy cần thiết, Trưởng phòng Nghiệp vụ Tín dụng có thể xin ý kiến phê duyệt trực tiếp của Lãnh đạo.
b. Thực hiện kiểm tra sử dụng vốn vay
CBTD chủ động thực hiện kiểm tra sử dụng vốn vay, trường hợp cần thiết CBTD trình Trưởng phòng Nghiệp vụ Tín dụng hỗ trợ bổ sung thêm cán bộ nhằm đảm bảo chất lượng kiểm tra sử dụng vốn vay được tốt nhất.
Trường hợp phát hiện khoản vay có dấu hiệu rủi ro, CBTD cần chủ động báo cáo Trưởng phòng Nghiệp vụ Tín dụng tổ chức kiểm tra, đánh giá tình hình sử dụng vốn vay ngay khi có thể.
Trường hợp khách hàng không hợp tác tạo điều kiện để kiểm tra sử dụng vốn vay, CBTD cần kiên trì thuyết phục và đảm bảo thực hiện bằng được việc kiểm tra sử dụng vốn vay theo quy định. Nếu không đạt kết quả phải báo cáo ngay Trưởng phòng nghiệp vụ tín dụng và Lãnh đạo biết để có hướng xử lý.
Nội dung kiểm tra vốn: do đặc thù sản xuất kinh doanh của khách hàng rất khác nhau vì vậy để có thể kiểm tra có kết quả tốt, CBTD cần phát huy tinh thần trách nhiệm cao, chủ động trong công việc nhằm lựa chọn áp dụng biện pháp kiểm tra thích hợp nhất.
Kiểm tra sử dụng vốn vay được tiến hành ngay sau khi giải ngân để kiểm tra xem việc giải ngân có đúng mục đích sử dụng vốn, đúng tiến độ đã nêu trong