Khi kiểm tra và đàm phán hợp đồng, doanh nghiệp cần đảm bảo các yêu cầu sau để tránh các bất lợi cho mình:
+ Yêu cầu nhà cung cấp chỉ cung cấp độc quyền cho doanh nghiệp nhập khẩu các sản phẩm được ký kết giữa hai bên; trao quyền nhập khẩu, bán, marketing các sản phẩm đó cho doanh nghiệp ở thị trường Việt Nam. Đồng thời hợp đồng cũng có quy định phạt nếu nhà cung cấp vi phạm quy định này khi bán các sản phẩm đó cho công ty khác ở Việt Nam.
+ Với quy định về giá, ngoài xác định giá và điều khoản thanh toán thì hợp đồng cũng phải quy định về việc tăng hoặc giảm giá. Giá nhập khẩu của sản phẩm có thể được xem xét tăng với giải thích và chứng minh hợp lý từ phía nhà cung cấp nhưng không được quá 5% so với giá hiện tại. Ngược lại, doanh nghiệp nhập khẩu cũng có quyền đàm phán giảm giá nếu doanh số nhập khẩu có sự tăng trưởng mạnh so với năm trước. Thông thường giá có thể được đàm phán lại sau 1 hoặc 2 năm, nếu không thì giá sẽ được giữ nguyên trong thời hạn được phép nhập khẩu của sản phẩm.
+ Liên quan đến trách nhiệm của nhà cung cấp với sản phẩm, hợp đồng cần đề cập rằng nhà cung cấp sẽ phải chịu trách nhiệm trong suốt hạn dùng của sản phẩm. Khi doanh nghiệp nhập khẩu thông báo vấn đề về chất lượng sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, nhà cung cấp phải hợp tác để tìm ra nguyên nhân, hướng giải quyết và có câu trả lời cho doanh nghiệp nhập khẩu trong thời gian nhất định. Các hoạt động về thu hồi và hủy sản phẩm có vấn đề về chất lượng sẽ được doanh nghiệp nhập khẩu thực hiện thay cho nhà cung cấp và chi phí sẽ do nhà cung cấp chịu.
+ Về quy định giao hàng, hợp đồng cần yêu cầu nhà cung ứng giao hàng trong thời hạn nhất định, quá thời hạn đó thì nhà cung ứng phải tìm phương thức vận chuyển khác nhanh hơn như chọn tàu nhanh hơn hoặc vận chuyển bằng đường hàng không thay cho đường biển. Bên cạnh đó, nhà cung ứng sẽ bị phạt vì sự chậm trễ trong giao hàng nếu không đưa ra được lý do hợp lý cho sự chậm trễ đó. Mặc dù doanh nghiệp nhập khẩu luôn cố muốn gắng hợp tác với nhà cung cấp để cùng phát
triển nhưng không ít nhà cung cấp thiếu chuyên nghiệp trong công việc, doanh số nhập hàng của họ ít thì họ không nhiệt tình hỗ trợ. Vì thế, trước hết doanh nghiệp phải chủ động đảm bảo cho lợi ích của mình, nhà cung cấp không giao hàng đúng hạn là mình cũng chậm hàng với bệnh viện, khách hàng. Không chỉ uy tín bị ảnh hưởng mà công ty còn có thể bị phạt, thậm chí bệnh viện từ chối mua hàng do chậm trễ quá lâu thì gây ra tổn thất lớn cho công ty.
+ Để đảm bảo chất lượng của sản phẩm và kế hoạch bán hàng, hợp đồng cần quy định tỷ lệ phần trăm hạn dùng còn lại so với tổng hạn dùng của sản phẩm. Các mặt hàng thuốc bán vào bệnh viện sẽ chiếm lợi thế hơn nếu hạn dùng còn lại từ 80% trở lên với sản phẩm có hạn dùng 3 năm hoặc từ 70% trở lên với sản phẩm có hạn dùng 2 năm. Căn cứ vào đó để doanh nghiệp yêu cầu mức tỷ lệ nhất định của hạn dùng còn lại cho sản phẩm từ 85% hoặc 90% trở lên bởi không phải nhập hàng về là có thể bán được luôn.
+ Một vấn đề nữa gây mất thời gian trong đàm phán hợp đồng là luật áp dụng cho hợp đồng và cơ quan giải quyết khi có tranh chấp. Nhà cung cấp nào luôn muốn chọn luật của nước mình để áp dụng cho hợp đồng, điều này gây bất lợi và sự không công bằng cho doanh nghiệp nhập khẩu. Do đó, doanh nghiệp phải lựa chọn luật của một nước thứ 3 mà doanh nghiệp quen thuộc và thường được áp dụng trong thương mại quốc tế. Ngoài ra, nếu nước đối tác cũng là thành viên của CISG thì hai bên nên thống nhất áp dụng CISG cho hợp đồng bởi CISG cũng đã quy định cụ thể về nội dung của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, trách nhiệm các bên và quy chế xử lý khi vi phạm hợp đồng. Sau đây là bảng tổng hợp các luật thường được lựa chọn dựa theo thực tế và kinh nghiệm:
Bảng 3.1: Luật thường được chọn để áp dụng cho hợp đồng Bên bán Bên mua Luật được lựa chọn
Singapore Việt Nam Anh, Singapore
Hàn Quốc Việt Nam Pháp, Hàn Quốc, Singapore
Thụy Sỹ Việt Nam Singapore
Anh Việt Nam Anh
Thái Lan, Các tiểu vương
quốc Ả rập thống nhất Việt Nam Anh
Nhật Bản Việt Nam Singapore, Nhật Bản
Mỹ Việt Nam Singapore
Đức Việt Nam Thụy Sỹ, Singapore
+ Ngôn ngữ của hợp đồng cũng là yếu tố có thể gây rủi ro cho doanh nghiệp nhập khẩu. Đa phần các hợp đồng ngoại thương sẽ được lập bằng tiếng Anh nhưng cũng có nhà cung cấp yêu cầu hợp đồng bao gồm song song cả tiếng Anh và ngôn ngữ của nước họ. Doanh nghiệp nhập khẩu Việt Nam chỉ có thể kiểm tra được về tiếng Anh mà không hiểu được ngôn ngữ của nhà cung cấp. Đối với các trường hợp này, doanh nghiệp nhập khẩu nhất định phải bổ sung điều khoản quy định rằng phần hợp đồng bằng tiếng Anh sẽ luôn có giá trị hơn nếu có sự khác biệt về ngữ nghĩa giữa hai phần của hợp đồng được trình bày bởi hai ngôn ngữ khác nhau.
3.2.3.2. Xây dựng quy trình nhập khẩu có các hình thức kiểm tra chéo
Đối với bộ phận phụ trách nhập khẩu, quy trình thủ tục nhập khẩu gồm khâu đặt hàng, đặt cọc, theo dõi đơn hàng, kiểm tra bộ chứng từ, thanh toán tiền hàng còn lại, chuẩn bị bộ chứng từ nhập hàng, làm thủ tục Hải quan và thông quan hàng hóa. Quy trình này đã được quy định nội dung từng bước và làm quy chuẩn để cho nhân viên dựa vào đó hoàn thành công việc của mình. Tuy nhiên, không có một ai là không thể mắc sai lầm nên nếu mỗi nhân viên thực hiện công việc của mình và tự chịu trách nhiệm cho phần việc đó thì có sai sót cũng không được phát hiện kịp thời, hơn thế ban lãnh đạo cũng không thể kiểm soát hoạt động tác nghiệp của từng nhân viên nên giao quyền thực hiện các hoạt động chuyên môn cho cấp dưới và nhân viên tự đảm bảo thực hiện công việc đúng theo quy định. Vì vậy, không chỉ yêu cầu nhân viên thực hiện đúng quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa mà doanh nghiệp còn đưa ra các hình thức để kiểm tra chéo giữa các bộ phận để có ít nhất hai người cùng tham gia vào một công việc nhằm phát hiện kịp thời sai sót nếu có.
Khi nhân viên nhập khẩu báo đặt cọc hoặc thanh toán cho nhân viên kế toán, nhân viên kế toán sẽ so sánh lại với thông tin về giá và tài khoản thanh toán của lần
thanh toán của hợp đồng trước xem có sự khác nhau nào không. Nếu có thì hỏi lại nhân viên nhập khẩu xem có phải mới có sự thay đổi không hay là sự nhầm lẫn của người đó.
Với bộ chứng từ nhập khẩu, nhân viên cần kiểm tra tính nhất quán của các thông tin trong các chứng từ như mô tả sản phẩm, giá, thông tin của lô hàng (số lô, số lượng, ngày sản xuất, ngày hết hạn), thông tin người mua người bán, điều phương thức thanh toán và vận chuyển, số visa đăng ký cho sản phẩm được phép nhập khẩu vào Việt Nam,… Đầu tiên, yêu cầu nhà cung cấp gửi trước bộ chứng từ qua email để kiểm tra trước, nếu các thông tin đã khớp thì xác nhận để nhà cung cấp gửi bộ chứng từ gốc sang, nếu có sự sai sót thì báo nhà cung cấp sửa đổi luôn. Khi có bộ chứng từ gốc thì nhân viên phụ trách cần kiểm tra xem có giống với bản nhận được qua email không để đảm bảo không có sai sót, nhầm lẫn nào do phía nhà cung cấp gửi nhầm chứng từ trước khi khai Hải quan và nộp thuế.
Khi khai Hải quan trên phần mềm cũng sẽ hiện tiền thuế cần phải nộp dựa theo thông tin mã HS, giá cả, số lượng và có thể xuất tờ khai hải quan nháp. Khi nhận được số tiền thuế phải nộp từ nhân viên nhập khẩu, nhân viên kế toán cần kiểm tra lại số tiền thuế đúng chưa và so sánh tờ khai hải quan nháp với tờ khai của lô hàng cũ xem thông tin sản phẩm đã đúng chưa. Nếu thấy có nhầm lẫn thì báo lại nhân viên nhập khẩu để kiểm tra lại cho đúng chứ không nên tin tưởng hoàn toàn vào thông báo của nhân viên nhập khẩu.
3.2.3.3. Áp dụng công cụ hạn chế rủi ro tỷ giá hối đoái
Trước năm 2016, NHNN điều hành tỷ giá hối đoái theo cơ chế tỷ giá ổn định và cam kết trước mức biến động qua từng thời kỳ. Như vậy, doanh nghiệp căn cứ vào chính sách này và tình hình thị trường để dự báo mức tỷ giá cho tương lai gần và có kế hoạch thanh toán phù hợp. Tuy nhiên, từ năm 2016, NHNN áp dụng chính sách quản lý tỷ giá linh hoạt, chuyển cơ chế công bố mức điều chỉnh tỷ giá từng năm bằng việc công bố tỷ giá trung tâm hàng ngày và được điều chỉnh theo hai chiều lên/xuống mỗi ngày làm cho thị trường khó biết trước được tỷ giá biến động trong năm.
Để hạn chế rủi ro tỷ giá hối đoái trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu, các doanh nghiệp cần nắm vững một số kỹ thuật hạn chế, giảm thiểu rủi ro hối đoái như hợp đồng quyền chọn, hợp đồng mua ngoại tệ kỳ hạn, hợp đồng Spot,… Các bên có thể trao đổi về điều khoản chia sẻ rủi ro tỷ giá như chấp nhận điều chỉnh giá theo sự biến động của tỷ giá hoặc nhà cung cấp có thể xem xét chấp nhận thanh toán được chuyển sang một loại tiền tệ khác tùy vào tình hình thực tế (chuyển từ thanh toán EUR sang USD hoặc ngược lại).
Tuy nhiên, để các công cụ này thực sự đem lại hiệu quả và hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp, chính doanh nghiệp cần phải chủ động theo dõi chính sách và các thông báo của NHNN, có sự hiểu biết về phân tích xu hướng biến động của thị trường để đưa ra quyết định quyết đoán, kịp thời. Đồng thời, doanh nghiệp có thể tham khảo tư vấn từ ngân hàng hoặc các công ty tư vấn về quản trị rủi ro.