3.3.1. Giải pháp hoàn thiện chức năng thu hút nguồn nhân lực
3.3.1.1. Phân tích cơng việc
Cơng tác phân tích cơng việc cũng vơ cùng quan trọng, để nâng cao chất lượng cơng tác phân tích cơng việc thì cơng việc này phải do BLĐ và trưởng phòng các phòng chức năng, các đơn vị đảm nhận và tiến hành một cách khoa học sẽ giúp cho cơng tác phân tích cơng việc hiệu quả hơn, tránh được tình trạng nghiên cứu phân tích cơng việc mang tính khách quan bên ngồi, lý thuyết chay và chủ quan của người phân tích.
Muốn cơng tác hoạch định nguồn nhân lực được thực hiện tốt và sát thực tế thì ban lãnh đạo Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai và các phong ban, đơn ị trong Chi cục cần thực hiện:
- Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực: BLĐ Chi cục và phòng TCHC phải xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực trung, dài hạn. Việc đó cần theo một quy định, quy trình rõ ràng phù hợp với mục tiêu chiến lược phát triển của Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai. Việc xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực cần phải phân tích được hiện trạng nguồn nhân lực kết hợp các yếu tố bên ngoài và bên trong Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai để xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực một cách cụ thể.
- Công tác dự báo nhu cầu nhân lực: Căn cứ vào chiến lược và định hướng
phát triển, xu hướng thị trường cũng như nguồn nhân lực hiện tại của Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai để đưa ra dự báo về vấn đề nguồn nhân lực trong tương lai. Từ đó BLĐ với sự giúp sức của phịng TCHC sẽ đưa ra công tác dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai.
- Công tác dự báo cung nguồn nhân lực: Sau khi dự đoán nhu cầu nhân lực,
cần tiến hành dự đoán cung nhân lực của chi cục trong thời kỳ kế hoạch. Chi cục phải đánh giá, phân tích và dự đốn khả năng có bao nhiêu người sẵn sàng làm việc cho Chi cục để có biện pháp thu hút, sử dụng và khai thác tiềm năng của người lao động, nâng cao hiệu quả hoạt động của Chi cục. Dự đoán cung nhân lực từ hai nguồn: cung nhân lực từ bên trong Chi cục (tức là phân tích nhân lực hiện có trong Chi cục) và cung nhân lực từ bên ngồi Chi cục. Dự đốn cung nhân lực từ bên ngồi là cơng việc rất quan trọng bởi vì nhân lực của Chi cục thường bị biến động do một số người đang làm việc trong Chi cục nhưng lại có nhu cầu thuyên chuyển đi nơi khác, về hưu, ốm đau, chết, tai nạn, bị kỷ luật buộc thơi việc… Vì vậy, nhu cầu bổ sung nhân lực xuất hiện và nguồn bổ sung cho số này phải đi tìm từ thị trường lao động bên ngồi. Mặt khác, do nhu cầu phát triển và mở rộng hoạt động nên Chi cục cần có thêm nhân lực để hồn thành nhiệm vụ đó. Do đó, dự đốn cung nhân lực từ thị trường lao động bên ngoài cho phép Chi cục thấy rõ tiềm năng lao động, các nguồn nhân lực có thể cung cấp cho Chi cục và có biện pháp thu hút nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu của Chi cục khi cần thiết.
- Điều tiết cung cầu nhân lực: Sau khi xác định nhu cầu và cung nguồn nhân
lực đủ về số lượng, đảm bảo chất lượng không chỉ trong tương lai mà cả hiện tại. Từ việc xác định cân đối giữa cung và cầu nhân lực trong Chi cục, Ban lãnh đạo sẽ đưa ra các kế hoạch tuyển dụng, thuyên chuyển , thăng chức hay tinh giảm biên chế phù hợp tình hình của Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai. Đây là vấn đề cốt lõi đảm bảo cho mọi hoạt động cịn lại trong cơng tác quản trị nguồn nhân lực được diễn ra một cách hiệu quả
- Đánh giá kiểm tra việc thực hiện hoạch định nguồn nhân lực: Sau khi đã
thực hiện các điều tiết nguồn nhân lực, Ban lãnh đạo Chi cục cần phải thực hiện kiểm tra, đánh giá các hoạt động hoạch định nguồn nhân lực, xác định các sai lệch giữa kế hoạch thực hiện, các nguyên nhân dẫn đến sai lệch đó và đề ra biện pháp hồn thiện. Các đánh giá định lượng thường có tính khách quan hơn và giúp Chi cục thấy được các sai lệch giữa kế hoạch và thực hiện một cách rõ ràng hơn trong các lĩnh vực sau: số lượng và chất lượng nhân viên; năng suất lao động; tỷ lệ thuyên chuyển nhân viên, đặc biệt là những nhân viên mới tuyển; chi phí tuyển dụng đối với một nhân viên; sự hài lịng của nhân viên đối với cơng việc v.v…để có thể kịp thời sửa chữa và giúp ra các kinh nghiệm. Công tác này sẽ đảm bảo cho công tác hoạch định nguồn nhân lực trong Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai được thực hiện một cách hiệu quả nhất.
3.3.1.3. Hồn thiện cơng tác tuyển dụng nhân viên
Công tác tuyển dụng là một yếu tố tạo nên sự thành công của Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai và công tác này hiện đang được thực hiện tương đối tốt tại Chi cục. Vì vậy, công tác này cần được thực hiện một cách nghiêm túc, công khai và công bằng. Tuy nhiên, để nâng cao chất lượng của công tác này, Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai cần được thực hiện như sau:
- Phải dựa vào hoạch định nguồn nhân lực để làm nền cho hoạt động tuyển dụng: Công tác tuyển dụng cần dựa trên công tác hoạch định nguồn nhân lực để thực hiện. Công tác tuyển dụng vơ cùng quan trọng, nó tạo ra nguồn nhân lực mới có đủ số lượng, chất lượng phù hợp với cơng việc. Vì vậy, cơng tác này cần được xây dựng nghiêm túc chặt chẽ dựa trên nền tảng hoạch định nguồn nhân lực.
- Hồn thiện quy trình tuyển dụng là vấn đề cốt lõi: Quy trình tuyển dụng đã
được Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai xây dựng một cách cụ thể, chi tiết. Công tác tuyển dụng của Chi cục có rất nhiều cơng việc cụ thể: thơng báo tuyển dụng, nhận hồ sơ,
lập danh sách...Các công việc này đã được xây dựng thành các bước cụ thể và cần phải thực hiện từng công việc theo thứ tự, phải đảm bảo chính xác tránh ảnh hưởng đến chất lượng nguồn nhân lực tuyển dụng. Hiện nay, quy trình tuyển dụng của Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai còn tương đối nhiều bước thực hiện. Điều đó làm cho cơng tác tuyển dụng vẫn tương đối cồng kềnh (do theo cơ chế nhà nước). Vì vậy, trong thời gian tới, ban lãnh đạo và phịng tổ chức hành chính cần nghiên cứu để đưa ra quy trình tuyển dụng phù hợp hơn với Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai, giảm bớt sự cồng kềnh, điều đó đồng nghĩa với việc giảm bớt sai sót trong cơng tác tuyển dụng.
- Công tác tuyển dụng cần được thực hiện nghiêm túc, cơng bằng, minh bạch: Trong
quy trình tuyển dụng của Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai, các công việc được xây dựng tương đối nhiều dẫn đến còn cần nhiều quyết định sẽ bị chi phối bởi yếu tố chủ quan của con người. Chắc chắn trong quá trình tuyển dụng, Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai sẽ mắc phải lỗi chủ quan này, tạo điều kiện dễ xảy ra gian lận và thiếu công bằng phát sinh. Tuy nhiên, chỉ cần Chi cục thực hiện nghiêm túc, công bằng trong mọi hoạt động của cơng tác tuyển dụng thì sẽ thu hút và tìm ra được nguồn nhân lực mới có chất lượng, đảm bảo phù hợp với cơng việc của Chi cục, giúp Chi cục ngày càng phát triển hơn.
3.3.2. Giải pháp hoàn thiện chức năng đào tạo, phát triển nguồn nhân lực
3.3.2.1. Hội nhập vào môi trường làm việc
Nếu tuyển dụng ứng viên thành cơng là một qđầutrìnhgian nan thì việc giữ chân người lao động cũng vất vả không kém bởi tế:hựctheo như kết quả báo cáo của chi cục thì có đến15% nhân viên tuyển mới sẽ nghỉ việc trong năm đầun tiê
và mất đến 18-22 tuần để một nhân viên mới tuyển vào làm quen với công việc và bắt nhịp tồn bộ cơngiệcv. Nguồn:( Báo cáo tình hình nhân sự phịng TC-HC – Chi
cục QLTT tỉnh Gia Lai)
Để giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc và chi phí tuyển dụng, việc tổ chức giai đoạn Hội nhập cho nhân viên rất quan trọng bởi ơng bà ta ln có câu “đầu xi, đi lọt”, vì thế chi cục QLTT tỉnh Gia Lai cần thực hiệnmột số giải pháp để giúp nhân viên hội nhập thành công:
- Lập một checklist liệt kê các thơng tin và đảm bảo Phịng TC-HC cung cấp đủ đến nhân viên mới ngay từ ngày nhận việc đầu tiên như: Quy chế, nội quy, Sổ tay nhân viên viên, Quy trình làm việc, Danh sách chương trình Huấn luyện & Đào
tạo hội nhập…để nhân viên mới cần ghi nhận và thực hiện;
- Phòng TC-HC đảm bảo đã thơng báo các Bộ phận/đơn vị/phịng ban về sự kiện sẽ có nhân viên mới hội nhập và danh sách công việc cần thực hiện tại mỗi bộ phận, thời gian cần hồn tất và theo dõi tình trạng thực hiện. Danh sách cơng việc này cần lưu ý chia làm hai khoản thời gian: Trước khi nhân viên nhận việc và sau khi nhân viên nhận việc;
- Đảm bảo mọi công cụ, dụng cụ, thiết bị, tài nguyên hạ tầng, phần mềm nghiệp vụ và nguồn lực (nếu có)….Bản mục tiêu cơng việc cần thực hiện trong giai đoạn thử việc được sẵn sàng ngay từ ngày đầu tiên nhân viên mới nhận việc. Trong đó: Bản mục tiêu trong giai đoạn thử việc cần đảm bảo đã được nhân viên mới kiểm tra và có trao đổi trực tiếp cùng trường bộ phận về các mục tiêu cần đạt;
- Ra quyết định và bố trí nhân sự hướng dẫn nhân viên mới làm quen với công việc được giao;
- Xây dựng và cung cấp đến nhân viên mới danh sách liên hệ công việc, liên hệ khẩn cấp đi kèm quy trình (nếu có) với các Bộ phận khác mà Nhân viên mới có thể sẽ thực hiện trong q trình làm việc;
- Khảo sát mức độ hài lòng, theo dõi kết quả thực hiện theo danh sách công việc quy định từ công ty, danh sách công việc theo Bản mục tiêu thử việc, kết quả chương trình Huấn luyện và Đào tạo…. trong 7 ngày đầu tiên hoặc 30 ngày đầu tiên để hiểu mức độ nhân viên làm quen, nắm bắt công việc & các vấn đề cần hỗ trợ.
3.3.2.2. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là cực kỳ quan trọng để nâng cao trình độ cán bộ nhân viên, nâng cao sức cạnh tranh của Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai. Trong những năm qua, Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai đã thực hiện công tác này tương đối tốt. Tuy nhiên, hiệu quả từ công tác đào tạo cần được ban lãnh đạo Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai đánh giá lại một cách khách quan. Trong thời gian tới, khi quy mô của Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai đã được mở rộng hơn nữa, Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai nên tính tới việc thành lập bộ phận đào tạo (thuộc phòng TCHC) riêng cho Chi cục, bộ phận này phụ trách chỉ thực hiện đào tạo cho cán bộ nhân viên của Chi cục các nghiệp vụ mà Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai đang thực hiện mà các Chi cục khác khơng có hoặc ít thực hiện.
được cử đi đào tạo, học tập nâng cao trình độ trong nước và quốc tế. Vì vậy, Chi cục cần hỗ trợ tích cực hơn nữa những cán bộ nhân viên nay, vì họ sẽ là nền tảng nâng cao chất lượng cán bộ nhân viên của Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai trong tương lai. Việc hỗ trợ đầu tiên đó là hỗ trợ vật chất cho những cán bộ này: Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai cần nâng cao hơn nữa phụ cập tiền sinh hoạt phí cho cán bộ nhân viên đang đi học tập đào tạo. Hiện nay, phụ cấp cho cán bộ nhân viên tham gia đào tạo tại các trường đại học trong nước là 100.000 VND/người/ngày. Đây là mức phụ cấp tương đối thấp. Vì vậy, Chi cục cần nghiên cứu xem xét kết hợp quỹ lương, quỹ đào tạo cán bộ của Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai để đưa ra quyết định nâng mức phụ cấp này một cách phù hợp.
Đào tạo cán bộ chủ chốt: cán bộ chủ chốt là những người có vai trị rất quan
trọng, là lực lượng sẽ đảm nhận những vị trí quan trọng của Chi cục trong tương lai, những người sẽ quyết định sự thành cơng hay thất bại của Chi cục. Vì vậy, cần có cần phải có chính sách đào tạo cụ thể để họ có thể phụ trách được các cơng việc phù hợp với chức vụ và trình độ đã đào tạo.
3.3.3. Giải pháp hồn thiện chức năng duy trì nguồn nhân lực
3.3.3.1. Đánh giá chất lượng và thành tích cơng tác của nhân viên
Mặt dù công tác này Chi cục đã thực hiện tương đối tốt tuy nhiên, cần hồn thiện quy trình cũng như cơng tác đánh giá chất lượng và thành tích cơng tác của nhân viên hơn nữa. Đánh giá chất lượng và thành tích cơng tác của nhân viên cần phải được thực hiện nghiêm túc hơn nữa, tránh ý kiến chủ quan ảnh hưởng tới kết quả đánh giá. Để hồn thiện cơng tác này ta cần thực hiện những việc sau đây: - Thứ nhất khi xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc, các nhà lãnh đạo nên tham khảo ý kiến của người lao động nhiều hơn nữa, nên tổ chức các cuộc điều tra lấy ý kiến đóng góp của người lao động để từ đó đưa ra những tiêu chí đánh giá thật chuẩn xác.
- Thứ hai, cần năng cao hơn nữa tính minh bạch của những buổi nói chuyện giữa nhân viên và lãnh đạo. Bởi quyết định đánh giá về tình hình thực hiện cơng việc này được đưa ra trong những buổi nói chuyện này. Do đó khi tổ chức các buổi nói chuyện này cần có thêm sự có mặt của đại diện cơng đồn, lãnh đạo cấp cao hơn và phải ghi lại biên bản cuộc họp để có thể đối chiếu khi xảy ra khiếu nại.
quả như vậy của cán bộ nhân viên, trao đổi trực tiếp và kín với từng CBCNV về kết quả đánh giá. Có như vậy, kết quả đánh giá mới phản ánh đúng năng lực làm việc, phẩm chất của cán bộ nhân viên trong Chi cục.
3.3.3.2. Hoàn thiện chế độ về lương và phúc lợi
Công tác về lương và phúc lợi, thưởng phạt phải dựa trên cơ sở kết quả đánh giá chất lượng lao động và kết quả công việc mà cán bộ nhân viên thực hiện. Có như vậy mới đảm bảo công bằng. Hiện nay, Chi cục cần cố gắng thực hiện việc thưởng phạt cơng bằng, minh bạch. Để có thể thực hiện được việc đó, Chi cục QLTT tỉnh Gia Lai cần công khai kết quả đánh giá chất lượng lao động, công khai mức thưởng phạt cho từng cá nhân, từng vị trí trong đơn vị. Có như vậy mới tạo tính cơng bằng cao trong hoạt động kinh doanh, cán bộ nhân viên sẽ yên tâm cố gắng thực hiện thật tốt cơng việc của mình. Ngồi ra, Chi cục cũng cần phải thường xuyên sự quan tâm tới đời của CBCNV để có những sự hỗ trợ kịp thời về vật chất và tinh thần. Điều đó tạo dựng niềm tin trong CBCNV, giúp họ có động lực trong cơng việc và phấn đấu.
3.3.3.3. Hoàn thiện chế độ thăng tiến
Để hoàn thiện hơn chế độ thăng tiến của người lao động đối với Chi cục, ban lãnh đạo Chi cục cần quan tâm tạo ra một môi trường và điều kiện làm việc tốt, thuận lợi cho cán bộ công nhân viên đồng thời để kích thích và thu hút cũng như giữ chân người lao động giỏi. Cụ thể:
- Cần tạo ra một mơi trường có điều kiện làm việc thuận lợi, chuyên nghiệp để giúp nhân viên tập trung hồn thành cơng việc có hiệu quả. Vì vậy, ban lãnh đạo Chi cục cần quan tâm, thiết lặp và cố gắng duy trì một mơi trường làm việc thật sự tiện nghi,