Quản trị rủi ro là một phần trong trách nhiệm quản lý và là phần không thể thiếu trong tất cả các quá trình của tổ chức, bao gồm các quá trình hoạch định chiến lược. Quản trị rủi ro giúp ban lãnh đạo đưa ra những lựa chọn sáng suốt, hành động ưu tiên và phân biệt giữa các kế hoạch hành động thay thế. Do đó, các doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược kinh doanh đi đôi với quản trị rủi ro và dần tiến tới việc quản trị rủi ro là trung tâm của các quá trình quản trị của doanh nghiệp.
3.2.1.1. Thành lập bộ phận quản trị rủi ro riêng biệt
Mô hình tổ chức của doanh nghiệp nên thiết lập một bộ phận quản trị rủi ro độc lập. Bộ phận quản trị rủi ro có nhiệm vụ nghiên cứu, cập nhật các rủi ro thông qua việc trao đổi thông tin từ bộ phận khác trong doanh nghiệp, tham khảo thông tin tư vấn bên ngoài, xây dựng khuôn khổ quản trị rủi ro và quy trình quản trị rủi ro được thống nhất toàn doanh nghiệp, thực hiện và báo cáo quá trình quản trị rủi ro đều đặn, đôn đốc hay nhắc nhở các bộ phận lien quan nếu chưa thực hiện các yêu cầu của quy trình quản trị rủi ro.
Lợi ích của việc hình thành một bộ phận quản trị rủi ro riêng biệt là:
+ Tránh nhận định chủ quan của người trực tiếp tham gia vào hoạt động kinh doanh nhập khẩu. Nhân viên kinh doanh muốn nhập hàng sớm nên vội vã trong lựa chọn hãng vận tải, không đảm bảo yêu cầu của quy trình
quản trị rủi ro và có thể dẫn tới rủi ro trong vận chuyển hàng hóa. Ban lãnh đạo phải xử lý công việc mang tính vĩ mô, không thể nắm bắt được hết các hoạt động tác nghiệp nên chưa chắc đã có các biện pháp thích hợp để phòng ngừa rủi ro liên quan tới quá trình nhập khẩu hàng hóa.
+ Công việc được phân công hợp lý cho các bộ phận, bộ phận kinh doanh sẽ được tập trung vào chuyên môn kinh doanh của mình và bộ phận quản trị rủi ro sẽ tập trung vào việc tổng hợp rủi ro để đưa ra đánh giá kỹ thuật về rủi ro, định kỳ đánh giá tính tuân thủ về hạn chế rủi ro của các bộ phận trong công ty,... Việc sắp xếp này giúp giảm áp lực cho bộ phận nào đó trong tổ chức mà trước đây phải kiêm nhiệm cả hoạt động quản trị rủi ro nên sẽ đảm bảo chất lượng công việc đạt hiệu quả hơn.
3.2.1.2. Ra quyết định xử lý rủi ro ở cấp thích hợp
Phân chia nhiệm vụ của lãnh đạo từng cấp trong hoạt động quản trị rủi ro theo khả năng, trách nhiệm để tạo điều kiện cho người quản lý có thời gian xem xét kỹ các vấn đề trong phạm vi mình đảm nhiệm. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng những người chịu trách nhiệm được trang bị để thực hiện vai trò đó thông qua việc giao cho họ quyền hạn, thời gian, đào tạo, nguồn lực và kỹ năng đầy đủ để đảm nhận trách nhiệm của mình.
3.2.1.3. Xây dựng mục tiêu kinh doanh có tính đến tác động của rủi ro
Đối với chiến lược kinh doanh dài hạn, doanh nghiệp cần tính đến các yếu tố rủi ro để xây dựng mục tiêu doanh thu, lợi nhuận trên cơ sở có dự phòng rủi ro.
Hiện nay, doanh nghiệp có lập Quỹ dự phòng rủi ro để dự phòng các chi phí phát sinh khi xảy ra rủi ro hoặc biến cố. Quỹ dự phòng được lập dựa trên doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp và mức độ thiệt hại của từng dạng rủi ro theo đánh giá qua các năm trước đó; nếu xảy ra sự cố mới dùng đến quỹ, còn trường hợp không xảy ra sự cố thì quỹ đó quay trở ngược lại về doanh nghiệp. Như vậy, với việc hạn chế tối thiểu rủi ro và tổn thất thì doanh nghiệp có thể lấy quỹ đó để kinh doanh hoặc làm phần thưởng để khuyến khích nhân viên trách nhiệm hơn với công việc của mình, tránh các tổn thất do nghiệp vụ chuyên môn. Thông thường, quỹ dự
phòng tổn thất được xác lập là 0,5% của doanh thu và dùng để dự phòng cho các trường hợp không nằm trong phạm vi bảo hiểm.
Ngoài ra, trong quá trình phân tích rủi ro, một số dạng rủi ro có thể dự báo bằng định lượng được mức độ tổn thất. Do đó, doanh nghiệp có thể căn cứ vào kết quả phân tích để trực tiếp điều chỉnh mục tiêu doanh thu, lợi nhuận và đưa ra phương án kinh doanh tương ứng với mục tiêu đã tính tới tác động của rủi ro.
3.2.1.4. Đẩy mạnh công tác tìm hiểu và đánh giá đối tác
Thường xuyên có sự đánh giá nhà cung cấp, nhà sản xuất nước ngoài giúp doanh nghiệp nhập khẩu chọn lọc để hợp tác với các đối tác uy tín cũng như sẵn sàng dừng hợp tác với các đối tác yếu kém, không có thiện chí trong quan hệ kinh doanh. Các tiêu chí đánh giá phụ thuộc vào vấn đề cần quản trị rủi ro, thường bao gồm các yếu tố như danh tiếng, thị trường đã xuất khẩu hàng hóa, dòng sản phẩm chủ lực, chất lượng sản phẩm, chất lượng bao bì đóng gói, tiến độ giao hàng, đã có vi phạm chất lượng của sản phẩm nào chưa, thái độ và sự hợp tác trong làm việc,… Đối với đối tác chưa tiếp xúc lần nào, doanh nghiệp có thể tìm hiểu thông tin qua nguồn mà đối tác cung cấp như catalogue, brochure, trang web, hoặc từ những nguồn khác được công bố bởi Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế Việt Nam (nếu đối tác đã có sản phẩm được cấp Giấp phép nhập khẩu vào Việt Nam), Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, ý kiến của các bác sĩ chuyên môn từ các bệnh viện lớn, đối tác của nhà cung cấp, các phương tiện thông tin đại chúng, hoặc các công ty chuyên cung cấp dịch vụ điều tra công ty.
3.2.1.5. Đẩy mạnh việc đa dạng hóa sản phẩm, đối tác và thị trường để phân tán rủi ro
Chiến lược đa dạng hóa không những hạn chế rủi ro kinh doanh của doanh nghiệp vì lĩnh vực hoạt động mở rộng mà còn giúp tăng thêm lợi nhuận từ những hướng đi mới. Đa dạng hóa sản phẩm gồm đa dạng hóa đồng tâm là doanh nghiệp nghiên cứu nhập khẩu các sản phẩm mới nhưng cùng dòng sản phẩm với các sản phẩm hiện tại và đa dạng hóa theo chiều ngang là doanh nghiệp nghiên cứu nhập
khẩu các dòng sản phẩm dược phẩm khác biệt với sản phẩm kinh doanh hiện tại. Những sản phẩm mới này có thể được sản xuất từ đối tác mới nhưng thuộc thị trường cũ hoặc từ đối tác mới ở thị trường mới.
Để thực hiện được mục đích này thì bộ phận quản trị rủi ro cần tìm hiểu, nghiên cứu kỹ về sản phẩm mới, đối tác mới và thị trường mới. Sau đó, kết hợp với bộ phận kinh doanh và ban lãnh đạo để đánh giá các nhân tố mới đó có thực sự hiệu quả để đầu tư trong tương lai không.
Việc nghiên cứu thị trường và đối tác nước ngoài, doanh nghiệp cần biết lựa chọn thông tin chính xác, hữu ích, đáng tin cậy để có đánh giá chính xác về tiềm năng cũng như những rủi ro tiềm ẩn của thị trường hoặc đối tác mới. Doanh nghiệp có thể xin thông tin từ các nguồn bên ngoài hoặc thuê công ty chuyên tìm hiểu vàs nghiên cứu thị trường.