3.2.2.1. Xây dựng, thực hiện và cải tiến khuôn khổ quản trị rủi ro
Khi đã hướng tới quản trị rủi ro chuyên nghiệp, ngoài việc lập riêng một bộ phận quản trị rủi ro thì doanh nghiệp cần phải xây dựng một khuôn khổ quản trị rủi ro để đảm bảo hoạt động quản trị rủi ro không bị xung đột với các hoạt động khác hay không vi phạm các quy định, luật lệ,...
Theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 31000:2011 (ISO 31000:2009), Quản lý rủi ro – Nguyên tắc và hướng dẫn được ban hành năm 2011, khuôn khổ quản trị rủi ro bao gồm các thành phần làm nền tảng và các sắp xếp về mặt tổ chức để thiết kế, thực hiện, theo dõi, xem xét và cải tiến liên tục hoạt động quản trị rủi ro trong toàn doanh nghiệp. Nền tảng trong quản trị rủi ro là các chính sách, mục tiêu, nghĩa vụ và cam kết để thực hiện quản trị rủi ro. Các sắp đặt về mặt tổ chức bao gồm các kế hoạch, mối quan hệ, trách nhiệm, nguồn lực của doanh nghiệp và quá trình hành động.
- Nhiệm vụ và cam kết
Để thay đổi tư duy về quản trị rủi ro thì trước hết cần có sự hành động của ban lãnh đạo để tạo ra “văn hóa quản trị rủi ro” trong toàn doanh nghiệp. Ban lãnh đạo đưa ra cam kết thực hiện quản trị rủi ro và đảm bảo hiệu lực liên tục việc quản trị rủi ro, cũng như hoạch định chiến lược chặt chẽ để đạt được cam kết ở tất cả các cấp. Cụ thể, trách nhiệm của ban lãnh đạo là:
+ Xác định và thông qua chính sách quản trị rủi ro, đảm bảo rằng chính sách quản trị rủi ro hài hòa với văn hóa của tổ chức;
+ Hài hòa các mục tiêu quản trị rủi ro với các mục tiêu và chiến lược của tổ chức;
+ Đảm bảo việc tuân thủ luật định và chế định về quản trị rủi ro;
Hình 3.1: Mối quan hệ giữa các thành phần trong khuôn khổ quản trị rủi ro
Nguồn:TCVN 31000:2011 (ISO 31000:2009) Nhiệm vụ và cam kết Thiết kế khuôn khổ quản trị rủi ro Thực hiện quản trị rủi ro Cải tiến liên tục
khuôn khổ quản trị rủi ro
Theo dõi và xem xét khuôn khổ quản trị rủi ro
+ Ấn định trách nhiệm giải trình và trách nhiệm ở các cấp thích hợp trong tổ chức, sẵn sàng cung cấp các nguồn lực cần thiết để hỗ trợ những người có trách nhiệm với quản trị rủi ro;
+ Đảm bảo rằng các nguồn lực cần thiết được phân bổ để quản trị rủi ro;
+ Trao đổi thông tin về những lợi ích của quản trị rủi ro tới tất cả các bên liên quan; và
+ Đảm bảo rằng khuôn khổ quản trị rủi ro luôn duy trì tính thích hợp, cải tiến định kỳ các chính sách và khuôn khổ quản trị rủi ro đáp ứng sự thay đổi hoàn cảnh.
- Thiết kế khuôn khổ quản trị rủi ro.
Để thiết kế khuôn khổ quản trị rủi ro, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc như sau:
+ Thứ nhất, đánh giá môi trường bên ngoài và môi trường bên trong doanh nghiệp.
Đánh giá môi trường bên ngoài có thể bao gồm nhưng không giới han các yếu tố như: môi trường xã hội và văn hóa, chính trị - pháp luật, công nghệ, kinh tế, tự nhiên và cạnh tranh; những động lực và xu hướng chính tác động đến mục tiêu của tổ chức và mối liên hệ, nhận thức và giá trị của các bên liên quan bên ngoài.
Đánh giá môi trường bên trong doanh nghiệp có thể bao gồm nhưng không giới hạn các yếu tố như: các chính sách, mục tiêu và chiến lược được đặt ra để đạt được mục tiêu; các hệ thống thông tin và quá trình ra quyết định; cơ cấu tổ chức, vai trò và trách nhiệm giải trình; khả năng, sự am hiểu về nguồn lực và kiến thức; văn hóa của tổ chức; mối quan hệ, nhận thức và giá trị của các bên liên quan trong tổ chức.
+ Thứ hai, xác định thẩm quyền và trách nhiệm các cấp với quản trị rủi ro.
Để đảm bảo tính hiệu quả của hoạt động quản trị rủi ro, doanh nghiệp cần giao quyền trách nhiệm, thẩm quyền và xác định năng lực thích hợp của các cấp trong quản trị rủi ro để phân quyền, cụ thể:
• Xác định người chịu trách nhiệm xây dựng, thực hiện và duy trì khuôn khổ quản trị rủi ro;
• Xác định trách nhiệm khác của những người ở tất cả các cấp trong doanh nghiệp đối với quá trình quản trị rủi ro và mối quan hệ giữa các cấp/bộ phận trong việc thực hiện quản trị rủi ro;
• Thiết lập các quá trình đo lường việc thực hiện, điều chỉnh, báo cáo nội bộ và/hoặc bên ngoài; và
• Đảm bảo các cấp nhận biết đầy đủ về rủi ro.
Căn cứ vào đánh giá môi trường bên trong, bên ngoài doanh nghiệp và sự phân công quyền hạn, trách nhiệm ở trên, doanh nghiệp sẽ có cơ sở để phân bổ nguồn lực thích hợp cho hoạt động quản trị rủi ro.
+ Thứ ba, thiết lập cơ chế báo cáo và trao đổi thông tin.
Báo cáo là một trong các hình thức trao đổi thông tin nhằm thông báo cho các bên liên quan ở nội bộ hoặc bên ngoài doanh nhiệp, thông qua việc cung cấp thông tin về tình trạng hiện tại của rủi ro và việc quản trị rủi ro.
Đối với nội bộ doanh nghiệp, hình thức báo cáo và trao đổi để tạo sự đồng nhất trong quản trị rủi ro khi có sự điều chỉnh, tham vấn với các bộ phận khác để phục vụ bất kỳ công tác nào trong quản trị rủi ro hoặc cập nhật tình hình và kết quả của các sự vụ xảy ra.
Đối với bên ngoài doanh nghiệp, báo cáo cũng là hình thức liên hệ với các bên liên quan trong trường hợp có sự kiện bất thường xảy ra, sử dụng việc trao đổi thông tin để xây dựng lòng tin với tổ chức và thu thập thêm thông tin về rủi ro từ các nguồn bên ngoài như các doanh nghiệp nhập khẩu khác, cảnh báo của các cơ quan chức năng,…
Thực hiện quản trị rủi ro bao gồm thực hiện khuôn khổ quản trị rủi ro
đã đề ra và thực hiện quá trình quản trị rủi ro.
Khi thực hiện khuôn khổ quản trị rủi ro đã được xác định, doanh nghiệp cần:
+ Xác định thời điểm và chiến lược thích hợp cho việc thực hiện khuôn khổ;
+ Áp dụng chính sách và quá trình quản trị rủi ro đã được xây dựng vào các quá trình của tổ chức;
+ Tuân thủ các yêu cầu luật định và chế định; + Tổ chức các buổi trao đổi thông tin và đào tạo;
+ Trao đổi và tham vấn các bên liên quan nhằm đảm bảo rằng khuôn khổ quản trị rủi ro duy trì tính thích hợp.
Sau đó, doanh nghiệp tiến hành thực hiện quá trình quản trị rủi ro gồm nhận dạng rủi ro, phân tích và đo lường rủi ro, xử lý rủi ro, báo cáo rủi ro. Mối liên hệ của các nội dung trong quá trình quản trị rủi ro được thể hiện như sau:
Hình 3.2: Quy trình quản trị rủi ro hoạt động nhập khẩu
- Theo dõi và xem xét khuôn khổ quản trị rủi ro.
Để đảm bảo quản trị rủi ro có hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện việc theo dõi và đánh giá khuôn khổ quản trị rủi ro như sau:
Nhận diện rủi ro Phân tích rủi ro Định mức rủi ro Xử lý rủi ro Theo dõi và báo cáo
+ Đo lường việc thực hiện quản trị rủi ro theo các chỉ số được định kỳ xem xét về tính phù hợp; tiến trình thực hiện và sai lệch so với kế hoạch quản trị rủi ro;
+ Định kỳ xem xét các khuôn khổ, chính sách, kế hoạch và quản trị rủi ro có phù hợp hay không, trong bối cảnh bên ngoài và nội bộ của doanh nghiệp;
+ Báo cáo về rủi ro, tiến trình với kế hoạch quản trị rủi ro và chính sách quản trị rủi ro được tuân thủ tốt đến đâu; và
+ Xem xét hiệu lực của khuôn khổ quản trị rủi ro.
- Cải tiến liên tục khuôn khổ quản trị rủi ro.
Căn cứ vào kết quả theo dõi và xem xét, cần đưa ra các quyết định về cách thức cải tiến khuôn khổ, chính sách, kế hoạch quản trị rủi ro. Những quyết định này cần dẫn đến những cải tiến trong quản trị rủi ro của tổ chức và văn hóa quản trị rủi ro của tổ chức.
3.2.2.2. Đánh giá và điều chỉnh hoạt động quản trị rủi ro thường xuyên
Doanh nghiệp nên thường xuyên cải tiến hoạt động quản trị rủi ro thông qua việc thiết lập các mục tiêu, đo lường, xem xét việc thực hiện và thay đổi sau đó của hệ thống, nguồn lực, khả năng và kỹ năng của tổ chức. Thông thường, sẽ có ít nhất một đánh giá hàng năm về việc thực hiện và sau đó là sửa đổi cho giai đoạn tiếp theo. Việc điều chỉnh mục tiêu sẽ dẫn đến điều chỉnh chính sách quản trị rủi ro và khuôn khổ quản trị rủi ro.
3.2.2.3. Đẩy mạnh công tác xử lý khi rủi ro xảy ra
Với tâm lý “phòng bệnh hơn chữa bệnh” nên doanh nghiệp thường tập trung vào các biện pháp để tránh các tác nhân gây ra rủi ro nhằm né tránh rủi ro xảy ra một cách tối đa. Điều này là đúng nhưng chưa đủ bởi tác nhân gây ra rủi ro có thể biến đổi hoặc kết hợp với tác nhân khác để gây ra loại rủi ro mới hoặc có những loại rủi ro đã xuất hiện nhưng doanh nghiệp chưa biết đến. Do đó, việc xây dựng các biện pháp để đối phó với rủi ro khi nó xảy ra và đào tạo kỹ năng cho nhân viên để xử lý rủi ro cũng rất cần thiết.
Khi rủi ro xảy ra, doanh nghiệp cần thực hiện hai giai đoạn xử lý rủi ro, tổn thất như sau:
+ Thứ nhất, làm giảm hệ quả của rủi ro.
Khi rủi ro xảy ra, thông tin phải được thông báo đến các bộ phận liên quan để đưa ra phương án xử lý kịp thời.
Về hành động, bộ phận quản trị rủi ro thực hiện nhận dạng rủi ro, khoanh vùng rủi ro, đánh giá tình hình hiện tại của sự việc. Bộ phận nhập khẩu tổng hợp lại diễn biến sự việc và cung cấp thông tin để phục vụ phân tích rủi ro. Hai bộ phận chính này cùng với ban lãnh đạo thống nhất để có biện pháp kiểm soát để rủi ro không lan rộng hơn về mặt phạm vi cũng như mức độ trầm trọng và biện pháp nhằm khôi phục giá trị sử dụng, giá trị thương mại còn lại của hàng hoá. Sau đó, doanh nghiệp sẽ xem xét và đưa ra điều chỉnh phương án kinh doanh cho phù hợp với tình hình hiện tại.
Về tài chính, bộ phận quản trị rủi ro đưa ra dự kiến các khoản chi phí để làm giảm hệ quả của rủi ro như chi phí khắc phục, sửa chữa, cứu giữ hàng hóa, chi phí duy trì thị trường khi chưa thể cung cấp hàng đúng hạn,...
Về nhân lực, doanh nghiệp cần đào tạo nguồn nhân lực mà quan trọng nhất là bộ phận quản trị rủi ro có khả sẵn sàng đối phó với các tình huống bất ngờ, có thể hành động nhanh chóng, thống nhất và hiệu quả khi rủi ro, tổn thất xảy ra. Đây là yếu tố quyết định đến sự thành công của việc giảm thiểu tổn thất mà rủi ro gây ra.
+ Thứ hai, tìm kiếm phương án tài trợ rủi ro.
Tài trợ rủi ro là doanh nghiệp tìm kiếm nguồn tài chính để khắc phục tổn thất mà rủi ro gây ra. Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp lựa chọn biện pháp xử lý khác nhau như yêu cầu nhà cung cấp bồi thường nếu lỗi từ phía họ để xảy ra rủi ro, làm thủ tục khiếu nại công ty bảo hiểm với các rủi ro được quy định trong hợp đồng bảo hiểm hoặc tìm nguồn tài trợ hoặc hỗ trợ từ các tổ chức nhà nước, các hiệp hội của ngành,…