Căn cứ theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 31000:2011 (ISO 31000:2009), Quản lý rủi ro – Nguyên tắc và hướng dẫn được ban hành năm 2011 và theo Giáo trình Quản trị rủi ro và khủng hoảng của PGS, TS. Đoàn Thị Hồng Vân được tái bản năm 2013, tác giả tổng hợp các nội dung của quản trị rủi ro bao gồm: Nhận dạng, phân tích, định mức rủi ro; xử lý rủi ro; theo dõi và báo cáo rủi ro.
1.2.3.1. Nhận dạng, phân tích, định mức rủi ro * Nhận dạng rủi ro.
Để quản trị rủi ro thì việc đầu tiên cần phải làm là nhận dạng rủi ro. Nhận dạng rủi ro là quá trình xác định loại rủi ro, nguồn gốc của rủi ro, các tổn thất hay lợi ích có thể xảy ra với doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần áp dụng các công cụ kỹ thuật nhận dạng rủi ro phù hợp với các mục tiêu và khả năng của mình cũng như với các rủi ro phải đối mặt. Những người có kiến thức phù hợp cần tham gia vào việc xác định rủi ro.
Có nhiều phương pháp để nhận dạng rủi ro, doanh nghiệp cân nhắc khả năng của mình để áp dụng một hoặc nhiều phương pháp khác nhau. Dưới đây là một số phương pháp đơn giản thường được doanh nghiệp nhập khẩu sử dụng để nhận dạng rủi ro:
- Lập bảng khảo sát để thu thập thông tin sự việc trong quá khứ:
+ Những rủi ro nào đã gặp phải? Loại rủi ro và lĩnh vực bị ảnh hưởng? + Tổn thất hay lợi ích mà rủi ro đó gây ra là bao nhiêu?
+ Mức độ xuất hiện của từng rủi ro?
+ Biện pháp phòng ngừa, tài trợ rủi ro là gì? + Kết quả đạt được thế nào?
+ Đánh giá hoạt động quản trị rủi ro có hiệu quả không? …
Để có tác dụng tốt nhất, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của chuyên gia để lập được bảng câu hỏi tối ưu hoặc sử dụng dịch vụ của công ty chuyên thực hiện khảo sát. Nếu thuê khảo sát bên ngoài thì giúp doanh nghiệp thu thập được dữ liệu từ nhiều nguồn hơn nên doanh nghiệp sẽ biết thêm nhiều rủi ro trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu chưa từng gặp và chưa biết tới. Đối với cách tham khảo ý kiến từ nhiều chuyên gia, doanh nghiệp có thể sử dụng kỹ thuật Delphi (phụ lục 1) để đạt được sự đồng thuận đáng tin cậy về quan điểm của nhóm chuyên gia. Theo đó, các chuyên gia đưa ra quan điểm của mình một cách độc lập và ẩn danh, đồng thời vẫn tiếp cận quan điểm của các chuyên gia khác. Các ý kiến này sẽ được phân tích, tổng hợp và gửi lại cho các chuyên gia để họ đánh giá; quá trình này được lặp lại đến khi đạt được sự đồng thuận của nhóm chuyên gia về vấn đề cần giải quyết.
- Nghiên cứu tại chỗ: Quan sát, theo dõi trực tiếp các hoạt động tác nghiệp rồi phân tích, đánh giá để nhận dạng các rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu tác nghiệp.
- Lập danh mục kiểm tra: Đây là một hình thức nhận diện rủi ro đơn giản, phương pháp này đưa ra danh mục về sự không chắc chắn điển hình cần được xem xét. Người lập danh mục kiểm tra cần tham khảo các dữ liệu quá khứ, các sự việc xảy ra trước đó, các quy phạm hoặc tiêu chuẩn.
*Phân tích rủi ro.
Sau khi nhận dạng rủi ro, bước tiếp theo là phân tích rủi ro. Phân tích rủi ro là xác định mức độ của hệ quả mà rủi ro gây ra, khả năng xác suất những hệ quả này có thể xảy ra, sau đó hệ quả và xác suất xảy ra của chúng được kết hợp để xác định một mức rủi ro. Tuy nhiên cũng cần lưu ý rằng một sự vụ có thể có nhiều hệ quả và ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực trong doanh nghiệp nhưng cũng có trường hợp một hệ quả có thể xảy ra như là kết quả của hàng loạt các sự vụ khác nhau.
Mục đích của phân tích rủi ro là phân loại những rủi ro quan trọng nhất, những rủi ro ít quan trọng hơn hoặc không đáng kể để đảm bảo các nguồn lực của doanh nghiệp sẽ được tập trung vào những rủi ro quan trọng nhất và thận trọng để
không loại ra những rủi ro gây ra hệ quả thấp nhưng xảy ra thường xuyên và có một tác động tổng hợp đáng kể.
Phân tích mức độ của hệ quả mà rủi ro gây ra là xác định tính chất và loại hình tác động có thể xảy ra, giả định rằng một tình huống hoặc các trường hợp sự kiện cụ thể đã xảy ra. Các tác động có thể có hệ quả thấp nhưng xác suất cao, hệ quả cao và xác suất thấp, hay một kết quả trung gian nào đó. Khi xác định hệ quả cần xem xét cả hệ quả tức thời và những hệ quả có thể phát sinh sau một thời gian nhất định.
Để phân tích khả năng xảy ra hệ quả và ước lượng xác suất, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:
- Sử dụng dữ liệu lịch sử liên quan để nhận biết các tình huống đã xảy ra trong quá khứ và từ đó có thể ngoại suy xác suất xảy ra của chúng trong tương lai. Nhưng nếu trước đó tần suất xảy ra rất thấp, thì mọi ước lượng về xác suất sẽ rất không chắc chắn. Điều này áp dụng đặc biệt đối với sự cố không xảy ra, khi không thể giả định sự kiện, tình huống hoặc trường hợp sẽ không xảy ra trong tương lai.
- Sử dụng kỹ thuật dự đoán như phân tích cây sự kiện (phụ lục 2) khi dữ liệu quá khứ không sẵn có hoặc không đầy đủ.
- Sử dụng ý kiến chuyên gia trong hỗ trợ việc ước lượng xác suất và hệ quả. Đánh giá của chuyên gia cần được dựa trên tất cả thông tin sẵn có liên quan bao gồm thông tin quá khứ, hệ thống cụ thể, tổ chức cụ thể, thực nghiệm,... Nếu tham khảo ý kiến của nhiều chuyên gia, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng phương pháp Delphi giống như việc nhận dạng rủi ro.
Các phương pháp được sử dụng trong quá trình phân tích rủi ro có thể là định tính, bán định lượng hoặc định lượng:
- Phương pháp định tính là phương pháp xác định hệ quả, xác suất và mức rủi ro bằng các mức như “cao”, “trung bình" và “thấp”.
- Phương pháp bán định lượng là phương pháp sử dụng thang chia bằng số đối với hệ quả và xác suất, sau đó kết hợp chúng để đưa ra một mức rủi ro bằng
cách sử dụng công thức. Sau đây là ví dụ về cách phân loại rủi ro theo phương pháp bán định lượng:
Bảng 1.1: Phân loại rủi ro theo phương pháp bán định lượng Loại rủi
ro Hệ quả Xác suất Mức rủi ro Nhận xét
A 5 1 6 Rủi ro gây ra hệ quả lớn
nhưng xác xuất xảy ra thấp.
B 1 5 6 Rủi ro gây ra hệ quả nhỏ
nhưng xác xuất xảy ra cao.
C 5 5 10 Rủi ro gây ra hệ quả lớn và
xác xuất xảy ra cao.
D 3 3 6
Rủi ro gây ra hệ quả trung bình và xác xuất xảy ra trung bình.
E 1 1 2 Rủi ro gây ra hệ quả nhỏ và
xác xuất xảy ra thấp.
Thang đo hệ quả và xác xuất từ 1 đến 5 với mức độ tăng dần, cộng kết quả của hai cột hệ quả và xác xuất để ra mức độ của rủi ro. Thang đo hệ quả cần bao trùm các loại hệ quả khác nhau có thể xảy ra và cần mở rộng từ hệ quả tin cậy tối đa đến hệ quả quan tâm thấp nhất. Định nghĩa cụ thể để đánh giá cho các thang đo cũng cần được cung cấp kèm theo để mọi người đều có thể sử dụng phương pháp này và tạo sự đồng đều trong các đánh giá. Nếu kết quả từ 1 đến 4 thì loại rủi ro đó được xếp ở mức độ thấp – rủi ro ít quan trọng, nếu kết quả từ 5 đến 7 thì xếp ở mức trung bình – rủi ro khá quan trọng, nếu kết quả từ 8 đến 10 thì xếp ở mức cao – rủi ro rất quan trọng.
- Phương pháp định lượng là phân tích định lượng ước tính giá trị thực tế đối với hệ quả và xác suất của rủi ro và đưa ra giá trị về mức rủi ro theo các đơn vị cụ thể được xác định tương ứng với tính chất của rủi ro.
Vì nguồn lực của doanh nghiệp là có hạn nên cần phải có hoạt động định mức rủi ro để có thể phân bổ nguồn lực và lập kế hoạch quản trị rủi ro hợp lý, những rủi ro có mức độ nghiêm trọng cao thì cần được ưu tiên thực hiện xử lý, dựa trên kết quả phân tích rủi ro trước đó. Định mức rủi ro là so sánh mức độ rủi ro thấy được trong quá trình phân tích rủi ro với tiêu chí rủi ro được thiết lập khi xem xét trong bối cảnh cụ thể. Căn cứ theo so sánh này, doanh nghiệp có thể quyết định nhu cầu xử lý rủi ro, thứ tự ưu tiên xử lý rủi ro, lộ trình hành động,… Như vậy, tiêu chí rủi ro là công cụ để định mức rủi ro và hỗ trợ việc quyết định biện pháp xử lý rủi ro nào phù hợp và hiệu quả. Nhưng cũng có trường hợp, khi có nhiều tiêu chí và có các tiêu chí xung đột với nhau thì doanh nghiệp có thể sử dụng kỹ thuật phân tích quyết định đa tiêu chí (phụ lục 3) để chọn phương án xử lý rủi ro tối ưu.
Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi doanh nghiệp thì sẽ có những tiêu chí rủi ro khác nhau, tuy nhiên tiêu chí rủi ro nên chú ý các vấn đề sau:
- Tiêu chí rủi ro đảm bảo các yêu cầu pháp lý.
- Tiêu chí rủi ro phù hợp với phương thức phân tích rủi ro: Tùy thuộc vào tính chất của rủi ro và khả năng của doanh nghiệp, có nhiều phương pháp để đánh giá hoặc đo lường hệ quả của rủi ro, xác xuất xảy ra hệ quả đó (có thể bằng định tính, bán định lượng hoặc định lượng) nên sẽ cho ra nhiều dạng kết quả của mức độ rủi ro; do đó tiêu chí rủi ro cần phải phù hợp với phương pháp phân tích rủi ro.
- Tiêu chí rủi ro phù hợp với sở thích rủi ro của doanh nghiệp: rủi ro ở mức độ nào thì doanh nghiệp có thể chấp nhận được và/hoặc có thể gánh chịu, rủi ro ở mức độ nào thì cần xử lý,…
- Tiêu chí rủi ro phù hợp với mục tiêu quản trị rủi ro của doanh nghiệp.
1.2.3.2. Xử lý rủi ro
Xử lý rủi ro là việc sử dụng một hoặc nhiều phương án, công cụ, chương trình hành động,… để ngăn ngừa, né tránh hoặc giảm thiểu những tổn thất, những ảnh hưởng không mong đợi có thể đến với doanh nghiệp. Các phương án xử lý rủi ro không nhất thiết phải loại trừ lẫn nhau hoặc thích hợp trong mọi tình huống. Việc lựa chọn một phương án xử lý rủi ro thích hợp nhất liên quan đến việc cân đối giữa
chi phí và nỗ lực thực hiện các lợi ích thu được về các yêu cầu luật pháp, quy định và các yêu cầu khác như trách nhiệm xã hội.
Các phương án xử lý rủi ro có thể bao gồm né tránh rủi ro, giảm khả năng xảy ra rủi ro, chấp nhận rủi ro, biện pháp làm giảm hậu quả của rủi ro và chuyển giao rủi ro.
*Né tránh rủi ro
- Né tránh rủi ro là ưu tiên hàng đầu trong quản trị rủi ro.
- Doanh nghiệp chủ động né tránh trước khi rủi ro xảy ra bằng cách quyết định không bắt đầu hoặc tiếp tục hoạt động làm nảy sinh rủi ro hay là nguồn rủi ro.
*Giảm khả năng xảy ra rủi ro
- Kiểm soát: Kiểm soát bao gồm mọi quá trình, thiết bị hay hành động khác để điều chỉnh rủi ro.
- Giáo dục và đào tạo nhân viên về phòng ngừa rủi ro.
- Bảo vệ thiên nhiên để tránh các rủi ro khách quan.
- Phân tán rủi ro qua việc đa dạng thị trường, khách hàng, sản phẩm, hãng vận chuyển,…
*Chấp nhận rủi ro
Rủi ro có thể được chấp nhận với sự hỗ trợ của Quỹ dự phòng rủi ro hoặc nguồn đi vay bởi một số lý do sau:
- Lợi ích thu được lớn hơn chi phí bỏ ra.
- Có khả năng hấp thụ tác động của rủi ro.
*Giảm hệ quả của rủi ro
- Khắc phục tài sản còn sử dụng được.
- Khiếu nại với nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp.
- Điều chỉnh phương án kinh doanh theo tình hình hiện tại.
Chuyển giao một phần hoặc tất cả rủi ro bằng cách:
- Ký hợp đồng phụ với đối tác khác trong đó quy định chỉ chuyển giao rủi ro nhưng không chuyển giao tài sản cho người nhận rủi ro.
- Mua bảo hiểm rủi ro.
1.2.3.3. Theo dõi và báo cáo rủi ro
- Theo dõi rủi ro: Đây là việc liên tục kiểm tra, giám sát, quan sát một cách thận trọng hoặc xác định tình trạng nhằm nhận biết sự thay đổi của rủi ro so với mức độ yêu cầu hoặc mong muốn.
- Báo cáo rủi ro: Đây là hình thức trao đổi thông tin nhằm thông báo cho các bên liên quan cụ thể, nội bộ hoặc bên ngoài doanh nghiệp, thông qua việc cung cấp thông tin về tình trạng hiện tại của rủi ro, việc xử lý rủi ro và hiệu quả của các biện pháp xử lý.
Cơ sở của quản trị rủi ro một phần dựa vào dữ liệu liên quan tới các rủi ro đã xảy ra trong quá khứ. Vì thế, báo cáo rủi ro là công việc cần thiết để bổ sung thêm vào hoạt động quản trị rủi ro. Báo cáo rủi ro được thực hiện từ các cấp, các bộ phận tới ban lãnh đạo của doanh nghiệp. Tần suất báo cáo tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, báo cáo ngay khi có rủi ro xảy ra và báo cáo định kỳ theo tháng hoặc theo quý hoặc theo năm.
Mức độ báo cáo sẽ phụ thuộc vào mục tiêu và phạm vi của việc đánh giá. Ngoại trừ các đánh giá đơn giản, tài liệu có thể bao gồm:
+ Mục tiêu và phạm vi.
+ Bản tóm tắt bối cảnh nội bộ và bên ngoài của tổ chức và bối cảnh đó liên quan thế nào tới tình huống, hệ thống hoặc các trường hợp được đánh giá.
+ Tiêu chí rủi ro được áp dụng và lý giải cho các tiêu chí đó. + Phương pháp luận đánh giá.
+ Kết quả nhận diện rủi ro.
+ Kết quả phân tích rủi ro và định mức rủi ro.
+ Các giả định quan trọng và các yếu tố khác cần được theo dõi. + Các kết luận và khuyến nghị.
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG LĨNH VỰC KINH DOANH NHẬP KHẨU DƯỢC PHẨM TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM DOHA