- ISBP681: (International Standard Banking Practice for the Examination of
2.3.3. Quy trỡnh nghiệp vụ của phương thức tớn dụng chứng từ ỏp dụng
dụng
đối với thanh toỏn hàng nhập khẩu
CBKH tại chi nhỏnh sẽ hướng dẫn khỏch hàng lập bộ hồ sơ đề nghị mở L/C bao gồm cỏc hồ sơ phỏp lý khỏch hàng, Hồ sơ L/C và cỏc Hồ sơ bảo đảm. CBKH sẽ kiểm tra, đối chiếu đảm bảo sự khớp đỳng, phự hợp, đầy đủ giữa cỏc loại hồ sơ trờn.
* Thẩm định, trỡnh duyệt kết quả thẩm định:
Căn cứ hồ sơ L/C của khỏch hàng và cỏc thụng tin thu thập trong quỏ trỡnh phỏng vấn khỏch hàng, kiểm tra thực tế cơ sở kinh doanh của khỏch hàng, cỏc thụng tin từ nhiều nguồn khỏc, CBKH sẽ lập tờ trỡnh thẩm định năng lực phỏp lý, tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh, tỡnh hỡnh tài chớnh, tớnh hiệu quả khả thi của phương ỏn, dự ỏn liờn quan tới L/C, mức độ rủi ro... trỡnh lónh đạo chi nhỏnh phờ duyệt. Nếu kết quả thẩm định được phờ duyệt, CBKH lập và ký kết Hợp đồng tớn dụng, Hợp đồng bảo đảm (nếu cú), giữa người được ủy quyền tại chi nhỏnh và người đại diện của khỏch hàng.
CBKH sau đú sẽ tiến hành nhận cỏc giấy tờ bảo đảm cho L/C trờn từ khỏch hàng, ký kết cỏc hợp đồng mua bỏn ngoại tệ ký quỹ LC, nhập cỏc thụng tin về khỏch hàng, hồ sơ L/C, Tài sản bảo đảm, cấp Facility trờn hệ thống INCAS chuyển sang KSV phờ duyệt cấp Facility.
* Chuyển hồ sơ về SGD để xử lỷ:
CBKH fax/scan & image cú tớnh ký hiệu mật về SGD bao gồm Giấy đề nghị mở L/C, Hợp đồng ngoại thương/cỏc giấy tờ khỏc cú giỏ trị tương đương, hợp đồng mua bỏn ngoại tệ, lệnh chi.
* Nhận, kiểm tra hồ sơ và phỏt hành L/C:
Hồ sơ L/C do CBKH tại chi nhỏnh chuyển về SGD sẽ được gửi đến mỏy tớnh của cỏc CBNV tại SGD. CBNV sẽ kiểm tra lại cỏc hồ sơ, tài liệu, chứng từ nhận được, xem xột cỏc điều khoản của L/C và yếu tố trờn cỏc chứng từ khỏc, nếu khụng rừ ràng, khụng phự hợp với thụng lệ quốc tế, quy định hiện hành của Nhà nước và NHTMCP Cụng Thương, mõu thuẫn với Hợp đồng ngoại thương hoặc bao gồm
điều khoản cú thể gõy rủi ro cho ngõn hàng thỡ sẽ liờn hệ trực tiếp với CBKH tại chi nhỏnh yờu cầu sửa đổi, bổ sung.
Nếu cỏc hồ sơ hoàn toàn phự hợp và đầy đủ, CBNV tạo cỏc chứng từ liờn quan đến phỏt hành L/C như điện L/C (MT700), giấy bỏo cú tiền ký quỹ, giấy bỏo nợ phớ dịch vụ, húa đơn VAT và chuyển sang KSV.
Cỏc chứng từ sau khi được KSV phờ duyệt sẽ tự động được chuyển về chi nhỏnh. CBKH tại chi nhỏnh in chứng từ phỏt hành L/C nhận được từ SGD và giao cho khỏch hàng.
* Sửa đổi L/C:
Sau khi L/C được phỏt hành, nếu cú nhu cầu sửa đổi L/C, khỏch hàng sẽ xuất trỡnh giấy đề nghị sửa đổi L/C tại chi nhỏnh. CBKH thực hiện kiểm tra đề nghị sửa đổi của khỏch hàng, đảm bảo rừ ràng, phự hợp thụng lệ quốc tế, khụng tiềm ẩn rủi ro cho ngõn hàng và khỏch hàng. Nếu sửa đổi tăng/giảm tiền hoặc kộo dài thời hạn hiệu lực của L/C, CBKH thẩm định, bổ sung ký quỹ và tài sản bảo đảm tương ứng với phần tăng thờm cả trờn hồ sơ giấy và hệ thống INCAS, trỡnh KSV phờ duyệt, sau đú scan & image hồ sơ giấy về SGD.
Sau khi nhận được hồ sơ sửa đổi L/C từ chi nhỏnh, CBNV tại SGD kiểm tra lại cỏc tài liệu chứng từ nhận được, xem xột cỏc điều khoản của đề nghị sửa đổi L/C, đối chiếu đảm bảo phự hợp, tiến hành lập cỏc chứng từ liờn quan tới sửa đổi L/C trờn hệ thống INCAS: MT707, giấy bỏo nợ phớ dịch vụ, giấy bỏo cú tiền ký quỹ bổ sung (nếu co) rồi chuyển sang KSV phờ duyệt.
Sau khi được phờ duyệt, cỏc chứng từ sẽ được tự động chuyển về chi nhỏnh. CBKH tại chi nhỏnh in cỏc chứng từ sửa đổi L/C và giao cho khỏch hàng.
* Nhận, kiểm tra và xử lỷ chứng từ/điện đũi tiền:
- Tại SGD:
Nhận được bộ chứng từ xuất trỡnh theo L/C, CBNV tại SGD nhập cỏc thụng tin cần thiết vào hồ sơ L/C trong hệ thống INCAS_module TF và tiến hành kiểm
tra bộ chứng từ về số lượng, loại chứng từ theo quy định của L/C, sự phự hợp của chứng từ với cỏc điều kiện, điều khoản của L/C, sự nhất quỏn giữa cỏc chứng từ và sự phự hợp của chứng từ với UCP. Việc kiểm tra chứng từ được thực hiện trong vũng 1 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận được bộ chứng từ xuất trỡnh.
Sau đú, CBNV nhập hồ sơ bộ chứng từ và cỏc thụng tin cần thiết khỏc vào chương trỡnh TF, lập Thụng bỏo chứng từ đến kiờm phiếu kiểm tra chứng từ và chuyển cho KSV.
Sau khi KSV phờ duyệt trờn hồ sơ mỏy và hồ sơ giấy, CBNV đúng bỡ bộ chứng từ và thụng bỏo chứng từ đến kiờm phiếu kiểm tra chứng từ gửi về chi nhỏnh qua chuyển phỏt nhanh.
Đối với những bộ chứng từ cú sai sút, trong vũng 4 ngày làm việc sau ngày nhận bộ chứng từ, CBNV lập điện từ chối thanh toỏn (MT734) chuyển KSV phờ duyệt để gửi cho ngõn hàng gửi chứng từ.
- Tại chi nhỏnh:
Khi nhận được bộ chứng từ cựng Thụng bỏo chứng từ đến kiờm phiếu kiểm tra chứng từ, nếu bộ chứng từ hoàn toàn phự hợp, CBKH thụng bỏo cho khỏch hàng và yờu cầu khỏch hàng nộp tiền/ký giấy nhận nợ đối với L/C trả ngay; ký giấy chấp nhận thanh toỏn đối với L/C trả chậm trước khi ký vận đơn, giao bộ chứng từ cho khỏch hàng.
Đối với bộ chứng từ cú sai sút, CBKH gửi Thụng bỏo chứng từ đến kiờm phiếu kiểm tra chứng từ cho khỏch hàng và yờu cầu khỏch hàng cú ý kiến từ chối/chấp nhận bộ chứng từ trong vũng 2 ngày làm việc. Nếu khỏch hàng chấp nhận sai sút và làm cỏc thủ tục thanh toỏn bộ chứng từ, chi nhỏnh ký hậu vận đơn và giao bộ chứng từ cho khỏch hàng đi lấy hàng. Nếu khỏch hàng từ chối thanh toỏn/khụng thụng bỏo ý kiến, sau 30 ngày kể từ ngày thụng bỏo cho khỏch hàng hoặc ngày khỏch hàng cú văn bản từ chối bộ chứng từ và đề nghị chuyển trả bộ
chứng từ, chi nhỏnh gửi đề nghị thụng bỏo trả chứng từ kốm bộ chứng từ về SGD để trả lại cho ngõn hàng xuất trỡnh.
* Thanh toỏn/chấp nhận thanh toỏn L/C:
- Chấp nhận thanh toỏn: (đối với L/C trả chậm)
Trong vũng 2 ngày làm việc sau khi nhận Thụng bỏo chứng từ đến kiờm phiếu kiểm tra chứng từ nếu chứng từ phự hợp hoặc sai sút nhưng đó được khỏch hàng chấp nhận, CBKH làm thủ tục chấp nhận thanh toỏn L/C, trỡnh KSV phờ duyệt và scan & image giấy đề nghị chấp nhận thanh toỏn, giấy nhận nợ ghi rừ ngày thanh toỏn là ngày hạch toỏn tiền vay và tớnh lói, văn bản chấp nhận bộ chứng từ sai sút của khỏch hàng.
CBNV tại SGD sau khi nhận được hồ sơ chấp nhận thanh toỏn, tạo điện chấp nhận thanh toỏn (MT799), chuyển KSV và gửi cho ngõn hàng xuất trỡnh.
- Thanh toỏn LC: (đối với LC trả ngay hoặc LC trả chậm đến hạn)
CBKH scan & image cỏc chứng từ sau về SGD: Giấy đề nghị thanh toỏn, Giấy nhận nợ (trường hợp khỏch hàng dựng vốn vay để thanh toỏn)/Lệnh chi, ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền, giấy đề nghị mua ngoại tệ (trường hợp khỏch hàng dựng vốn tự cú để thanh toỏn) và văn bản chấp nhận sai sút của bộ chứng từ (trường hợp chứng từ cú sai sút).
CBNV tạo điện thanh toỏn (MT202), điện thụng bỏo thanh toỏn (MT756/ MT799), giấy bỏo nợ phớ dịch vụ và chuyển hồ sơ sang KSV. KSV phờ duyệt hồ sơ giấy và hồ sơ mỏy, điện thanh toỏn và thụng bỏo thanh toỏn sẽ được chuyển qua SWIFT cho ngõn hàng đũi tiền. Toàn bộ điện thanh toỏn, điện thụng bỏo thanh toỏn, giấy bỏo nợ, húa đơn VAT sẽ được chuyển về chi nhỏnh qua hệ thống INCAS module TF.
CBKH tại chi nhỏnh in cỏc bức điện thanh toỏn, điện thụng bỏo thanh toỏn, giấy bỏo nợ, húa đơn VAT lưu hồ sơ và chuyển cho khỏch hàng.
* Đúng hồ sơ L/C:
Đối với L/C hết hạn hiệu lực trờn 45 ngày hoặc đó thanh toỏn hết, hệ thống tự động đúng hồ sơ và hoàn trả tiền ký quỹ cũn lại vào tài khoản tiền gửi của khỏch hàng.
Trường hợp khỏch hàng yờu cầu hủy L/C trước hạn, CBKH scan & image Giấy đề nghị hủy L/C/đúng L/C về SGD. SGD lập điện gửi NHTB đề nghị xỏc nhận việc người hưởng và NHXN (nếu cú) đồng ý hủy L/C. Khi nhận được xỏc nhận từ NHTB, SGD sẽ đúng hồ sơ L/C và hoàn trả tiền ký quỹ cho khỏch hàng.