Mỗi mặt hàng có đặc điểm riêng và yêu cầu riêng khi nhập khẩu vào Việt Nam. Về dược phẩm thì chất lượng của sản phẩm là rất quan trọng vì liên quan tới sức khỏe người dùng và dễ gặp vấn đề sau khi nhập khẩu, lưu thông trên thị trường bởi vì:
- Một số hoạt chất dễ bị suy giảm chất lượng theo thời gian như Cefpodoxime, Cefixime: Khi sản xuất xong, dược phẩm được kiểm nghiệm đạt tiêu chuẩn đăng ký và được phép nhập khẩu vào Việt Nam nhưng trong sau đó chất lượng không ổn định được như ban đầu.
- Nhà sản xuất không đảm bảo chất lượng bao bì và đóng gói nên cũng làm ảnh hưởng tới chất lượng dược phẩm: Nếu vận chuyển bằng đường biển, hàng hóa đã mất tầm một tháng không được bảo quản cẩn thận. Khi lưu thông trên thị trường, tùy loại hàng hóa và tùy khả năng kinh doanh của các doanh nghiệp mà sản phẩm được tiêu thụ nhanh hay chậm. Với quãng thời gian đó, sản phẩm cần được đóng gói trong bao bì phù hợp và đúng quy định để đảm bảo nguyên vẹn chất lượng cho tới khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng.
- Nhà máy sản xuất sản phẩm không đáp ứng tiêu chuẩn đã đăng ký do vấn đề về một trong các khâu bên phía họ như sơ chế, sản xuất, bảo quản,…
- Công tác bảo quản chưa đúng yêu cầu: Với các dược phẩm không cần bảo quản lạnh thì phải được bảo quản ở nơi khô thoáng, tránh ánh nắng mặt trời và nhiệt độ không quá 300C. Vào mùa hè, nhiệt độ có thể cao hơn 300C hay có những lúc thời tiết ẩm do độ ẩm cao nhưng bộ phận kho không chạy điều hòa để giảm nhiệt độ và độ ẩm của kho xuống theo đúng nhiệt độ yêu cầu.
Chính vì sự chặt chẽ trong kiểm soát chất lượng của dược phẩm nhập khẩu, mà chất lượng của dược phẩm được quy định chi tiết trong hồ sơ tiêu chuẩn nên bất kỳ sự thay đổi nào của hồ sơ đã được duyệt đều phải thông báo với Cục Quản lý Dược và thay đổi đó chỉ được áp dụng sau khi nhận được sự thông qua của Cục. Đây là quy định hoàn toàn hợp lý nhưng đôi khi cũng gây rắc rối cho công ty bởi có những thay đổi bất ngờ xuất phát từ đối tác:
- Nhà sản xuất thay đổi công thức sản xuất, thay đổi đối tác cung cấp nguyên liệu để sản xuất sản phẩm,… để hoàn thiện chất lượng sản phẩm.
- Nhà sản xuất thay đổi tên hoặc địa chỉ đã đăng ký với Cục Quản lý Dược do sự thay đổi cơ cấu tổ chức.
- Thông tin y dược được cập nhật: Nhiều sản phẩm đang là Thuốc không kê đơn được chuyển sang dạng Thuốc kê đơn nên mẫu nhãn của sản phẩm gồm vỏ hộp, hướng dẫn sử dụng sẽ phải thay đổi cho phù hợp với quy định mới.
2.3.5. Nguyên nhân gây ra rủi ro do thay đổi chính sách
Chính sách nên được cập nhật, sửa chữa hoặc đổi mới nếu thực sự cần thiết và đúng đắn. Sự thay đổi của chính sách xuất phát từ sự thay đổi của thị trường, từ nhu cầu quản lý của chủ thể ra chính sách và để giải quyết các vấn đề phát sinh mà chưa có quy định xử lý cụ thể. Tuy nhiên, sự thay đổi trong chính sách có thể gây ra bất lợi cho công ty bởi:
- Khả năng phân tích thị trường, mặt hàng, nhà cung cấp chậm và thiếu chính xác: Công ty có yêu cầu nhân viên ở các bộ phận của mình tự tìm hiểu thị trường, mặt hàng và nhà cung cấp chứ không thông qua công ty có chuyên
môn về lĩnh vực này. Điều này làm cho công ty bị thiếu thông tin về thị trường, thông tin về chính sách.
- Chưa có sự đánh giá thường xuyên về đối tác kinh doanh: Công ty chủ yếu chỉ trao đổi các vấn đề liên quan tới công việc mà chưa có biện pháp đánh giá nhà sản xuất để đáp ứng nhu cầu của mình và các chính sách, quy định của cơ quan chức năng ở Việt Nam. Đến khi Cục Quản lý Dược rà soát và có động thái với các nhà sản xuất không đảm bảo khả năng sản xuất thì công ty đã hoàn toàn bị động và hoạt động kinh doanh nhập khẩu bị ảnh hưởng theo hướng tiêu cực.
- Chưa có sự tương tác tốt với các cơ quan chức năng: Sự tương tác với các cơ quan chức năng không phải vấn đề tiêu cực trong kinh doanh. Không biết, không hiểu thì phải hỏi, thậm chí hiện nay phía doanh nghiệp có thể tác động để chính sách có lợi cho mình. Thiếu chủ động tương tác với các cơ quan chức năng nên công ty bị chậm trong việc cập nhật sự thay đổi của chính sách, không có các hành động phòng ngừa kịp thời.
Qua những phân tích ở trên, các nguyên nhân gây ra rủi ro trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu dược phẩm tại Công ty TNHH Dược phẩm DOHA có thể được tổng hợp lại như sau:
Nguyên nhân khách quan:
- Sự bất ổn của môi trường chính trị trên thế giới, đặc biệt của các nước phát triển và có ảnh hưởng mạnh tới nền kinh tế thế giới và nền kinh tế của các nước đang phát triển như Việt Nam.
- Yếu tố môi trường, thời tiết gây bất lợi cho hoạt động vận chuyển, giao nhận hàng hóa.
- Nhà cung cấp, hãng vận chuyển không thực hiện hoặc không còn khả năng thực hiện trách nhiệm và nghĩa vụ của mình.
- Sự thay đổi của các thông tin y dược, cập nhật của phương thức - công nghệ sản xuất, điều chỉnh – sửa đổi thông tin pháp lý của nhà sản xuất.
- Hệ thống chính sách, quy định về nhập khẩu nói chung và kinh doanh dược phẩm nhập khẩu nói riêng chưa hoàn thiện.
Nguyên nhân chủ quan:
- Năng lực chuyên môn của nhân viên còn yếu, thiếu sự cập nhật thông tin kinh doanh và kiến thức chuyên môn.
- Hoạt động nhận dạng rủi ro còn bị động thể hiện ở:
+ Thu thập, xử lý thông tin thị trường và đánh giá đối tác còn hạn chế.
+ Hệ thống dữ liệu về rủi ro và quản trị rủi ro mới chỉ được xây dựng dựa theo thực tế xảy ra tại doanh nghiệp, chưa có sự tìm hiểu và thu thập từ bên ngoài.
- Hoạt động xử lý rủi ro chưa giải quyết được tất cả các loại rủi ro:
+ Chỉ tập trung đối phó các rủi ro mang tính vi mô mà chưa có nhiều biện pháp đối phó các rủi ro mang tính vĩ mô.
+ Xử lý rủi ro mới chỉ được thực hiện riêng lẻ ở các bộ phận, chưa được xây dựng thành quy trình quản trị rủi ro gắn liền với quy trình hoạt động nhập khẩu cũng như chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
2.4. Thực trang hoạt động quản trị rủi ro trong kinh doanh nhập khẩu dược phẩm tại Công ty TNHH Dược phẩm DOHA