2.2. Phân tích thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại Chi cục Quản lý thị
2.2.3. Hoạt động thu hút nguồn nhân lực
2.2.3.1. Phân tích cơng việc
[2][3] Việc phân tích cơng việc tại Chi cục do các trưởng bộ phận tiến hành khi có sự thay đổi hay mở rộng kinh doanh. Việc phân tích cơng việc khơng diễn ra thường xun và đơn giản. Phương pháp mà Chi cục đang áp dụng là quan sát tại nơi làm việc.
Các trưởng bộ phận sẽ xuống tận nơi làm việc, quan sát nhân viên, sau đó sẽ xem xét về thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của công việc và hiệu quả thực hiện công việc.
Thỉnh thoảng, các trưởng bộ phận sẽ phỏng vấn trực tiếp CBCNV các câu hỏi về chức năng, nhiệm vụ chính, các yêu cầu và chức năng của công việc, sự quan tâm của nhân viên về cơng việc mình đang làm và năng lực của họ đối với cơng việc đó để thể hiện tính khách quan.
Sau khi đã thu thập đầy đủ các số liệu, các trưởng bộ phận sẽ tiến hành phân tích thơng qua các số liệu đó để đưa ra các tiêu chuẩn về thực hiện cơng việc: trình độ chun mơn, tuổi tác, kinh nghiệm, ngoại hình,giới tính, sức khỏe…
2.2.3.2. Hoạch định nguồn nhân lực
[2][3] Đây là hoạt động mà Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai thực hiện còn mang tính đại khái chưa có sự đầu tư. Hiện nay, Chi cục đang dần hồn thiện cơng tác này nhằm giúp cho công tác Quản trị nguồn nhân lực đạt hiệu quả cao. Do vậy, Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai cần đầu tư phát triển hoạt động này trong tương lai.
Việc hoạch định NNL của Chi cục gồm 2 lĩnh vực, đó là hoạch định nhân lực lao động tại các Phịng/ Ban/ Đơn vị và hoạch định nguồn cán bộ lãnh đạo quản lý. Về lý thuyết những cơng việc này đều do phịng TC-HC dựa trên cơ sở dự báo cung cầu nhân lực sẽ tham mưu đề xuất. Nhưng thực tế mọi dự báo nhân lực đang dựa trên những đánh giá công tác hàng năm cũng như dự báo kế hoạch cho các năm kế tiếp do Phòng Kế hoạch đưa ra. Các Phòng/ Ban /Đơn vị trong Chi cục lập kế hoạch về kế hoạch của Phòng/ Ban/ Đơn vị và nhu cầu nhân lực của Phòng/ Ban/ Đơn vị rồi gửi yêu cầu đến TC-HC. Phòng TC-HC căn cứ vào mục tiêu, chiến lược phát triển của Chi cục, số lượng nhân lực của các Phòng/ Ban/ Đơn vị đề nghị…lập kế hoạch số lao động cần tuyển dụng thêm phù hợp và đáp ứng yêu cầu công việc.
tuyển dụng. Việc xây dựng kế hoạch này chưa dựa trên sự phân tích về cơng việc của toàn bộ Chi cục và xem xét sự cân đối nhân lực giữa các Phòng/ Ban/ Đơn vị của Chi cục.
- Phân tích mơi trường.
- Phân tích NNL và hệ thống quản lý NNL của chi cục.
- Phân tích chiến lược tổng thể và chiến lược từng bộ phận của chi cục. - Đánh giá và đánh giá lại mục tiêu chiến lược NNL xem mục tiêu đặt ra có thực tế khơng, cần thay đổi khơng...
- Hình thành chiến lược NNL và đồng thời đưa ra lộ trình thực hiện các chính sách, kế hoạch, chương trình hoạt động liên quan đến quản lý NNL của chi cục.
Ban quản lý của chi cục đều biết rằng lập kế hoạch NNL là một trong những chức năng cơ bản của công tác quản lý chi cục và xác định những việc cần phải làm? Làm như thế nào…Tuy nhiên kế hoạch hoạch định NNL phải dựa trên những mục tiêu hoạt động của chi cục và phải trả lời được các câu hỏi như: mơ hình bộ máy thế nào? cần nhân lực gì? Số lượng là bao nhiêu? và những điều này chưa thực hiện được tại chi cục những năm trước đây.
Công tác lập kế hoạch nguồn nhân lực tại Chi cục đang tồn tại một số vấn đề sau:
- Thiếu cán bộ nhân sự giỏi: Như đã đề cập ở trên, vấn đề khó khăn trong thu hút nguồn nhân lực của Chi cục nói chung dẫn đến vấn đề khó khăn trong việc tuyển dụng và thu hút cán bộ cho phịng TC-HC. Do đó, cơng tác tham mưu, giúp việc của phòng nhân sự liên quan đến vấn đề quy hoạch và phát triển nguồn nhân lực của Chi cục chưa được hiệu quả. Chi cục hiện đang thiếu hẳn một Trưởng phòng Nhân sự chuyên nghiệp.
- Cơng tác lập kế hoạch thiếu tính chủ động và mang tính chất tình thế: Việc lập kế hoạch nguồn nhân lực của Chi cục hiện nay chủ yếu dựa trên phương pháp định mức thực tế. Tùy theo tính hình cơng việc tại từng thời điểm, các Phòng/ Ban/ Đơn vị sẽ đề xuất tuyển dụng để đáp ứng công việc hoặc do các ban lãnh đạo cấp trên giới thiệu con em trong ngành vào làm. Vì thế, đa phần nguồn lao động hiện nay của chi cục đều ở độ tuổi khá trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm. Do đó, việc lập kế hoạch tuyển dụng lao động của Chi cục nhiều khi thực hiện theo hình thức nên
cơng tác hoạch định nguồn lao động lâu dài đôi khi chưa thực hiện được. Ngun nhân chính do tình trạng tuyển dụng qua hình thức giới thiệu con em trong ngành, đối tượng trẻ và hạn chế chuyên môn lẫn kinh nghiệm dẫn đến việc mất ổn định nguồn nhân lực, đặc biệt là lao động quản lý. Ngồi ra, tình hình quản lý thị trường trên địa bản tỉnh Gia lai biến động thường xuyên đã tạo rào cản và khó khăn khơng nhỏ cho việc lập kế hoạch nguồn nhân lực dài hạn của chi cục.
- Quy trình hoạch định nguồn nhân lực của chi cục đơn giản, không chi tiết, quy mô, cụ thể: Trưởng các bộ phận dự báo nhu cầu nguồn nhân lực cần tuyển, xem khối lượng cơng việc nhiều hay ít từ đó sẽ kế hoạch thêm nhân sự hay cắt giảm. Sau đó gửi cho phịng TC-HC, thống kê trình BLĐ chi cục xem xét và duyệt, triển khai. Vì vậy, hoạch định nguồn nhân lực tại chi cục chi mang tính chất tạm thời, khơng lâu dài chỉ được thực hiện khi cần thiết mà không được diễn ra thường xuyên. Công tác hoạch định nhân lực là vấn đề quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới số lượng và chất lượng cán bộ công nhân viên của Chi cục trong tương lai.
2.2.3.3. Quá trình tuyển dụng nhân viên
[2][3] Thực tế nhu cầu nhân sự của Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai thì cần rất nhiều. Với hàng trăm ngàn doanh nghiệp và hộ kinh doanh cá thể trên địa bàn quản lý nhưng toàn Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai chỉ có 123 cán bộ. Trong khi đó số cán bộ tại Văn phòng Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai chiếm 36 người còn lại 87 người chia đều cho các Huyện, Thị Xã, Thành Phố trung bình mỗi huyện có gần 7 cán bộ và phải hàng ngàn hộ kinh doanh. Điều này rất khó khắc phục và bất cập bởi việc tuyển dụng mới lại phụ thuộc vào chỉ tiêu phân bổ biên chế do tỉnh quyết định, trong những năm gần đây do tình hình thực tế địa bàn rộng mà lực lượng QLTT chức năng Nhà Nước giao lại lớn, nên Tỉnh đã có quyết định cho Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai được thành lập thêm các đội và tuyển dụng thêm nhân sự cho phù hợp với yêu cầu thực tế của đơn vị nhưng cũng chưa đáp ứng được nhiều so với nhu cầu thực tế của đơn vị.
Kế hoạch tuyển dụng nguồn nhân lực tại Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai: Hàng năm trên cơ sở nhu cầu thực tế của đơn vị và phân bổ chỉ tiêu biên chế của tỉnh cho các đơn vị trong tỉnh mà có kế hoạch tuyển dụng cho phù hợp. Trong công tác tuyển dụng thì việc tuyển dụng do phịng TC-HC và trực tiếp chỉ đạo là đồng chí Chi Cục
Trưởng. Q trình tuyển dụng được thực hiện qua các bước sau:
- Sau khi có kế hoạch tuyển dụng thì tổ rchức thơng báo tuyển dụng rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng về tiêu chuẩn, trình độ, vị trí tuyển dụng cho mọi đối tượng được biết.
- Tiếp nhận hồ sơ: Trực tiếp tiếp nhận hồ sơ là phòng TC-HC
- Kiểm tra hồ sơ: đây thực sự là bước sơ tuyển những hồ sơ nào khơng đảm bảo theo u cầu thì sẽ bị loại.
- Chuyển hồ sơ cho cấp có thẩm quyền: Sau khi tuyển chọn hồ sơ hợp lệ Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai sẽ làm tờ trình chuyển sang Sở Cơng Thương, sau khi thẩm định lại một lần hồ sơ thì Sở Cơng Thương có trách nhiệm làm tờ trình và chuyển tiếp hồ sơ sang Sở Nội Vụ (cơ quan quản lý về nhân sự trong toàn Tỉnh).
- Tổ chức thi tuyển: Sau khi Tuyển chọn xong hồ sơ thì tổ chức thi tuyển, Tỉnh sẽ thành lập hội đồng thi tuyển cơng chức trong địa bàn tồn Tỉnh trong đó chủ tịch hội đồng thi tuyển là một đồng chí phó chủ tịch Tỉnh phụ trách khối và phó chủ tịch hội đồng thi tuyển là đồng chí giám đốc Sở Nội Vụ.
Về nội dung thi tuyển Tỉnh sẽ ra đề thi 3 môn: Quản lý Nhà Nước, Tin Học và Ngoại ngữ trong đó Ngoại ngữ thi vấn đáp và thi viết.
Nhận xét: Tất cả quy trình tuyển dụng trên là một quy trình tuyển dụng cán bộ, cơng chức nghiêm ngặt của Nhà nước về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức cùng các nghị định và thơng tư hướng dẫn trước đây mang tính hệ thống chuẩn mực trên tồn quốc. Nhưng nhìn chung nó cũng có mặt trái của nó đó là đơn vị trực tiếp sử dụng lao động chỉ được tuyển dụng thông qua hồ sơ như một bước tuyển của vịng sơ loại. đơn vị tuyển dụng khơng được tự ra đề thi theo đúng yêu cầu, vị trí cần tuyển dụng, khơng biết rõ năng lực thực sự của đối tượng tuyển dụng như vậy cách tuyển dụng trên nhìn về mặt quy trình tuyển dụng thì rất khắt khe và đúng với quy định của pháp luật nhưng nó khơng phù hợp với đơn vị sử dụng lao động đôi khi thực tế tuyển dụng không đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng nhưng về số lượng vẫn dư thừa.