CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC XUẤT KHẨU
2.1. Các hoạt động cơ bản trong công tác xuất khẩu gốm sứ Bình Dương
2.1.1. Tìm kiếm khách hàng
Hiện nay các doanh nghiệp gốm sứ Bình Dương đang tiếp cận và tìm kiếm khách hàng thông qua nhiều cách khác nhau, trong đó các hoạt động chính là:
Tham gia hội chợ triễn lãm trong nước và quốc tế: Các hội chợ là dịp các doanh
nhân từ khắp nơi trên thế giới tụ họp để tìm kiếm đối tác kinh doanh, tìm kiếm sản phẩm mới nên đây là dịp hết sức thuận tiện cho các doanh nghiệp gốm sứ mang sản phẩm của mình ra giới thiệu và quảng bá, tìm kiếm khách hàng cho các sản phẩm của mình. Đối với sản phẩm gốm sứ, phải kể đến một số hội chợ tiêu biểu mà các doanh nghiệp thường xuyên tham gia như:
+ Ambiente Show, Frankfurt, Đức : Tổ chức vào tháng 2 hàng năm, chuyên các sản phẩm để bàn, đồ bếp và gia dụng, cửa hàng với các sản phẩm “sành điệu”, trang trí bàn và phụ kiện, thiết kế nội thất, quà tặng, nữ trang, phụ kiện…
+ San Francisco International Gift Fair, Mỹ : chuyên các sản phẩm như hàng quà tặng, bàn công nghệ cao, trang trí nội thất, trang trí, nữ trang và phụ kiện cá nhân, hàng thủ công mỹ nghệ truyền thống, hiện đại và dân tộc, thiết kế đương đại, sản phẩm vườn và nội thất thông thường
+ Canton Fair, Quảng Châu, Trung Quốc : được tổ chức một năm hai lần tại Quảng Châu mỗi mùa xuân và mùa thu là tháng 4 và tháng 10, với một lịch sử hơn 60 năm năm kể từ năm 1957. Các sản phẩm thuộc ngành gốm sứ thường được tổ chức vào đợt tháng 4 hàng năm
Ngoài việc tham gia hội chợ quốc tế, các doanh nghiệp cũng tham gia một số hội chợ triễn làm trong nước và cũng thu hút được rất nhiều khách hàng quốc tế tới tham dự như:
*VIFA Expo ( Vietnam International Furniture & Home Accessories Fair), tổ chức tháng 3 hàng năm tại TP. Hồ Chí Minh, VIFA 2019 được diễn ra từ ngày 06 đến ngày 09 tháng 3 năm 2019.
*Life Style: tổ chức vào tháng 4 hàng năm, tại TP. Hồ Chí Minh, Life Style 2019 được diễn ra từ ngày 18/04 đến ngày 21/04 năm 2019. Website : www.lifestyle-vietnam.com
*Hanoi Gift Show: Hội chợ quốc tế quà tặng và thủ công mỹ nghệ Hà Nội, tổ chức tháng 10 hàng năm tại Hà Nội
Tìm kiếm khách hàng thông qua Internet: Đây cũng là một cách làm thông dụng
khi các doanh nghiệp có bộ phận kinh doanh, thường xuyên tìm kiếm thông tin khách hàng thông qua internet, sau đó gửi thông tin giới thiệu về doanh nghiệp cũng như sản phẩm tới khách hàng, nếu khách hàng có quan tâm thì sẽ tiến hành các bước tiếp theo như gửi thư chào hàng cho một số sản phẩm cụ thể..vv, tuy nhiên cách làm này hiện nay không mang lại hiệu quả cao đối với sản phẩm gốm sứ, vì đối với sản phẩm này đa số khách hàng, người mua là những nhà nhập khẩu, nhà bán lẻ..họ muốn nhìn thấy trực tiếp sản phẩm của doanh nghiệp tạo showroom, qua đó lựa chọn những sản phẩm ưng ý và phù hợp với thị trường, nhu cầu thị hiếu của đối tượng khách hàng mà họ sẽ phân phối.
Khách hàng chủ động tìm đến doanh nghiệp: Thực tế có nhiều trường hợp khách
hàng chủ động tìm hiểu về doanh nghiệp và sau đó liên hệ để gửi thư hỏi giá hoặc hẹn tới thăm trực tiếp doanh nghiệp để họ có thể thấy quy mô sản xuất, chất lượng sản phẩm, mẫu mã, đặc biệt là thăm showroom của doanh nghiệp nơi họ có thể thấy các mặt hàng của doanh nghiệp để lựa chọn ra những sản phẩm phù hợp và yêu cầu báo giá.
2.1.2. Ký kết hợp đồng xuất khẩu hoặc xác nhận đơn đặt hàng.
Sau khi tìm tiếp cận khách hàng, các doanh nghiệp sẽ tiến hành báo giá cho các sản phẩm mà khách hàng quan tâm, nếu khách hàng đồng ý với giá và chất lượng sản phẩm hai bên sẽ tiến hàng bước tiếp theo: làm mẫu xác nhận, đặt hàng và xác nhận đơn đặt hàng.
Thực tế việc kí kết hợp đồng xuất khẩu ít khi diễn ra, mà chủ yếu doanh nghiệp chờ khách hàng gửi đơn đặt hàng sau đó gửi PI ( Profomal Invoice ) để xác nhận, trên đó có một số thông tin cơ bản về : Tên hàng, quy cách, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán..vv. Khi khách hàng xác nhận PI, thì việc giao kết coi như đã hoàn tất, sau đó tùy vào điều kiện thanh toán trên PI mà doanh nghiệp quyết định tiến hành sản xuất ngay hay chờ nhận được tiền đặt cọc ( nếu PI yêu cầu tiền đặt cọc ) hoặc chờ khách hàng mở L/C ( nếu phương thức thanh toán là tín dụng chứng từ ) rồi mới tiến hành sản xuất.
Quy trình bán hàng của doanh nghiệp gốm sứ được tóm tắt như sau:
Bước 1: Phòng Kinh Doanh (PKD) tiếp nhận các thông tin yêu cầu về sản phẩm cần mua từ khách hàng(KH).
Bước 2: PKD tiếp nhận thông tin, sau đó:
2a : Chuyển thông tin khách hàng cho Ban Giám Đốc (BGD) xem xét. 2b : BGD duyệt xong PKD làm báo giá
Bước 3: PKD trả lời thông tin và báo giá đến KH. Bước 4: Sau khi xem xét thông tin báo giá, KH: 4a: Không chấp nhận, không yêu cầu làm mẫu.
4b: Chấp nhận, gửi yêu cầu làm mẫu. Bước 5:
5a: PKD tiếp nhận thông tin sản xuất mẫu.
5b: Triển khai mẫu cho Phòng Thiết kế (PTK). Xác nhận mẫu cho PTK trước khi PTK gửi mẫu đi cho khách.
Bước 6: PTK gửi mẫu đi cho KH xem xét. Bước 7: KH chấp nhận mẫu và đặt hàng.
Bước 8: PKD tiếp nhận thông tin đặt hàng và xem xét đơn hàng. Bước 9:
9a: PKD đưa đơn hàng cho BGD xem xét. 9b: BGD duyệt PKD làm Proforma Invoice (PI). 9c: BGD duyệt PI.
9d:PKD gửi PI cho khách. Bước 10: KH xác nhận PI. Bước 11:
11a: PKD triển khai đơn hàng sản xuất. 11b: Chuyển đơn hàng cho BGD duyệt. Bước 12:
12a: PKD triển khai đơn hàng sản xuất cho Phòng Kế Hoạch (PKH). 12b: PKD triển khai đơn hàng sản xuất cho Bộ Phận sản xuất (BPSX). 12c: PKD triển khai đơn hàng cho Phòng Kế Toán (PKT).
Bước 13: PKH triển khai tiến độ sản xuất cho BPSX.
Bước 14: BPSX tiếp nhận triển khai tiến độ sản xuất của PKH. Bước 15:PKH lên lịch và chi tiết xuất hàng .
Bước 16:
16a: BPSX nhận lịch và chi tiết xuất hàng.
16b: PKD book container và chuyển xác nhận lên cho bộ phận Xuất Nhập khẩu (BPXNK) lấy cont.
16c: BP XNK nhận booking và kéo cont về đóng hàng. 16d : Báo chi tiết cont và làm thủ tục hải quan.
Bước 17:
17a: BPSX đóng cont xuất hàng cho KH và làm phiếu báo cont. 17b: Gửi phiếu báo cont cho PKD làm chứng từ xuất hàng. Bước 18:
18a: PKD gửi khách chứng từ nháp. 18b: PKD cc copy cho BPXNK.
Bước 19: KH thanh toán và gửi biên nhận chuyển tiền. Bước 20:
20a: PKD nhận thông tin chuyển tiền 20b : PKD gửi biên nhận cho BPXNK. Bước 21:
21a: Tiền về tài khoản PBXNK chuyển chứng từ cho KH. 21b: BPXNK gửi 1 bộ chứng từ cho PKT.
Bước 22: PKT Cập nhận hệ thống kế toán.
Bước 23: PKT Nhận báo có của ngân hàng, đối chiếu số dư. Bước 24: Cập nhật, xóa nợ khách hàng trên hệ thống.
2.1.3. Sản xuất và các bước chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
2.1.3.1. Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu
Tiến hành sản xuất hoặc đặt gia công
Sau khi ký hợp đồng ngoại, các doanh nghiệp xuất khẩu gốm sứ Bình Dương gửi lệnh sản xuất cho các xưởng của mình trong trường hợp mặt hàng đó do công ty tự sản xuất hoặc tiến hành kí hợp đồng gia công với các xưởng khác nếu mặt hàng cần phải gia công bên ngoài.
Trong quá trình cơ sở sản xuất ra sản phẩm, cán bộ thực hiện hợp đồng luôn theo dõi và giám sát kiểm tra và đưa ra các quyết định khi xảy ra vướng mắc vì kỹ thuật sản xuất sản phẩm gốm sứ rất phức tạp, nhiều công đoạn, phụ thuộc nhiều vào nguyên liệu và thời tiết, chính vì vậy rất cần bám sát tình hình sản xuất để tránh những rủi ro.
Khâu sản xuất gốm sứ được mô tả qua lưu đồ sau :
XƯỞNG GỐM NGHIỆMP.THÍ BP.KẾ HOẠCH Kho thành phẩm Tổ đóng gói Tổ sản xuất men P.Vật tư Cung cấp nguyên vật liệu Tạo hình Sản xuất khuôn Xông sấy
Kiểm tra Xối men Kiểm tra Nung KCS QC Hoàn tất Dán tem QC Kiểm final Đóng cont yes Kiểm tra Tổ khuôn yes no Nhập kho TP yes Nhận Thành phẩm Đất, nguyên liệu,, hoá chất Kiểm tra Kiểm tra no 1 3,6 5 7 8 11 6.1 Kiểm tra Nghiền ướt Kiểm tra Men Tổ lò gaz Tổ Xối men Tổ giao nhận Tổ Su đổ Khuôn Mộc Khuôn Nguyên liệu, phụ gia Kiểm tra Kiểm tra Làm cốt Hồ rót/in Đóng gói thành phẩm NCC Bên ngoài Phụ liệu đóng gói 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 4 4.2 5.1 7.1 6.2 6.3 6.4 6.5 8.1 8.2 8.3 9 9.1 9.2 10
QUY TRÌNH SẢN XUẤT XƯỞNG GỐM
Khuôn no Mộc 4.1 Mộc no Kiểm tra Kiểm tra Thành phẩm Pha chế men Kiểm tra KCS QC Hoàn tất Thành phẩm Loại bỏ yes 3
Sơ đồ 2.1: Quy trình sản xuất xưởng gốm
Miêu tả qui trình:
Bước 1: Phòng vật tư chuẩn bị và cung cấp nguyên phụ liệu, vật tư cho các bộ phận sản xuất theo đơn hàng.
Bước 2: Tổ khuôn nhập nguyên vật liệu và triển khai sản xuất 2.1: Nhận và tiến hành kiểm tra nguyên liệu.
2.2: Làm cốt khuôn. 2.3: Kiểm tra cốt
2.4: Tiến hành sản xuất khuôn. 2.6: Kiểm tra khuôn
2.7: Giao cho phòng ĐH gốm cung cấp cho Tổ su đổ
Bước 3: P. thí nghiệm kiểm tra chất lượng hồ rót, in trước khi sản xuất.
Bước 4: Tổ su đổ nhận khuôn và hồ rót, sau đó tiến hành công đoạn tạo hình (bằng phương pháp in hoặc rót). Kiểm tra chất lượng.
Bước 5: Tổ giao nhận nhận mộc ướt và tiến hành công đoạn xông sấy. Kiểm tra sau xông sấy.
Bước 6: Phòng thí nghiệm tiếp nhận nguyên liệu và hóa chất từ Phòng Vật tư cung cấp theo yêu cầu đơn hàng.
6.1: Tiến hành kiểm tra nguyên liệu hoá chất đầu vào. 6.2: Tiến hành nghiền phối liệu men bằng phương pháp ướt.
6.3: Kiểm tra chất lương men. 6.4: Tiến hành pha chế Men.
6.5: Kiểm tra men sau pha chế và chuyển cho Tổ xối men.
6.6:Tổ xối men nhận hàng mộc và men đạt yêu cầu, sau đó tiến hành xối men. Bước 7: Tổ lò gas tiếp nhận hàng xối men đạt chất lượng, xếp lò và tiến hành quá trình nung.
Bước 8: QC tiến hành kiểm tra chất lượng hàng thành phẩm ra lò, giao hàng qua kho thành phẩm các sản phẩm đạt, loại bỏ các sản phẩm hư hỏng.
Bước 9: Tổ đóng gói nhận hàng từ kho thành phẩm, dán tem, đóng gói thành phẩm theo yêu cầu đơn hàng
Bước 10: Bộ phận QC kiểm tra Final.
Bước 11: Chất xếp hàng hóa đã được đóng gói và kiểm tra final lên container theo sơ đồ chất xếp cont.
2.1.3.2. Kiểm tra hàng hoá
Đây là bước vô cùng quan trọng, nó đảm bảo cho quyền lợi của cả khách hàng đơn vị xuất khẩu, nó ngăn chặn kịp thời những hệ quả xấu có thể xảy ra và ảnh hưởng tới uy tín và mối quan hệ buôn bán lâu dài. Nhằm đảm bảo cho chất lượng gốm sứ xuất khẩu phù hợp với điều khoản chất lượng trong hợp đồng thì trước khi đóng gói cần tiến hành kiểm tra chất lượng. Muốn kiểm tra hàng gốm sứ cần có người trong nghề và có con mắt tinh tường, từ đó với có thể kiểm tra chính xác những hàng hóa đủ tiêu chuẩn. Đặc biệt hàng gốm sứ không thể dùng tiêu chuẩn hoá để đánh gía chất lượng mà dựa vào các yếu tố khác như mẫu mã, hình ảnh, trực cảm quan. Dưới đây là một số cách kiểm tra chất lượng hàng gốm sứ:
- Khi mua dùng ngón tay trỏ gõ đồ sứ, nếu nghe thấy tiếng kêu coong coong như tiếng kim loại thì rõ ràng là đồ tốt, được sản xuất đúng quy cách. Ngược lại, nếu tiếng kêu đục và nặng thì đó là đồ kém chất lượng.
- Quan sát bề mặt ngoài của đồ vật để xem độ sáng xỉn của màu men, tươi tối, đậm nhạt của các hình vẽ xem có vết rạn nứt hay không. Dùng một que nhỏ gõ nhè nhẹ lên thành bát hay cạnh đĩa, khay. Nếu âm thanh phát ra nghe giòn và trong thì đó là đồ tốt, nếu âm thanh đục thì chứng tỏ trên sản phẩm có gợn rạn nứt nào đó mà chưa nhìn ra.
- Kiểm tra hàng gốm sứ thường được làm tại ngay nơi sản xuất, 100% hàng được kiểm tra độ nung, mầu men, độ bóng, hoạ tiết. Đối với hàng theo bộ thì thêm vào chỉ tiêu chất lượng về độ đồng đều với các yếu tố trên.
Ngoài kiểm tra về chất lượng hình dáng bên ngoài thì tùy vào yêu cầu của khách hàng từng thị trường, đặc biệt các thị trường khó tính như Mỹ, EU, Nhật Bản.., các sản
phẩm gốm còn phải gửi đi kiểm tra theo các tiêu chuẩn của người mua như tiêu chuẩn về nhãn mác, kí mã hiệu, tiêu chuẩn về nồng đồ chì trên bề mặt gốm..vv. Đối với những yêu cầu này, doanh nghiệp phải gửi mẫu lên các bên thứ 3 là các công ty kiểm nghiệm độc lập như: Intertek, SGS, ..để tiến hành kiểm nghiệm, sau đó nhận được kết quả và gửi cho khách hàng theo yêu cầu thì hàng hóa mới đủ điều kiện để xuất hàng.
2.1.3.3. Thuê tàu
Hàng gốm sứ xuất khẩu chủ yếu được đóng vào container, trước khi xuất hàng, bộ phận phụ trách chứng từ của doanh nghiệp sẽ liên hệ với hang tàu hoặc công ty giao nhận ( forwader ) để yêu cầu booking và lấy container về đóng hàng. Tùy theo điều kiện giao hàng thỏa thuận khi báo giá mà doanh nghiệp được tùy ý lựa chọn hãng tàu, hoặc công ty giao nhận ( nếu điện kiện giao hàng là CIF ) hoặc phải liên hệ với hãng tàu hay công ty giao nhận do người mua chỉ định ( nếu điều kiện giao hàng là FOB )
Các thông tin cần thiết để chuẩn bị cho việc lấy booking gồm: Shipper: Tên và địa chỉ ngưởi xuất hàng
Consignee: Tên và địa chỉ người nhận hàng PO#: Số đơn đặt hàng
POL/POD: Cảng gửi hàng và cảng đích
Sau khi kiểm tra thông tin, hãng tàu hoặc công ty giao nhận sẽ gửi booking cho doanh nghiệp để chuẩn bị cho việc đóng hàng xuất khẩu.
2.1.3.4. Mua bảo hiểm hàng gốm sứ xuất khẩu
Hàng gốm sứ chủ yếu được xuất khẩu bằng đường biển, với 2 điều kiện thương mại phổ biến là FOB hoặc CIF. Nếu giá bán theo điều kiện CIF, doang nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ mua bảo hiểm, với hàng gốm sứ. Thông thường chọn tổng công ty bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt), mua bảo hiểm chuyến.
Đầu tiên, làm giấy yêu cầu bảo hiểm, Bảo việt sẽ cấp mẫu in sẵn với nội dung ghi: loại hàng hoá, chủng loại cần bảo hiểm, giá trị hàng, quy cách đóng gói, cảng đến,
cảng di, tên tàu, điều kiện yêu cầu bảo hiểm. Sau khi khai vào tờ khai, nộp lại cho Bảo Việt để họ xem xét nội dung và chấp nhận nhận bảo hiểm hàng hoá, tiếp đó Bảo Việt phát đơn bảo hiểm giấy chấp nhận bảo hiểm, bước này diễn ra thực tế thực hiện rất nhanh chóng và đơn giản.
2.1.4. Thủ tục xuất khẩu hàng hóa
2.1.4.1. Thủ tục thông quan
Được thực hiện bởi nhân viên của doanh nghiệp hoặc một số doanh nghiệp thường thuê công ty dịch vụ bên ngoài để làm các thủ tục giao nhận vận tải bao gồm cả thủ tục hải quan, quy trình làm thủ tục thông qua các bước sau:
Chuẩn bị chứng từ
Chuẩn bị chứng từ là khâu quan trọng nhất trong quá trình làm thủ tục hải quan. Có thể nói việc chuẩn bị chứng từ sớm và chuẩn xác sẽ đóng góp đế 95% tiến độ khai báo hải quan cũng như chi phí làm hải quan.
Bộ chứng từ thông quan gồm các giấy tờ cơ bản sau:
Hợp đồng thương mại (Purchase Order or Contract): 01 bản sao y Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản gốc
Phiếu đóng gói (Packing List): 01 bản gốc Vận tải đơn (Airway Bill/ Bill of lading).
Giấy tờ khác theo yêu cầu của Hải quan (nếu có)
Sau khi đã chuẩn bị bộ chứng từ thông quan, người làm thủ tục hải quan thực hiện các công việc sau:
Khai và nộp tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan được lập theo mẫu quy định. Trước đây viết tay theo mẫu in sẵn.