Pháp lý luôn là vấn đề phức tạp trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt với các hoạt động có yếu tố nước ngoài như hoạt động nhập khẩu thì càng phải được tìm hiểu rõ ràng. Các doanh nghiệp Việt Nam thường có ít kinh nghiệm trong việc giải quyết các vấn đề pháp lý với đối tác nước ngoài (nhà sản xuất, nhà cung cấp, hãng vận chuyển) và chi phí cho việc tranh kiện ở nước ngoài đều rất cao, do vậy việc cẩn thận trong việc đàm phán hợp đồng giúp các doanh nghiệp Việt Nam tránh được các rủi ro bất lợi trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa.
2.2.1.1. Quy định về hàng hỏng
Dược phẩm là mặt hàng có ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏe con người nhưng thực tế mặt hàng này phải trải qua nhiều đơn vị trung gian rồi mới đến được tới người tiêu dùng. Vì vậy, với hầu hết các vấn đề của dược phẩm nhập khẩu Cục Quản lý dược, thuộc Bộ Y tế, sẽ liên hệ tới nhà nhập khẩu mặt hàng đó đầu tiên để giải quyết vấn đề. Đặc biệt về chất lượng của dược phẩm nhập khẩu thì các đơn vị
liên quan như doanh nghiệp nhập khẩu, doanh nghiệp phân phối phải chịu trách nhiệm tới hạn dùng của sản phẩm nếu nó còn được lưu thông trên thị trường chứ không phải chỉ một tháng, sáu tháng hay một năm như nhiều mặt hàng khác. Do đó, việc không nghiên cứu sâu điều khoản khiếu nại hàng hỏng trong hợp đồng nên gặp rủi ro ở vấn đề này. Thời điểm mới kinh doanh nhập khẩu dược phẩm chưa có nhiều kinh nghiệm nên công ty DOHA yên tâm chấp nhận điều khoản với nội dung như sau: Trong trường hợp có vấn đề về chất lượng có thể thấy bằng mắt hoặc sự thiếu hụt của hàng hóa khi hàng hóa tới cảng đích thì người mua phải thông báo cho người bán trong vòng 10 ngày làm việc kèm theo bằng chứng về hàng hỏng hoặc hàng bị thiếu. Với các khiếm khuyết không thể thấy bằng mắt, người mua phải thông báo cho người bán trong vòng 30 ngày làm việc kể từ khi phát hiện ra khiếm khuyết kèm bằng chứng. Nếu người mua vi phạm quy định này thì người bán sẽ không chịu trách nhiệm cho bất cứ vấn đề gì của hàng hóa. Thông thường dược phẩm sẽ có hạn dùng hai hoặc 3 năm, sản phẩm bán càng chậm thì sẽ cảng tồn tại lâu trên thị trường. Khi đó, có khiếu nại về chất lượng sản phẩm thì nhà máy bảo hàng được bán đi lâu rồi, các lô hàng tương tự được bán ở các nước khác đều không gặp vấn đề gì nên không chịu trách nhiệm, đề nghị xem lại tình trạng bảo quản trong quá trình bán hàng và lưu trữ hàng trong kho. Như vậy, do hợp đồng không quy định việc nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất phải chịu trách nhiệm về chất lượng của sản phẩm trong toàn bộ thời hạn sử dụng nên đã đẩy trách nhiệm này sang doanh nghiệp nhập khẩu. Với rủi ro này, công ty đã gặp nhiều sự vụ với giá trị tổn thất từ 50 USD đến 40,000 USD; trong đó có sự vụ giá trị hàng hỏng đến 50,000 USD nên công ty kiên trì làm việc với nhà máy để họ phải chịu một nửa tổn thất. Bên cạnh tổn thất về tài chính, sản phẩm nhập khẩu có vấn đề về chất lượng thì doanh nghiệp nhập khẩu vẫn bị đánh giá không tốt trong hệ thống dữ liệu theo dõi quản lý của Cục Quản lý dược.
Một thiếu sót nữa trong điều khoản bồi thường mà công ty DOHA cũng đã gặp phải: Nếu chất lượng của sản phẩm gặp vấn đề là do lỗi của quá trình sản xuất thì nhà máy sẽ thay thế bằng sản phẩm mới với số lượng tương ứng số lượng sản phẩm hỏng trong lô hàng tiếp theo. Như vậy công ty chỉ được bù đắp thiệt hại về
giá trị tiền hàng của số lượng hàng hỏng, còn tiền thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và các chi phí nhập khẩu của số lượng hàng hỏng này thì nhà máy sẽ không trả. Hơn thế một số mặt hàng dược phẩm bao gồm cả thuốc hay thực phẩm chức năng phải chịu thuế suất thuế nhập khẩu khá cao nên công ty phải chịu một khoản thiệt hại không nhỏ do thiếu tính toán trong khi đàm phán hợp đồng. Thông thường các hợp đồng mua bán độc quyền thuốc nhập khẩu giữa nhà cung cấp và người mua có giá trị 5 năm trùng với thời hạn của giấy phép nhập khẩu cho mặt hàng thuốc nhập khẩu nên khi đã ký thì hiệu lực của các điều khoản bất lợi sẽ tồn tại trong khoảng thời gian dài, trừ khi đạt được thỏa thuận mới từ các bên.
2.2.1.2. Quy định về thời hạn giao hàng
Thông thường các hợp đồng chỉ quy định thời hạn giao hàng là bao lâu sau khi người mua chuyển tiền đặt cọc, nếu ngày giao hàng chậm hơn kế hoạch thì người bán sẽ thông báo ngay lập tức cho người mua nhưng không có quy định về mức phạt nếu người bán giao hàng chậm. Ngoài ra, người bán lấy lý do đình công ở cảng hay thời tiết không cho phép máy bay cất cánh nên họ không phải chịu trách nhiệm với các trường hợp bất khả kháng này. Với các sản phẩm thuốc cung cấp vào bệnh viện dưới dạng đấu thầu thì cần phải cung cấp hàng hóa trong thời hạn quy định của hợp đồng thầu sau khi bệnh viện gọi hàng, nếu hàng hóa về chậm hơn so với kế hoạch ban đầu, công ty không có hàng để cung cấp kịp thời cho bệnh viện thì bị phạt theo hợp đồng đấu thầu. Thậm chí bệnh viện có thể mua sản phẩm khác thay thế cho sản phẩm của mình để có thuốc cho bệnh nhân. Một vài lần công ty giao hàng chậm cho bệnh viện nhưng có làm việc thêm với bệnh viện để giải thích lý do chính đáng của việc chậm trễ đó nên tránh việc bị phạt hợp đồng.
2.2.1.3. Quy định về phí ngân hàng của các khoản thanh toán
Giai đoạn mới bắt đầu hoạt động kinh doanh nhập khẩu, công ty ký kết hợp đồng với nhà cung cấp nhưng không đề cập đến việc ai sẽ chịu phí ngân hàng nên đã xảy ra mâu thuẫn trong việc tranh cãi tiền hàng không được thanh toán đủ như hóa đơn thương mại. Phổ biến hiện nay trong thanh toán quốc tế thì phí ngân hàng ở bên nào thì bên đấy sẽ chịu, nhà cung cấp chịu phí ngân hàng bên nước họ và doanh nghiệp nhập khẩu chịu phí ngân hàng ở Việt Nam. Khi đó, khoản tiền mà nhà cung cấp nhận được ở tài khoản sẽ ít hơn số tiền mà công ty đã chuyển do bị trừ phí ngân
hàng vào khoảng 40 USD đến 80 USD. Do trong hợp đồng không quy định vấn đề này nên nhà cung cấp quy là công ty thanh toán thiếu và yêu cầu thanh toán bổ sung luôn hoặc chuyển cùng món thanh toán khác.
2.2.1.4. Quy định về in mẫu nhãn
Đa số các hợp đồng không quy định nhà sản xuất không được phép in số lượng lớn mẫu nhãn (vỏ hộp, hướng dẫn sử dụng), nhà sản xuất chỉ được in theo số lượng đặt hàng của mỗi lần. Nhà sản xuất muốn tiết kiệm chi phí nên sẽ đặt in số lượng lớn vì mẫu nhãn của sản phẩm không được thay đổi so với mẫu nhãn đã đăng ký với Cục Quản lý dược Việt Nam trừ trường hợp buộc phải thay đổi và có sự chấp thuận của Cục Quản lý dược Việt Nam. Trong trường hợp mẫu nhãn sản phẩm cần phải thay đổi do sự cập nhật của Từ điển dược học hoặc thay đổi quy cách đóng gói sản phẩm thì sau 3 tháng kể từ khi có công văn chấp thuận của Cục Quản lý Dược, dược phẩm nhập khẩu vào Việt Nam bắt buộc phải sử dụng mẫu nhãn mới đã được duyệt. Nhà sản xuất đã bắt công ty chịu một phần chi phí hủy mẫu nhãn còn thừa hoặc yêu cầu công ty cố gắng nhập thêm hàng để sử dụng nốt mẫu nhãn cũ trước khi hết hạn nhập hàng theo mẫu nhãn cũ.