1.3. Các chức năng của quản trị nguồn nhân lực
1.3.3. Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực
1.3.3.1. Đánh giá thành tích cơng tác
[4][8] Đánh giá thành tích cơng việc là việc xem xét kết quả các cơng việc mỗi cá nhân đã được thực hiện. Mục đích của đánh giá thành tích cơng việc là để xác định vị trí hiện tại cho nhân viên thực hiện cơng việc đó. Đánh giá thành tích cơng việc là một trong những nhiệm vụ trọng tâm mà một người quản lý doanh nghiệp giỏi cần phải thực hiện tốt. Bất cứ một hệ thống đánh giá nào cũng nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thông qua việc đảm bảo rằng mọi cá nhân trong Doanh nghiệp đều cố gắng tối đa khả năng của mình.
Nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều xây dựng cho mình một hệ thống đánh giá chính thức trong đó tình hình thực hiện cơng việc của người lao động được đánh giá theo định kỳ với sự sử dụng những phương pháp đánh giá đã được thiết kế một cách có lựa chọn, tuỳ thuộc vào mục đích của đánh giá.
Thơng thường trong hoạt động của doanh nghiệp, người quản lý thường có ấn tượng về thành tích cơng việc cá nhân của nhân viên cấp dưới một cách ngẫu nhiên hoặc tình cờ (có thể là do những thành cơng hay thất bại rất đáng chú ý hoặc rất dễ nhận thấy của nhân viên cấp dưới). Hiện tượng phổ biến là người quản lý khơng có được một bức tranh rõ nét, hồn chỉnh và khách quan về nhân viên cấp dưới của mình. Do đó, khi thực hiện đánh giá thành tích cơng việc chính thức sẽ giúp khắc phục được phần nào khiếm khuyết này.
Hơn nữa, cho dù người quản lý có thể nhận ra lỗi hay thiếu sót của nhân viên cấp dưới một cách cơng bằng, nhưng họ cũng khơng có động cơ để bỏ thời gian quan tâm tới vấn đề cải thiện và phát triển thành tích cơng việc của từng cá nhân nếu như khơng có đánh giá chính thức.
Việc đưa ra kiến đánh giá về một người dễ dàng hơn rất nhiều so với việc nhận xét đánh giá một cách chi tiết (bằng văn bản hoặc trực tiếp đối với người bị đánh giá). Trên phương diện này, việc đánh giá thành tích cơng việc có ý nghĩa như
một quy định bắt buộc trong doanh nghiệp đòi hỏi mọi cá nhân phải thực hiện vì lợi ích thiết thực của nó.
Ngồi ra trong q trình đánh giá, những người đánh giá khác nhau có thể áp dụng những tiêu chí đánh giá khác nhau, tiêu chuẩn khác nhau về tính khách quan và sự đánh giá. Điều này đã làm mất đi giá trị của việc đánh giá về phương diện so sánh, một trong những nguyên nhân làm giảm lòng tin của người bị đánh giá về hệ thống đánh giá. Do vậy việc đánh giá chính thức sẽ là một cơ sở để giảm bớt sự khác biệt trên.
Ngoài ra, đây cũng là một phương tiện khuyến khích người quản lý đưa ra các ý kiến phản hồi một cách đầy đủ cần thiết hoặc thích đáng đối với nhân viên cấp dưới, giúp cho nhân viên cấp dưới có thể điều chỉnh kịp thời theo hướng có lợi cho bản thân nhân viên và cho doanh nghiệp.
1.3.3.2. Thiết lập và quản trị hệ thống lương bổng
[1][4][8] Lương hiểu theo nghĩa hẹp là tất cả các khoản mà người lao động nhận được thông qua mối quan hệ thuê mướn giữa họ với tổ chức bao gồm:
- Lương căn bản (tiền lương, tiền công): là phần lương cố định mà người lao động nhận được một cách thường kỳ dưới dạng tiền lương (theo tuần, theo tháng) hay tiền cơng theo giờ.
- Các khuyến khích (tiền hoa hồng, tiền thưởng, tiền chia năng suất, chia lợi nhuận).
- Các phúc lợi (các khoản gián tiếp trả cho người lao động như bảo hiểm các loại, tiền trợ cấp, tiền trả cho các ngày nghỉ lễ, phép; các chương trình giải trí, nghỉ mát; nhà ở, phương tiện đi lại,…).
Lương lao động có ảnh hưởng rất lớn đến sự lựa chọn cơng việc, tình hình thực hiện cơng việc của người lao động như năng suất lao động, hiệu quả công việc và chất lượng sản phẩm. Lương lao động khơng những có tác dụng duy trì và phát triển lực lượng lao động hiện có của tổ chức, mà cịn có tác dụng thu hút thêm các lao động giỏi về với tổ chức và phát huy hết khả năng của họ. Lương lao động chính là biện pháp kinh tế, là địn bẩy kinh tế kích thích lợi ích của người lao động, từ đó sẽ ảnh hưởng đến sự lựa chọn nghề nghiệp, việc làm, hài lịng cơng việc, vắng mặt, thuyên chuyển.
Do đó, khi xây dựng hệ thống lương lao động và để kiểm soát được ngân sách tiền lương thì cần có một hệ thống lương chuẩn và khoa học Một hệ thống lương chỉ có thể được gọi là chuẩn khi nó đáp ứng đủ 3 tiêu chí:
- Cơng bằng: Lương phải cơng bằng trong nội bộ. Tuy nhiên, khơng nên hiểu
máy móc cơng bằng nghĩa là cào bằng nhé! Lương dù có cao nhưng cào bằng cũng khơng làm người lao động hài lịng, khơng kích thích phấn đấu mà ngược lại cịn làm thui chột tâm huyết của họ.
- Hợp lý: Đồng thời, lương cũng phải hợp lý, nghĩa là phải thể hiện được
năng lực, thành tích và tiềm năng của nhân viên. Khơng có chuyện, kẻ làm hùn hụt nhưng lương thấp, kẻ ngồi mát mà ăn bát vàng.
- Cạnh tranh: Lương cũng phải đảm bảo tính cạnh tranh, cả bên trong lẫn
bên ngồi. Nhân viên phải thấy được sự chênh lệch giữa năng lực và mức lương mới có động cơ phấn đấu. Đồng thời, lương của doanh nghiệp cũng khơng thể thấp lẹt đẹt mà địi giữ người ta lâu dài được. Sẽ có khơng ít người cười tơi vì ai lại khơng biết chuyện này. Nghịch lý là, chúng ta biết nhưng vẫn chưa làm được hệ thống lương tốt vì hấu hết chúng ta đều làm tắt, hoặc làm “ngược” nên khi vận hành mới phát sinh, lúng túng.
Mỗi tổ chức cần vận dụng linh hoạt khi xây dựng hệ thống Lương lao động để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
1.3.3.3. Phúc lợi và các khoản trợ cấp đãi ngộ, kích thích về mặt tài chính và phi tài chính [1][4][8]
Khen thưởng lao động: Trên thực tế, tiền bạc không phải là yếu tố quyết định
doanh nghiệp có thể giữ chân được những nhân viên ưu tú, có đóng góp xuất sắc trong cơng việc. Vì sao? Bởi vì, nếu như doanh nghiệp khơng có những giải pháp mang tính khích lệ, động viên nhân viên, họ sẽ dần cảm thấy chán nản và khơng cịn hứng thú cao cho công việc. Lúc này, họ sẽ cảm thấy những nỗ lực của họ không được ghi nhận, việc rời đi chỉ là yếu tố thời gian. Trước hết, nhà quản trị cần phải hiểu, việc khen thưởng này mang giá trị lớn về tinh thần đối với nhân viên. Một mức lương cố định, nếu không đi kèm với sự khen thưởng khi hoàn thành xuất sức cơng việc được giao thì nhân viên của doanh nghiệp sẽ sớm trở nên trì trệ và khơng cịn muốn cố gắng. Khen thưởng là điều đương nhiên và cần thiết ở mỗi doanh nghiệp,
tuy vậy, một số nhà quản lý dường như muốn trốn tránh việc này. Có rất nhiều lý do ngăn trở họ làm việc này: cho rằng việc nhân viên làm tốt là điều hiển nhiên, đó là trách nhiệm của họ phải làm? đánh giá cao ai đó sẽ khiến bản thân nhân viên khen thưởng sẽ trở nên tự cao và tạo ra sự ganh tỵ giữa các thành viên trong đội nhóm? Hoặc đơn giản họ cảm thấy xấu hổ khi cơng khai tuyên dương một ai đó? Đổi cách nghĩ một chút, khi doanh nghiệp sử dụng cơng cụ sẵn có để khen thưởng nhân viên, doanh nghiệp khơng chỉ truyền cảm hứng để họ có thêm động lực làm những điều đúng đắn cho tổ chức mà cịn khiến họ u thích cơng việc đang làm hơn. Các nhà lãnh đạo thành công là những người công nhận và tưởng thưởng cho những nỗ lực của đội nhóm mình. Làm tốt việc “khen thưởng” đóng góp một phần khơng nhỏ trong việc giữ chân nhân tài. Đây cũng là một trong những nghệ thuật giữ chân nhân tài, các nhà quản trị phải ghi nhớ tận tâm.
Kỷ luật lao động: Mục tiêu của kỷ luật lao động là nhằm làm cho người lao
động làm việc tuân theo các quy định, các tiêu chuẩn lao động đã được đề ra. Bởi vậy, tổ chức cần làm cho mọi người lao động hiểu được những mong đợi, yêu cầu của tổ chức đối với họ và tuân thủ theo những quy củ, tiêu chuẩn của kỷ luật của tổ chức. Việc tuân thủ kỷ luật lao động có ý nghĩa cả về mặt kinh tế, chính trị và xã hội, cụ thể:
- Thơng qua việc duy trì kỷ luật lao động, người sử dụng lao động có thể bố trí sắp xếp lao động một cách hợp lý để ổn định sản xuất, ổn định đời sống người lao động và trật tự xã hội nói chung;
- Nếu xác định được nội dung hợp lý, kỷ luật lao động còn là một nhân tố quan trọng để tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm nguyên vật liệu;
-Tuân thủ kỷ luật lao động, người lao động có thể tự rèn luyện để trở thành người cơng nhân của xã hội hiện đại, có tác phong cơng nghiệp, là cơ sở để họ đấu tranh với những tiêu cực trong lao động sản xuất;
- Trật tự, nề nếp của một doanh nghiệp và ý thức tuân thủ kỷ luật của người lao động là những yếu tố cơ bản để duy trì quan hệ lao động ổn định, hài hịa. Đó cũng là điều kiện để thu hút vốn đầu tư nước ngoài, xuất khẩu lao động, giúp cho người lao động không bị bỡ ngỡ khi làm việc trong các điều kiện khác biệt.
Sử dụng đúng, tốt các hình thức kỷ luật sẽ tạo bầu khơng khí lành mạnh, dân chủ trong doanh nghiệp.