4. Kết cấu của luận văn
2.1.1. Chức năng và nhiệm vụ
2.1.1.1. Chức năng
Trung tâm hành chính công tỉnh là đầu mối tập trung thực hiện việc hƣớng dẫn thủ tục hành chính; tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức để giải quyết và nhận, trả kết quả cho cá nhân, tổ chức theo quy định; tham gia đề xuất các giải pháp nhằm cải cách thủ tục hành chính, hiện đại hóa hành chính.
Trung tâm chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hƣớng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền.
2.1.1.2. Nhiệm vụ
- Đảm bảo mọi điều kiện về: Cơ sở vật chất; phƣơng tiện, môi trƣờng làm việc; ứng dụng công nghệ thông tin... để các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt nhất việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); thuận lợi cho mọi tổ chức cá nhân khi đến Trung tâm hành chính công để liên hệ, giải quyết TTHC theo yêu cầu.
- Niêm yết công khai, kịp thời, đầy đủ, rõ ràng các quy định, thủ tục hành chính (giấy tờ, hồ sơ...) mức thu phí, lệ phí (nếu có) và thời gian giải quyết các loại công việc; quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ; trách nhiệm của các bộ phận, tổ chức, cá nhân liên quan.
- Hƣớng dẫn tổ chức, cá nhân khi đến liên hệ giải quyết công việc.
- Phối hợp rà soát, kiểm tra tính hợp lệ, theo quy định những hồ sơ của tổ chức, cá nhân đối với các thủ tục hành chính đã đƣợc Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt đƣa vào giải quyết tại Trung tâm đối với nhứng TTHC có lƣu lƣợng giải quyết thấp.
30
- Theo dõi, đôn đốc công chức, viêc chức (CC,VC) các cơ quan, đơn vị đƣợc cử về Trung tâm để tiếp nhận, hƣớng dẫn, thẩm định hồ sơ, phê duyệt hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định. Chủ trì theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị có liên quan trong giải quyết thủ tục hành chính theo đúng chức năng, nhiệm vụ, đảm bảo tiến độ và thời hạn trả kết quả cho tổ chức, cá nhân theo quy định.
- Tiếp nhận, xử lý hoặc báo cáo cơ quan thẩm quyền những phản ánh, kiến nghị của các tổ chức, cá nhận đối với những nội dung liên quan đến việc giải quyết thủ tục hành chính và việc thực hiện nhiệm vụ của CC,VC tại Trung tâm theo quy định của luật khiếu nại, luật tố cáo.
- Phối hợp với Trung tâm hành chính công cấp huyện thực hiện những công việc có liên quan trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính liên thông; trao đổi công tác nghiệp vụ; phối hợp tổ chức tập huấn, bồi dƣỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho công chức, viên chức của các Trung tâm hành chính công trên địa bàn tỉnh.
- Phối hợp chặt chẽ, đúng nguyên tắc với các cơ quan, đơn vị liên quan để nghiên cứu các quy định của nhà nƣớc về cải cách TTHC, ứng dụng công nghệ thông tin điện tử, tổng hợp, báo cáo đề xuất với Ủy ban nhân dân tỉnh việc điều chỉnh, sửa đổi, thay thế, bổ sung danh mục, quy trình và các nội dung liên quan khác trung việc giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm.
- Vận hành, đề xuất nâng cấp cơ sở vật chất, phần mềm ứng dụng; tích hợp dữ liệu hoạt động, thực hiện công tác an ninh mạng và một số nội dung khác trong phạm vi hoạt động của Trung tâm.
- Phối hợp với các cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ công trực tuyến (dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác của cơ quan nhà nƣớc đƣợc cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trƣờng mạng) theo các mức độ quy định tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/11/2011 và các quy định khác có liên quan.
- Đề xuất việc đổi mới, cải tiến, nâng cao chất lƣợng phục vụ, giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho các cá nhân và tổ chức; cung cấp dịch vụ hỗ trợ qua tổng đài để hƣớng dẫn, giải đáp thắc mắc của công dân và tổ chức về các thủ
31
tục hành chính tại Trung tâm; tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các hoạt động thông tin, tuyên truyền về tổ chức hoạt động của Trung tâm và các Trung tâm hành chính công cấp huyện.
- Bố trí khoa học, hợp lý các khu vực cung cấp thông tin, giải quyết thủ tục hành chính, trang thiết bị phục vụ các nhân và tổ chức đến giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm.
- Thực hiện theo lộ trình việc thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định; Cung cấp các dịch vụ có liên quan đến việc giải quyết thủ tục hành chính công khi đƣợc tổ chức, cá nhân yêu cầu và đƣợc cơ quan có thẩm quyền thông qua, không trái quy định của nhà nƣớc.
- Kiểm tra, giám sát, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết thủ tục hành chính của các cơ quan, đơn vị tại Trung tâm đảm bảo đúng quy trình và thời gian quy định thông qua phần mềm quản lý hồ sơ công việc.
- Chủ động trao đổi với các cơ quan, đơn vị trực tiếp xử lý, giải quyết TTHC nhằm tháo gỡ vƣớng mắc trong quá trình thực hiện quy trình giải quyết TTHC; phối hợp làm rõ nguyên nhân các trƣờng hợp giải quyết TTHC chậm so với quy định trƣớc khi có văn bản báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (nếu cần thiết).
- Đánh giá, nhận xét về việc tiếp nhận, thời gian giải quyết hồ sơ; tinh thần trách nhiệm, thái độ, tác phong làm việc của công chức, viên chức tại Trung tâm; đề nghị Thủ trƣởng các cơ quan, đơn vị chủ quản khen thƣởng hoặc kỷ luật theo quy định.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, vị trí việc làm, cơ cấu ngạch công chức, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lƣợng ngƣời làm việc của Trung tâm; quản lý, sử dụng công chức, viên chức, ngƣời lap động thuộc thẩm quyền theo quy định và theo sự phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh. Ban hành Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ phối hợp công tác giữa các phòng trực thuộc Trung tâm.
- Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản đƣợc giao theo quy định của pháp luật và theo phân công, phân cấp hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh.
32
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo theo quy định.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi đƣợc Ủy ban nhân dân tỉnh giao.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
TTHCC tỉnh gồm Giám đốc, 02 Phó Giám đốc và các phòng chuyên môn, nghiệp vụ đƣợc bố trí theo đúng Quyết định 1831/QĐ-TTg ngày 28/10/2015 của Thủ tƣớng Chính phủ. Biên chế của TTHCC tỉnh và TTHCC cấp huyện bao gồm công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị cử đến làm việc tại Trung tâm (cán bộ không chuyên trách) và cán bộ chuyên trách của Trung tâm nằm trong tổng số biên chế công chức và số lƣợng ngƣời làm việc đƣợc cơ quan có thẩm quyền giao, do vậy không làm tăng biên chế, trong khi đó lại đáp ứng đƣợc yêu cầu phục vụ nhân dân tốt nhất, mang lại sự hài lòng cao nhất cho tổ chức, cá nhân khi giải quyết TTHC.
2.1.2.1. Về nguyên tắc
Đảm bảo việc thành lập Trung tâm Hành chính công không làm tăng biên chế của tỉnh; nhân lực làm việc tại Trung tâm Hành chính công bao gồm 2 bộ phận chính là bộ phận chuyên trách và không chuyên trách, trong đó, bộ phận chuyên trách thực hiện nhiệm vụ quản lý, vận hành hoạt động của Trung tâm Hành chính công tinh gọn, hiệu quả; bộ phận không chuyên trách bao gồm công chức đƣợc cử từ các cơ quan, đơn vị về làm việc tại Trung tâm Hành chính công để tiếp nhận, thẩm định, giải quyết và trả kết quả tại Trung tâm Hành chính công.
Với mục tiêu tổ chức hoạt động của Trung tâm ở cấp độ cao hơn, chuyên nghiệp hơn, đó là các TTHC có đủ điều kiện phải đƣợc thực hiện theo nguyên tắc 5 tại chỗ “Tiếp nhận, thẩm định, phê duyệt, đóng dấu, trả kết quả” ngay tại Trung tâm gắn với giảm thời gian giải quyết TTHC so với quy định; Tỉnh ủy, UBND tỉnh đã kiên quyết chỉ đạo, quán triệt Thủ trƣởng các Sở, ban, ngành, địa phƣơng khi cử công chức, viên chức đến làm việc tại Trung tâm phải lựa chọn những ngƣời có năng lực, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm công tác, có phẩm chất đạo đức, kỹ năng giao tiếp tốt; cơ bản phải từ phó trƣởng phòng và tƣơng đƣơng trở lên, có đủ thẩm quyền trực tiếp thẩm định, giải quyết TTHC của ngành ngay tại Trung tâm; không cử công chức, viên chức chỉ thực hiện nhiệm vụ nhƣ “văn thƣ” tiếp nhận và
33
chuyển hồ sơ TTHC nhƣ trƣớc đây, với thời hạn cử từ 12 tháng trở lên; đồng thời rà soát, đẩy mạnh việc phân công cho cấp phó, phân cấp, ủy quyền đến mức tối đa cho công chức, viên chức đƣợc cử đến làm việc tại Trung tâm.
Đến nay, hầu hết công chức, viên chức tham gia trong quy trình giải quyết TTHC và công chức, viên chức đƣợc cử đến làm việc tại TTHCC các cấp cơ bản đáp ứng đƣợc theo yêu cầu chung với tinh thần trách nhiệm cao, thái độ phục vụ tận tình, giao tiếp, ứng xử đúng mực với công dân trong thực thi công vụ đã thực sự có sự những chuyển biến rõ rệt, tạo đƣợc niềm tin và sự thân thiện với tổ chức, cá nhân trong quá trình giải quyết TTHC tại Trung tâm.
2.1.2.2. Về số lượng
Đối với Trung tâm Phục vụ HCC tỉnh: Hiện nay, tổng số công chức, viên chức làm việc à 63; trong đó có 15 công chức, viên chức, nhân viên chuyên trách trực thuộc Trung tâm; 48 công chức, viên chức thuộc các Sở, ban, ngành cử đến làm nhiệm vụ tại Trung tâm, gồm 01 Trƣởng phòng và tƣơng đƣơng, 24 phó Trƣởng phòng và tƣơng đƣơng, 24 chuyên viên. Bên cạnh đó, có 41 cán bộ lãnh đạo các Sở, ban, ngành thƣờng xuyên bố trí thời gian phù hợp hằng ngày ký phê duyệt TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị ngay tại Trung tâm.
Đối với Trung tâm HCC cấp huyện: Tổng số công chức, viên chức làm việc tại 14 là 422, trong đó có 100 chuyên trách (mỗi Trung tâm cấp huyện có từ 5-9 công chức chuyên trách); 322 công chức, viên chức cử đến làm việc tại Trung tâm, gồm: 25 Trƣởng phòng và tƣơng đƣơng, 92 phó Trƣởng phòng và tƣơng đƣơng, 205 chuyên viên; đồng thời, có 23 lãnh đạo UBND cấp huyện thƣờng trực giải quyết TTHC tại Trung tâm.
2.1.3. Chính sách nhân sự
Theo yêu cầu của đổi mới, hiện đại hóa, thì lực lƣợng công chức, nguồn nhân lực của ngành phải đáp ứng đƣợc số lƣợng, cơ cấu và đặc biệt là chất lƣợng. Cụ thể, cơ quan, đơn vị phối hợp chặt chẽ tổ chức thực hiện theo đúng quy chế, với các tiêu chí đánh giá cụ thể nhƣ về việc chấp hành kỷ luật kỷ cƣơng hành chính, văn hóa văn minh công sở; thái độ giao tiếp, ứng xử với công dân; chất lƣợng công tác tiếp nhận,
34
hƣớng dẫn, giải quyết hồ sơ TTHC; số hồ sơ giải quyết quá hạn; số phiếu khảo sát đánh giá hài lòng của tổ chức, công dân… Công tác kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động của Trung tâm đƣợc bộ phận Ủy ban Kiểm tra và Thanh tra thực hiện thƣờng xuyên, liên tục, kịp thời xử lý, chấn chỉnh những trƣờng hợp vi phạm, giải quyết triệt để ngay những vụ việc tổ chức, ngƣời dân bức xúc có phản ánh, kiến nghị.
Nhằm nâng cao trình độ của CBNV, TTHCC tỉnh Quảng Ninh trong thời gian qua đã thƣờng xuyên phối hợp với các trƣờng đại học: Đại học Ngoại Thƣơng; Học viện Tài chính Kế toán... để tổ chức các lớp đào tạo hoàn chỉnh kiến thức cho cán bộ, công chức và hơn nữa thƣờng xuyên động viên, khuyến khích cán bộ, bộ công chức chủ động tự đào tạo nâng cao trình độ đáp ứng yêu cầu công việc.
Biểu đồ 2.1. Trình độ chuyên môn CBNV tại TTHCC tỉnh Quảng Ninh.
(Nguồn báo cáo của TTHCC Quảng Ninh, 2019)
Có thể thấy, xét về trình độ chuyên môn của CBNV TTHCC tỉnh Quảng Ninh là rất cao, phần lớn là trình độ đại học chiếm trên75%, phần còn lại là sau đại học. Con số thống kê cho thấy chiến lƣợc hiện đại hóa lực lƣợng công chức, nguồn nhân lực không chỉ đáp ứng đƣợc về số lƣợng, cơ cấu mà đặc biệt là cả chất lƣợng.
35
Biểu đồ 2.2. Cơ cấu CBCC theo độ tuổi lao động.
(Nguồn: TTHCC Quảng Ninh, 2017)
Biểu đồ 2.3. Cơ cấu CBCC theo giới tính năm 2019
(Nguồn: TTHCC Quảng Ninh, 2017)
2.1.4. Đặc điểm Đội ngũ cán bộ
Với tính chất công việc của công chức, viên chức đƣợc cử đến làm việc tại Trung tâm HCC các cấp là phải tiếp xúc trực tiếp với công dân để thực hiện nhiệm vụ hƣớng dẫn, tiếp nhận, thẩm định, phê duyệt hồ sơ TTHC, tiếp nhận, xử lý các phản ánh, kiến nghị của công dân; chịu sức ép công việc lớn, tuân thủ thời gian làm việc, phải thƣờng xuyên có mặt tại Trung tâm để thực hiện nhiệm vụ và chịu sự theo dõi, giám sát chặt chẽ của hệ thống camera, của Bộ phận Kiểm tra - Giám sát,
36
Thanh tra Nội vụ, Lãnh đạo Trung tâm, Lãnh đạo Sở chủ quản và từ tổ chức, cá nhân đến giao dịch, yêu cầu giải quyết TTHC; tinh thần thái độ luôn phải niềm nở với công dân, chất lƣợng thực hiện nhiệm vụ của công chức, viên chức cử đến làm việc tại Trung tâm là hình ảnh, là thƣơng hiệu của mỗi cơ quan, đơn vị, là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của mô hình Trung tâm HCC. Do vậy, việc tuyển chọn, quán triệt về tinh thần, ý thức và đạo đức công vụ đƣợc quán triệt và triển khai thƣờng xuyên liên tục.
2.2. Các công cụ tạo động lực làm việc cho CBNV tại TTHCC tỉnh Quảng Ninh.
Tác giả đã tiến hành khảo sát về các yếu tố ảnh hƣởng đến động lực làm việc của ngƣời lao động tại TTHCC Quảng Ninh bằng bảng hỏi (phụ lục đính kèm). Khảo sát có sự tham gia của 40 CBNV với 25 CBNV là nữ giới và 15 CBNV là nam giới, khi làm việc tại các phòng ban, đơn vị khác nhau của TTHCC theo tỷ lệ sau:
Biểu đồ 2.4. Số lƣợng CBCC tại các đơn vị của CHQ tham gia khảo sát
(Nguồn: Người viết tự tổng hợp)
CBNV tham gia khảo sát đảm nhiệm các vị trí làm việc khác nhau tại các phòng ban, từ công chức viên cho đến cấp quản lý.
Kết quả khảo sát cho thấy 47% CBNV đánh giá động lực làm việc của mình tƣơng đối cao (Mức 4), 37% CBNV cho rằng mình có động lực làm việc nhƣng
37
không cao (mức 3), 13% CBNV đánh giá động lực làm việc ở mức cao nhất (mức 5) và 2% cán bộ còn lại đánh giá động lực làm việc ở mức trung bình (mức 2 ).
Biểu đồ 2.5. Mức độ động lực làm việc của CBNV tham gia khảo sát
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Với các yếu tố ảnh hƣởng đến động lực làm việc đƣợc đƣa ra trong bảng hỏi (bao gồm: Bản thân công việc; Khả năng thăng tiến, phát triển; Điều kiện làm việc; Phong cách lãnh đạo; Mối quan hệ trong công việc; Chính sách quản lý của TTHCC; Công tác giám sát, đánh giá kết quả thực hiện công việc; Chế độ đãi ngộ; Sự thành đạt trong công việc; Sự công nhận trong công việc), kết quả khảo sát cho thấy CBNV khá hài lòng với yếu tố trên.
Biểu đồ 2.6. Mức độ hài lòng của CBNV đối với các yếu tố ảnh hƣởng đến động lực làm việc tại TTHCC
38
2.2.1. Các công cụ tạo động lực bằng tài chính
2.2.1.1. Tạo động lực thông qua các chế độ đãi ngộ về tài chính
Chế độ đãi ngộ của mỗi tổ chức đƣợc thể hiện chủ yếu qua các chính sách về tiền lƣơng, tiền thƣởng, trợ cấp - Phúc Lợi, 49% CBNV cảm thấy hài lòng, 25% CBNV cảm thấy rất hài lòng, 21% cán bộ tạm hài lòng và 4% CBNV cảm thấy không hài lòng với mức tiền lƣơng nhận đƣợc Hiện tại. Có 25- 28 % CBNV cho