4. Kết cấu của luận văn
3.2.1. Thực hiện phân tích công việc làm cơ sở để triển khai các chính sách nhân
sự tại TTHCC
Phân tích công việc là quá trình thu thập thông tin và phân tích đánh giá về công việc trong một cơ quan, tổ chức. Kết quả phân tích công việc là xây dựng đƣợc bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn chức danh công chức đối với công việc và hệ thống tiêu chuẩn đánh giá việc thực hiện công việc của công chức. Với vai trò nhƣ vậy, phân tích công việc là cơ sở cho việc tuyển dụng, bảng đánh giá mức độ hoàn thành công việc của công chức, giúp cho việc hoạch định chính sách về đào tạo, nâng cao chất lƣợng công chức, và thực hiện trả lƣơng, thƣởng công bằng, hợp lí...
Về lý thuyết Nếu không thực hiện hoặc thực hiện không tốt việc phân tích công việc trong cơ quan quản lý Nhà nƣớc thì sẽ là một trong những nguyên nhân dẫn tới hàng loạt các vấn đề bất cập nảy sinh trong quản lý nhƣ: Đánh giá không hợp lý, thiếu công bằng; mâu thuẫn nội bộ; sự phối hợp giữa các cá nhân và các bộ phận trong một tổ chức không tốt; giảm sức lao động của công chức….
Phần thực trạng tại chƣơng 2 đã nêu, TTHCC chƣa thực hiện việc phân tích công việc, chƣa xây dựng đƣợc “bản mô tả công việc” chƣa có “bản tiêu chuẩn chức danh công chức”, dẫn đến ngƣời lao động không nắm đƣợc đầy đủ công việc mình phải cảm nhận và trách nhiệm của mình ra sao đối với công việc. Do vậy, chi TTHCC cần tiến hành phân tích công việc một cách khoa học và định kỳ 3-4 năm phải xem xét lại nếu tính chất công việc thay đổi. Cần thiết phải lựa chọn phƣơng pháp phù hợp để thu nhập thông tin nhƣ phƣơng pháp bảng hỏi, phỏng vấn, hay quan sát,... cũng nhƣ lƣợng chọn nhóm chuyên gia, có thể là những ngƣời trong TTHCC hoặc thuê chuyên gia bên ngoài cùng thực hiện thu nhập thông tin và xây dựng. Các văn bản kết quả này nên đƣợc tập hợp thành cuốn sổ tay nhân viên pháp cho từng ngƣời, xem nhƣ một cẩm nang để định hƣớng hành vi của công chức lãnh đạo cũng nhƣ công chức thừa hành.
54
Chức vụ = trách nhiệm + quyền hạn + nghĩa vụ
Hình 3.1. Nguyên tắc cân bằng
Trách nhiệm là phạm vi công việc mà một cá nhân bắt buộc phải hoàn thành. Nghĩa vụ là phải thực hiện những yêu cầu đối với công việc nhƣng nghĩa vụ báo cáo, nghĩa vụ giải trình, nghĩa vụ tuân thủy thủ những nguyên tắc, quy định liên quan. Quyền hạn có thể coi là quyền quyết định, quyền ra lệnh hoặc thực hiện các bƣớc công việc cần thiết để hoàn cảnh trách nhiệm đƣợc giao.
Bởi vậy, để hoàn thành chức vụ, nhất thiết phải trao quyền hạn tƣơng xứng với trách nhiệm. Khi đƣợc trao trách nhiệm và quyền hạn tƣơng ứng nhau, yêu cầu ngƣời công chức phải đặt nghĩa vụ lên hàng đầu để làm đúng chức trách.
Theo học thuyết nhu cầu của Maslow khi con ngƣời càng thỏa mãn ở mức độ cao hơn thì muốn khẳng định bản thân bằng trình độ cao để phát huy sáng tạo và sự tự quản trong công việc. Tức là để tạo động lực cho ngƣời công chức cần hoặc hƣớng họ và những công việc và nhiệm vụ mang tính thách thức để thúc đẩy hành vi của chính họ.
Bảng mô tả công việc thường bao gồm 3 nội dung:
Phần xác định công việc: Tên công việc (chức danh công việc), mã số của công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số ngƣời phải lãnh đạo dƣới quyền, mức lƣơng….. ngoài ra có thể có một số tóm tắt tóm lƣợc về mục đích hoặc chức năng của công việc.
Trách nhiệm Nghĩa vụ Quyền hạn Chức vụ
55
Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: Là phần tƣờng
thuật một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc. Phần này bao gồm các câu hỏi câu mô tả chính xác, nêu rõ ngƣời công chức phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm nhƣ thế nào và tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó.
Các điều kiện làm việc: Bao gồm các điều kiện về môi trƣờng vật chất (các máy móc, các công cụ, trang thiết bị cần phải sử dụng) thời gian làm việc, điệu kiện vệ sinh an toàn lao động, các phƣơng tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện liên quan khác có liên quan.
Bảng tiêu chuẩn chức danh công chức là: Bảng liệt kê các đòi hỏi của công việc
đối với công chức về kiến thức, thức kĩ năng, kinh nghiệm cần phải có; các yêu cầu về đạo đức, tinh thần, trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các yêu cầu về thể lực.
Một bản tiêu chuẩn đạo đức chức danh công chức phải bao hàm các nội dung cơ bản sau: Tiêu chuẩn về phẩm chất và trình độ chính trị; Tiêu chuẩn đạo đức cách mạng, đạo đức nghề nghiệp; Tiêu chuẩn về năng lực chỉ đạo, quản lý; Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn.
Tiêu chuẩn chức danh công chức đƣợc xây dựng nhằm các mục đích sau: Làm căn cứ để xác định các yêu cầu về phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống, năng lực công tác, trình độ kiến thức của từng chức danh công chức trong hệ thống.
Làm căn cứ để tuyển chọn, bố trí, sử dụng, nhận xét, đánh giá, đề bạt cán bộ và để xác định nội dung, chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng; để thực hiện các chính sách và các chế độ đãi ngộ khác với công chức.
Là căn cứ, để tổ chức thi tuyển, nâng bậc cho công chức.
Là căn cứ cơ sở để công chức phấn đấu học tập, rèn luyện nâng cao chất chính trị, đạo đức lối sống, năng lực và hiệu quả công tác, hoàn thành tốt chức trách và thực hiện đúng nghĩa vụ, quyền hạn của mình.
56
Bản hệ thống tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc sẽ phát huy tốt vai trò của nó nếu đƣợc trình bày dƣới dạng các văn bản cụ thể với những thông tin mang tính định lƣợng, rõ ràng. Tuy nhiên không phải với bất kỳ một công việc nào trong bộ máy hành chính ngƣời ta đều có thể định lƣợng đƣợc các yêu cầu và chất lƣợng thực hiện công việc. Các công việc mang tính tác nghiệp có thể đƣa ra đƣợc yêu cầu định lƣợng trong các công việc khác, phản ứng điều phối thì rất khó đƣa ra đƣợc các yêu cầu. Để việc đánh giá thực hiện công việc đƣợc chính xác, các tiêu chuẩn nên đƣa ra dƣới dạng các văn bản viết, mức độ định lƣợng của các tiêu chuẩn tùy thuộc vào nội dung, bản chất công việc của công chức, yêu cầu chung đối với tất cả các tiêu chuẩn đạt là đạt mức độ định lƣợng cao nhất nếu có thể.
Do đặc thù nghề nghiệp mà khi đánh giá một công chức cần xem xét cả ba yếu tố sau:
Thứ nhất, kết quả thực hiện công việc nhƣng số lƣợng, chất lƣợng công việc.
Thứ hai, hành vi của ngƣời công chức nhƣ ý thức chấp hành kỷ luật, thực hiện
các quy định của tổ chức.
Thứ nhất, xem xét phẩm chất đạo đức nghề nghiệp của ngƣời công chức.
3.2.2. Các giải pháp hoàn thiện các công cụ nâng cao động lực làm việc bằng tài chính
3.2.2.1. Hoàn thiện công tác tổ chức tiền lương
Trong tiến trình hội nhập và rộng vào nền kinh tế khu vực và thế giới.
TTHCC cần phải quan tâm và đối trong những đội nữ, những ngƣời mang đến sự phát triển và thành công của đơn vị. Một biện pháp quan trọng để kích thích và tạo động lực làm việc cho CBNV của mình làm việc tích cực, hiệu quả đó chính là tiền lƣơng. Trong cơ cấu thu nhập của CBNV thì tiền lƣơng chiếm vị trí cao và quan trọng nhất. Tiền lƣơng chính là phần thu nhập cơ bản của CBNV. Đây cũng chính là khoản tiền để CBNV tái sản xuất sức lao động, đúng là khoản thu nhập chính và chủ yếu ảnh hƣởng trực tiếp đến khả năng chi trả và nâng cao mức sống của họ và gia đình họ. TTHCC tỉnh Quảng Ninh là đơn vị sự nghiệp có công tác tiền lƣơng đƣợc hiện, mức lƣơng khá cao. Nhƣng công tác tổ chức tiền lƣơng của
57
đơn vị vẫn còn nhiều bất cập, tồn tại. Vì vậy, Chi TTHCC cần phải có các biện pháp để hoàn thiện công tác tiền lƣơng và cần duy trì và nâng cao hơn nữa mức tiền lƣơng và thu nhập của CBNV.
Ngoài ra,bồi dƣỡng, nâng cao trình độ chuyên môn cán bộ công tác tác tiền lƣơng để phù hợp với sự đổi mới và phát triển của đơn vị. Chỉ khi có đƣợc một đội ngũ đủ năng lực và trình độ thì mới có thể xây dựng đƣợc quy chế trả lƣơng hợp lý và đạt hiệu quả cao. Để đào tạo, nâng cao cán bộ làm công tác tiền lƣơng đơn vị có thể sử dụng các phƣơng pháp đào tạo nhƣ: Cử cán bộ đi học, tổ chức các lớp bồi dƣỡng....Ngoài ra, nên thực hiện tốt công tác tổ chức và phục vụ nơi làm việc sẽ giúp CBNV làm việc hiệu quả.
3.2.2.2. Hoàn thiện chính sách khen thưởng
TTHCC cần xây dựng chính sách thƣởng đa dạng, linh hoạt hơn cho tập thể, cá nhân trên cơ sở hiệu quả công việc và thành tích đóng góp với nhiều hình thức thƣởng khác nhau bằng tiền, hiện vật... ngoài hình thức thƣởng trên TTHCC có thể bổ sung thêm hình thức thƣởng bằng quà, kèm theo giấy khen, bằng khen. để có thể giảm thiểu chi phí. Do tính chất lao động khác nhau nên tiêu chí thƣởng của từng loại cũng khác nhau. Vi vậy, đối với từng nhóm lao động cần thiết phải định rõ tiêu chí thƣởng mang tính chất riêng biệt của từng nhóm lao động. Quyết định khen thƣởng cần đƣợc đƣa ra một cách kịp thời, đúng lúc, khoảng cách từ khi CBNV có thành tích đƣợc thƣởng cho đến khi đƣợc thƣởng là khoảng thời gian tối đa là 1 tháng. Nếu chƣa thể trao phần thƣởng ngay thì cũng phải có những lời khen ngợi, lời biểu dƣơng ngay đối với những thành tích xuất sắc mà CBNV đạt đƣợc. Nếu quyết định quá xa với thời điểm xảy ra hành vi tốt của CBNV, thì họ có thể cho rằng đơn vị đã không nhìn nhận mà những đóng góp của họ. Điều đó có thể làm giảm lòng tin, tăng sự thất vọng dẫn tới hành vi kế tiếp sẽ giảm mức độ tập trung và nỗ lực làm việc. Quyết định khen thƣởng phải đƣợc tiến hành công khai nhằm nêu một tấm gƣơng sáng cho những ngƣời khác noi theo và học tập, cũng nhƣ khích lệ tinh thần của ngƣời đƣợc khen ngợi, thỏa mãn nhu cầu đƣợc tôn trọng của CBNV. Việc trả thƣởng công bằng, hợp lý sẽ có tác dụng khuyến khích CBNV năng lực làm việc, đóng góp nhiều hơn cho đơn vị. Các quyết định khen thƣởng,
58
cần đƣợc công bố rộng rãi cho toàn thể CBNV đƣợc biết để phấn đấu, nỗ lực hơn trong công việc. TTHCC cần thu hút CBNV tham gia đóng góp ý kiến trong việc xây dựng chƣơng trình khen thƣởng để có thể xây dựng chƣơng trình khen thƣởng phù hợp với nguyện vọng của CBNV, mặt khác cũng làm cho CBNV hiểu rõ hơn về chƣơng trình khen thƣởng và có kế hoạch phấn đấu.
3.2.2.3. Hoàn thiện chính sách phúc lợi
TTHCC cũng cần đƣa ra những chính sách động viên CBNV khi họ có gặp phải những vấn đề khó khăn phát sinh xảy ra giúp CBNV nhanh chóng khắc phục những khó khăn đó và trở lại với công việc. Ngoài việc trợ cấp tốt các nhu cầu về vật chất đơn vị cần tổ chức thăm hỏi, động viên CBNV. Điều đó thể hiện sự quan tâm của đơn vị đối với CBNV. tất cả những việc làm này có ý nghĩa quan trọng trong việc tạo sự tin tƣởng của CBNV đối với đơn vị, giúp họ an tâm khi làm việc và gắn bó lâu dài với TTHCC. Tổ chức các phong trào thi đua trong nhà để tạo sự phấn đấu nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả làm việc. Các phong trào thi đua tạo điều kiện cho CBNV có thể học hỏi kiến thức, kinh nghiệm từ các đồng nghiệp khác tạo sự gần gũi, hiểu nhau hơn giữa mọi ngƣời với nhau. Nếu các phong trào thi đua hợp lý, đúng đắn thì sẽ góp phần lớn trong việc thỏa mãn các nhu cầu tinh thần cho CBNV nhƣ: nhƣ nhu cầu giao tiếp, học hỏi... Khi xã hội ngày càng phát triển thì các phong trào thi đua đoàn thể ngày càng góp phần quan trọng trong việc tạo động lực cho CBNV trong tổ chức. Tổng TTHCC tỉnh Quảng Ninh nên có các chính sách quan tâm hơn nữa đến CBNV, thông qua việc quan tâm đến cả gia đình CBNV, nhƣ tổ chức tặng quà cho các cháu nhân ngày tết Trung thu hay ngày tết quốc tế thiếu nhi 1/6…
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện các công cụ tạo động lực phi tài chính
3.2.3.1. Tuyển chọn và bố trí làm việc phù hợp với khả năng, sở trường và đáp ứng tối yêu cầu công việc
Trƣớc hết, TTHCC cần xây dựng chính sách tuyển mộ bên trong nhằm tạo cơ hội thăng tiến bình đẳng cho những ngƣời có thành tích và cống hiến với hi vọng đƣợc phát triển trên nấc thang nghề nghiệp. Để làm tốt điều này và không gây ra sự cạnh tranh không lành mạnh hay sự bất mãn với ngƣời cho rằng “đã có nhiều đóng
59
góp nhƣng lại không đƣợc thăng tiến” TTHCC cần phải xây dựng rõ “sơ đồ thăm tiến” để mỗi ngƣời công chức nhìn thấy khi nào thì họ sẽ đƣợc thăng tiến và điều kiện để đƣợc thăng tiến là gì. Sơ đồ thăng tiến thể hiện sự rõ sự thay đổi vị trí công việc theo chiều ngang hay chiều dọc của ngƣời công chức từ công việc này sang công việc khác trong TTHCC và những đòi hỏi của từng vị trí công việc với ngƣời thực hiện. Thông qua sơ đồ thăng tiến mỗi ngƣời công chức sẽ nhìn nhận rõ mối quan hệ giữa đóng góp cao với cơ hội thăng tiến tốt để họ an tâm cống hiến, và chính điều này tạo dựng hệ thống giám sát ngƣợc của cấp dƣới với các hành vi ra quyết định quản lý của cấp trên. Từ đó làm tăng sự công tâm của cấp trên với các quyết định thăng tiến, tạo dựng tạo dựng sự minh bạch và công bằng, tránh sự hiểu lầm giữa ngƣời đƣợc và chƣa đƣợc đề bạt. Quyết định tuyển chọn bên ngoài phải dựa trên khả năng và năng lực của ứng viên chứ không nên thiên vị dựa vào các yếu tố khác chẳng hạn nhƣ mối quan hệ cá nhân.
TTHCC cần phải tuyển chọn và bố trí cán bộ của hợp với trình độ, khả năng và sở trƣờng theo nguyên tắc “đúng ngƣời - đúng việc- đúng thời điểm cần” nhằm khai thác tiềm năng của nguồn nhân lực và giảm chi phí quản lý. Đồng thời sử dụng đúng khả năng nhƣng bố trí công việc phù hợp với nguyện vọng và năng lực của nhân viên để tạo điều kiện giúp họ có thể khẳng định bản thân và điều đó nhằm đáp ứng nhu cầu của ngƣời công chức.
3.2.3.2. Đào tạo và phát triển công chức để giúp họ tiếp cận những kiến thức tiên tiến và phát triển toàn diện
Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính trong hệ thống cơ quan quản lý Nhà nƣớc của Việt Nam nói chung và thực hiện chƣơng trình cải cách hiện đại hóa cán bộ công chức viên chức các đơn vị quản lý nhà nƣớc nói riêng đòi hỏi trình độ của ngƣời công chức cần đƣợc nâng cao để phù hợp với yêu cầu công việc. Do đó, TTHCC cần định hƣớng và cung cấp các cơ hội đào tạo để phát triển khả năng chuyên môn và khẳng định vị địa vị của ngƣời công chức. Khi ngƣời công chức có đủ năng lực họ sẽ sẵn sàng chấp nhận sự thay đổi, tạo ra tính đột phá trong công việc.
Để cung cấp chƣơng trình đào tạo phù hợp, trƣớc hết TTHCC cần xác định đúng nhu cầu đào tạo nhƣ: Đào tạo cái gì, ai cần đào tạo và khả năng đóng góp của