Quy trình bảo lãnh được hiểu là tổng hợp các bước hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ từ khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp bảo lãnh đến lúc giải tỏa bảo lãnh. Khi thực hiện quy trình nghiệp vụ bảo lãnh, cần lưu ý các vấn đề sau:
Thứ nhất, xác minh tình hình tài chính của người hoặc nhóm người bảo lãnh. Nếu người bảo lãnh là khách hàng truyền thống của ngân hàng đó hoặc chi nhánh đó, việc nắm bắt tình hình tài chính của khách hàng đối với ngân hàng là không khó. Tuy nhiên, nếu người bảo lãnh là kháh hàng của chi nhánh hoặc ngân hàng khác, việc điều tra về tình hình tài chính của khách hàng là cần thiết. Nếu đó là bảo lãnh của một nhóm người bảo lãnh, tình trạng tài chính của mỗi người bảo lãnh đều sẽ được điều tra đánh giá, đồng thời sẽ có thêm điều khoản xác nhận trách nhiệm liên quan của mỗi người bảo lãnh trong cam kết bảo lãnh đó.
Thứ hai, xem xét lại các điều khoản chung: Người bảo lãnh cần phải tham khảo các tư vấn pháp lý độc lập. Các luật sư tư vấn sau đó sẽ xác nhận và đóng vai trò là người làm chứng đối với việc ký hợp đồng.
Thứ ba, sử dụng hợp đồng bảo lãnh theo mẫu tiêu chuẩn của ngân hàng, hoặc hợp đồng bảo lãnh có giá trị thi hành (loại cam kết đã được lập trước, dưới dạng văn bản).
Thứ tư, địa điểm ký cam kết bảo đảm: Thông thường, ngân hàng thường mong muốn khách hàng đồng ý ký bảo lãnh tại chính trụ sở của ngân hàng/ chi nhánh ngân hàng của mình, với sự có mặt của ngân hàng. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng có thể đạt được, và có nhiều giải pháp thay thế có thể cân nhắc.
(a) Ở một trong số các chi nhánh của ngân hàng (gần nơi cư trú hoặc nơi làm việc của người bảo lãnh).
(b) Ở chi nhánh của một ngân hàng khác. Giải pháp này được tiến hành trong trường hợp ngân hàng của người bảo lãnh không có chi nhánh ở nơi người bảo lãnh cư trú hoặc làm việc.
Ngân hàng bảo lãnh
Bên được bảo lãnh Bên nhận bảo lãnh
(2) (3) (1) (4) (2) Ngân hàng chỉ thị Ngân hàng phát hành
Bên được bảo
lãnh Bên nhận bảo lãnh
(1) (3)
(c) Ở văn phòng tư vấn luật, nếu người bảo lãnh cần đến những tư vấn pháp lý độc lập.
Quy trình bảo lãnh ngân hàng trực tiếp và gián tiếp được sơ đồ hóa cụ thể như sau: Sơ đồ 1.1: Quy trình bảo lãnh trực tiếp Nguồn: Giáo trình
thanh toán quốc tế, GS.NGƯT Đinh Xuân Trình, năm 2009, NXB Thông tin và Truyền thông
(1) Bên được bảo lãnh và bên nhận bảo lãnh thỏa thuận ký kết hợp đồng kinh tế. Bên thụ hưởng yêu cầu bên được bảo lãnh mở một bảo lãnh.
(2) Bên được bảo lãnh đề nghị Ngân hàng phát hành bảo lãnh theo những điều khoản và điều kiện đã thoả thuận và ký với Ngân hàng một hợp đồng bảo lãnh.
(3) Theo chỉ thị phát hành bảo lãnh của Người được bảo lãnh, Ngân hàng phát hành sẽ phát hành thư bảo lãnh trực tiếp cho Người thụ hưởng.
Nguồn: Giáo trình thanh toán quốc tế, GS.NGƯT Đinh Xuân Trình, năm 2009, NXB Thông tin và Truyền thông
(1) Bên được bảo lãnh và bên nhận bảo lãnh thoả thuận ký một hợp đồng kinh tế và Bên nhận bảo lãnh yêu cầu Bên được bảo lãnh mở một bảo lãnh.
(2) Trên cơ sở hợp đồng kinh tế, Bên được bảo lãnh yêu cầu Ngân hàng phục vụ mình (Ngân hàng chỉ thị) chỉ thị cho Ngân hàng đại lý phát hành bảo lãnh và chuyển cho bên thụ hưởng.
(3) Ngân hàng chỉ thị phát hành bảo lãnh đối ứng cho Ngân hàng phát hành bảo lãnh hưởng.
(4) Căn cứ vào bảo lãnh đối ứng, Ngân hàng phát hành sẽ phát hành thư bảo lãnh và chuyển cho Bên nhận bảo lãnh.
Quy trình nghiệp vụ bảo lãnh là quy trình mà khách hàng tiếp xúc trực tiếp với nhân viên ngân hàng, vì vậy họ sẽ có những đánh giá, nhận xét về tác phong làm việc và sự thuận tiện, nhanh chóng. Một sản phẩm bảo lãnh ngân hàng được đánh giá là dịch vụ chất lượng tốt cần đáp ứng các nhu cầu đa dạng và khác nhau của khách hàng một cách nhanh chóng, kịp thời. Nói cách khác, ngân hàng luôn hướng đến tiêu chí thỏa mãn nhu cầu khách hàng, mang lại sự hài lòng và tin tưởng cho họ đối với ngân hàng. Đứng trên lập trường của khách hàng thì một quy trình hay thủ tục hồ sơ càng đơn giản, linh hoạt bao nhiêu thì khách hàng càng hài lòng bấy nhiêu. Sự hài lòng của khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên uy tín của ngân hàng. Tuy vậy, một quy trình bảo lãnh hay hồ sơ chứng từ quá đơn giản, sơ sài thì rủi ro phát sinh sau đó rất dễ xảy ra đối với cả ngân hàng, khách hàng và bên thụ hưởng. Vì vậy, ngân hàng cần phải cân nhắc và kiểm soát quy trình bảo lãnh sao cho vừa linh hoạt, đơn giản một cách tối ưu, thống nhất, logic, rõ ràng, khoa học, chính xác nhưng vẫn đảm bảo công tác quản trị rủi ro an toàn, hiệu quả. Quy trình bảo lãnh được thực hiện dựa trên mô hình ba cấp: Quan hệ khách hàng, thẩm định khách hàng và bộ phận tác nghiệp hỗ trợ vận hành. Bộ phận tác nghiệp bao gồm cán bộ hỗ trợ nghiệp vụ, kiểm soát viên, lãnh đạo phòng, khối và ban giám đốc.