Phương thức tớn dụng chứng từ là một sự thỏa thuận, trong đú, theo yờu cầu của khỏch hàng (Người yờu cầu phỏt hành thư tớn dụng), một ngõn hàng (Ngõn hàng phỏt hành thư tớn dụng) sẽ phỏt hành một bức thư, gọi là L/C (Letter of Credit), theo đú, ngõn hàng phỏt hành cam kết trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu cho một bờn thứ ba (Người thụ hưởng L/C) khi người này xuất trỡnh cho ngõn hàng phỏt hành (NHPH) một bộ chứng từ thanh toỏn phự hợp với những điều kiện và điều khoản quy định của L/C.
Theo Điều 2-UCP600: “Tớn dụng chứng từ là một sự thỏa thuận bất kỳ, cho
dự được gọi tờn hoặc mụ tả như thế nào, thể hiện một cam kết chắc chắn và khụng hủy ngang của NHPH về việc thanh toỏn khi xuất trỡnh phự hợp".
Về hỡnh thức và hiện tượng, Tớn dụng thư là cam kết trả tiền, nhưng về mặt bản chất và tổng thể thỡ nú là sự bảo lónh của ngõn hàng đối với khoản nợ phỏt sinh từ quan hệ thương mại hoặc dịch vụ. “Tớn dụng” nghĩa là ngõn hàng cấp vốn cho khỏch hàng. Khoản tài trợ này được thương lượng, dàn xếp giữa đụi bờn để đi đến kết quả là Thư tớn dụng được phỏt hành. Đồng thời cũn cú nghĩa là sự tớn nhiệm. Ngõn hàng cho người nhập khẩu (Applicant) “vay” sự tớn nhiệm của mỡnh để được người bỏn giao hàng chứ khụng phải là cấp vốn bằng tiền. Từ “tớn dụng” ở đõy mang nghĩa trừu tượng, nú khụng phải khoản tớn dụng thụng thường mà là lời hứa, cam kết chắc chắn của ngõn hàng về việc thanh toỏn thay cho người nhập khẩu.
Tớn dụng chứng từ cú những đặc điểm cơ bản sau:
Thứ nhất, Tớn dụng chứng từ là hỡnh thức hợp đồng kinh tế hai bờn, giữa
NHPH và người xuất khẩu. Mọi yờu cầu và chỉ thị của người nhập khẩu được NHPH đại diện. Khi một Thư tớn dụng đó được phỏt hành, NHPH độc lập tương đối với sự thỏa thuận giữa hai bờn người nhập khẩu và người xuất khẩu. Nếu một
thỏa thuận nào đú giữa người nhập khẩu và người xuất khẩu khụng được NHPH chấp nhận thỡ Thư tớn dụng cũng khụng thể tu chỉnh theo.
Thứ hai, Thư tớn dụng độc lập với hợp đồng ngoại thương và hàng húa. Thư
tớn dụng chỉ là một khõu quan trọng cuối cựng trong hàng loạt giao dịch của hai phớa trong buụn bỏn quốc tế. Thư tớn dụng vừa là nguyờn nhõn vừa là kết quả của cỏc giao dịch thương mại. Mặc dự nú ra đời trờn cơ sở của hợp đồng ngoại thương, cụ thể húa cỏc nghĩa vụ, quyền lợi của hai bờn theo hợp đồng nhưng lại độc lập với hợp đồng. Khi Thư tớn dụng đó được phỏt hành thỡ dự nú cú đỳng với hợp đồng cơ sở hay khụng cũng khụng làm thay đổi quyền lợi, nghĩa vụ của cỏc bờn. Ngay cả khi Thư tớn dụng cú dẫn chiếu đến hợp đồng mua bỏn thỡ NHPH cũng khụng bị ràng buộc bởi những khiếu nại tranh chấp phỏt sinh từ việc thực hiện hợp đồng đú.
Thứ ba, trong phương thức tớn dụng chứng từ, cỏc ngõn hàng chỉ giao dịch
bằng chứng từ và thanh toỏn chỉ căn cứ vào chứng từ. Cỏc ngõn hàng tham gia trong phương thức tớn dụng chứng từ chỉ căn cứ trờn cơ sở chứng từ để kiểm tra trờn bề mặt chứng từ cú tạo thành một xuất trỡnh phự hợp hay khụng. Chứng từ trong tớn dụng chứng từ cú vai trũ đặc biệt quan trọng vỡ nú là đại diện cho hàng húa được giao, bằng chứng cho việc thực hiện nghĩa vụ của người xuất khẩu/người hưởng lợi thư tớn dụng. Chứng từ chớnh là căn cứ để cỏc ngõn hàng thanh toỏn cho người hưởng lợi, là căn cứ người nhập khẩu trả tiền hoặc nhận nợ với ngõn hàng để lấy chứng từ đi nhận hàng... Như vậy, việc người xuất khẩu cú được ngõn hàng thanh toỏn hay khụng phụ thuộc nhiều vào bộ chứng từ xuất trỡnh theo Thư tớn dụng chứ khụng căn cứ vào tỡnh hỡnh thực tế của hàng húa kể cả khi hàng húa khụng được giao hay giao khụng đỳng quy định trong hợp đồng mua bỏn.
Thứ tư, Thư tớn dụng yờu cầu tuõn thủ chặt chẽ về chứng từ xuất trỡnh. Vỡ
Thư tớn dụng độc lập với hợp đồng cơ sở và hàng húa, việc thanh toỏn chỉ căn cứ vào chứng từ nờn yờu cầu phải tuõn thủ chặt chẽ về cỏc chứng từ xuất trỡnh là nguyờn tắc cơ bản trong giao dịch tớn dụng chứng từ. Cỏc yờu cầu đú là về loại chứng từ, số lượng, nội dung, cỏch ký phỏt, người ký phỏt.
Cuối cựng, mặc dự là phương thức cú nhiều ưu điểm với tất cả cỏc bờn tham
gia hơn so với cỏc phương thức thanh toỏn trước nhưng Tớn dụng chứng từ vẫn khụng phải là phương thức thanh toỏn tuyệt đối an toàn và khụng cú rủi ro. Trờn thực tế, cú nhiều thương vụ Thư tớn dụng đó được sử dụng để làm cụng cụ gian lận và lừa đảo. Xuất phỏt từ bản chất của Tớn dụng chứng từ là chỉ giao dịch bằng chứng từ và khi kiểm tra chứng từ lại chỉ xem xột trờn bề mặt chứ khụng xem xột tớnh chất bờn trong của chứng từ, nờn trờn thực tế đó cú nhiều tranh chấp xảy ra về sự phự hợp hay khụng phự hợp của chứng từ. Trong thanh toỏn theo phương thức tớn dụng chứng từ, việc lập được một bộ chứng từ hoàn hảo cũng khụng hề đơn giản vỡ ranh giới giữa sự phự hợp và khụng phự hợp là rất mong manh, tựy thuộc vào tập quỏn, trỡnh độ, quan điểm, động cơ của cỏc bờn tham gia. Cũng chớnh vỡ tớnh chất độc lập của chứng từ với hàng húa và hợp đồng cơ sở, nờn bọn lừa đảo cú thể lợi dụng để gian lận thương mại, khụng giao hàng, lập bộ chứng từ khống, hoặc giao hàng thiếu, giao hàng sai quy cỏch phẩm chất quy định trong hợp đồng mua bỏn.